"Московский бухгалтер", N 7, 2003

БУХГАЛТЕРИЯ ИЗВНЕ

В надежде сэкономить или сделать свой бизнес "мобильным", многие московские фирмы стали пользоваться услугами аутсорсинга. Однако стремление избавить себя от собственной бухгалтерии таит в себе немало опасностей.

Аутсорсинг "для чайников"

Иностранным словом "аутсорсинг" у нас принято называть внешнюю бухгалтерию. Другими словами, это передача бухгалтерии фирмы сторонней компании.

Объем услуг, которые предоставляют такие фирмы, ограничен только вашими финансовыми возможностями. Так, компания может разработать вашу учетную политику, составить баланс, оформить банковские документы или полностью взять на себя весь бухгалтерский учет.

Конечно, большинство фирм предпочитает внешней бухгалтерии свою собственную. По статистике, услугами аутсорсинговых компаний пользуются приблизительно 5 процентов всех московских фирм. Казалось бы, немного. Однако всего два года назад этих фирм было менее 2 процентов. По мнению аудитора Ивана Ульянова, рост числа клиентов таких фирм обусловлен возрастающим спросом на их услуги, а также снижением цен. Кстати, иногда аутсорсинг бывает более привлекательным, чем внутренняя бухгалтерия, а в некоторых случаях у фирмы просто не остается другого выхода, кроме как обратиться за помощью к сторонней фирме.

Итак, чем привлекает аутсорсинг? Во-первых, это реальная экономия на расходах. Если вы полностью поручаете бухгалтерский учет вашей фирмы сторонней компании, у вас уже нет необходимости содержать свою бухгалтерию. Следовательно, не нужно оборудовать рабочие места, платить зарплату бухгалтеру и приобретать специальное программное обеспечение и литературу.

Во-вторых, чаще всего такие услуги оказывают аудиторские компании. В результате вы получите не только бухгалтера, но и аудитора. К тому же консультационные услуги включаются в договор о комплексном бухгалтерском обслуживании.

В-третьих, передать бухгалтерский учет такой фирме можно на любом этапе деятельности и в любом состоянии. Так, например, если ваш главный бухгалтер уволился перед самой сдачей баланса, а на поиск нового специалиста у вас просто нет времени, то это неплохой выход из ситуации.

Кроме перечисленного, наличие внешней бухгалтерии удобно при реализации инвестиционных проектов, где инвестор и управляющий - не одно и то же лицо. В этом случае проще обеспечить независимость учета и ввести механизмы контроля за "освоением инвестиций".

Стоит отметить, что в Законе "О бухгалтерском учете" предусмотрена возможность передачи бухгалтерии специализированной компании <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подпункт "в" п.2 ст.6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким образом, аутсорсинг выгоден тем, кто только начинает свой бизнес, инвесторам, которые заинтересованы в независимом контроле за ходом инвестиционного проекта, а также тем, кому необходимо восстановить бухгалтерский учет или сократить свои расходы.

Примечание. Что делают аутсорсинговые фирмы?

- готовят первичную документацию по хозяйственным операциям;

- ведут бухгалтерский учет по всем регистрам;

- составляют регистры учета;

- рассчитывают заработную плату и начисляют налоги на фонд оплаты труда;

- рассчитывают все налоги;

- составляют бухгалтерскую отчетность (расчеты, декларации);

- сдают отчетность в ИМНС и внебюджетные фонды;

- представляют интересы вашей фирмы в ИМНС и внебюджетных фондах;

- принимают на своей территории инспекторские проверки из ИМНС и фондов.

Ложка дегтя

Конечно, плюсы аутсорсинга налицо. Однако не стоит сразу увольнять своего бухгалтера и бежать в аудиторскую фирму. На первый взгляд все довольно просто: заключаешь договор и передаешь всю бухгалтерию в руки профессиональных аудиторов. Однако, как и везде, тут есть свои риски.

Прежде всего вы открываете всю конфиденциальную информацию о вашей деятельности посторонним лицам. Если вы опасаетесь того, что данные о вашей фирме могут попасть в руки конкурентов, то лучше заранее проверить благонадежность аудиторской компании. Конечно, конфиденциальную информацию можно получить и из других источников, но в данном случае такие сведения в "чужие" руки вы передаете добровольно.

Еще один аргумент против использования внешней бухгалтерии - отсутствие контроля за деятельностью фирмы, которая предоставляет вам эти услуги. Бухгалтера, который состоит в вашем штате, вы можете полностью контролировать и организовать его работу так, как удобно вам. Через вас проходят все бухгалтерские документы. В конце концов при проверке вы можете просто обнаружить ошибку, которую пропустил бухгалтер. При внешней бухгалтерии вы практически изолированы от подготовки и сдачи вашей отчетности. Так, своим опытом поделился с нами руководитель столичной фирмы Алексей М.: "У нас была небольшая фирма, которая осуществляла продажи через интернет. Офис был очень маленький, там работало всего пять сотрудников. Иметь собственную бухгалтерию нам было просто невыгодно. Выбирая между бухгалтером-надомником и фирмой, мы выбрали фирму. Услуги чуть дороже, но мы думали, что фирма - более надежный вариант. Мы заключили договор, по которому еженедельно представляли все наши первичные документы. Каково же было наше удивление, когда мы узнали, что в течение полугода от нашего имени в налоговую инспекцию шли нулевые отчеты".

Немаловажным моментом является вопрос о возмещении вреда. Если фирма недобросовестно подошла к выполнению своих функций и тем самым вам был нанесен ущерб, то возникает вопрос о том, кто будет возмещать потери. Конечно, ответственность сторонней фирмы перед вами предусмотрена законодательством. Договоры об оказании подобных услуг также должны содержать информацию об ответственности сторон. Однако даже если компания признает свои ошибки и пойдет вам навстречу, не факт, что она имеет финансовую возможность возместить ущерб.

Когда вы заключаете договор, компания обещает вам, что ваш учет будут вести специалисты самой высокой квалификации. Но на практике небольшие фирмы, которые предоставляют такие услуги, привлекают специалистов с сомнительной квалификацией. Другими словами, поручают составление отчетности и ваш бухгалтерский учет не аудиторам, а бухгалтерам-надомникам. Результаты могут быть плачевными. Если возникнет конфликтная ситуация, вы просто не сможете "найти концов". Привлечь к ответственности такого бухгалтера невозможно. Как правило, с фирмой его не связывают договорные отношения, а следовательно, и привлечь к ответственности его нельзя.

Доверяй, но проверяй

Итак, если вы решили отдать бухгалтерский учет в руки специализированной компании, то вы должны узнать об этой фирме как можно больше. Наилучший вариант - воспользоваться рекомендацией знакомых, коллег, партнеров или друзей. Если такой возможности у вас нет, то информацию придется добывать самостоятельно.

Прежде всего узнайте о том, есть ли у фирмы соответствующая лицензия. При этом срок ее действия не должен истекать раньше, чем срок действия вашего договора.

Специалист, который будет готовить вашу отчетность и вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Не лишним будет познакомиться с ним лично и выяснить его профессиональный уровень.

Как правило, в каждой фирме существует готовый шаблон договора. Если вы согласны сотрудничать с компанией, то в этот бланк просто вписывают данные о вашей компании.

Внимательно прочтите договор. Он не должен содержать общих формулировок (например, "фирма готовит и сдает все предусмотренные законодательством отчеты"). По возможности конкретизируйте, какие отчеты будет готовить фирма, какое программное обеспечение использовать и т.д. Договор должен отвечать специфике вашей деятельности.

Если по договору вы передаете всю бухгалтерию сторонней фирме, то такой документ необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. При этом подпись на ваших отчетах будет ставить руководитель аудиторской фирмы или любой сотрудник компании, уполномоченный соответствующим приказом.

Чтобы полностью защитить себя от возможных рисков, поинтересуйтесь, застрахована ли ответственность фирмы перед третьими лицами. Для этого вам необходимо ознакомиться с договором страхования (страховым полисом) и уточнить размер такой страховки. Если ответственность исполнителя застрахована и вам будет нанесен ущерб, то проблем с его возмещением не возникнет.

Если фирма откажется предоставить вам информацию о себе, значит, ей есть что скрывать. В этом случае вам следует обратиться в более "открытую" для клиентов компанию.

Таким образом, если вы еще не определились, кто будет вести вашу бухгалтерию (фирма или штатный бухгалтер), то вам есть над чем подумать. Предложения аудиторских компаний более чем заманчивые, однако это таит в себе немало рисков. Прежде чем принять окончательное решение, вам необходимо взвесить все "за" и "против".

     
   ————————————————————————————————T————————————————————————————————¬
   |              "За"             |            "Против"            |
   +———————————————————————————————+————————————————————————————————+
   |— Нет необходимости оборудовать|— Вы передаете всю информацию о |
   |рабочие места и платить        |вашей фирме в "чужие руки".     |
   |зарплату бухгалтеру.           |— Вы не можете                  |
   |— НДС по услугам внешней       |проконтролировать, как фирма    |
   |бухгалтерии можно принять к    |составляет и сдает вашу         |
   |зачету.                        |отчетность.                     |
   |— Внешняя бухгалтерия          |— Если фирма нанесет вам ущерб, |
   |независима и объективна.       |то не ясно, кто и как будет его |
   |— Реальная экономия расходов на|возмещать.                      |
   |первом этапе деятельности.     |— Вы не всегда будете обладать  |
   |— Аудиторские проверки может   |информацией о профессиональном  |
   |проводить та же фирма, которая |уровне специалиста, который     |
   |ведет бухгалтерию.             |ведет вашу бухгалтерию.         |
   |— Налоговики с проверкой будут |                                |
   |приходить не к вам, а в офис   |                                |
   |аутсорсинговой компании.       |                                |
   L———————————————————————————————+—————————————————————————————————
   

И.Данилкин

Подписано в печать

23.06.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——