"Главбух", N 18, 2003

ОПЛАТА ТРУДА НЕДАВНО ПРИНЯТЫХ РАБОТНИКОВ

Осенью начинается новый виток в деятельности организаций. Сотрудники кадровых агентств утверждают, что обычно отдохнувшее за лето руководство запускает свежие проекты, меняет структуру фирмы и, как следствие, нанимает новых людей.

Профессиональные навыки новичка бухгалтера не касаются. Зато он должен точно знать, насколько велик стаж нового сотрудника, почему тот уволился с предыдущей работы и даже каковы его семейные обстоятельства. И это не просто любопытство: такая информация позволит рассчитать для новенького больничные, отпускные, а если потребуется, то и выходное пособие.

Основные проблемы здесь возникнут, когда вы начнете определять расчетный период, исходя из которого надо начислять все эти выплаты. Чтобы справиться с подобными трудностями, мы подготовили эту статью.

Если новый сотрудник заболел

Любому сотруднику, в том числе новичку, организация должна оплачивать не только отработанные дни, но и время болезни. Речь идет о пособии по временной нетрудоспособности. Как вы знаете, рассчитывают это пособие исходя из фактического заработка и непрерывного трудового стажа человека. Здесь-то у бухгалтеров и возникают проблемы. Как определить непрерывный трудовой стаж человека, который совсем недавно пришел в организацию?

За ответом обратимся к Правилам исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию (далее - Правила). Этот документ утвержден Постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. N 252.

Здесь говорится, что трудовой стаж определяется в тот день, когда работник заболел. В стаж входит не только период работы в данной организации, но и время, которое человек трудился в других местах. Но это если перерывы при переходе с одного места на другое составляют не больше одного месяца. Впрочем, есть исключения. Например, стаж не прерывается, если человек был безработным в течение трех месяцев. Это касается случаев, когда из предыдущей организации человек был уволен по сокращению штата. Как только промежуток между работами превысит установленный срок, весь накопленный к этому моменту стаж "сгорает".

Итак, стаж определен. Теперь надо посмотреть, какая этому стажу соответствует ставка. Если стаж меньше пяти лет, то это 60 процентов, от пяти до восьми лет - 80 процентов, восемь и более - 100 процентов.

Эту-то ставку и надо умножить на сумму фактического заработка. Вспомним, как его рассчитывать. Порядок его расчета изложен в Положении, которое утверждено Постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6. Заработок состоит из оклада и всех надбавок, которые получает сотрудник. Исключение составляют вознаграждение за сверхурочную работу и совместительство, а также единовременные выплаты, такие как материальная помощь.

Пример 1. Романов С.А. устроился в ООО "Аква" технологом. Не проработав и месяца, он заболел. На больничном сотрудник находился с 25 по 29 августа 2003 г., то есть 5 рабочих дней.

В ООО "Аква" Романову С.А. установили оклад - 10 000 руб. Кроме того, ему положена надбавка за ненормированный рабочий день в размере 10 процентов от оклада.

Чтобы определить непрерывный трудовой стаж Романова С.А., бухгалтер заглянул в его трудовую книжку. В ней указано, что Романов С.А. менял работу только один раз: за два месяца до того, как прийти в ООО "Аква", он уволился из строительной организации. Причина, по которой Романову С.А. пришлось покинуть предыдущее место работы, - сокращение штата. Поэтому стаж не прерывается. В итоге стаж составил 6 лет 9 месяцев.

Следовательно, пособие по временной нетрудоспособности для Романова С.А. составит 80 процентов от его фактического заработка. По графику пятидневной недели в августе 2003 г. насчитывается 21 рабочий день.

Фактический заработок Романова С.А. составит:

10 000 руб. + 10 000 руб. x 10% = 11 000 руб.

Таким образом, пособие по временной нетрудоспособности этого работника равно:

11 000 руб. : 21 дн. x 5 дн. x 80% = 2095 руб. 24 коп.

ООО "Аква", как и большинство предприятий, оплачивает больничные за счет ФСС РФ. Причем в месяц соцстрах возмещает организации не более 11 700 руб. на одного работника. А если предприятие хочет выплатить сотруднику больше, то сделать это может лишь за счет собственных средств.

Значит, надо проверить, не превышает ли пособие Романова С.А. лимит, установленный Фондом социального страхования. Максимальный размер пособия составит:

11 700 руб. : 21 дн. x 5 дн. = 2785 руб. 71 коп.

Значит, больничные Романову С.А. выплатят в сумме 2095 руб. 24 коп.

Когда новый сотрудник

может рассчитывать на отпуск

Ежегодно каждому сотруднику предприятия положен отпуск. Заметьте: здесь имеются в виду не календарные, а рабочие годы - их начинают отсчитывать с того момента, когда человек поступил в организацию.

Однако новичок может взять ежегодный отпуск только после того, как непрерывно проработает в данной организации шесть месяцев. Такое ограничение ставит ст.122 Трудового кодекса РФ. Но администрация предприятия вправе сделать исключение и предоставить отпуск раньше. А в некоторых случаях она даже обязана это сделать. В частности, досрочный отдых положен женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Также досрочно вправе уйти в отпуск несовершеннолетние и работники, усыновившие новорожденных детей.

Как правило, отпускные рассчитывают исходя из зарплаты за три предшествующих месяца. Но если сотрудник еще столько не отработал? Будем разбираться.

Если отпуск предоставляется в календарных днях, то надо поступать так. Среднемесячное число календарных дней, то есть 29,6, умножьте на количество тех месяцев, которые отработаны полностью. К результату прибавьте количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью. Как определить этот показатель, сказано в п.9 Положения (оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213). Для этого нужно посчитать, сколько дней сотрудник фактически отработал по графику пятидневной недели, а результат умножить на коэффициент 1,4.

Далее сумму, выплаченную новичку за все время его работы, надо разделить на полученное количество дней. В результате вы рассчитаете среднедневной заработок. Его и надо умножить на число дней отпуска.

Пример 2. С 14 июля 2003 г. Тарасов Л.Д. устроился на работу в ООО "Никком" менеджером. Однако вскоре, сославшись на семейные обстоятельства, он попросил отпуск на две недели с 1 сентября 2003 г. Руководство ООО "Никком" пошло навстречу и предоставило ему отпуск. Таким образом, расчетный период - с 14 июля по 31 августа 2003 г. В июле Тарасов Л.Д. отработал 14 дней, это 19,6 календарного дня (14 дн. x 1,4). Август же сотрудник проработал полностью.

За этот период Тарасову Л.Д. начислена заработная плата, равная 12 600 руб.

Среднедневной заработок Тарасова Л.Д. составил:

12 600 руб. : (19,6 дн. + 29,6 дн.) = 256 руб. 10 коп.

А отпускные сотрудника таковы:

256 руб. 10 коп. x 14 дн. = 3585 руб. 40 коп.

Если же отпуск предоставляется в рабочих днях, то бухгалтер должен сделать следующие расчеты. Начисленную сотруднику зарплату надо разделить на количество рабочих дней в расчетном периоде (тут берется график 6-дневной недели). А если какой-либо месяц отработан не полностью? Тогда нужно количество дней, отработанных по графику 5-дневной недели, умножить на коэффициент 1,2.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2, но несколько изменим их. Допустим, что помимо двух недель основного отпуска Тарасову Л.Д. предоставили еще и 3 рабочих дня дополнительного отпуска - за то, что работает на вредном производстве.

Получается следующее. В июле 2003 г. Тарасов Л.Д. отработал 14 дней, или 16,8 дня (14 дн. x 1,2) исходя из 6-дневной рабочей недели. Август сотрудник отработал полностью, то есть по календарю 6-дневной рабочей недели 26 дней.

Среднедневной заработок Тарасова Л.Д. равен:

12 600 руб. : (16,8 дн. + 26 дн.) = 294 руб. 39 коп.

А за дополнительный отпуск работнику начислили:

294 руб. 39 коп. x 3 дн. = 883 руб. 17 коп.

На сумму отпускных организация может уменьшить свой налогооблагаемый доход. Это следует из п.7 ст.255 Налогового кодекса РФ. Кроме того, на эти суммы надо начислить единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование (ст.236 Налогового кодекса РФ и ст.10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ). И не забудьте удержать с отпускных налог на доходы физических лиц. Этого требует пп.6 п.1 ст.208 Налогового кодекса РФ.

Если сотрудник увольняется

Причины увольнения могут быть различные. Но чаще всего это происходит из-за того, что работник не прошел испытательный срок. Обратите внимание: испытательный срок не должен быть больше трех месяцев (ст.70 Трудового кодекса РФ). Однако для руководителей и главных бухгалтеров, а также для их заместителей сделано исключение. Их испытательный срок может длиться до шести месяцев.

Но независимо от причины бухгалтер должен рассчитать сотрудника - выдать ему зарплату за дни, отработанные с начала месяца до момента увольнения. А в некоторых случаях выплачивают еще компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

Выходное пособие

Случаи, в которых увольняющемуся сотруднику необходимо начислить выходное пособие, приведены в ст.178 Трудового кодекса РФ. Это, в частности:

- ликвидация предприятия;

- сокращение штата;

- призыв в армию;

- переезд организации в другую местность;

- случаи, когда человек не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.

Если увольнение связано с ликвидацией предприятия или с сокращением штата, то сотрудник может рассчитывать на выходное пособие, равное его среднемесячному заработку. Но допустим, со дня увольнения уже прошел месяц, а работник так и не может устроиться. Тогда ему надо выплатить эту сумму еще раз. То есть среднемесячный заработок сохраняется за сотрудником в течение двух месяцев со дня увольнения. Впрочем, иногда подобные выплаты люди получают целых три месяца. Это ситуация, когда в течение двух недель после увольнения работник обратился в службу занятости населения и она его не трудоустроила.

Во всех остальных случаях сотрудникам выплачивают выходное пособие, равное их среднему двухнедельному заработку.

Как видите, чтобы рассчитать суммы всех этих выплат, необходимо знать размер среднего заработка. Исчисляют его так. Надо взять зарплату за последние 12 месяцев и разделить на время, отработанное за этот период. Но ведь в нашем случае сотрудник еще не проработал года! Значит, в расчет нужно взять зарплату за фактически отработанные дни. Полученный результат надо умножить на количество рабочих дней, приходящихся на то время, за которое выплачивается выходное пособие.

Пример 4. Петрова Н.В. устроилась на работу в ООО "Люкс". Однако спустя два месяца после того, как она вышла на работу, организация переехала в другую местность. Петрова Н.В. отказалась уехать из своего города вместе с предприятием. Поэтому ей пришлось уволиться. В данном случае Петровой Н.В. нужно выплатить выходное пособие в размере двухнедельного заработка.

Предположим, что за время работы в ООО "Люкс" Петровой Н.В. выплатили 10 000 руб. При этом по графику 5-дневной недели она отработала 45 дней. Среднедневной заработок Петровой Н.В. равен:

10 000 руб. : 45 дн. = 222 руб. 22 коп.

Выходное пособие за две недели (при 5-дневной рабочей неделе в расчет берется 10 дней) составило:

222 руб. 22 коп. x 10 дн. = 2222 руб. 20 коп.

На сумму выходного пособия организация может уменьшить налогооблагаемый доход. Так сказано в п.6 ст.255 Налогового кодекса РФ.

А вот налог на доходы физических лиц из данных сумм удерживать не надо (п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ). То же касается единого социального налога и страховых взносов в ПФР. Это следует из пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ.

Компенсация за неиспользованный отпуск

За каждый месяц работы сотруднику полагается как минимум 2,33 календарного дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). И если человек увольняется, так и не отгуляв свой отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию. Она так и называется: компенсация за неиспользованные дни отпуска.

Более того, даже если сотрудник отработает чуть больше полмесяца, то ему уже положена такая компенсация. Этот вывод можно сделать из Правил об очередных и дополнительных отпусках, которые утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г. Разумеется, полагаться можно лишь на те нормы этого документа, которые не противоречат Трудовому кодексу РФ (ст.423 Трудового кодекса РФ). Так вот, из п.35 данных Правил следует, что если человек отработал полмесяца или больше, то это время округляется до полного месяца. А если он трудился меньше полмесяца, то эти дни вообще отбрасываются.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается точно так же, как и отпускные. То есть сначала надо сложить выплаты, которые были начислены сотруднику за последние три месяца. Сюда следует включить все суммы, предусмотренные Положением об оплате труда, действующим на предприятии. Далее, если отпуск предоставляется в календарных днях, полученную сумму нужно разделить на число дней, приходящихся на эти три месяца. Причем если месяц отработан полностью, то в расчет надо брать среднее число календарных дней, то есть 29,6. Если же отпуск дается в рабочих днях, то и делить надо на рабочие дни исходя из графика 6-дневной недели.

В результате вы получите среднедневной заработок. Его надо умножить на число дней отпуска, за которые начисляется компенсация.

Пример 5. Иванов И.И. проработал в ЗАО "Север" три месяца. 8 сентября 2003 г. он уволился по собственному желанию. Зарплата Иванова И.И. за это время составила: в июне - 6000 руб., в июле - 6500 руб., а в августе - 6300 руб. Этот период Иванов И.И. отработал полностью.

Рассчитаем, сколько дней отпуска полагается сотруднику за отработанные месяцы:

28 дн. : 12 мес. x 3 мес. = 7 дн.

Среднедневной заработок Иванова И.И. составляет:

(6000 руб. + 6500 руб. + 6300 руб.) : 3 : 29,6 = 211 руб. 71 коп.

Следовательно, компенсация за неиспользованный отпуск такова:

211 руб. 71 коп. x 7 дн. = 1481 руб. 97 коп.

Что касается налогообложения, то данная компенсация относится к расходам на оплату труда. Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации (п.8 ст.255 Налогового кодекса РФ).

Единый социальный налог на сумму компенсации за неиспользованный отпуск не начисляется. Так сказано в пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ. Не облагается эта компенсация и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. Ведь, как вы помните, данные взносы начисляются с той же суммы, что и ЕСН.

А вот налог на доходы физических лиц удержать придется, так как компенсация за неиспользованный отпуск включается в доход работника. Это следует из п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ.

Как быть с неотработанными днями отпуска

Как мы уже сказали, организация может пойти новичку навстречу и предоставить ему досрочный отдых. Но предположим, работник отгулял годовой отпуск, а потом решил уволиться. Однако год, за который предоставлен отпуск, еще не закончился. В таком случае бухгалтеру нужно удержать ту часть выплаченных ранее отпускных, которая приходится на неотработанные дни отдыха. Это позволяет делать ст.137 Трудового кодекса РФ.

Пример 6. Никитин Р.О. отработал в ОАО "Аврора" четыре месяца и решил уволиться. Однако он уже полностью отгулял отпуск (28 календарных дней). Отпускные составили 8000 руб.

При этом неотработанных дней отпуска - 19 (28 дн. - 28 дн. : 12 мес. x 4 мес.).

Рассчитывая Никитина Р.О., бухгалтер ОАО "Аврора" должен удержать следующую сумму:

8000 руб. : 28 дн. x 19 дн. = 5428 руб. 57 коп.

В.Ю.Галицкий

Аудитор

Подписано в печать

10.09.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——