"Расчет", N 8, 2003

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ: КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ

Всем фирмам необходимо повышать квалификацию своих сотрудников. Как учесть затраты на обучение, читайте в статье.

Как направить работника на обучение

Направление работника на курсы повышения квалификации следует предусмотреть в плане обучения по предприятию. Кроме этого руководитель фирмы должен издать приказ.

Приказ о направлении сотрудника на обучение составляется в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                     ЗАО "Актив"|
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |         о направлении на курсы повышения квалификации          |
   |                                                                |
   |от 22 августа 2003 г.                               N ОТ—15/2003|
   |                                                                |
   |    Приказываю:                                                 |
   |    С целью   повышения   квалификации   направить    бухгалтера|
   |Книжникова  М.П.  на  курсы  повышения квалификации по программе|
   |"Бухгалтерский учет и отчетность малых предприятий" на период  с|
   |25 по 29 августа 2003 г. включительно.                          |
   |                                                                |
   |Генеральный директор ЗАО "Актив"            /Семенов Д.С./      |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Как посчитать налоги

Фирма, которая расходует деньги на обучение сотрудников, должна правильно учитывать эти затраты при расчете:

- налога на прибыль;

- ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование;

- налога на доходы физлиц.

Налог на прибыль

Облагаемую налогом прибыль уменьшают расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой сотрудников, в том числе с повышением их квалификации. Однако не все затраты могут учитываться при налогообложении. Не уменьшают прибыль следующие расходы:

- на обучение работников в высших и средних специальных учебных заведениях;

- связанные с организацией питания, развлечений, отдыха или лечения.

Примечание. Расходы на подготовку и переподготовку кадров уменьшают налог на прибыль (пп.23 п.1 ст.264 НК РФ).

Поэтому в договоре, счетах и акте стоимость таких дополнительных услуг лучше выделить отдельно.

Остальные затраты на обучение уменьшают прибыль только при выполнении следующих условий:

- работники, которые повышают квалификацию, должны состоять в штате организации. Если человек выполняет работу на основании гражданско-правового договора, то расходы на его обучение прибыль не уменьшают;

- между фирмой и образовательным учреждением должен быть заключен договор на подготовку (переподготовку) кадров;

- образовательное учреждение должно иметь лицензию. При этом наличие государственной аккредитации необязательно (см. Письмо Минфина России от 12 марта 2003 г. N 04-02-03/29).

Кроме этого образовательное учреждение по окончании обучения должно выдать фирме акт об оказании услуг и счет-фактуру.

Обучение может проводиться как в городе, в котором находится фирма, так и в другой местности. В последнем случае у фирмы возникают командировочные расходы. Однако учесть их при расчете налога на прибыль можно только в том случае, если сами расходы на обучение уменьшают облагаемую налогом прибыль.

ЕСН и взносы в Пенсионный фонд

Любые затраты на обучение работников ЕСН не облагаются. Если такие расходы уменьшают налог на прибыль, то на них как на затраты на повышение профессионального уровня работников начислять ЕСН не нужно (пп.2 п.1 ст.238 НК РФ).

В случае если расходы на обучение сотрудников налог на прибыль не уменьшают, на этом же основании они не будут облагаться и ЕСН (п.3 ст.236 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование нужно платить с тех же сумм, что и ЕСН. Поскольку фирма не начисляет ЕСН, она не должна платить и взносы в Пенсионный фонд.

Примечание. Пенсионные взносы нужно платить с тех же сумм, что и ЕСН (ст.10 Закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

Налог на доходы физлиц

Если фирма полностью или частично оплатит обучение в интересах своего работника, то он получит доход в натуральной форме. При этом сумма дохода будет включать в себя НДС и налог с продаж. Такой доход облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13 процентов.

В то же время налогом на доходы физлиц не облагаются компенсационные выплаты работникам на повышение их профессионального уровня. По мнению МНС, к таким расходам относятся затраты на подготовку и переподготовку кадров. А вот если фирма оплачивает своему сотруднику получение им высшего или среднего образования, она должна удержать с таких выплат налог на доходы физлиц (см. Письмо МНС России от 24 апреля 2002 г. N 04-4-08/1-64-П758).

Однако судебная практика по этому вопросу говорит об обратном (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 18 июля 2000 г. N 355/00). Если обучение проводится по инициативе фирмы и предусмотрено планом подготовки кадров, налог на доходы физлиц можно не платить. Правда, доказывать это скорее всего придется в суде.

Дополнительным аргументом при этом в пользу фирмы может быть, например, условие о том, что сотрудник компенсирует затраты фирмы на обучение в случае, если он уволится в течение определенного срока. Такая оговорка должна быть предусмотрена в трудовом договоре.

Пример. ЗАО "Актив" в соответствии с планом обучения на фирме и на основании приказа направило на курсы профессиональных бухгалтеров главного бухгалтера фирмы Соколову Т.С. Стоимость обучения составила 12 000 руб. (в том числе НДС - 2000 руб.). Кроме того, фирма оплатила стоимость экзамена в размере 2000 руб.

Затраты на обучение на курсах профессиональных бухгалтеров относятся к расходам на подготовку и переподготовку кадров. Кроме того, такие затраты повышают профессиональный уровень работников. Поэтому они уменьшают налог на прибыль, не облагаются ЕСН, и с них не надо удерживать налог на доходы физлиц.

А вот затраты на оплату стоимости экзамена к расходам на подготовку и переподготовку кадров не относятся. Поэтому при расчете налога на прибыль они не учитываются. На этом же основании такие расходы не облагаются ЕСН.

В то же время оплата фирмой стоимости экзамена является для Соколовой доходом, полученным в натуральной форме. А такой доход облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13 процентов. Сумма удержанного налога составила:

2000 руб. x 13% = 260 руб.

Примечание. Что относится к доходам, полученным в натуральной форме, написано в ст.211 Налогового кодекса РФ.

Как отразить затраты на обучение в бухучете

Перечисление денег за обучение отражается в учете проводкой:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- оплачено обучение.

Затраты на повышение квалификации работников относятся к расходам по обычным видам деятельности. После оказания таких услуг в учете делаются записи:

Дебет 26 (44) Кредит 60

- плата за обучение включена в состав расходов на подготовку и переподготовку кадров;

Дебет 19 Кредит 60

- принят к учету НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- зачтен аванс.

После этого сумму НДС можно поставить к вычету:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- принят к вычету НДС.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера.

ЗАО "Актив" оплатило обучение и стоимость экзамена 7 июля 2003 г. Обучение закончилось 2 сентября. В этот же день образовательное учреждение выдало фирме счет-фактуру и акт.

"Актив" занимается производством. В учете фирмы были сделаны такие проводки:

7 июля

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 12 000 руб. - оплачено обучение на курсах подготовки профессиональных бухгалтеров;

Дебет 91-2 Кредит 51

- 2000 руб. - оплачена стоимость экзамена;

2 сентября

Дебет 26 Кредит 60

- 10 000 руб. (12 000 - 2000) - отражены расходы на обучение;

Дебет 19 Кредит 60

- 2000 руб. - принят к учету НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 12 000 руб. - зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 2000 руб. - принят к вычету НДС;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 260 руб. - удержан налог на доходы физлиц со стоимости экзамена.

Примечание. При каких условиях расходы на обучение уменьшают налог на прибыль, написано в п.3 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Если обучение оплачивает сам работник

Оплатить обучение может и сам работник. В этом случае он может получить социальный налоговый вычет по налогу на доходы физлиц. То есть часть уплаченного им налога будет возвращена из бюджета.

Примечание. Получить социальный налоговый вычет можно в течение трех лет (п.8 ст.78 НК РФ).

Для этого работник в течение года должен получать доход, облагаемый по ставке 13 процентов. При этом сумма налога, уплаченная в бюджет с его доходов, не должна быть меньше суммы, на возврат которой он претендует.

Сумма социального налогового вычета ограничена. В настоящее время она составляет 38 тыс. руб. Чтобы получить налоговый вычет, необходимо выполнить ряд условий.

Во-первых, образовательное учреждение должно иметь лицензию или иной документ, подтверждающий его статус.

Во-вторых, по итогам года работник должен подать в свою налоговую инспекцию декларацию по налогу на доходы физлиц.

И наконец, в-третьих, к декларации нужно приложить документы, подтверждающие произведенные расходы на обучение, а также заявление на возврат налога. Кроме того, сотрудник должен представить налоговикам справки о своих доходах по форме N 2-НДФЛ с каждого места работы.

Обратите внимание: получить социальный налоговый вычет можно в течение трех лет после окончания года, в котором работник оплачивал обучение. Подробнее о том, как его получить, читайте на с. 62.

Е.Лебедева

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

25.07.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——