"Учет.Налоги.Право", N 28, 2003

НУЖНЫ ЛИ ДОКУМЕНТЫ?

Стремление бухгалтера "обложиться" оправдательными документами понятно. Но иногда получить такой документ невозможно: или контрагент отказывается его выдать, или работник уже уволился. Да мало ли может быть таких ситуаций?! Именно в таких случаях надо проверить: а можно ли учесть расход без такого документа?

Услуги

Больше всего вопросов возникает у бухгалтеров по документальному оформлению полученных услуг. Загвоздка здесь в том, что услуга, в отличие от работы, не имеет материально выраженного результата. Она, согласно ст.38 НК РФ, оказывается и потребляется одновременно. К примеру, результат от посещения работником семинара (который является услугой) останется только в голове у работника. Тогда как при строительстве здания организация в качестве результата получит вполне материальное помещение.

В результате стандартные акты выполненных работ, подтверждающие, что исполнитель выполнил для заказчика ту или иную работу и передает ее результат заказчику, а последний ее принимает, здесь не подходят.

Согласитесь, сложно говорить о том, что сотрудник бухгалтерии, посетивший тот же консультационный семинар, может не принять оказанную услугу. Ведь услуга в данном случае как раз в самом семинаре и заключается. И после прослушивания семинара она в любом случае будет считаться оказанной.

Таким образом, акт, составленный после оказания услуги, будет подтверждать лишь то, что исполнитель выполнил свою обязанность по договору, и дату оказания услуги, а не ее качество и уж тем более не факт принятия ее заказчиком.

В результате получается, что в большинстве случаев подтвердить свои расходы организация может и без акта выполненных услуг. Например, подтвердить расходы на тот же консультационный семинар можно договором, счетом, платежными документами, счетом-фактурой. А уж если руководитель оформит приказ о направлении бухгалтера на семинар, то учесть расходы для целей налогообложения можно без проблем.

Но в то же время, если организаторы семинара оформляют участникам акты оказанных услуг, то отказываться от получения такого документа не надо. Ведь он лишний раз будет подтверждать и производственный характер услуги, и тот факт, что услуга реально оказана. А это не будет лишним ни для применения вычета по НДС, ни для учета расходов для целей налогообложения прибыли.

Аренда

Не меньше вопросов вызывает и документальное оформление арендной платы. Здесь сложности связаны с тем, что гражданское законодательство не признает аренду услугой, а при исчислении некоторых налогов (например, НДС) аренда по сути приравнена к услугам. В результате у бухгалтеров возникает вопрос: надо ли от арендодателя, помимо подписания акта приема-передачи самого помещения, требовать еще и составления ежемесячного акта об оказанных услугах?

На наш взгляд, составление такого акта не только не обязательно, но и будет противоречить сути аренды. Ведь аренда не является услугой ни с точки зрения ГК РФ, ни с точки зрения НК РФ. Дело в том, что согласно Гражданскому кодексу договоры возмездного оказания услуг и аренды являются самостоятельными и подчиняются разным правилам.

С точки же зрения Налогового кодекса аренда не является услугой, так как не соответствует определению, данному в ст.38 НК РФ. Напомним, что НК РФ признает услугой деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же как возможность на законных основаниях владеть и пользоваться чужой вещью не представляет собой деятельности.

Это означает, что арендная плата является платой не за услугу, а за пользование арендованным помещением. Поэтому и подтверждать факт уплаты арендной платы будет не акт оказанных услуг, а договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета. А для зачета НДС арендатору потребуется еще и счет-фактура.

Подотчетники

Но и со своими работниками у бухгалтера порой возникает не меньше проблем, чем с контрагентами. Ведь довольно часто работники получают в бухгалтерии деньги под отчет. Обязательны ли в таком случае заявление работника и виза руководителя? Или, может быть, обязательно должен быть приказ о выдаче денег под отчет?

Решение этого вопроса будет зависеть от внутренних документов организации. Дело в том, что законодательство допускает выдачу наличных денег из кассы на основании одного лишь расходного кассового ордера (Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Правда, в таком случае этот документ должен подписывать руководитель организации. А вот если в бухгалтерию представлен другой документ, содержащий разрешение руководителя на выдачу денег работнику (заявление, приказ, счет и т.п.), то подписывать сам ордер руководитель не обязан.

Поэтому если правила документооборота, установленные в организации, предусматривают при получении денег под отчет обязательную подачу заявления (служебной записки и т.п.) на имя руководителя или издание приказа, то такой документ в бухгалтерии должен быть. Если же подобных правил в организации не установлено, то деньги можно выдать и без заявления, но при этом руководитель должен будет подписать расходный кассовый ордер.

А вот авансовый отчет по суммам, полученным под отчет, в организации должен быть обязательно. Не забудьте, что утверждает такой отчет руководитель организации (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Командировки

Расходы на командировки сотрудников также можно учесть при налогообложении прибыли, только если они правильно оформлены. Оформление же в этом случае начинается с составления документов, обосновывающих командировку сотрудника. И вопреки распространенному мнению приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку вовсе не является обязательным документом. Дело в том, что действующая до сих пор Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" устанавливает, что приказ о направлении сотрудника в командировку оформляется по усмотрению руководителя организации (п.2). А вот командировочное удостоверение работнику должно выписываться в обязательном порядке. Поэтому именно этот документ будет подтверждать факт направления работника в служебную командировку. Заметим, что унифицированная форма такого удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

О.Ю.Хохлова

Эксперт "УНП"

А.Е.Смирнов

Эксперт "УНП"

А.Ю.Ларичев

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

04.08.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——