"Главбух", N 16, 2003

СВЕДЕНИЯ О НАЧИСЛЕННЫХ ПЕНСИОННЫХ ВЗНОСАХ

(ФОРМА N СЗВ-4-1)

Каждый год предприятие обязано предоставлять сотрудникам сведения о начисленных страховых взносах в Пенсионный фонд РФ. Для этого предназначен документ "Индивидуальные сведения" (форма N СЗВ-4-1). Этот документ позволяет сотруднику контролировать сумму, которую каждый работодатель перечислил за него в Пенсионный фонд РФ. А при выходе на пенсию индивидуальные сведения, полученные от всех работодателей, помогут работнику проверить, правильно ли ему рассчитали пенсию.

Недавно Правительство РФ в своем Постановлении от 14 июля 2003 г. N 422 определило, в какие сроки нужно выдавать работникам форму N СЗВ-4-1.

Кто и когда должен заполнять индивидуальные сведения

Как вы знаете, взносы в ПФР бухгалтер начисляет на все выплаты работникам по трудовым и гражданско-правовым договорам. Уплачивают взносы все предприятия, в том числе и те, кто применяет упрощенную систему налогообложения, уплачивает единый налог на вмененный доход или единый сельскохозяйственный налог.

Все предприятия, которые в течение года начисляли страховые взносы, должны представлять в Пенсионный фонд РФ индивидуальные сведения о сотрудниках. Сделать это надо до 1 марта года, следующего за отчетным.

Представляя отчетность в Пенсионный фонд РФ, бухгалтер заполняет большое количество документов. Среди них форма N СЗВ-4-1 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица".

Копию этого документа бухгалтер также обязан выдать сотруднику. Это требование содержит п.28 Постановления Правительства РФ от 15 марта 1997 г. N 318 "О мерах по организации индивидуального персонифицированного учета для целей государственного пенсионного страхования".

Предоставить индивидуальные сведения сотруднику бухгалтер должен в течение одной недели после того, как документы примут в ПФР. Сотрудник предприятия вправе проверить, правильно ли работодатель указал сведения в форме N СЗВ-4-1. Если бухгалтер допустил ошибки, их надо исправить. А затем еще раз подать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение одной недели исправленная форма N СЗВ-4-1 должна быть снова предоставлена сотруднику.

Если сотрудник увольняется в течение года, бухгалтер обязан выдать ему индивидуальные сведения по форме N СЗВ-4-1 в последний день работы на предприятии. В этом случае работник также вправе проверить данные, указанные в документе. Если будут найдены ошибки, бухгалтер должен их исправить. После этого сотруднику выдают новую форму N СЗВ-4-1.

Как заполнять форму N СЗВ-4-1

Форму N СЗВ-4-1 бухгалтер должен заполнять по каждому сотруднику отдельно. Прежде всего, предприятию надо указать регистрационный номер Пенсионного фонда РФ, куда подаются сведения, а также краткое наименование организации. В форме N СЗВ-4-1 бухгалтер должен также написать, за какой период он представляет индивидуальные сведения.

Форма N СЗВ-4-1 состоит из двух таблиц. В первой показывают сведения о застрахованном лице, а во второй - стаж работы за расчетный период.

Первую таблицу заполняют на основании данных бухгалтерского учета. Она состоит из четырех граф. В первой указывают страховой номер, который присвоен в Пенсионном фонде РФ сотруднику. Во второй графе бухгалтер должен написать фамилию, имя и отчество работника, на которого он заполняет форму N СЗВ-4-1.

Здесь же предприятие указывает адрес, по которому проживает сотрудник. Именно туда Пенсионный фонд РФ будет направлять информацию о состоянии индивидуального лицевого счета. Обратите внимание: адрес надо указывать только в двух случаях.

Во-первых, если по сотруднику форму N СЗВ-4-1 представляют впервые.

Во-вторых, если адрес изменился.

В третьей графе таблицы бухгалтер должен показать сумму начисленных за год страховых взносов в рублях и копейках. При этом надо уточнить, сколько из них направлено:

- на страховую часть пенсии;

- на накопительную часть пенсии;

- по дополнительному тарифу (за членов летных экипажей воздушных судов и др.).

Если в течение года сотрудник получал пособие по временной нетрудоспособности или брал отпуск без сохранения заработной платы, то в четвертой графе таблицы бухгалтер должен это отразить.

При этом надо указать, сколько месяцев и дней пришлось на это время.

Во второй таблице формы N СЗВ-4-1 отражают, сколько месяцев в отчетном году сотрудник отработал на предприятии.

При этом в графе 2 таблицы бухгалтер указывает, с какого числа сотрудник начал работать в отчетном году, а в графе 3 - когда прекратил.

Остальные графы бухгалтер заполняет, если сотрудник в течение года работал в тяжелых территориальных условиях, на вредных или опасных работах. При этом в таблицу вносят коды, предусмотренные Постановлением Правления ПФР от 21 октября 2002 г. N 122п. Они характеризуют условия, в которых работает сотрудник.

Предположим, сотрудник работал в районе Крайнего Севера. Тогда в таблице надо поставить код - РКС. Если сотрудник работал на подземных работах или в горячих цехах - ЗП12А. Для военных предусмотрен код СЛУЖБА.

Если сотрудник работал в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера, в зоне отчуждения), бухгалтеру надо указать код условий труда в графе 4.

Если же сотрудник работал в тяжелых или вредных условиях, то бухгалтер вносит код в графу 5 таблицы.

Графа 6 таблицы заполняется, если в течение года сотрудник работал на водном транспорте, в сезонных отраслях или водолазом. Здесь опять же указывают код условий труда.

Если перечисленные работники в течение года находились в отпуске по уходу за детьми или по беременности и родам, то в графе 7 надо написать соответственно: ДЕТИ или ДЕКРЕТ. В остальных случаях в этой графе указывают время, в течение которого сотрудник работал в особых условиях.

Если работник в течение года трудился на вредных работах, которые дают право досрочно уйти на пенсию, придется заполнять графу 8 таблицы.

Если же такая работа связана с хирургией, прыжками с парашюта, погружениями в воду, полетами на самолетах, то бухгалтер должен заполнить и графу 9.

Когда речь идет о медицинском работнике, то здесь указывают часть ставки, которую в этот период ему платили. А в остальных случаях в графе 9 надо отразить время в часах и минутах, когда сотрудник трудился на работах, позволяющих уйти досрочно на пенсию.

Форму N СЗВ-4-1 подписывает руководитель предприятия. При этом он ставит дату составления документа и печать организации.

Пример заполнения

Сергеев П.И. работает в ООО "Механика" в ремонтном цехе. 16 августа 2003 г. сотрудник уволился. В последний день работы бухгалтер выдал Сергееву П.И. копию индивидуальных сведений (форма N СЗВ-4-1). В данном документе указаны следующие сведения:

- регистрационный номер ПФР - 123 456 02345;

- наименование предприятия - ООО "Механика";

- расчетный период - 2003 г.

В первой таблице бухгалтер указал такие сведения:

- страховой номер - 038 276 758 50;

- фамилия, имя, отчество - Сергеев Петр Иванович;

- адрес - 129110, г. Москва, ул. Гиляровского, д. 48, кв. 54.

За 2003 г. Сергееву П.И. начислили заработную плату:

- январь - 5000 руб.;

- февраль - 5000 руб.;

- март - 5000 руб.;

- апрель - 7000 руб.;

- май - 7000 руб.;

- июнь - 5000 руб.;

- июль - 5000 руб.;

- август - 3000 руб.

Доход Сергеева П.И., с которого бухгалтер должен начислить пенсионные взносы, за 2003 г. составил:

5000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб. + 7000 руб. + 7000 руб. + 5000 руб. + 5000 руб. + 3000 руб. = 42 000 руб.

Сергеев П.И. родился в 1960 г. ООО "Механика" не применяет регрессивную шкалу ставок страховых взносов в ПФР.

Поэтому отчисления на финансирование страховой части пенсии бухгалтер рассчитал по ставке 12 процентов, а накопительной части - 2 процента.

Пенсионные взносы в 2003 г. составили:

- страховая часть - 5040 руб. (42 000 руб. x 12%);

- накопительная часть пенсии - 840 руб. (42 000 руб. x 2%).

Эти суммы предприятие также покажет в первой таблице.

Сергеев П.И. проболел три дня (с 4 по 6 августа). За это время ему выплатили пособие по временной нетрудоспособности. Период болезни бухгалтер также отразит в первой таблице.

Сергеев П.И. с 1 апреля по 31 мая 2003 г. выполнял ремонтные работы в особых условиях - под землей.

Поэтому бухгалтер отразил во второй таблице формы N СЗВ-4-1 такие данные:

- в графе 5 - код ЗП12А;

- в графе 7 - время, в течение которого Сергеев П.И. работал в особых условиях, то есть 2 месяца.

Форму N СЗВ-4-1 16 августа 2003 г. подписал генеральный директор предприятия Иванов Р.О.

     
                                                      ——————————————¬
   Форма СЗВ—4—1                          Код по ОКУД |             |
                                                      L——————————————
   

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Утверждена

о страховом стаже и начисленных Постановлением

страховых взносах на обязательное Правления ПФР

пенсионное страхование от 21.10.2002 N 122П

застрахованного лица

Сведения о страхователе:

Регистрационный номер ПФР _123 - 456 - 02345___

Наименование (краткое) _ООО "Механика"_________________________

Расчетный период: _2003_ год

Сведения за расчетный период о застрахованном лице:

     
   ————————————————T——————————————————————T—————————————T———————————¬
   |Страховой номер|Фамилия, Имя, Отчество|Сумма начис— |Период ра— |
   |               |                      |ленных стра— |боты       |
   |               |                      |ховых взносов|           |
   +———————————————+——————————————————————+—————————————+———————————+
   |  Адрес для направления информации    |на страховую |по времен— |
   |    о состоянии индивидуального       |часть трудо— |ной нетру— |
   |          лицевого счета              |вой пенсии   |доспособ—  |
   |                                      +—————————————+ности (мес.|
   |                                      |на накопи—   |дн.)       |
   |                                      |тельную часть|           |
   |                                      |трудовой пен—|           |
   |                                      |сии          |           |
   |                                      +—————————————+———————————+
   |                                      |по дополни—  |отпуск без |
   |                                      |тельному та— |сохранения |
   |                                      |рифу         |заработной |
   |                                      |             |платы (мес.|
   |                                      |             |дн.)       |
   +———————————————T——————————————————————+—————————————+———————————+
   |038 276 758 50 |Сергеев Петр Иванович |   5040—00   |           |
   +———————————————+——————————————————————+—————————————+           |
   |129110, г. Москва, ул. Гиляровского,  |    840—00   |   3 дн.   |
   +——————————————————————————————————————+—————————————+———————————+
   |д. 48, кв. 54                         |             |           |
   +——————————————————————————————————————+—————————————+———————————+
   L——————————————————————————————————————+—————————————+————————————
   

Стаж работы за расчетный период

     
   ————T———————T———————T——————T——————T————————————————T—————————————————¬
   | N |Начало | Конец |Терри—|Особые|Исчисление стра—|Условия для дос— |
   |п/п|периода|периода|тори— |усло— |хового стажа    |рочного назначе— |
   |   +———————+———————+альные|вия   |                |ния трудовой пен—|
   |   |с (дд. |по (дд.|усло— |труда |                |сии              |
   |   |  мм.  |  мм.  |вия   |(код) +———————T————————+———————T—————————+
   |   | гггг) | гггг) |(код) |      |основа—|дополни—|основа—|дополни— |
   |   |       |       |      |      |ние    |тельные |ние    |тельные  |
   |   |       |       |      |      |(код)  |сведения|(код)  |сведения |
   +———+———————+———————+——————+——————+———————+————————+———————+—————————+
   | 1 |01.01. |31.03. |      |      |       |        |       |         |
   |   |2003   |2003   |      |      |       |        |       |         |
   +———+———————+———————+——————+——————+———————+————————+———————+—————————+
   | 2 |01.04. |31.05. |      |ЗП12А |       |  2 м.  |       |         |
   |   |2003   |2003   |      |      |       |        |       |         |
   +———+———————+———————+——————+——————+———————+————————+———————+—————————+
   | 3 |01.06. |16.08. |      |      |       |        |       |         |
   |   |2003   |2003   |      |      |       |        |       |         |
   +———+———————+———————+——————+——————+———————+————————+———————+—————————+
   L———+———————+———————+——————+——————+———————+————————+———————+——————————
   

Наименование должности

руководителя Подпись Расшифровка подписи

Генеральный директор Иванов Иванов Р.О.

Дата М.П.

16.08.2003 г.

Подписано в печать

13.08.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——