"Главбух", N 18, 2003

РАССЧИТЫВАТЬ ЧИСЛЕННОСТЬ

РАБОТНИКОВ НАДО ПО-НОВОМУ

Госкомстат России 4 августа 2003 г. выпустил Постановление N 72, которым утвердил новый Порядок исчисления численности работников (далее - Порядок). Но так ли важна для бухгалтеров статотчетность, чтобы посвящать этому документу отдельную статью? - спросите вы. Да, важна. Численность сотрудников фирмы знать необходимо, ведь этот показатель вы должны использовать, начисляя налоги. Причем надо хорошенько разобраться в порядке расчета - на практике многие путают среднюю и среднесписочную численность сотрудников. Между тем это разные величины, и каждая из них предназначена для определенных налогов.

Правда, сведения о численности работников собирает Госкомстат, а значит, налоговики не вправе контролировать правильность ваших расчетов.

Разобраться в этом противоречии, а также в расчете средней и среднесписочной численности сотрудников и поможет наш материал.

Можно ли проигнорировать требования Госкомстата?

Недавно вышедшее Постановление Госкомстата России N 72 требует, чтобы бухгалтеры начали по-новому определять численность работников с 4 августа 2003 г. А имеет ли право организация не руководствоваться новыми правилами? В принципе да. Дело в том, что Постановление N 72 не проходило регистрацию в Минюсте России. Получается, что власти не обязывают предприятия действовать в соответствии с новым порядком, а лишь рекомендуют делать это.

Запомните этот вывод: он пригодится вам, если налоговики оштрафуют вас за неправильный расчет численности работников. Тогда в свою защиту вы сможете сказать, что формально вообще не обязаны пользоваться данным документом.

Конечно, налоговые органы станут настаивать на своей правоте. И наверняка приведут такой довод: формы статистического наблюдения не нуждаются в госрегистрации. Тут они сошлются на п.15 Приказа Минюста России от 14 июля 1999 г. N 217.

На этот аргумент можно возразить так. Действительно, в Приказе N 217 указано, что госкомстатовские формы не регистрируются. Однако это справедливо лишь в том случае, когда они "не содержат правовых норм". То есть если бухгалтер использует данные формы только для статистики, то их не надо регистрировать в Минюсте. Но ведь численность работников нужно знать, чтобы рассчитывать налоги. А если организация неправильно посчитает количество сотрудников и в результате недоплатит налог, ее оштрафуют. Следовательно, Порядок расчета, утвержденный Госкомстатом, все же содержит правовые нормы, поскольку он затрагивает права и обязанности фирм. Значит, он нуждается в госрегистрации.

Однако другого документа, в котором бы говорилось о том, как установить численность работников, нет. Поэтому, с нашей точки зрения, Постановлением N 72 и соответственно новым Порядком все же придется руководствоваться. А те аргументы, которые мы привели, приберегите на тот случай, когда возникнет спор с налоговыми органами.

Теперь разберемся, когда бухгалтеру нужно знать среднесписочную численность, а когда - среднюю численность работников. Как мы уже сказали, очень важно не перепутать эти показатели. Да и рассчитываются они по-разному. Все разъяснения, которые мы привели в этой статье, обобщены в схеме на следующей странице.

Показатели средней и среднесписочной

численности работников

1. Из чего складываются

     
                   —————————————————————————————————————————————————¬
                   |————————————————¬  ————————————————————————————¬|
                   ||Среднесписочная|  |Среднесписочная численность||
                   ||  численность  +—>|  сотрудников, работающих  ||
                   ||   работников  |  |    полный рабочий день    ||
                   ||               |  L————————————————————————————|
                   ||               |  ————————————————————————————¬|
                   ||               |  |Среднесписочная численность||
                   ||               +—>|  сотрудников, работающих  ||
                   ||               |  |   неполный рабочий день   ||  
   ————————————¬   |L————————————————  L————————————————————————————|
   |  Средняя  |   L—————————————————————————————————————————————————
   

¦численность¦ = + ¦работников ¦ -----------------------------------------------¬ L------------ ¦ Средняя численность внешних совместителей ¦ L--------------------------------------------- ———— +

     
                    ———————————————————————————————————————————————¬
                    |       Средняя численность работающих по      |
                    |         гражданско—правовым договорам        |
                    L———————————————————————————————————————————————
   

2. Для чего нужны

     
                     ———————————————————————————————————————————————¬
                     |НДС                                           |
                     |льгота для организаций, использующих труд     |
                     |инвалидов                                     |
                     |                                              |
                     |"Упрощенка"                                   |
                     |подтверждение права на применение данного     |
                     |спецрежима для фирм, использующих труд        |
                     |инвалидов                                     |  
   ————————————¬     |                                              |
   |Средне—    |     |Налог на прибыль                              |
   |списочная  +————>|льгота для организаций, использующих труд     |
   |численность|     |инвалидов                                     |
   |работников |     |                                              |
   L————————————     |ЕСН                                           |
                     |льгота для организаций, использующих труд     |
                     |инвалидов                                     |
                     |                                              |
                     |Налог на прибыль                              |
                     |распределение прибыли между основной          |
                     |организацией и обособленным подразделением    |
                     L———————————————————————————————————————————————
   

--------------------------------------¬ ------------------------¬ ¦Среднесписочная Средняя численность¦ ¦ЕНВД ¦ ¦ численность + внешних +->¦расчет вмененного ¦ ¦ работников совместителей ¦ ¦дохода исходя из ¦ L-------------------------------------- ¦количества работников ¦ L---------------------- ———— -----------------------------------------------¬

¦ЕСН ¦

¦подтверждение права на использование ¦

     
   ————————————T————>|регрессивной шкалы ставок                     |
   |  Средняя  |     L———————————————————————————————————————————————
   

¦численность¦ -----------------------------------------------¬ ¦работников ¦ ¦"Упрощенка" ¦ L-----------+---->¦подтверждение права на применение данного ¦ ¦спецрежима ¦ L--------------------------------------------- ————

Среднесписочная численность работников

В Налоговом кодексе РФ на среднесписочную численность работников есть много ссылок. Рассмотрим их.

Во-первых, среднесписочную численность сотрудников рассчитывают те предприятия, у которых есть обособленные подразделения. Нужно это для того, чтобы распределить прибыль между головной организацией и ее филиалами (п.2 ст.288 Налогового кодекса РФ).

Во-вторых, этот показатель важен для предприятий, уставный капитал которых состоит только из вкладов общественных организаций инвалидов. Для таких фирм предусмотрен ряд налоговых льгот. Но только если соблюдено два условия:

- на предприятии работают инвалиды и их не меньше 50 процентов от среднесписочной численности всех сотрудников;

- доля зарплаты инвалидов в общем фонде оплаты труда составляет не менее 25 процентов.

Так вот, такие организации не платят НДС со стоимости своей продукции (за исключением подакцизных товаров, минерального сырья и т.п.). На это указано в пп.2 п.3 ст.149 Налогового кодекса РФ. Также они освобождены и от единого социального налога, если за год каждый работник получил не более 100 000 руб. (пп.2 п.1 ст.239 Налогового кодекса РФ). Причем ЕСН не нужно начислять на зарплату всех сотрудников, независимо от того, являются они инвалидами или нет. Но обратите внимание: в данном случае взносы на обязательное пенсионное страхование уплачивать все же необходимо. Ведь Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" вообще не устанавливает льгот по уплате взносов в ПФР. То есть обеспечивать своим работникам пенсии обязана каждая организация.

Кроме того, данные предприятия - те, в которые "вложились" организации инвалидов, - могут перейти на упрощенную систему налогообложения, несмотря на ограничение, установленное пп.14 п.3 ст.346.12 Налогового кодекса РФ. Напомним, что согласно этому документу фирмы, более 25 процентов уставного капитала которых составляют средства других организаций, "упрощенку" применять не могут.

Но даже если в вашем уставном капитале вообще не участвуют общественные организации, то среднесписочную численность работников знать нужно. Ведь если хотя бы половина из них инвалиды, то, покупая им путевки в санатории или оборудуя рабочие места, расходы можно исключить из налогооблагаемой прибыли. Это сказано в пп.38 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Ну и, конечно же, надо упомянуть о ЕНВД. Для некоторых видов деятельности единый налог надо начислять исходя из среднесписочной численности работников (ст.346.27 и п.3 ст.346.29 Налогового кодекса РФ). Правда, к этой величине надо прибавить еще среднюю численность внешних совместителей - о ней мы расскажем ниже.

Как рассчитать среднесписочную численность

Сначала рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность за месяц. Для этого обратимся к табелям учета использования рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13). Нам нужны данные о том, сколько человек выходило на работу в каждый календарный день этого месяца, кто отсутствовал и по какой причине.

Может возникнуть вопрос: а зачем знать, почему отсутствовал сотрудник? Дело в том, что от причины зависит, нужно учитывать работника при расчете среднесписочной численности или нет. Так, в расчет не включаются те, кто находится в учебном отпуске без сохранения заработной платы. Кроме того, это относится к женщинам, которые взяли отпуск по беременности и родам, для ухода за ребенком или же в связи с усыновлением новорожденного. Об этом сказано в п.п.5.2.1 и 5.2.2 Порядка.

Не нужно брать в расчет и внешних совместителей, а также тех, кто работает по гражданско-правовым договорам (п.4.1 и п.4.2 Порядка). Итак, порядок такой: считаем, сколько человек у вас числится на предприятии, не забывая при этом исключать указанных отпускников и совместителей. Трудности же у бухгалтера могут возникнуть с теми, кому по их просьбе руководство организации предоставило неполный рабочий день. Их мы посчитаем отдельно - после того как определим среднесписочную численность сотрудников, работающих целый день.

Среднесписочная численность сотрудников,

работающих полный день

По табелю посчитаем, сколько человек числилось на предприятии каждый календарный день. Это означает, что надо принимать во внимание выходные и праздники. Но ведь большинство организаций в такие дни не работают и в табелях эти даты просто пропускают. Как же в таком случае поступать? Согласно п.5.1 Порядка, численность сотрудников в выходной или праздник считается равной той, что была в предшествующий рабочий день. То есть если организация работает пять дней в неделю, а в субботу и в воскресенье отдыхает, то число сотрудников в каждый из выходных будет такое же, как и в пятницу.

Полученные величины (соответственно 30 или 31 показатель) складываем. А результат делим на количество календарных дней месяца. В итоге как раз и получится месячная среднесписочная численность сотрудников, работающих полный день.

Пример 1. ООО "Парадиз" было создано 20 августа 2003 г., его учредила общественная организация инвалидов. Чтобы подтвердить право фирмы не платить НДС со стоимости своей продукции, бухгалтер должен посчитать, какую долю в среднесписочной численности работников составляют инвалиды.

ООО "Парадиз" работает пять дней в неделю, а в субботу и воскресенье отдыхает.

Из табеля учета использования рабочего времени бухгалтер получил следующие данные:

     
   ——————————————T———————————T—————————————————T————————————————————¬
   |Числа месяца |   Общая   |   Работники,    |     Работники,     |
   |             |численность| не включаемые в |  учитываемые при   |
   |             |работников | среднесписочную |      расчете       |
   |             |  (всего/  |   численность   |  среднесписочной   |
   |             | инвалиды) |(всего/инвалиды) |    численности     |
   |             |           |                 |  (всего/инвалиды)  |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     1       |     2     |        3        |          4         |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     20      |   27/15   |       —/—       |        27/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     21      |   27/15   |       —/—       |        27/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     22      |   28/15   |       —/—       |        28/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |23 (суббота) |   28/15   |       —/—       |        28/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     24      |   28/15   |       —/—       |        28/15       |
   |(воскресенье)|           |                 |                    |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     25      |   28/15   |       —/—       |        28/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     26      |   31/15   |       1/—       |        30/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     27      |   31/15   |       1/—       |        30/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     28      |   31/15   |       1/—       |        30/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     29      |   30/15   |       1/—       |        29/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |30 (суббота) |   30/15   |       1/—       |        29/15       |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |     31      |   30/15   |       1/—       |        29/15       |
   |(воскресенье)|           |                 |                    |
   +—————————————+———————————+—————————————————+————————————————————+
   |Всего                                      |       343/180      |
   L———————————————————————————————————————————+—————————————————————
   

В итоге среднесписочная численность всех работников ООО "Парадиз" составила 11 человек (343 чел/дн. : 31 дн.).

Среднесписочная численность инвалидов составит 6 человек (180 чел/дн. / 31 дн.)

Таким образом, 55 процентов сотрудников ООО "Парадиз" - инвалиды (6 чел. : 11 чел. x 100%). Если доля их зарплаты в общем фонде оплаты труда не меньше 25 процентов, то ООО "Парадиз" может воспользоваться льготой по НДС.

Среднесписочная численность сотрудников,

работающих неполный день

Теперь нужно найти среднесписочную численность тех, кто трудится неполный рабочий день. Для этого сначала определим, сколько часов отработали такие сотрудники за весь месяц. В данном случае выходные и праздники мы не считаем. Однако в расчет необходимо включить дни болезни, а также отпуска, которые приходятся на рабочее время. Здесь тоже следует брать количество часов последнего рабочего дня. Затем полученную сумму разделим на продолжительность обычной смены (как правило, это 8 часов) и на число рабочих дней в отчетном месяце (п.5.4 Порядка).

Результат же прибавляем к среднесписочной численности людей, которые трудятся полный рабочий день.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1, но несколько их изменим. Допустим, что в ООО "Парадиз" есть еще девять сотрудников (не инвалидов), которые работают не по 8, а по 4 часа в день. За август 2003 г. каждый из них отработал 8 дней по 4 часа. Следовательно, вместе они отработали 288 часов (8 дн. x 4 ч x 9 чел.). Среднесписочная численность таких работников равна 1 человеку (288 ч : 8 ч : 31 дн.). Всего же общая среднесписочная численность работников составит 12 человек (11 + 1). Однако и в этом случае ООО "Парадиз" имеет право на льготу по НДС. Ведь инвалидов в организации ровно 50 процентов (6 чел. : 12 чел. x 100%).

Когда станет ясно, какой была среднесписочная численность сотрудников в каждом месяце, перейдем к расчету данного показателя за более длительный период. Например, за квартал: сложим величины среднесписочной численности каждого месяца и разделим на 3.

Средняя численность работников

В Налоговом кодексе РФ есть две ссылки на среднюю численность работников. Первая из них: этот показатель нужен, когда необходимо подтвердить право на использование регрессивных ставок по единому социальному налогу (п.2 ст.241 Налогового кодекса РФ). Как вы помните, там надо рассчитать, сколько организация в среднем платит каждому сотруднику.

Ну а вторая ссылка связана с упрощенной системой налогообложения, а именно с ограничением, установленным в пп.15 п.3 ст.346.12 Налогового кодекса РФ. В этом пункте сказано, что не могут применять "упрощенку" те фирмы, в которых средняя численность работников больше 100 человек.

Как определить среднюю численность сотрудников

Средняя численность складывается из трех элементов: среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и средней численности сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам. Если же у вас нет ни совместителей, ни договорников, то средняя численность работников равна среднесписочной.

Среднесписочную численность мы уже разобрали. Теперь рассмотрим остальные. И начнем со средней численности работников, заключивших с фирмой гражданско-правовые договоры.

Средняя численность договорников

Сразу отметим, что в расчет не берутся индивидуальные предприниматели, которые заключили с организацией гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в п.7 Порядка.

В принципе порядок расчета данного показателя тот же, что и в случае со среднесписочной численностью работников. Нужно посчитать, сколько человек работало у вас по гражданско-правовым договорам в каждый календарный день месяца. Далее - сложить эти данные, а результат разделить на количество календарных дней в месяце. Заметьте: если человек работает в одной организации и по трудовому, и по гражданско-правовому договору, то в данный расчет включать его не надо. Ведь его вы учли уже в среднесписочной численности работников.

Пример 3. Чтобы подтвердить право на использование регрессивной шкалы ставок по единому социальному налогу, бухгалтеру ООО "Эдем" нужно рассчитать среднюю численность всех работников.

В I квартале 2003 г. среднесписочная численность сотрудников была такой:

- в январе - 250 человек;

- в феврале - 256 человек;

- в марте - 282 человека.

То есть за квартал этот показатель будет равен 263 ((250 чел. + 256 чел. + 282 чел.) : 3).

При этом с 1 февраля по 31 марта 2003 г. в ООО "Эдем" работало шесть строителей (не предпринимателей), подписавших гражданско-правовые договоры. За февраль в расчет средней численности надо включить 168 чел/дн. (6 чел. x 28 дн.), а за март - 186 чел/дн. (6 чел. x 31 дн.).

Таким образом, к среднесписочной численности работников надо прибавить еще 4 человека ((168 чел/дн. + 186 чел/дн.) : (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.)). Итого получится 267 человек (263 + 4).

Внешних совместителей в I квартале 2003 г. в ООО "Эдем" не было. Следовательно, средняя численность работников - 267 человек.

Средняя численность внешних совместителей

Что касается средней численности внешних совместителей, то она рассчитывается точно так же, как и среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим днем (п.6 Порядка). То есть сначала считаем, сколько часов отработали совместители за весь месяц (без учета выходных и праздников). А затем полученную сумму делим на продолжительность обычной смены и на число рабочих дней в отчетном месяце.

Пример 4. Парикмахерская ООО "Нирвана" переведена на единый налог на вмененный доход. При этом размер дохода организации зависит от количества работников. Рассчитаем их среднюю численность за III квартал 2003 г.

За это время среднесписочная численность работников ООО "Нирвана" составила 12 человек. Кроме того, с 1 сентября в организации работает 3 внешних совместителя. На работу они выходят четыре раза в неделю и трудятся по 4 часа. То есть за сентябрь они отработали 264 чел/дн. (3 чел. x 4 ч x 22 дн.).

Средняя численность внешних совместителей равна 1 (264 ч : 8 ч : 30 дн.).

Таким образом, "вмененный" налог бухгалтер будет начислять исходя из того, что в организации работает 13 человек (12 + 1).

М.Н.Кардаш

Генеральный директор

ООО "Эдвайзор"

Подписано в печать

10.09.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——