"Нормативные акты для бухгалтера", N 17, 2003

<КОММЕНТАРИЙ

К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ФКЦБ РОССИИ ОТ 16.07.2003 N 03-33/ПС

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ">

Опубликованным выше документом Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов в открытых и закрытых акционерных обществах (далее - Положение). Оно разработано на основании Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах". В ст.89 этого Закона перечислены документы, которые обязаны хранить общества. В Положении указаны сроки хранения этих бумаг, а также разъясняется порядок их хранения и уничтожения.

Общие правила

По срокам хранения все бумаги можно условно разделить на два вида:

- документы, которые должны храниться определенное время;

- документы, которые должны храниться постоянно.

К первой группе (документы временного хранения) в акционерных обществах относятся бухгалтерские документы и различные отчеты (бухгалтерские, независимых оценщиков, эмитентов).

Обычно в течение всего срока они хранятся в структурных подразделениях организации, которые их "произвели", а затем уничтожаются. Никаких расходов, связанных с их хранением, у организации, как правило, нет.

Вместе с тем многие документы по созданию общества и его деятельности должны храниться постоянно. Они составляют так называемую негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Как написано в комментируемом Положении, акционерные общества должны хранить эти документы в собственных архивах. Однако на практике такие архивы имеются не на всех предприятиях. Некоторые из них пользуются услугами специализированных архивов (государственных или частных).

В зависимости от того, где хранятся документы (на фирме или в архиве), бухгалтерам приходится по-разному отражать затраты.

Документы хранятся в собственном архиве

Для организаций, которые имеют собственный архив, основные затраты по хранению документов - это расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией, поэтому в бухгалтерском учете относятся к общехозяйственным расходам. Они отражаются на одноименном счете 26. В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов фирмы. Об этом сказано в пп.18 п.1 ст.264 Налогового кодекса.

Пример 1. ЗАО "Веста" имеет собственный архив, в котором работают два сотрудника. В сентябре 2003 г. были осуществлены следующие расходы на его содержание:

- оплачены коммунальные услуги - 4560 руб. (в том числе НДС - 760 руб.);

- выплачена зарплата работникам архива - 6400 руб.

Облагаемая налогом прибыль фирмы (без учета сентябрьских затрат на содержание архива) за 9 месяцев 2003 г. составила 56 000 руб.

В бухгалтерском учете "Весты" указанные операции отражены такими проводками:

Дебет 26 Кредит 60

- 3800 руб. (4560 - 760) - получен счет на оплату коммунальных услуг;

Дебет 19 Кредит 60

- 760 руб. - учтен НДС по коммунальным услугам;

Дебет 60 Кредит 51

- 4560 руб. - оплачен счет за коммунальные услуги;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 760 руб. - принят к вычету из бюджета НДС по коммунальным услугам;

Дебет 26 Кредит 70

- 6400 руб. - начислена заработная плата работникам архива;

Дебет 26 Кредит 69

- 2278 руб. (6400 руб. x 35,6%) - начислены ЕСН и взносы в Пенсионный фонд с зарплаты работников архива.

Облагаемая налогом прибыль фирмы за 9 месяцев 2003 г. равна:

56 000 руб. - 3800 руб. - 6400 руб. - 2278 руб. = 43 522 руб.

Налог на прибыль составил:

43 522 руб. x 24% = 10 445 руб.

Документы хранятся

в специализированном архиве

Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, акционерное общество заключает с этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы фирмы. Обычно он составляет 75 лет.

Так как документы акционерных обществ относятся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за их хранение берется плата.

В бухгалтерском учете расходы на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом. Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как расходы будущих периодов. Их нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов.

В бухучете указанные операции отражаются такими проводками:

Дебет 97 Кредит 76

- отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

Дебет 76 Кредит 51

- оплачены услуги архива по хранению документов.

Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. При этом делается следующая проводка:

Дебет 26 Кредит 97

- списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

Чтобы избежать длительного периода, в течение которого должны списываться затраты (как уже было сказано, он обычно составляет 75 лет), в договоре с архивом не надо указывать конкретный срок хранения документов. Достаточно ограничиться условием, что бумаги будут храниться "до востребования".

Этот пункт в контракте может выглядеть, например, так:

"...Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией.

Если документы не будут востребованы в течение 75 лет, то они уничтожаются..."

При такой формулировке конкретный срок хранения документов в договоре не указан. Поэтому его может установить руководитель своим приказом. Например, этот документ может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                     ЗАО "Актив"|
   |                                                                |
   |                Приказ о порядке списания затрат                |
   |                     на хранение документов                     |
   |                                                                |
   |от 20 сентября 2003 г.                               N 2209/2003|
   |                                                                |
   |    Приказываю затраты на хранение документов в архиве  включать|
   |в состав  общехозяйственных   расходов   организации  в  течение|
   |12 месяцев начиная с 1 октября 2003 г.                          |
   |                                                                |
   |    Руководитель ЗАО "Актив"         Петров        /В.Ю. Петров/|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

В течение указанного в приказе срока затраты на хранение документов нужно равномерно включать в общехозяйственные расходы фирмы.

Обратите внимание: все документы, сдаваемые в госархив, должны быть правильно оформлены: сгруппированы определенным образом, пронумерованы, подшиты в дела и т.д. Эту работу организации могут выполнить самостоятельно. Однако она требует специальных навыков. Поэтому большинство фирм поручают ее работникам архива. За эти услуги также приходится платить. Затраты на подготовку документов надо тоже включать в общехозяйственные расходы организации.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Обратите внимание: услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются (пп.6 п.1 ст.149 НК РФ). Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву.

Пример 2. ОАО "Анталия тур" в январе 2004 г. сдало в архив документы, которые, согласно Постановлению N 03-33/пс, должны храниться постоянно (годовую и консолидированную бухгалтерские отчетности фирмы, протоколы заседания совета директоров и описи к ним). В договоре с архивом написано, что документы будут храниться "до востребования". За эти услуги фирма заплатила архиву 3000 руб. (НДС не облагается).

Кроме того, организация воспользовалась услугами архива по подготовке документов для хранения. За это компания заплатила еще 1000 руб. (НДС не облагается).

Директор "Анталии тур" выпустил приказ, в котором указано, что затраты компании на хранение документов в архиве должны списываться в течение года (с января по декабрь 2004 г.).

Облагаемая налогом прибыль организации за 2004 г. составила 26 000 руб. (без учета стоимости услуг архива).

Указанные услуги архива бухгалтер "Анталии тур" отразил такими проводками:

январь 2004 г.

Дебет 26 Кредит 76

- 1000 руб. - отражена стоимость услуг архива на подготовку документов для хранения;

Дебет 97 Кредит 76

- 3000 руб. - отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

Дебет 76 Кредит 51

- 4000 руб. (3000 + 1000) - перечислены архиву деньги за оказанные услуги;

ежемесячно (с января по декабрь 2004 г.)

Дебет 26 Кредит 97

- 250 руб. (3000 руб. : 12 мес.) - списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

Прибыль, с которой "Анталия тур" должна заплатить налог в 2004 г., равна:

26 000 руб. - 3000 руб. - 1000 руб. = 22 000 руб.

Налог на прибыль составляет:

22 000 руб. x 24% = 5280 руб.

Обратите внимание: распределять затраты на хранение документов надо только тем акционерным обществам, которые рассчитывают налог на прибыль методом начисления. Если компания применяет кассовый метод, то затраты на услуги архива уменьшают облагаемую налогом прибыль сразу в момент их оплаты.

Е.Н.Бердина

Аудитор

Подписано в печать

05.09.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——