"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 36, 2003

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

ПО ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не считаются.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным на эти цели. Командированному сотруднику оплачиваются суточные; расходы по проезду к месту командировки и обратно; расходы по найму жилого помещения; другие расходы.

Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

Кроме расходов по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, порту, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При оплате расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телефоном, телевизором, холодильником и т.п.). К дополнительным услугам, возмещаемым предприятием за счет себестоимости, не относятся расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере, расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Размер суточных, выплачиваемых предприятием командированному сотруднику, устанавливается в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (приказ, распоряжение и т.п.). При этом размеры установленных суточных не могут быть ниже установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В настоящее время согласно Постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 расходы на выплату суточных установлены в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

При командировке в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Перечень унифицированных форм документов, которые необходимо заполнить в организации при направлении сотрудника в командировку, приведен в Постановлении Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При направлении работника организации в командировку издается приказ руководителя по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку". Основанием к приказу о командировке является служебное задание, оформленное по форме N 10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". На основании этих документов оформляется командировочное удостоверение по форме N Т-10. Если работник направляется в командировку на один день, командировочное удостоверение не выписывается.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

Рассмотрим на примере, как оформляются документы.

В служебном задании указываются профессия (должность), место назначения, даты начала и окончания командировки, ее срок, цель командировки, организация-плательщик.

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (Приложение 1).

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301025|
                                                            +———————+
   ________________________________________________ по ОКПО |       |
               наименование организации                     L————————
   

     
                                          ——————————T———————————¬
                                          |  Номер  |   Дата    |
                                          |документа|составления|
                                          +—————————+———————————+
                                          |    10   | 14.08.2003|
                        СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ L—————————+————————————
   

для направления в командировку и отчет о его выполнении

     
                                                                  ————————————————¬
                                                                  |Табельный номер|
                                                                  +———————————————+
                       Крепов Владимир Иванович                   |               |  
   ———————————————————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

фамилия, имя, отчество

     
   —————————————T————————————T———————————————————————————————————————————————————————T——————————¬
   |Структурное | Профессия  |                      Командировка                     | Основание|
   |подразделе— |(должность),+————————————————T—————————————————————T———————T————————+          |
   |ние         |  разряд,   |место назначения|         дата        |срок   |органи— |          |
   |            |   класс    +———————T————————+——————————T——————————+(кален—|зация—  |          |
   |            |(категория) |страна,|органи— |  начала  | окончания|дарные |платель—|          |
   |            |квалификации| город |зация   |          |          |дни)   |щик     |          |
   +————————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |     1      |      2     |   3   |    4   |     5    |     6    |   7   |    8   |     9    |
   +————————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |Отдел       |инженер     |РФ     |ЗАО     |18.08.2003|21.08.2003|   4   |ЗАО     |Рекламация|
   |контроля    |            |       |"ВКЗ"   |          |          |       |"Фрегат"|от        |
   |            |            |       |        |          |          |       |        |11.08.2003|
   +————————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |            |            |       |        |          |          |       |        |          |
   +————————————+————————————+———————+————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |                                                                                            |
   +——————————————————————————————————————T—————————————————————————————————————————————————————+
   |      Содержание задания (цель)       |          Краткий отчет о выполнении задания         |
   +——————————————————————————————————————+—————————————————————————————————————————————————————+
   |                 10                   |                          11                         |
   +——————————————————————————————————————+—————————————————————————————————————————————————————+
   |Выяснить и устранить причину неполадки|                                                     |
   |поставленного оборудования            +—————————————————————————————————————————————————————+
   |                                      |                                                     |
   +——————————————————————————————————————+—————————————————————————————————————————————————————+
   |                                      |                                                     |
   L——————————————————————————————————————+——————————————————————————————————————————————————————
   

Начальник

Руководитель отдела

структурного кадров А.С. Пирогов

подразделения _________ _______ ____________ Работник _________

должность подпись расшифровка подпись

подписи

Заключение о выполнении задания ___________

___________________________________________

Ген. Руководитель

Руководитель директор В.В. Никифоров структурного

организации _________ _______ ______________ подразделения _________ _______ ___________

должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка

подписи подписи

"__" ____________ 20__ года

Если в командировку направляется один работник, то издается приказ по форме N Т-9, если несколько, то издается приказ по форме N Т-9а.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

На основании приказа в бухгалтерии делается смета командировочных расходов (Приложение 2) и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемому в командировку.

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0302001|
                       ЗАО "Фрегат"                         +———————+
   ______________________________________________   по ОКПО |       |
              наименование организации                      L————————
   

УТВЕРЖДАЮ Четыре тысячи

     
                  ——————T——————————¬ Отчет в сумме __________________
                  |Номер|   Дата   |  четыреста восемь       00
     АВАНСОВЫЙ    +—————+——————————+ _________________ руб. ____ коп.
       ОТЧЕТ      |  14 |22.08.2003|               ген. директор
                  L—————+——————————— Руководитель ___________________
                                                        должность
                                                    Никифоров В.В.
                                     __________ _____________________
                                      подпись    расшифровка подписи
                                           августа
                                     "22" _____________ 2003 г.
     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                                                        +———————————+
                              отдел контроля            |           |
   Структурное подразделение ———————————————————————————+———————————+
                     Крепов В.И.                        |           |
   Подотчетное лицо ___________________ Табельный номер |           |
                     фамилия, инициалы                  L————————————
   

командировочные

инженер расходы

Профессия (должность) _________ Назначение аванса ________________

     
   ————————————————————————T——————————¬ ————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |   Бухгалтерская запись    |
   |                       |руб. коп. | |                           |
   +———————————————————————+——————————+—+—————————————T—————————————+
   |             остаток   |          | |    дебет    |   кредит    |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T———————+——————T——————+
   |  аванс      перерасход|          | |счет,|сумма, |счет, |сумма,|
   |                       |          | |суб— |руб.   |суб—  |руб.  |
   |                       |          | |счет |коп.   |счет  |коп.  |
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Получен аванс  1. из   |   4500=  | |  19 |  100= |  71  |  100=|
   |кассы                  |          | |     |       |      |      |
   +—————————————T—————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |1а. в валюте |         |          | |  26 | 4380= |  71  | 4380=|
   |(справочно)  |         |          | |     |       |      |      |
   +—————————————+—————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |   2.                  |          | |  50 |   20= |  71  |   20=|
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |                       |          | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Итого получено         |   4500=  | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+———————+——————+——————+
   |Израсходовано          |   4480=  | |     |       |      |      |
   +———————————————————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Остаток               |     20=  | |     |       |      |      |
   | ——————————————————————+——————————+—+—————+———————+——————+——————+
   | Перерасход            |          | |     |       |      |      |
   L———————————————————————+——————————— L—————+———————+——————+———————
   

7 7 Приложение _____ документов на _____ листах Четыре тысячи четыреста Отчет проверен. К утверждению в сумме ____________________________ сумма прописью восемьдесят 00 4480 00 ___________ руб. _____ коп. (_______ руб. ____ коп.) Н.В. Петрова Главный бухгалтер _______________ ____________________________ подпись расшифровка подписи Воронова Т.Н. Бухгалтер _______________ ____________________________ подпись расшифровка подписи Остаток внесен ----------¬ -----¬ ________________ в сумме ¦ 20 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому Перерасход выдан L---------- L--- ———— 34 августа 03

ордеру N ___ от "22" _________ 20__ г.

Т.Н. Воронова августа 03

Бухгалтер (кассир) _______ ___________________ "22" ______ 20__ г.

подпись расшифровка подписи

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Крепова В.И.

Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый

14 08

отчет N ___ от "22" __________ 2003 г.

четыре тысячи

четыреста восемьдесят 00

на сумму _____________________ руб. ___ коп., количество

прописью

7 7

документов _______ на ________ листах

Т.Н. Воронова августа 03

Бухгалтер __________ ___________________ "22" _______ 20__ г.

подпись расшифровка подписи

     
   ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                Оборотная сторона формы N АО—1|
   +——————T————————————————T—————————————T——————————————————————————————————T—————+
   |Номер |    Документ,   | Наименование|           Сумма расхода          |Дебет|
   |по по—| подтверждающий |  документа  +—————————————————T————————————————+сче— |
   |рядку |производственные|  (расхода)  |    по отчету    |принятая к учету|та,  |
   |      |     расходы    |             +—————————T———————+——————T—————————+суб— |
   |      +——————————T—————+             |  в руб. |   в   |в руб.|в валюте |счета|
   |      |   дата   |номер|             |   коп.  | валюте|коп.  |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |  3  |      4      |    5    |   6   |   7  |    8    |  9  |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   1  |14.08.2003|   10|ком.         | 400 руб.|       |  400=|         |  26 |
   |      |          |     |удостоверение|         |       |      |         |     |
   |      |          |     |суточные 4дн |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   2  |14.08.2003|   10|служебное    |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |задание      |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   3  |18.08.2003|     |билет        |3420 руб.|       | 3420=|         |  26 |
   |      |          |     |Москва —     |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |Волгоград —  |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |Москва       |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   4  |18.08.2003|  324|билет М —    |  30 руб.|       |   30=|         |  26 |
   |      |          |     |аэропорт     |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |Шереметьево  |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |      |21.08.2003|  612|билет        |  30 руб.|       |   30=|         |  26 |
   |      |          |     |аэропорт     |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |Шереметьево —|         |       |      |         |     |
   |      |          |     |М            |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   5  |21.08.2003| 7643|бланк стр.   | 600 руб.|       |  500=|         |  26 |
   |      |          |     |отч—ти —     |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |гостиница    |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   6  |21.08.2003| 7643|счет—фактура |         |       |  100=|         |  19 |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |   7  |20.08.2003|   18|чек ККМ —    | 150 руб.|       |      |         |     |
   |      |          |     |посещение    |         |       |      |         |     |
   |      |          |     |сауны        |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |      |          |     |             |         |       |      |         |     |
   +——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+—————+
   |      |          |     |             |         |       |      |         |     |
   L——————+——————————+—————+—————————————+—————————+———————+——————+—————————+——————
   

Итого ¦4630 руб.¦ ¦ 4480=¦ ¦ L---------+-------+------+-------- ————

В.И. Крепов

Подотчетное лицо _________________ ______________________

подпись расшифровка подписи

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

После возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе на бланке служебного задания: "Произведены замена крепления вала и наладка станка". Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В качестве подтверждающих первичных документов к авансовому отчету прилагаются:

командировочное удостоверение с отметками о датах отправления в командировку, прибытия и убытия в принимающей организации и возвращения на постоянное место работы;

отчет о выполненной работе в командировке;

билеты на проезд к месту командировки и обратно;

талоны на постельное белье, квитанции из камеры хранения и т.п.;

квитанция из гостиницы и т.д.

И.Ланина

Аудитор

Подписано в печать

03.09.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——