"Расчет", N 6, 2003

НОВЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Недавно Правительство утвердило новую форму трудовой книжки. Применять этот бланк придется уже с начала следующего года. Как заполнять и хранить трудовые книжки по новым правилам, читайте в статье.

Как завести книжку

Новая трудовая книжка состоит из двух разделов. Первый раздел - это сведения о работе. Информация о награждениях и поощрениях объединена во втором разделе - "Сведения о награждении". Кроме того, теперь в трудовой книжке не будет раздела "Сведения о назначении пенсии". А вот титульный лист остался практически без изменений. Только вместо герба Советского Союза на нем теперь герб России.

Оформлять трудовые книжки работников и делать в них записи могут только фирмы. Предприниматели не имеют на это права.

Примечание. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, проработавшего на фирме более пяти дней, если работа в этой организации является для него основной.

Если у работника есть трудовая книжка старого образца, то менять ее на новую не надо. Книжки нового образца нужно оформлять только тем, кто впервые устраивается на работу. Сделать это фирма должна в течение недели со дня приема на работу. При оформлении книжки должен присутствовать работник.

Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее фирма взимает с него плату. Она равна стоимости книжки.

В новую трудовую книжку вносятся такие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год). Эти данные берутся из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника (например, из военного билета);

- образование, профессия, специальность. Такие сведения вносятся на основании документов об образовании (например, диплома) или бумаг, подтверждающих квалификацию или наличие специальных знаний (например, аттестата).

Все записи в трудовой книжке надо вписывать без сокращений. При этом каждая запись раздела должна иметь свой порядковый номер.

Как заполнить книжку

Заполняем первый раздел

В разделе "Сведения о работе" делаются записи в случаях, когда сотрудник:

- поступил на работу;

- перевелся на другую постоянную работу;

- повысил квалификацию (например, после учебы на курсах);

- изменил квалификацию;

- поступил на работу по совместительству или уволился с такой работы;

- увольняется с основного места работы.

Эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя.

Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.

Обратите внимание: сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Сотрудник должен ознакомиться с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он расписывается в разд.III своей личной карточки напротив аналогичной записи.

Примечание. Форма N Т-2 "Личная карточка работника" утверждена Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.

Пример. Работник ЗАО "Актив" Семенова В.С. была принята на должность бухгалтера 10 февраля 2004 г. (приказ от 10 февраля 2004 г. N 3/К). С 23 июня она переведена на должность главного бухгалтера (приказ от 20 июня 2004 г. N 12/К). Работник кадровой службы "Актива" заполнил разд.III личной карточки Семеновой так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                ...                                 |
   +————————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |          III. Прием на работу и переводы на другую работу          |
   +——————————T—————————————T————————————T—————————T——————————T—————————+
   |   Дата   | Структурное |  Профессия |  Оклад  | Основание| Подпись |
   |          |подразделение|(должность),|(тарифная|          |владельца|
   |          |             |   разряд,  | ставка),|          | трудовой|
   |          |             |    класс   |надбавка,|          |  книжки |
   |          |             | (категория)|   руб.  |          |         |
   |          |             |квалификации|         |          |         |
   +——————————+—————————————+————————————+—————————+——————————+—————————+
   |     1    |      2      |      3     |    4    |     5    |    6    |
   +——————————+—————————————+————————————+—————————+——————————+—————————+
   |10.02.2004|Бухгалтерия  |Бухгалтер   |  5 000  |Приказ    |         |
   |          |             |            |         |N 3/К от  |         |
   |          |             |            |         |10.02.2004|         |
   +——————————+—————————————+————————————+—————————+——————————+—————————+
   |23.06.2004|Бухгалтерия  |Главный     | 10 000  |Приказ    |         |
   |          |             |бухгалтер   |         |N 12/К от |         |
   |          |             |            |         |20.06.2004|         |
   +——————————+—————————————+————————————+—————————+——————————+—————————+
   |                                ...                                 |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Запись об увольнении, внесенная в трудовую книжку, должна содержать ссылку на конкретную статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Эта запись заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.

Пример. Петров С.И. работал охранником в ООО "Пассив". 20 марта 2004 г. он был уволен по причине прогула (пп."а" п.6 ст.81 ТК РФ). Приказ об этом за номером 24 был составлен в тот же день.

Примечание. Когда можно уволить работника по инициативе предприятия, написано в ст.81 Трудового кодекса.

За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор "Пассива". 20 марта 2004 г. в трудовой книжке Петрова была сделана следующая запись:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                       Сведения о работе                        |
   +——————T————————————————T——————————————————————————T—————————————+
   |   N  |      Дата      |     Сведения о приеме    |Наименование,|
   |записи+—————T—————T————+  на работу, переводе на  | дата и номер|
   |      |число|месяц| год| другую постоянную работу,|  документа, |
   |      |     |     |    | квалификации, увольнении | на основании|
   |      |     |     |    |    (с указанием причин   |   которого  |
   |      |     |     |    |и ссылкой на статью, пункт|   внесена   |
   |      |     |     |    |          закона)         |    запись   |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   1  |        2       |             3            |      4      |
   +——————+—————T—————T————+——————————————————————————+—————————————+
   |   5  |  20 |  03 |2004|Уволен по причине прогула |Приказ N 24  |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |(подпункт "а" пункта 6    |от 20.03.2004|
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |статьи 81 Трудового       |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |кодекса РФ)               |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |Генеральный директор      |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |ООО "Пассив":             |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |Яковлев                   |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |Ознакомлен: Петров        |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |                          |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |                          |             |
   L——————+—————+—————+————+——————————————————————————+——————————————
   

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по его письменному заявлению.

Заполняем второй раздел

В разделе "Сведения о награждении" делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.

Обратите внимание: если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, коллективным договором, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не нужно.

Примечание. Отражать в трудовой книжке регулярно выплачиваемые премии не нужно.

Не вносятся в трудовую книжку и записи о взысканиях, если, конечно, таким "взысканием" не будет увольнение.

Как внести изменения и исправления

У работника могут поменяться фамилия, имя, отчество, уровень образования, профессия и т.д. Все эти изменения должны быть внесены в его трудовую книжку. Делает это представитель фирмы, в которой работает сотрудник. Для этого на работу надо принести паспорт, свидетельства о рождении, о браке (или его расторжении) и т.д.

В случае если какая-то запись в трудовой книжке окажется неправильной или недействительной, ее также нужно исправить. При этом зачеркивать неправильную или неточную запись в трудовой книжке нельзя. Нужно написать, что она недействительна, а затем указать правильную запись. Причем сделать это должна та фирма, которая допустила ошибку. Если же фирма реорганизована, тогда правильную запись в трудовой книжке работника сделают в отделе кадров той организации, где сотрудник работает в настоящее время.

Пример. Менеджер Сидоров принят на работу 6 августа 2004 г. В этот же день директор фирмы издал приказ о приеме Сидорова на работу за номером 41.

Бухгалтер ошибочно написал в трудовой книжке приказ от 6 августа 2003 г. N 411. Ошибки были обнаружены и исправлены в этот же день.

В трудовой книжке Сидорова сделаны такие записи:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                       Сведения о работе                        |
   +——————T————————————————T——————————————————————————T—————————————+
   |   N  |      Дата      |     Сведения о приеме    |Наименование,|
   |записи+—————T—————T————+  на работу, переводе на  | дата и номер|
   |      |число|месяц| год| другую постоянную работу,|  документа, |
   |      |     |     |    | квалификации, увольнении | на основании|
   |      |     |     |    |    (с указанием причин   |   которого  |
   |      |     |     |    |и ссылкой на статью, пункт|   внесена   |
   |      |     |     |    |          закона)         |    запись   |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   1  |        2       |             3            |      4      |
   +——————+—————T—————T————+——————————————————————————+—————————————+
   |   5  |  06 |  08 |2004|Принят на работу на       |Приказ N 441 |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |должность менеджера       |от 06.08.2003|
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   6  |  06 |  08 |2004|Запись N 5 недействительна|             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   7  |  06 |  08 |2004|Принят на работу на       |Приказ N 41  |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |должность менеджера       |от 06.08.2004|
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |                          |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |                          |             |
   L——————+—————+—————+————+——————————————————————————+——————————————
   

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается в случае, если:

- трудовая книжка потеряна;

- в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;

- книжка пришла в негодность (например, сгорела).

Если работник потерял трудовую книжку, он должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта организация выдаст дубликат. В новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. При этом записи по каждому прежнему месту работы не делаются. В трудовую книжку вписывается только общее количество лет, месяцев и дней трудового стажа и сведения о последнем месте работы. Выдать работнику новую трудовую книжку взамен утерянной фирма должна не позднее 15 дней с момента подачи работником заявления.

Если в книжке есть запись об увольнении, которая признана незаконной, то по заявлению работника фирма также выдает ему дубликат. В этом случае в новой трудовой книжке повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.

Вкладыш

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то нужно завести вкладыш. В самой книжке ставится штамп "Выдан вкладыш" и указываются его серия и номер.

Обратите внимание: без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Как хранить трудовые книжки

Руководитель фирмы должен издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. Он ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Такая книга предназначена для регистрации трудовых книжек, принятых от работников и выданных им. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.

Кроме того, бухгалтерия ведет книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В нее вносятся данные о поступлении и расходовании бланков, их сериях и номерах. Бланки книжек и вкладышей считаются документами строгой отчетности. Чтобы получить их, ответственный за ведение книжек должен подать в бухгалтерию заявку. А в конце месяца отчитаться за полученные бланки.

Примечание. Форма бланков для учета трудовых книжек утверждена Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162.

Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью руководителя. Кроме этого их нужно скрепить сургучной печатью или пломбой.

Формы этих книг должен утвердить Минтруд. Если чиновники не успеют сделать это до конца года, то можно применять бланки, которые действуют сейчас.

Бывает, что работник уволился, а трудовую книжку забрать не смог или не захотел. Тогда нужно выслать ему уведомление. В нем указывается, что работнику нужно явиться за трудовой книжкой. Отправить трудовую книжку по почте можно только с согласия самого работника. Если хозяин трудовой книжки так и не появился, тогда кадровая служба будет хранить ее в течение двух лет отдельно от других книжек. Потом такие книжки надо хранить еще в течение 50 лет в архиве фирмы.

Е.Садовникова

Аудитор

Подписано в печать

24.05.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——