"Практическая бухгалтерия", N 10, 2003

КАК УСРЕДНИТЬ ПО-НОВОМУ

Среднюю численность работников бухгалтеру приходится рассчитывать довольно часто. От верности подсчета этого показателя зависят суммы некоторых налогов, а также правильность составления деклараций и отчетов.

Недавно Госкомстат России порадовал нас своим новым Постановлением от 4 августа 2003 г. N 72. Им утвержден Порядок заполнения сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения. Этот документ вступил в силу с 4 августа этого года.

Напомним, что размер среднесписочной численности влияет на величину таких налогов, как НДС, налог на прибыль, единый социальный налог, ЕНВД и др.

Для каких налогов нужно рассчитать численность работников

     
   ——————————————T———————————————T———————————————T———————————————T————————————————¬
   |   Для чего  |     Какой     |   Период, за  | Как отражается|   Комментарий  |
   | рассчитывают|   показатель  |    который    |  в отчетности |                |
   | численность |   используют  |   определяют  |               |                |
   |             |               |  численность  |               |                |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |                         Налог на добавленную стоимость                       |
   +—————————————T———————————————T———————————————T———————————————T————————————————+
   |Чтобы        |Среднесписочная|За налоговый   |Не отражается  |Воспользоваться |
   |определить,  |численность    |период (п.21   |               |льготой могут   |
   |имеет ли     |               |Методических   |               |фирмы, у которых|
   |право фирма, |               |рекомендаций по|               |среднесписочная |
   |использующая |               |применению     |               |численность     |
   |труд         |               |главы 21 "Налог|               |инвалидов не    |
   |инвалидов, на|               |на добавленную |               |менее 50%, а их |
   |освобождение |               |стоимость"     |               |доля в фонде    |
   |от НДС (пп.2 |               |Налогового     |               |оплаты труда —  |
   |п.3 ст.149   |               |кодекса,       |               |не менее 25%    |
   |НК РФ)       |               |утвержденных   |               |                |
   |             |               |Приказом МНС   |               |                |
   |             |               |России от      |               |                |
   |             |               |20 декабря     |               |                |
   |             |               |2000 г.        |               |                |
   |             |               |N БГ—3—03/447) |               |                |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |                                Налог на прибыль                              |
   +—————————————T———————————————T———————————————T———————————————T————————————————+
   |Чтобы        |Среднесписочная|За отчетный или|Не отражается  |Чтобы учесть в  |
   |определить,  |численность    |налоговый      |               |налоговом учете |
   |имеет ли     |               |период (пп.14  |               |затраты на      |
   |право фирма  |               |п.5.4          |               |социальную      |
   |включить в   |               |Методических   |               |защиту          |
   |расходы      |               |рекомендаций,  |               |инвалидов, их   |
   |средства,    |               |утвержденных   |               |среднесписочная |
   |истраченные  |               |Приказом МНС   |               |численность     |
   |на социальную|               |России от      |               |должна быть не  |
   |защиту       |               |20 декабря     |               |менее 50%, а их |
   |инвалидов    |               |2002 г.        |               |доля в фонде    |
   |(пп.38 п.1   |               |N БГ—3—02/729) |               |оплаты труда —  |
   |ст.264 НК РФ)|               |               |               |не менее 25%    |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |Чтобы        |Среднесписочная|За последний   |В Приложениях  |Вместо          |
   |определить   |численность    |месяц отчетного| N 5 и N 5а к  |среднесписочной |
   |долю прибыли,|               |или налогового |листу 02       |численности     |
   |которая      |               |периода (п.8.2 |налоговой      |фирма вправе    |
   |приходится на|               |Методических   |декларации     |использовать    |
   |обособленное |               |рекомендаций,  |               |показатель фонда|
   |подразделение|               |утвержденных   |               |оплаты труда    |
   |фирмы (п.2   |               |Приказом МНС   |               |                |
   |ст.288 НК РФ)|               |России от      |               |                |
   |             |               |20 декабря     |               |                |
   |             |               |2002 г.        |               |                |
   |             |               |N БГ—3—02/729) |               |                |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |                            Единый социальный налог                           |
   +—————————————T———————————————T———————————————T———————————————T————————————————+
   |Чтобы        |Среднесписочная|За месяц       |В расчете по   |Чтобы фирма     |
   |определить,  |численность    |(листы 09      |авансовым      |смогла          |
   |имеет ли     |               |расчета        |платежам и     |воспользоваться |
   |право фирма  |               |авансовых      |налоговой      |льготой,        |
   |на           |               |платежей по ЕСН| декларации    |среднесписочная |
   |освобождение |               |и декларации по|(листы 09)     |численность     |
   |от ЕСН с     |               |ЕСН)           |               |инвалидов среди |
   |выплат       |               |               |               |работников      |
   |инвалидам    |               |               |               |должна          |
   |(пп.2 п.1    |               |               |               |составлять не   |
   |ст.239 НК РФ)|               |               |               |менее 50%       |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |Чтобы        |Средняя        |Нарастающим    |В расчете по   |Чтобы           |
   |определить,  |численность    |итогом с начала|авансовым      |воспользоваться |
   |имеет ли     |               |года по        |платежам и     |регрессивной    |
   |право фирма  |               |соответствующий|налоговой      |шкалой, средний |
   |применять    |               |месяц отчетного| декларации    |доход работников|
   |регрессивную |               |или налогового |(лист 08)      |должен          |
   |шкалу ЕСН    |               |периода (п.24  |               |составлять не   |
   |(п.2 ст.241  |               |Методических   |               |менее 2500 руб. |
   |НК РФ)       |               |рекомендаций,  |               |в месяц         |
   |             |               |утвержденных   |               |                |
   |             |               |Приказом МНС   |               |                |
   |             |               |России от      |               |                |
   |             |               |5 июля 2002 г. |               |                |
   |             |               |N БГ—3—05/344) |               |                |
   +—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+————————————————+
   |                       Упрощенная система налогообложения                     |
   +—————————————T———————————————T———————————————T———————————————T————————————————+
   |Чтобы        |Средняя        |В заявлении о  |В заявлении о  |Чтобы перейти на|
   |определить,  |численность    |переходе на    |переходе на    |упрощенную      |
   |может ли     |               |"упрощенку" —  |упрощенную     |систему         |
   |фирма        |               |по состоянию на|систему        |налогообложения,|
   |использовать |               |1 октября      |налогообложения|средняя         |
   |упрощенную   |               |текущего года  |(форма         |численность не  |
   |систему      |               |(за            |N 26.2—1)      |должна превышать|
   |налогообложе—|               |январь —       |               |100 человек     |
   |ния (пп.15   |               |сентябрь);     |               |                |
   |п.3 ст.346.12|               |после          |               |                |
   |НК РФ)       |               |перехода — за  |               |                |
   |             |               |отчетный или   |               |                |
   |             |               |налоговый      |               |                |
   |             |               |период (п.10   |               |                |
   |             |               |Методических   |               |                |
   |             |               |рекомендаций,  |               |                |
   |             |               |утвержденных   |               |                |
   |             |               |Приказом МНС   |               |                |
   |             |               |России от      |               |                |
   |             |               |10 декабря     |               |                |
   |             |               |2002 г.        |               |                |
   |             |               |N БГ—3—22/706) |               |                |
   L—————————————+———————————————+———————————————+———————————————+—————————————————
   

Новые правила расчета средней численности практически повторяют старые, за некоторыми исключениями. На них мы остановимся подробнее.

Из чего состоит средняя численность

Как и прежде, средняя численность работников за какой-либо период (месяц, квартал, год) складывается:

- из среднесписочной численности работников;

- из средней численности внешних совместителей;

- из средней численности сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам (за исключением авторских договоров).

Обращаем внимание, что среднюю численность нужно показывать в целых единицах, поэтому полученный показатель округляют по общим правилам.

Приступим к расчету численности

Базой для подсчета среднесписочной численности является ежедневный учет списочной численности работников. Его ведут на основании кадровой информации: приказов о приеме работников, переводе их на другую работу, расторжении с ними трудовых договоров.

Помните: списочная численность за каждый день должна соответствовать данным табельного учета использования рабочего времени. На основании этого учета определяют количество сотрудников, которые явились и не явились на работу.

В списочную численность не включаются работники:

- принятые на работу по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);

- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера (комиссии, оказания услуг и др.);

- направленные на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата;

- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения администрации (их исключают из списочной численности с первого дня невыхода на работу);

- привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (например, военнослужащие);

- с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение, если в период обучения им выплачивают стипендию;

- учредители (акционеры), которые не получают зарплату.

Теперь перейдем к расчету среднесписочной численности. Для этого исключите работников, которые:

- находятся в отпусках по беременности и родам;

- находятся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;

- обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;

- поступают в образовательные учреждения и находятся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Рассчитать среднесписочную численность работников за месяц нужно следующим образом. Сначала суммируйте списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по последнее число месяца, включая праздничные и выходные дни. Затем полученную сумму поделите на число календарных дней месяца.

Обращаем внимание, что численность работников списочного состава за выходной или праздничный день равна списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Пример 1. В сентябре 2003 г. в списочном составе ООО "Пассив" состояло:

- 102 человека - с 1 по 18 сентября (14 раб. дн.);

- 90 человек - с 19 по 24 сентября (4 раб. дн.);

- 93 человека - на 25 сентября (1 раб. дн.);

- 94 человека-на 26 сентября (1 раб. дн.);

- 96 человек - на 29 - 30 сентября (2 раб. дн.).

Для упрощения примера предположим, что на фирме нет работников, которые не учитываются при определении среднесписочной численности. Рассчитаем эту численность за сентябрь. Для начала определим численность работников, которая приходится на выходные дни:

     
   ————————————————————————T———————————————————————T————————————————¬
   |   Дата выходных дней  |    Дата предыдущего   |    Списочная   |
   |                       |      рабочего дня     |   численность  |
   |                       |                       |   предыдущего  |
   |                       |                       |  рабочего дня  |
   +———————————————————————+———————————————————————+————————————————+
   |6 и 7 сентября         |5 сентября             |       102      |
   +———————————————————————+———————————————————————+————————————————+
   |13 и 14 сентября       |12 сентября            |       102      |
   +———————————————————————+———————————————————————+————————————————+
   |20 и 21 сентября       |19 сентября            |        90      |
   +———————————————————————+———————————————————————+————————————————+
   |27 и 28 сентября       |26 сентября            |        94      |
   L———————————————————————+———————————————————————+—————————————————
   

Среднесписочная численность работников за сентябрь рассчитывается так:

((14 раб. дн. + 4 вых. дн.) x 102 чел. + (4 раб. дн. + 2 вых. дн.) x 90 чел. + 93 чел. + (1 раб. дн. + 2 вых. дн.) x 94 чел. + 2 раб. дн. x 96 чел.) / 30 календ. дн. = 98,1 чел.

Таким образом, в сентябре у "Пассива" среднесписочная численность составила 98 человек.

Так рассчитывается среднесписочная численность работников, если фирма проработала целый месяц. Если же месяц отработан не полностью, порядок расчета другой. Рассмотрим его на примере.

Пример 2. ООО "Пассив" начало свою деятельность с 26 сентября 2003 г. В списочном составе фирмы состояло:

- 94 человека - на 26 сентября (1 раб. дн.);

- 96 человек - на 29 - 30 сентября (2 раб. дн.).

Так как 27 и 28 сентября - выходные, то списочная численность в эти дни приравнивается к той, которая была 26 сентября (предшествующий рабочий день), а именно 94 человека.

Среднесписочную численность рассчитывают так:

((1 раб. дн. + 2 вых. дн.) x 94 чел. + 2 раб. дн. x 96 чел.) : 30 календ. дн. = 15,8 чел.

Таким образом, в сентябре среднесписочная численность "Пассива" составила 16 человек.

Чтобы определить среднесписочную численность работников за квартал, нужно сложить среднесписочную численность работников за все месяцы работы в квартале и разделить эту сумму на три.

А чтобы найти среднесписочную численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно, нужно поступить следующим образом.

Сначала сложите среднесписочную численность работников за все месяцы с начала года по отчетный месяц включительно. Затем полученную сумму разделите на количество месяцев в этом периоде. Как это сделать, покажет пример.

Пример 3. ООО "Пассив" начало свою деятельность в сентябре 2003 г. Среднесписочная численность работников в сентябре составила 42 человека, в октябре - ноябре - 53 человека, а в декабре - 50 человек.

Среднесписочная численность работников "Пассива" будет равна:

- за III квартал - 14 человек (42 чел. : 3 мес.);

- за 9 месяцев - 5 человек (42 чел. : 9 мес.);

- за год - 17 человек ((42 чел. + 53 чел. + 53 чел. + 50 чел.) : 12 мес.).

Среднесписочную численность тех, кто работает неполное рабочее время, определяют, как и прежде. А именно - их учитывают пропорционально отработанному времени.

К этой группе не относят отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. К примеру, это могут быть работники в возрасте до 18 лет или инвалиды I и II группы (ст.92 ТК РФ). В среднесписочной численности их нужно учитывать как целые единицы.

Таким же образом учитывают тех работников, которых администрация фирмы перевела на неполное рабочее время. Но при условии, что сами работники не дали на это своего письменного согласия.

Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц не полностью занятых работников, необходимо сначала определить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Для этого нужно общее число отработанных человеко-часов разделить на продолжительность рабочего дня.

За дни болезни, отпуска, неявок (которые приходятся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню. Продолжительность же рабочего дня определяется исходя из длительности рабочей недели:

- при 40-часовой рабочей неделе - 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

- при 36-часовой рабочей неделе - 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

- при 24-часовой рабочей неделе - 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 4 часа (при шестидневной рабочей неделе).

Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней нужно разделить на число рабочих дней по календарю. Такой метод называется статистическим.

Но есть и упрощенный метод расчета средней численности не полностью занятых работников. Заключается он в том, что неполное рабочее время за день делится на продолжительность рабочего дня. Например, если работник работает 4 часа в день при 40-часовой пятидневной рабочей неделе, он учитывается за каждый рабочий день как 0,5 единицы (4 ч : 8 ч). Затем этот показатель умножают на количество отработанных работником дней за месяц. Такие данные складывают по всем работникам, а полученную сумму делят на количество рабочих дней по календарю.

Определим внешних совместителей

Среднюю численность внешних совместителей рассчитывают так же, как и среднюю численность работников, отработавших неполное рабочее время. А работников, которые помимо основной выполняют также работу на условиях внутреннего совместительства, в списочной численности учитывают как целую единицу.

Пример 4. ООО "Пассив" работает по графику 40-часовой пятидневной рабочей недели.

На фирме числятся три внешних совместителя, которые работают по 3,2 часа в день. В сентябре Курков отработал 20 дней, Андреев - 17 дней, а Гуреев - 18 дней. В сентябре 22 рабочих дня.

Средняя численность внешних совместителей за сентябрь составит:

(20 дн. + 17 дн. + 18 дн.) x (3,2 ч : 8 ч) : 22 раб. дн. = 1 чел.

Подсчитаем внештатников

Среднюю численность работников за месяц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, рассчитывают в таком же порядке, что и среднесписочную численность. Помните, что каждый календарный день таких работников надо учитывать как целые единицы в течение всего периода действия договора. Срок выплаты вознаграждения значения не имеет.

Однако с фирмой заключить гражданско-правовой договор может и штатный работник. В этом случае его не включают в подсчет средней численности работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Также в эту численность не включаются индивидуальные предприниматели, которые заключили с фирмой подобные договоры.

С.Макеев

Эксперт ПБ

Подписано в печать

02.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——