"Главбух", N 20, 2003

КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ: СПОРНЫЕ МОМЕНТЫ

Расчеты по командировкам - казалось бы, обыденная работа бухгалтера... И все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит о командировочных расходах. А потому налоговики очень любят обращать на них особое внимание. Что-то не так в оформлении - и налоговый инспектор отказывается признавать расходы. Но бухгалтер может защититься, даже если допущено очевидное на первый взгляд нарушение. Ведь неясности законодательства можно обернуть и в свою пользу. В нашей статье мы рассмотрим ситуации, в которых проверяющие цепляются к бухгалтеру чаще всего. И, говоря о каждом из таких случаев, дадим вам в руки аргументы, которые позволят взять верх в споре с налоговым инспектором и избежать штрафа.

Оформление. Приказ или удостоверение?

Многие бухгалтеры сталкивались с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировочными лишь потому, что, по их мнению, поездка неправильно оформлена - не составлено командировочное удостоверение.

Позиция налоговых органов здесь такова. Любая командировка должна быть оформлена приказом. Но если командировка длится больше одного дня, то необходимо составить еще и командировочное удостоверение. При этом налоговики ссылаются на Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 (далее - Инструкция N 62). А именно на п.2, где и содержится такое требование.

Если вам грозит штраф, приведите налоговому инспектору позицию Минфина России по этому вопросу. Она была высказана в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В этом Письме говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе не обязательно выдавать еще и командировочное удостоверение. Еще один аргумент, который поможет защитить интересы предприятия, - судебная практика. О том, что командировочное удостоверение не обязательно, сказано в Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. N А56-5636/03.

И вновь оформление:

продолжительность командировки

Вопрос о том, сколько работник может находиться в командировке, уже давно волнует бухгалтеров. Ведь от ответа на него зависит, за сколько дней сотруднику можно будет выплатить суточные, а также компенсировать расходы на наем жилья.

Суть проблемы вот в чем. Согласно п.4 Инструкции N 62 командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути. Но как быть в случае, когда командированному сотруднику, чтобы выполнить всю необходимую работу, нужно, скажем, 60 дней? Получается, что как командировку можно оформить только 40 дней. Что же делать с оставшимися днями? Есть два варианта оформления столь продолжительной поездки. Первый вариант заключается в том, чтобы издать приказ или выписать удостоверение, где указать продолжительность командировки 60 дней.

Понятно, что налоговики сочтут такие действия неправильными. Но в защиту можно привести следующий аргумент. Срок командировки ограничен Инструкцией N 62. Однако организации должны исполнять только те требования этого документа, которые не противоречат Трудовому кодексу РФ. Заглянем в Кодекс: командировкам посвящена гл.24. Здесь сказано, что командировка - поездка на определенный срок. Но о том, каким может быть этот срок, ничего не говорится. Кроме того, в Трудовом кодексе РФ не указано, что при определении срока командировки надо руководствоваться какими-либо другими нормативными актами.

Рассмотрим второй вариант. Он сводится к тому, что командировку надо разбить на части. В нашем случае это получится две командировки: на 40 и на 20 дней. Их следует оформить разными приказами или командировочными удостоверениями. Понятно, что вторая командировка начнется сразу после того, как закончится первая.

Здесь возникает один очень важный вопрос: надо ли после первых 40 дней сотруднику хотя бы на день вернуться из командировки? Нет, не надо. Ведь ни в Трудовом кодексе, ни в той же Инструкции N 62 такая обязанность за организациями не закреплена. Поэтому если сотруднику было выписано два командировочных удостоверения, то действовать он должен так. По прошествии 40 дней надо "закрыть" первое из них, то есть поставить дату и печать той организации, в которую он прикомандирован. А на следующий день "открыть" второе удостоверение.

Ну а если командировка оформлена только приказами? Тогда в одном приказе нужно указать, когда начинается и заканчивается первая командировка, а в другом - то же о второй командировке. Таким образом, формально вы выполните требования п.4 Инструкции N 62, и при этом сотрудник сможет находиться в командировке столько, сколько ему нужно, чтобы выполнить служебное поручение.

Налог на прибыль и поездка в другой район города

Весьма распространенная ситуация: предприятие направляет работника на весь день в другую фирму, которая находится в этом же городе. Затем сотрудник приносит в бухгалтерию проездные талоны, и организация компенсирует ему потраченные средства. А потом на эти расходы уменьшает налогооблагаемый доход.

Хорошо, если в должностной инструкции или в трудовом договоре данного сотрудника указано, что его работа носит разъездной характер. В этом случае согласно пп.49 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ организация может учесть оплату проезда при расчете налога на прибыль. Ну а если подобной оговорки нет? Тогда при проверке налоговая инспекция может оштрафовать предприятие за то, что оно занизило налог на прибыль.

Такую ситуацию можно исправить прежде, чем налоговики проверят и оштрафуют вас. Как это сделать? Вариант первый: задним числом внести соответствующие изменения в должностные инструкции и в трудовой договор. Но на это нужно время. Ведь надо обговорить изменения с работником и получить его согласие (подпись). Вариант второй: оформить поездку как однодневную командировку. Тогда оплату проезда можно списать как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). В этом случае достаточно приказа руководителя на командировку. Правда, приказ придется делать на каждую поездку.

Здесь есть небольшой нюанс. Налоговые инспекторы могут заявить, что поездку в пределах города нельзя считать командировкой, и сослаться при этом на п.1 Инструкции N 62. Здесь сказано, что командировка - поездка "в другую местность". Некоторые налоговики считают, что эта формулировка подразумевает поездку в другой населенный пункт.

Однако против этого есть что возразить. Во-первых, сама формулировка "другая местность" расплывчата и толковать ее можно по-разному. Во-вторых, в ст.166 Трудового кодекса РФ подобной оговорки нет. Там написано, что командировка - поездка "вне места постоянной работы". А это, согласитесь, может быть и другой район или квартал города. Между тем в данном случае нормы Кодекса имеют безусловный приоритет над Инструкцией (ст.5 Трудового кодекса РФ). Приведенными аргументами вы можете воспользоваться, если придется спорить с налоговыми органами.

Итак, выбирайте тот вариант оформления, который для вас удобнее. Ну а если поездки сотрудников случаются не так часто и стоят недорого, то, возможно, будет проще не учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль и тем самым избежать споров с налоговыми органами.

НДФЛ и суточные

Согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ налог на доходы физических лиц не надо удерживать с суточных, которые установлены действующим законодательством.

Долгое время данная норма трактовалась так: налог можно не платить только с тех суточных, которые не превышают норматив. Напомним, что норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и равна 100 руб. в день.

Однако недавно московские налоговики преподнесли плательщикам настоящий подарок - в виде Письма от 31 июля 2003 г. N 27-08н/42413 со ссылкой на Разъяснения МНС России от 22 июля 2003 г. N 04-2-10/451-Ю909.

Так вот, в этом Письме налоговики разъясняют, что НДФЛ можно не платить со всей суммы суточных, независимо от ее размера. И вот почему. Как мы уже сказали, НДФЛ не облагаются суточные, которые установлены законодательством. А о том, что надо платить суточные, сказано в ст.168 Трудового кодекса РФ. Причем в этой статье написано: размер суточных определяется в коллективном договоре или в локальных нормативных актах организации (то есть в приказах или распоряжениях руководителя). Поэтому получается, что независимо от суммы суточных с них не надо удерживать налог на доходы физических лиц. Достаточно их размер оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре.

Пример 1. ООО "Клеопатра" отправило инженера Петрова Г.Л. в недельную командировку. Цель командировки - заключить договор о поставке сырья. Руководитель ООО "Клеопатра" издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день. Поэтому Петрову Г.Л. перед поездкой выдали суточные - 2100 руб. (300 руб/дн. x 7 дн.). Вернувшись из командировки, Петров Г.Л. представил в бухгалтерию авансовый отчет. В бухгалтерском учете ООО "Клеопатра" на сумму суточных делают проводку:

Дебет 26 Кредит 71

- 2100 руб. - включены в расходы суточные.

Причем НДФЛ не надо удерживать со всей суммы суточных, в то время как при расчете налога на прибыль бухгалтер учел только 700 руб. (100 руб. x 7 дн.).

"Входной" НДС по билетам и гостиничным счетам

До 1 июля 2002 г. из сумм, которые сотрудник, направленный в командировку, заплатил за проезд и за гостиницу, можно было выделять НДС расчетным путем. На это было указано в п.7 ст.171 Налогового кодекса РФ. Однако Федеральный закон от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ данную норму отменил.

Ссылаясь на это нововведение, налоговики в Методических рекомендациях утверждают, что с 1 июля 2002 г. НДС по командировочным расходам можно зачесть лишь в том случае, если он выделен во всех расчетных документах - билетах, счетах, чеках и т.д. Более того, по мнению налоговых органов, НДС, уплаченный в гостинице, вы сможете принять к вычету, только если у вас есть счет-фактура (п.40 Методических рекомендаций).

Однако некоторые бухгалтеры продолжают возмещать НДС по старинке. То есть не смотрят, выделен ли налог, есть ли счет-фактура... Просто берут суммы по всем счетам и билетам и "вытаскивают" из них налог. Понятно, что при проверке налоговики попытаются наказать предприятие за такое своеволие.

Однако не спешите сдаваться. В п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ сказано, что по командировочным расходам НДС можно зачесть не только на основании счетов-фактур, но и по иным документам. Например, по тем же гостиничным счетам и кассовым чекам. Причем заметьте, в ст.172 Кодекса ничего не говорится о том, что в этих "иных документах" НДС должен быть выделен.

Таким образом, чтобы принять к вычету "входной" НДС по командировочным расходам, достаточно иметь чеки, квитанции, проездные документы. И не важно, вынесен ли в них налог в отдельную строку. К такому же выводу пришел и Федеральный арбитражный суд Центрального округа. Свою позицию суд выразил в Постановлении от 17 июня 2003 г. N А48-306/03-19. На это Постановление можно сослаться, если возник спор с налоговым инспектором.

Пример 2. ООО "Беркут" 1 октября 2003 г. направило Смирнова Н.А. в десятидневную командировку в г. Иркутск. Перед командировкой Смирнову Н.А. выдали деньги на командировочные расходы (помимо суточных) - 18 000 руб.

Вернувшись, Смирнов Н.А. представил в бухгалтерию документы: авансовый отчет (форма N АО-1), командировочное удостоверение (форма N Т-10), служебное задание (форма N Т-10), авиабилеты до Иркутска и обратно стоимостью 9000 руб., счет из гостиницы за 10 дней проживания на сумму 6000 руб. Ни в авиабилетах, ни в гостиничном счете не указано, что в стоимость услуг входит НДС. Однако организация все равно решила принять к вычету данный налог. Чтобы не усложнять пример, налог с продаж рассматривать не будем. В бухгалтерском учете ООО "Беркут" делает проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 18 000 руб. - выданы Смирнову Н.А. деньги на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71

- 7500 руб. (9000 руб. - (9000 руб. x 20% : 120%)) - включены в расходы затраты на авиаперелет;

Дебет 19 Кредит 71

- 1500 руб. (9000 руб. x 20% : 120%) - учтен НДС;

Дебет 26 Кредит 71

- 5000 руб. (6000 руб. - (6000 руб. x 20% : 120%)) - включены в расходы затраты на проживание в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71

- 1000 руб. (6000 руб. x 20% : 120%) - учтен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 2500 руб. (1500 + 1000) - принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал:

18 000 руб. - 9000 руб. - 6000 руб. = 3000 руб.

Эту сумму Смирнов Н.А., приехав из командировки, вернул в кассу ООО "Беркут". В учете же была сделана проводка:

Дебет 50 Кредит 71

- 3000 руб. - возвращены неиспользованные деньги.

Как видите, требования налоговых органов далеко не всегда законны. В таких случаях вы вправе поступать так, как удобнее вашей организации. Аргументы, с помощью которых можно защитить свои интересы в споре с налоговым инспектором и даже в суде, мы привели. Но все же не забывайте прикидывать: стоит ли судиться, тратить время и деньги, если цена вопроса незначительна.

В.В.Земсков

Генеральный директор

ООО "Трувер Аудит",

к. э. н.

Подписано в печать

06.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——