"Главбух", N 20, 2003

СОТРУДНИК ИСПОЛЬЗУЕТ СВОЕ ИМУЩЕСТВО НА РАБОТЕ.

ЭКОНОМИМ НА НАЛОГАХ

Бухгалтеру приходится знать тысячу способов сэкономить и не нарушить при этом закон. Скажем, если нет необходимой оргтехники, инвентаря или машин, можно использовать личное имущество работников. Правда, за это придется им приплачивать. Но и тут есть несколько ходов, которые позволят максимально сократить траты.

Например, в этой статье рассказано, как уменьшить всевозможные налоги и взносы с подобных выплат сотрудникам. Для этого надо только знать, каким способом лучше оформить использование личного имущества. А также запомнить несколько аргументов, с помощью которых можно переубедить налоговиков.

Как оформить выплаты?

Давайте сразу определимся, почему фирма вообще должна платить своему сотруднику за то, что он использует на службе личные вещи. Дело в том, что организация обязана обеспечить сотрудника необходимыми для работы оборудованием и инструментами. Это прямо сказано в ст.22 Трудового кодекса РФ. Но если ваше предприятие не в состоянии дать работнику нужные вещи, то можно разрешить ему пользоваться личным имуществом.

В этом случае предприятие должно выплачивать сотруднику компенсацию и возмещать соответствующие расходы. Такое требование содержит ст.188 Трудового кодекса РФ. В ней же сказано, что размер компенсации и оплачиваемых расходов определяется соглашением между предприятием и работником.

Но как оформить подобные выплаты? Сразу же отметем договор аренды. Запомните: компенсации, о которых говорится в данной статье, никоим образом не связаны с арендными платежами. Различать же их необходимо, чтобы правильно начислить налоги.

Во-первых, арендатор должен оплачивать все расходы по содержанию и текущему ремонту имущества. Это следует из п.2 ст.616 Гражданского кодекса РФ. Во-вторых, договор аренды предполагает, что имуществом пользуется не конкретный работник, а организация-арендатор. Значит, и за сохранность этого имущества отвечает предприятие (ст.622 Гражданского кодекса РФ). В нашем же случае сотрудник сам использует на работе свое имущество и отвечает за его сохранность.

Самый распространенный способ оформления компенсации - предусмотреть ее в трудовом договоре работника. Это особенно подходит, если вы уже точно знаете, что ваш новый работник будет постоянно использовать личное имущество в служебных целях. В его трудовом договоре можно прописать, какую сумму вы будете ему за это выплачивать. Здесь же лучше указать, как часто сотрудник будет получать указанные суммы. Это позволит избежать лишних споров.

Бывает и так, что, принимая человека на работу, организация не включила в его трудовой договор условие о компенсации. Однако впоследствии работнику пришлось использовать свое имущество в служебных целях. Как быть в этом случае?

Вы можете изменить трудовой договор и предусмотреть в нем компенсацию. Но можно оформить эти выплаты другим способом. Предположим, сотруднику по просьбе руководства пришлось воспользоваться личным телефоном, компьютером или автомобилем на службе, а в его контракте это не оговорено. Тогда работник пишет заявление с просьбой выплатить ему компенсацию и возместить расходы. А на основании заявления руководитель издает приказ, в котором указывает, какие суммы будут выданы сотруднику.

Пример 1. Соколов П.И., менеджер ООО "Иллюзион", в сентябре 2003 г. использовал свой мобильный телефон в служебных целях. Такие действия ранее были согласованы с директором предприятия. В трудовом договоре не предусмотрено, что в таких случаях организация возмещает Соколову П.И. стоимость телефонных разговоров. Поэтому 30 сентября 2003 г. менеджер написал такое заявление:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                          Генеральному директору|
   |                                                  ООО "Иллюзион"|
   |                                                     Рыкову Ю.М.|
   |                                                                |
   |                           Заявление                            |
   |                                                                |
   |    В связи с тем  что моя работа носит разъездной  характер,  в|
   |сентябре  2003  г.  я  использовал личный  телефон для звонков в|
   |офис.                                                           |
   |    Прошу оплатить мне стоимость телефонных разговоров в размере|
   |470 руб.                                                        |
   |                                                                |
   |    30.09.2003                                    /Соколов П.И./|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Этот способ оформления компенсации удобен, если ваш сотрудник использует на службе свое имущество не систематически, а от случая к случаю. Но есть у этого способа и один существенный недостаток: не внеся соответствующих изменений в трудовой договор, вы не сможете уменьшить на сумму компенсации свой налогооблагаемый доход.

Налог на прибыль

Начнем с самого простого случая - сотрудник использует в работе личный легковой автомобиль. Здесь нужно руководствоваться пп.11 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что компенсация работнику за эксплуатацию личного транспорта включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Правда, исходить при этом надо из норм, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Суммы, выплачиваемые сверх этих норм, не исключаются из налогооблагаемого дохода. Так сказано в п.38 ст.270 Налогового кодекса РФ.

С автомобилем все ясно. Но может ли бухгалтер уменьшить налогооблагаемый доход на компенсацию за использование компьютера, телефона или иного имущества сотрудника? Налоговики считают, что такие выплаты не учитываются при расчете налога на прибыль. Аргументируют они свою точку зрения таким образом. Имущество сотрудника не принадлежит организации. Предприятие его не арендует. Выходит, что формально фирма никакого отношения к имуществу работника не имеет. И у нее нет оснований относить компенсацию на затраты, уменьшающие налогооблагаемый доход. Исключение одно. Его мы уже назвали - это компенсация за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Однако с этим мнением налоговиков можно поспорить, если подобные выплаты предусмотрены в трудовом договоре. Ведь, как мы уже сказали, предприятие платит компенсацию, если не может обеспечить сотрудника инструментом, необходимым для работы. Следовательно, данные выплаты связаны с условиями труда работника. А компенсации, связанные с условиями труда и предусмотренные контрактом, можно исключить из налогооблагаемого дохода. Об этом четко сказано в ст.255 Налогового кодекса РФ.

Если же организация платит компенсации на основании приказа руководителя, то такие суммы уж точно нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Поэтому еще раз советуем: если вы хотите минимизировать этот налог, предусмотрите компенсацию за использование имущества работника в его трудовом договоре.

Налог на доходы физических лиц

В п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ сказано, что компенсационные выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц лишь в пределах норм, установленных законодательством.

При этом до недавнего времени налоговики считали, что определять эти нормы нужно, руководствуясь уже упоминавшимся Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Оно устанавливает размер компенсации за эксплуатацию транспорта работников. К слову сказать, эти нормы вообще предназначены для расчета налога на прибыль. Других же документов, предусматривающих нормы компенсаций за использование личного имущества сотрудников, нет. Поэтому выплаты за любое имущество, кроме автомобиля, полностью облагаются НДФЛ.

Однако не так давно позиция налоговиков в корне изменилась. Об этом сообщило МНС России в своем Письме от 23 июля 2003 г. N СА-6-04/814@. Данное Письмо является ответом на частный запрос налогоплательщика, и его процитировало УМНС России по г. Москве в Письме от 31 июля 2003 г. N 27-08н/42412.

Итак, компенсация за использование личного имущества на работе предусмотрена ст.188 Трудового кодекса РФ. Эта статья позволяет работодателю и сотруднику самостоятельно определять размер выплаты. При этом никаких специальных норм Трудовой кодекс не устанавливает. Значит, бухгалтеру вообще не нужно удерживать с компенсации налог на доходы физических лиц (п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ).

Еще раз подчеркнем, что, используя свое имущество в производственных целях, работник не сдает его предприятию в аренду. Помнить об этом необходимо, поскольку арендные платежи в отличие от компенсаций налогом на доходы физических лиц облагаются.

Единый социальный налог и страховые взносы

Начнем с единого социального налога. Нужно ли платить его с суммы компенсации, выданной работнику за то, что он использует личное имущество в служебных целях?

Сотрудники налоговых органов считают, что нужно. Исключение - только те суммы компенсаций, для которых законодатели утвердили нормы (пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ). Так как нормы выплат предусмотрены только для личных автомобилей, компенсации за использование любого другого имущества облагаются ЕСН.

Позволим себе не согласиться с этим мнением. Ведь здесь можно привести те же аргументы, что и в случае с налогом на доходы физических лиц. То есть компенсация за использование личного имущества работника в служебных целях предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Размер ее отдается на усмотрение работодателя и сотрудника. Значит, ее вообще не надо облагать единым социальным налогом.

Конечно, эти аргументы необходимы, если вы уменьшили на сумму компенсации налогооблагаемый доход. Если же вы не учли такие выплаты при расчете налога на прибыль, их не нужно облагать ЕСН на основании п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ. Напомним, что там установлено такое правило: все, что не уменьшает налогооблагаемый доход по гл.25 Налогового кодекса РФ, ЕСН не облагается.

То же и со страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ: на компенсации за использование личного имущества их начислять не надо. Ведь взносы в ПФР начисляют на те же выплаты, которые облагаются единым социальным налогом. Так сказано в п.2 ст.10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ".

Теперь о взносах по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Их начисляют на доходы, которые получил работник. Об этом сказано в п.3 Постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184. Однако из этого правила есть исключения. Они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765. В п.10 данного документа сказано, что компенсации не облагаются взносами от несчастных случаев, если они выплачиваются в пределах норм, предусмотренных законодательством. Используя те же аргументы, что и в отношении налога на доходы физических лиц, можно прийти к выводу: бухгалтеру не нужно начислять на сумму компенсации страховые взносы.

Пример 2. Бухгалтер ООО "Элитстрой" использует свой компьютер в служебных целях. Это предусмотрено его трудовым договором. Поэтому организация ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию - 1500 руб. В сентябре 2003 г. в бухгалтерском учете ООО "Элитстрой" были сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 73

- 1500 руб. - отражена сумма компенсации.

Удерживать налог на доходы физических лиц с данной суммы не нужно. Поэтому бухгалтер получит на руки:

Дебет 73 Кредит 50

- 1500 руб. - выдана из кассы сотруднику компенсация за использование своего компьютера на работе.

Так как компенсация за использование личного имущества выплачивается на основании Трудового кодекса РФ, ООО "Элитстрой" не стало начислять на 1500 руб. единый социальный налог, а также взносы в ПФР и по страхованию от несчастных случаев на производстве. Кроме того, ООО "Элитстрой" уменьшило на 1500 руб. налогооблагаемый доход.

Подведем итоги. Выплату компенсаций за то, что работник использует свое имущество в служебных целях, можно оформить двумя способами - трудовым договором или приказом руководителя. Мы советуем прописать данные выплаты в трудовом договоре. В этом случае вы сможете исключить компенсацию из налогооблагаемой прибыли.

А вот на другие налоги порядок оформления компенсации не влияет. Главное - чтобы были документы, подтверждающие договоренность сотрудника и работодателя о компенсации. Тогда вы сможете не платить с суммы компенсации налог на доходы физических лиц, ЕСН, взносы в Пенсионный фонд РФ и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве.

Е.А.Огиренко

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

06.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——