"Экономико-правовой бюллетень", N 6, 2003

СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

Авторы номера

Т.Крутякова, Е.Капкова, И.Кирюшина, И.Чвыков,

А.Чумаков, А.Кузнецов, Ю.Михалычева, М.Васильева

КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ

Служебная командировка - что это такое?

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Порядок направления работников в командировки, а также порядок предоставления гарантий и компенсаций в связи со служебными командировками регулируются Трудовым кодексом РФ, а также Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), которая в настоящее время действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст.423 ТК РФ).

Выделим основные признаки служебной командировки.

Для совершения командировки необходимо прежде всего распоряжение работодателя (руководителя организации либо индивидуального предпринимателя - работодателя), в котором работнику поручается выполнить определенное задание, конкретную работу.

По возвращении из командировки командированный обязан представить отчет о проделанной работе.

Другим признаком командировки является выполнение задания вне места постоянной работы. При заключении трудового договора работник обязан выполнять свои трудовые функции на конкретном предприятии, в организации, которые в свою очередь находятся в определенном месте. Указание постоянного места работы является существенным условием трудового договора.

Если по распоряжению работодателя работник направляется на объект, находящийся вне места постоянной работы, и по условиям сообщения и характера работы не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то в этом случае работник считается направленным в служебную командировку.

Характерным признаком командировки является также определенность срока. Выезжая на определенный срок в командировку, работник должен возвратиться к месту своей основной работы.

Срок командировки устанавливается руководителем организации.

Обратите внимание! Срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п.4 Инструкции N 62).

Если в силу производственной необходимости срок командировки требуется увеличить, то это может быть оформлено новой командировкой.

Временное же направление работника для выполнения работы на объекте, находящемся вне места постоянной работы, на срок более 40 дней является не служебной командировкой, а временным переводом в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством.

Соответствующая позиция неоднократно высказывалась представителями Минтруда России (см., например, статью заместителя начальника отдела Минтруда России Н. Ковязиной "Служебные командировки: гарантии и компенсации", опубликованную в "Финансовой газете" N 1 за 2003 г.).

Аналогичного подхода к определению срока служебной командировки придерживаются и налоговые органы. Так, например, в Письме УМНС России по г. Москве от 26 августа 2002 г. N 26-12/39355 указывается, что для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы.

Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года (п.4 Инструкции N 62).

Обратите внимание! Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

К работникам, работа которых носит разъездной характер, относятся, например, водители, экспедиторы, сопровождающие грузов и другие.

В командировку могут быть направлены не только постоянные сотрудники организации, но и временные, сезонные работники, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

В случае командировки одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по командировке распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции N 62).

Обратите внимание! Трудовое законодательство содержит для некоторых категорий работников ограничения при направлении в командировку.

Нельзя направить в командировку следующих работников:

- беременных женщин (ст.259 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет (ст.268 ТК РФ).

Исключение составляют лишь творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении произведений, а также профессиональные спортсмены.

Перечни профессий, по которым допускается направление несовершеннолетних в командировки, устанавливаются Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. До их утверждения направлять несовершеннолетних в служебные командировки нельзя;

- работников, проходящих переобучение без отрыва от производства. Направление таких работников в командировку возможно только в том случае, если командировка связана с ученичеством (ст.203 ТК РФ).

Есть категории работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия. К таким категориям относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ст.259 ТК РФ);

- работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст.259 ТК РФ);

- отцы, воспитывающие детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст.264 ТК РФ).

Обратите внимание! При направлении перечисленных выше категорий работников в служебные командировки помимо письменного согласия работодатель должен получить с них расписку о том, что они ознакомлены со своим правом отказаться от командировки.

* * *

Понятие "служебная командировка" применимо только к работникам предприятия, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях на основании трудового договора (контракта).

Обратите внимание! Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между предприятием и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ (оказание услуг).

Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе и затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов.

Эти суммы в полном объеме включаются в налоговую базу физического лица, облагаемую налогом на доходы физических лиц по ставке 13% (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 18 марта 2002 г. N 27-11а/11731).

Если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, то организация - источник выплаты признается налоговым агентом, в обязанности которого входят исчисление, удержание и перечисление в бюджет суммы налога на доходы физических лиц. При этом организация имеет право на основании письменного заявления физического лица уменьшить налоговую базу при расчете налога на доходы физических лиц на сумму фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ, включая поездку в другую местность (ст.221 НК РФ).

Если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то налог на доходы физических лиц исчисляется и уплачивается им в бюджет самостоятельно. При этом предприниматель также имеет право уменьшить свой доход на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (пп.1 ст.221 НК РФ).

Обратите внимание! Физическое лицо, выполняющее работы по гражданско-правовому договору, может уменьшить свои доходы только на сумму документально подтвержденных расходов. Уменьшить доход на сумму расходов, не подтвержденных первичными документами, нельзя.

Так, доход может быть уменьшен, например, на сумму документально подтвержденных расходов по проезду и проживанию.

Что же касается суточных, то это понятие применимо только к служебным командировкам, в которые, как отмечено выше, можно отправить только штатных работников. Для лиц, не состоящих в штате, это понятие неприменимо. Поэтому при исчислении налога на доходы физических лиц налоговую базу нельзя уменьшить на сумму суточных, в том числе и в пределах норм, установленных законодательством.

Заключая с физическим лицом договор гражданско-правового характера, необходимо помнить, что вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), являются объектом налогообложения по ЕСН.

При определении налоговой базы по ЕСН необходимо учитывать следующее.

Поскольку Налоговый кодекс РФ не содержит определения понятия "вознаграждение по договору гражданско-правового характера", то в соответствии с п.1 ст.11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в гражданском законодательстве.

Гражданское законодательство разделяет такие понятия, как "вознаграждение по договору подряда (возмездного оказания услуг) " и "компенсация издержек исполнителя". То есть под "вознаграждением" понимаются не все суммы, выплачиваемые исполнителю в соответствии с договором, а разница между общей суммой всех выплат и суммой компенсационных выплат, предусмотренных договором в возмещение издержек исполнителя.

Изложенное позволяет сделать следующий вывод.

В том случае, когда цена договора определяется как сумма вознаграждения, определенная в твердой сумме, плюс сумма возмещения фактических затрат исполнителя, объектом обложения по ЕСН будет только сумма вознаграждения. Сумма возмещения затрат исполнителя при наличии документов, подтверждающих эти затраты, ЕСН облагаться не должна.

Если же в договоре цена установлена в твердой сумме (т.е. сумма вознаграждения отдельно не выделена), то объектом обложения ЕСН будет вся сумма, выплачиваемая исполнителю в соответствии с условиями договора.

Поэтому при заключении договора с физическим лицом организации целесообразно оговорить в договоре сумму вознаграждения, а также включить в договор условие о том, что сверх суммы вознаграждения организация обязуется возместить физическому лицу фактически произведенные им и документально подтвержденные расходы, связанные с поездкой. В этом случае в налоговую базу по ЕСН будет включаться только сумма вознаграждения. А компенсация расходов, связанных с поездкой, ЕСН облагаться не должна.

Отметим, что аналогичной точки зрения по данному вопросу придерживается и Департамент налоговой политики Минфина России (см. Письмо от 20 января 2003 г. N 04-04-04/4).

Иной точки зрения по этому вопросу придерживаются налоговые органы. По их мнению, в налоговую базу по ЕСН следует включать всю сумму выплат по гражданско-правовому договору, в том числе и суммы компенсации расходов, связанных с выездом физического лица - исполнителя в другую местность для выполнения работ (оказания услуг) по договору (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 15 августа 2002 г. N 28-11/37594).

Обратите внимание! Суммы вознаграждений по договорам гражданско-правового характера не облагаются ЕСН в части суммы налога, подлежащей зачислению в Фонд социального страхования РФ (п.3 ст.238 НК РФ).

* * *

Многочисленные вопросы возникают при оформлении поездки членов советов директоров для участия в заседаниях каких-либо органов компании.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ суммы, выплачиваемые членам совета директоров или иного аналогичного органа компании в целях возмещения расходов на вышеназванные поездки, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Однако эти расходы нельзя относить к командировочным, так как данная ситуация складывается в том случае, когда члены совета директоров не являются работниками предприятия и соответственно не имеют права на выплаты командировочных расходов.

Напомним, что в соответствии со ст.64 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" членам совета директоров (наблюдательного совета) общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждение и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими возложенных на них функций. Возможность таких выплат и их размеры устанавливаются решением общего собрания директоров.

Отметим, что выплаты, производимые членам совета директоров, не являются объектом обложения ЕСН, поскольку их нельзя рассматривать как выплаты по трудовому либо гражданско-правовому договору (п.1 ст.236 НК РФ).

Аналогичная точка зрения высказана в Письме Минфина России от 27 сентября 2001 г. N 04-04-07/162.

Гарантии и компенсации при направлении

работников в командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст.167 ТК РФ).

* * *

Гарантия сохранения места работы (должности) за работником, направленным в служебную командировку, заключается в том, что в период нахождения в командировке он не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации.

* * *

На весь период командировки, включая время нахождения в пути, за работником сохраняется средний заработок.

Порядок исчисления средней заработной платы регулируется ст.139 ТК РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.

Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.

В коллективном договоре могут быть предусмотрены иные периоды для расчета среднего заработка, если это не ухудшает положение работников.

Средний заработок за время командировки сохраняется за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы (п.9 Инструкции N 62).

Если на период командировки приходятся праздничные нерабочие дни, то средний заработок за эти дни не сохраняется.

При временной нетрудоспособности командированного ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме пребывания в стационаре). За этот период вместо сохраняемого среднего заработка ему выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Период нетрудоспособности в срок командировки не включается.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае командировки одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по командировке распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п.9 Инструкции N 62).

На командированного работника распространяется режим рабочего времени и отдыха той организации, в которую он командирован. При этом следует учесть, что взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Исключение составляют случаи, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни (т.е. когда работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя). В этих случаях за работу в такие дни работнику предоставляется компенсация в соответствии с действующим законодательством (ст.153 ТК РФ).

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется дополнительный день отдыха.

* * *

Порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, установлен ст.168 ТК РФ.

Работодатель обязан возмещать командированному работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Обратите внимание! Размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета (ст.168 ТК РФ).

В настоящее время размеры возмещения командировочных расходов для организаций, финансируемых из федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729.

В соответствии с этим Постановлением с 1 января 2003 г. <1> организации при определении размеров возмещения командировочных расходов должны руководствоваться следующими нормами:

1) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При этом организация может установить верхнюю планку для оплаты расходов на проживание;

2) расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов возмещаются в размере не ниже 12 руб. в сутки;

3) размер суточных не может быть менее 100 руб. в сутки;

4) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями). При этом организация имеет право ограничить размер возмещения расходов на проезд верхней планкой для различных видов транспорта.

     
   ————————————————————————————————
   

<1> Нормы возмещения командировочных расходов, действовавшие в 2002 г., были установлены Приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. N 49н и фактически не отличались от размеров, установленных Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729.

Как правило, на практике командированному работнику перед отъездом в командировку выдается аванс из кассы предприятия на оплату командировочных расходов.

Сумма аванса рассчитывается исходя из стоимости проезда к месту командировки и обратно, срока нахождения в командировке, предполагаемой суммы расходов на проживание и установленного размера суточных.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и первичные документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п.19 Инструкции N 62, п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40).

Документальное оформление командировки

Общий порядок направления работников в служебные командировки должен быть определен либо в коллективном договоре, либо во внутреннем локальном нормативном акте организации.

Так, например, общий порядок направления работников в командировки может быть определен приказом по организации.

В этом приказе можно определить порядок выдачи аванса на командировочные расходы и порядок представления отчета о его использовании, виды транспорта, которыми работники должны пользоваться, нормы суточных и т.п.

Примерный текст такого приказа приведен на с. 18.

Закрытое акционерное общество "Альфа"

_____________________________________

(наименование организации)

Приказ N 1

от 10 января 2003 г.

"О служебных командировках"

1. Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, израсходованных на цели командировки, с приложением командировочного удостоверения, оформленного в установленном порядке, документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения и проезда.

2. Возмещение расходов на проезд производить в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в вагоне купе;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом общего пользования.

3. Размер суточных установить в размере 250 руб. в сутки.

В каждом конкретном случае размер суточных может быть увеличен только по разрешению генерального директора.

4. Возмещение расходов на проживание производить в размере фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 1500 руб. в сутки.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на главного бухгалтера Сергеева С.С. и руководителей подразделений, направляющих сотрудников в командировку.

(Петров П.П.)

Генеральный директор __________________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Направление работника в командировку оформляется документами, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

- N Т-9 или N Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;

- N Т-10 - командировочное удостоверение;

- N Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Приказом (форма N Т-9 или N Т-9а) определяются место назначения (командирования), срок, а также цель командировки.

Пример заполнения приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9) приведен на с. 19.

Унифицированная форма N Т-9

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0301022 |
                     ЗАО "Альфа"                          +—————————+
   ______________________________________________ по ОКПО |456789123|
             (наименование организации)                   L——————————
   

     
                                     ——————————T———————————¬
                                     |  Номер  |   Дата    |
                                     |документа|составления|
                                     +—————————+———————————+
                                     |    34   |15 января  |
                                     |         |2003 г.    |
                              ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
                Иванова Ивана Ивановича             |     000034    |  
   —————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

(фамилия, имя, отчество)

инженер

__________________________________________________________________

(наименование профессии (должности))

аварийная служба

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

г. Челябинск, ОАО "Эверест"

__________________________________________________________________

(место назначения (страна, город, организация))

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

     
             ——————————————¬
   сроком на |      10     | календарных дней
             L——————————————
   

16 января 03 25 января 03

с "__" __________ 20__ года по "__" ___________ 20__ года

обследования места аварии и установления ее причин

с целью __________________________________________________________

__________________________________________________________________

ЗАО "Альфа"

Командировка за счет средств _____________________________________

Служебное задание от 15 января 2003 г. N 4

Основание: _______________________________________________________

(служебное задание, другое основание (номер, дата))

__________________________________________________________________

Генеральный

директор (Петров П.П.)

Руководитель ___________ _________ _____________________

организации (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

С приказом 15 января 03

(распоряжением) ___________________ "__" ______ 20__ года

ознакомлен (подпись работника)

На основании приказа о командировании работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение по форме N Т-10, которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в служебной командировке.

В командировочном удостоверении делаются отметки о датах прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью той организации, в которую работник был командирован.

В случаях, когда работник командируется одновременно в несколько городов (организаций), отметки делаются в каждом месте назначения.

Пример заполнения командировочного удостоверения (форма N Т-10) приведен на с. 20.

Унифицированная форма N Т-10

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0301024 |
                     ЗАО "Альфа"                          +—————————+
   ______________________________________________ по ОКПО |456789123|
            (наименование организации)                    L——————————
   

     
                                              ——————————T———————————¬
                                              |  Номер  |   Дата    |
                                              |документа|составления|
                                              +—————————+———————————+
                КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ |    3    |15 января  |
                                              |         |2003 г.    |
                                              L—————————+————————————
   

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
   Работник           Иванов Иван Иванович          |     000034    |  
            ————————————————————————————————————————+————————————————
   

(фамилия, имя, отчество)

инженер

__________________________________________________________________

(наименование профессии (должности))

аварийная служба

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

г. Челябинск, ОАО "Эверест"

командируется в __________________________________________________

(место назначения (страна, город, организация))

(транспорт - самолет, салон экономического класса)

__________________________________________________________________

обследования места аварии

для ______________________________________________________________

(цель командировки)

__________________________________________________________________

10

на ______________ дней (не считая времени нахождения в пути)

16 января 03 25 января 03

с "__" _____________ 20__ года по "__" __________ 20__ года

Действительно по предъявлении паспорта

Генеральный

директор (Петров П.П.)

Руководитель _________________ _____________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

ЗАО "Альфа" ОАО "Эверест"

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

15 января 03 16 января 03

"__" _______ 20__ года "__" _______ 20__ года

Инспектор

отдела

Офис-менеджер кадров

_____________ _________________ ___________ ___________________

(должность) (подпись) (должность) (подпись)

(Тимофеева Т.Т.) (Сидорова С.С.)

_______________________________ _______________________________

(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)

М.П. М.П.

ОАО "Эверест" ЗАО "Альфа"

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

24 января 03 25 января 03

"__" _______ 20__ года "__" _______ 20__ года

Инспектор

отдела

кадров Офис-менеджер

___________ ___________________ _____________ _________________

(должность) (подпись) (должность) (подпись)

(Сидорова С.С.) (Тимофеева Т.Т.)

_______________________________ _______________________________

(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)

М.П. М.П.

Форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" используется в том случае, если необходимо более подробно изложить задание на командировку и результаты его исполнения.

Пример заполнения служебного задания (форма N Т-10а) приведен на с. 21.

Унифицированная форма N Т-10а

     
                                                          ——————————¬
                                                          |   Код   |
                                                          +—————————+
                                            Форма по ОКУД | 0301025 |
                     ЗАО "Альфа"                          +—————————+
   ______________________________________________ по ОКПО |456789123|
             (наименование организации)                   L——————————
   

     
                                          ——————————T———————————¬
                                          |  Номер  |   Дата    |
                                          |документа|составления|
                                          +—————————+———————————+
                                          |    4    |15 января  |
                                          |         |2003 г.    |
                        СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ L—————————+————————————
   

для направления в командировку и отчет о его выполнении

     
                                                                  ————————————————¬
                                                                  |Табельный номер|
                                                                  +———————————————+
                         Иванов Иван Иванович                     |     000034    |  
   ———————————————————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

(фамилия, имя, отчество)

     
   —————————————T————————————T—————————————————————————————————————————————————————————————T——————————¬
   |Структурное | Профессия  |                         Командировка                        | Основание|
   |подразделе— |(должность),+——————————————————————T—————————————————————T———————T————————+          |
   |ние         |  разряд,   |   место назначения   |         дата        |срок   |органи— |          |
   |            |   класс    +————————————T—————————+——————————T——————————+(кален—|зация—  |          |
   |            |(категория) |   страна,  |организа—|  начала  | окончания|дарные |платель—|          |
   |            |квалификации|    город   |ция      |          |          |дни)   |щик     |          |
   +————————————+————————————+————————————+—————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |     1      |      2     |      3     |    4    |     5    |     6    |   7   |    8   |     9    |
   +————————————+————————————+————————————+—————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |Отдел N 13  |Инженер—    |г. Челябинск|ОАО      |16.01.2003|25.01.2003|   10  |ЗАО     |Письмо от |
   |            |теплотехник |            |"Эверест"|          |          |       |"Альфа" |07.01.2003|
   |            |            |            |         |          |          |       |        |N 0812    |
   +————————————+————————————+————————————+—————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |            |            |            |         |          |          |       |        |          |
   +————————————+————————————+————————————+—————————+——————————+——————————+———————+————————+——————————+
   |            |            |            |         |          |          |       |        |          |
   L————————————+————————————+————————————+—————————+——————————+——————————+———————+————————+———————————
   

     
   ———————————————————————————————————————T———————————————————————————————————————¬
   |      Содержание задания (цель)       |  Краткий отчет о выполнении задания   |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |                 10                   |                   11                  |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |Провести осмотр системы охлаждения    |Причина аварии — нарушение правил      |
   |СПО—23                                |эксплуатации теплосетей:               |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |Установить причины аварии             |п.п.1 и 12 Инструкции по эксплуатации  |
   |                                      |установки                              |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |                                      |                                       |
   L——————————————————————————————————————+————————————————————————————————————————
   

Руководитель Начальник

структурного отдела (Титов Т.Т.)

подразделения ___________ _________ ____________ Работник _________

(должность) (подпись) (расшифровка (подпись)

подписи) Задание

Заключение о выполнении задания ___________

выполнено полностью. Причины аварии

___________________________________________

установлены.

___________________________________________

Генеральный Руководитель Начальник

Руководитель директор (Петров П.П.) структурного отдела (Титов Т.Т.)

организации ___________ _________ _____________ подразделения ___________ _________ ____________

(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

26 января 03

"__" ____________ 20__ года

Обратите внимание! Направление работника в командировку может производиться оформлением только одного документа - командировочного удостоверения.

Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем указано, что оформлять одновременно два документа - приказ и командировочное удостоверение (формы N Т-9 и N Т-10) - для одной и той же командировки нецелесообразно.

Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию, ведется в специальных журналах, форма которых установлена в Приложениях 2 и 3 к Инструкции N 62. Лицо, ответственное за ведение этих журналов, а также за производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя организации.

Расчет суммы командировочных расходов

Перед отъездом в командировку командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением командировочного удостоверения, оформленного в установленном порядке, документов о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

При расчете суммы командировочных расходов необходимо учитывать следующие правила.

* * *

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п.14 Инструкции N 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда (первым днем командировки) считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п.7 Инструкции N 62).

Пример 1. Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 15 января 23 часа 59 минут.

Первым днем командировки в данном случае будет считаться 15 января.

Пример 2. Предположим, что в условиях примера 1 время отправления поезда - 16 января 0 часов 03 минуты.

Первым днем командировки в этом случае будет считаться 16 января.

Пример 3. Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Время вылета самолета - 16 января 0 часов 40 минут.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 15 января не позднее 23 часов 30 минут.

Первым днем командировки в этом случае следует считать 15 января.

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки (п.7 Инструкции N 62).

Размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом предприятия, но не ниже 100 руб. в сутки (подробнее см. с. 15 - 16).

Обратите внимание! При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные этому работнику не выплачиваются (п.15 Инструкции N 62).

Если руководство предприятия принимает решение о выплате суточных при направлении в такие командировки, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные (см. ниже с. 29).

* * *

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

1) стоимость билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);

2) расходы по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

3) расходы по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) расходы по проезду транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

5) расходы по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель может указать командированному работнику тот вид транспорта, которым ему следует пользоваться, и зафиксировать это в командировочном удостоверении или в специальном приказе о служебных командировках.

При отсутствии такого указания работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

* * *

Расходы на проживание возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат и расходов по оплате бронирования места в гостинице.

В счет гостиницы могут включаться также дополнительные услуги, оказываемые в гостинице. Решение о возмещении работнику расходов на оплату дополнительных услуг принимается организациями самостоятельно. Однако при этом нужно учитывать, что стоимость ряда таких услуг для целей налогообложения учитываться не будет (подробнее см. с. 30).

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Выдача аванса на командировочные расходы отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Д-т счета 71 - К-т счета 50.

Авансовый отчет <2> об израсходованных суммах с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих произведенные расходы, работник обязан представить в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки.

     
   ————————————————————————————————
   

<2> Форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

На оборотной стороне авансового отчета работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются работником в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. А на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета подотчетные денежные суммы списываются бухгалтерией в установленном порядке.

Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки (см. Письмо Минфина России от 19 марта 1998 г. N 04-02-14).

Подтверждением цели и характера командировки являются надлежащим образом оформленное служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26).

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н) и отражаются по дебету счетов учета затрат:

Д-т счета 20 (26, 44, другие счета учета затрат) - К-т счета 71 - на основании авансового отчета списана сумма командировочных расходов производственного характера.

Если целью командировки является приобретение объектов основных средств, то затраты на командировку подлежат отнесению на увеличение первоначальной стоимости приобретенных основных средств (п.8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н).

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются по дебету счета 08 с последующим списанием в дебет счета 01 в составе первоначальной стоимости основных средств:

Д-т счета 08 - К-т счета 71 - на основании авансового отчета отражена сумма командировочных расходов, связанных с приобретением основных средств.

Работник может быть направлен в командировку с целью приобретения материально-производственных запасов (МПЗ). В этом случае командировочные расходы будут увеличивать фактическую себестоимость приобретенных МПЗ (п.6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н).

В бухгалтерском учете затраты на такие командировки отражаются по дебету счетов учета производственных запасов (товаров) в составе фактической себестоимости приобретенных МПЗ.

Так, например, командировочные расходы, связанные с приобретением сырья, отражаются следующим образом:

Д-т счета 10 - К-т счета 71 - принято к учету приобретенное сырье по фактической себестоимости, включающей в себя в том числе и командировочные расходы.

При несоблюдении работником сроков представления авансового отчета администрация предприятия должна принять соответствующее решение о порядке списания подотчетных сумм.

В этой связи отметим, что ст.137 ТК РФ позволяет руководству предприятия отдать распоряжение об удержании суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на командировочные расходы, из заработной платы работника (с учетом ограничений, предусмотренных ст.138 ТК РФ).

В бухгалтерском учете подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки, отражаются на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" проводкой:

Д-т счета 94 - К-т счета 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем суммы, отраженные на счете 94, списываются в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Обратите внимание! В соответствии со ст.137 ТК РФ администрация вправе сделать распоряжение об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса на командировку не позднее одного месяца со дня, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает как само основание удержания, так и его размер.

По истечении месячного срока либо в случае, если работник оспаривает удержание, предприятие теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса, которая может быть взыскана с работника только на основании решения суда.

Если администрация предприятия не принимает никаких действий по взысканию с работника выданной ему под отчет на командировочные расходы суммы, по которой работник вовремя не отчитался, то в этом случае, по мнению автора, бухгалтеру необходимо включить не возвращенную работником сумму аванса в его налогооблагаемый доход в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности.

В последующем при представлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы подоходного налога.

Налог на прибыль

Порядок учета командировочных расходов для целей налогообложения во многом совпадает с правилами бухгалтерского учета.

Так, если командировка связана с производством или реализацией продукции (работ, услуг), то расходы на командировку включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Если целью командировки является приобретение основных средств, то затраты на командировку будут увеличивать первоначальную стоимость этих основных средств (п.1 ст.257 НК РФ).

При направлении работника в командировку для закупки товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, затраты на командировку подлежат включению в стоимость приобретенных ценностей (п.2 ст.254 НК РФ).

В то же время при ведении налогового учета в целях исчисления налога на прибыль необходимо учитывать три основных отличия правил налогового учета, закрепленных в гл.25 НК РФ, от правил, установленных бухгалтерским законодательством.

Во-первых, для целей налогообложения предусмотрено нормирование размера суточных.

На сегодняшний день (начиная с 1 января 2002 г.) в состав расходов при исчислении налога на прибыль можно включить суточные в размере, не превышающем 100 руб. за каждый день нахождения в командировке <3> (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

     
   ————————————————————————————————
   

<3> Нормы суточных для целей налогообложения прибыли определены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Если в организации суточные выплачиваются работникам в размере, превышающем 100 руб. в сутки, сумма превышения для целей налогообложения в состав расходов не включается и в налоговом учете не отражается.

Остальные командировочные расходы начиная с 1 января 2002 г. для целей налогообложения прибыли не нормируются.

Во-вторых, перечень командировочных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, является закрытым.

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 НК РФ к расходам на командировки для целей налогообложения относятся расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Если организация компенсирует работнику иные расходы, связанные с командировкой, не поименованные выше, то эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут (см. Письмо Минфина России от 24 декабря 2002 г. N 04-02-06/3/91).

В-третьих, в соответствии со ст.252 НК РФ обязательным условием для включения затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли, является наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ.

В ряде случаев работнику могут возмещаться командировочные расходы и при отсутствии подтверждающих документов (например, при отсутствии документов, подтверждающих расходы на проживание или на проезд). Однако эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от применяемого организацией метода учета доходов и расходов.

Если организация исчисляет налог на прибыль по методу начисления, то расходы на командировки признаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ).

При использовании кассового метода расходы признаются после их фактической оплаты (п.3 ст.273 НК РФ).

Применительно к командировочным расходам, на наш взгляд, это правило следует трактовать следующим образом.

Расходы на командировки при кассовом методе должны признаваться в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет, но только в части, не превышающей сумму выданного ранее аванса.

Если же по авансовому отчету выявлен перерасход, то сумма командировочных расходов в части перерасхода может быть учтена в составе расходов только после того, как организация погасит свою задолженность перед работником (погасит сумму перерасхода). Приведенные выше различия между бухгалтерским и налоговым учетом влекут за собой возникновение в бухгалтерском учете постоянных разниц и постоянных налоговых обязательств (п.п.4 - 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114 <4>).

     
   ————————————————————————————————
   

<4> ПБУ 18/02 применяется начиная с отчетности за 2003 г. всеми организациями, признаваемыми налогоплательщиками налога на прибыль, за исключением кредитных, страховых организаций и бюджетных учреждений.

ПБУ 18/02 может не применяться субъектами малого предпринимательства.

Порядок возникновения постоянных разниц может быть различным в зависимости от того, по какой статье будут учитываться командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете (в составе расходов на производство и реализацию, в составе стоимости основных средств, материально-производственных запасов и т.д.)

Рассмотрим на примере самый простой вариант, когда командировка носит производственный характер и командировочные расходы в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" с последующим списанием непосредственно в дебет счета 90 "Продажи".

Пример 4. Организация исчисляет налог на прибыль по методу начисления. В феврале 2003 г. работник организации был направлен в служебную командировку для решения вопросов, связанных с реализацией продукции, выпускаемой организацией. Срок командировки - 3 дня (с 17 по 19 февраля).

В соответствии с порядком, установленным в организации, размер суточных составляет 200 руб. в сутки. Перед отъездом работнику был выплачен аванс в размере 3000 руб.

По возвращении из командировки работник представил следующий авансовый отчет:

1. Железнодорожные билеты в оба направления - 2400 руб. (НДС нет);

2. Расходы на проживание без подтверждающих документов - 24 руб. (12 руб. х 2 суток);

3. Суточные - 600 руб. (200 руб. х 3 суток).

Итого сумма расходов по авансовому отчету - 3024 руб.

Авансовый отчет был утвержден 21 февраля 2003 г.

В бухгалтерском учете организации вся сумма подлежит отнесению в дебет счета 26 с последующим списанием в дебет счета 90. То есть при формировании финансового результата деятельности организации в феврале 2003 г. в составе расходов будет учтена вся сумма командировочных расходов согласно авансовому отчету в размере 3024 руб.

Для целей налогообложения прибыли не будут учитываться следующие расходы:

- расходы на проживание, не подтвержденные документами, в размере 24 руб.;

- сверхнормативные суточные в размере 300 руб.

Общая сумма расходов, не учитываемых для целей налогообложения прибыли, - 324 руб. Эта сумма и будет являться постоянной разницей, для учета которой можно использовать, например, отдельный субсчет счета 26.

Таким образом, в бухгалтерском учете в феврале должны быть сделаны следующие проводки:

Д-т счета 71 - К-т счета 50 - 3000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы;

Д-т счета 26 - К-т счета 71 - 2700 руб. - отражена сумма командировочных расходов в части, признаваемой расходом для целей налогообложения прибыли;

Д-т счета 26 / "Постоянные разницы" - К-т счета 71 - 324 руб. - отражена сумма командировочных расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли.

Сумма постоянного налогового обязательства, соответствующего выявленной постоянной разнице, исчисленная по ставке 24%, составит 77,76 руб. (324 руб. х 0,24 = 77,76 руб.):

Д-т счета 99 / "Постоянные налоговые обязательства" - К-т счета 68 / "Расчеты по налогу на прибыль" - 77,76 руб. - отражена сумма постоянного налогового обязательства.

Налог на добавленную стоимость

Порядок применения вычетов НДС по командировочным расходам регулируется п.7 ст.171 НК РФ.

Обратите внимание! В настоящее время вычет НДС по командировочным расходам производится в общеустановленном порядке при наличии счета-фактуры поставщика с выделенной в нем суммой налога и при условии, что эти расходы связаны с осуществлением операций, облагаемых НДС.

Действующая редакция п.7 ст.171 НК РФ не предусматривает возможность выделения суммы НДС из суммы командировочных расходов с применением расчетной ставки 16,67%. Однако такой порядок действовал не всегда.

До 1 июля 2002 г. (до вступления в силу изменений, внесенных в гл.21 НК РФ Федеральным законом от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации") суммы НДС по расходам на командировки, принимаемые к вычету, рассчитывались по ставке 16,67% от суммы произведенных расходов (без налога с продаж).

Порядок учета НДС по расходам на командировки до и после 1 июля 2002 г. рассмотрим более подробно.

Расходы по найму жилого помещения

на территории РФ

До 1 июля 2002 г. возмещение НДС по таким расходам производилось в пределах установленных норм по расчетной ставке 16,67%.

Обратите внимание! Вычет НДС производится только по расходам по найму жилого помещения на территории РФ.

При возмещении работнику расходов по оплате проживания на территории иностранных государств (в том числе и на территории государств - участников СНГ) сумма НДС по указанным расходам расчетным путем не выделяется и к вычету не принимается (см. Письмо Минфина России от 28 мая 1999 г. N 04-03-11).

Обратите внимание! Расходы по найму жилого помещения нормировались для целей налогообложения прибыли только до 1 января 2002 г.

Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения на территории РФ были установлены Приказом Минфина России от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" и составляли 270 руб. в сутки (при наличии подтверждающих документов) и 7 руб. в сутки (при отсутствии подтверждающих документов).

Поэтому до 1 января 2002 г. максимальная сумма НДС, подлежащая возмещению из бюджета по расходам по найму жилого помещения, составляла 45 руб. в сутки (270 руб. х 0,1667 = 45 руб.).

После 1 января 2002 г. - даты вступления в силу гл.25 НК РФ - вопросы налогообложения прибыли регулируются этой главой.

В ней не предусмотрено нормирование расходов по найму жилого помещения.

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 НК РФ расходы на командировки принимаются для целей налогообложения в сумме фактических затрат, за исключением суточных, которые и после 1 января 2002 г. учитываются при налогообложении прибыли только в пределах норм.

Поэтому после 1 января 2002 г. вычеты по расходам по найму жилого помещения предоставляются в полном объеме без всяких норм. При этом к расходам на проживание, по которым производится вычет, относятся в том числе и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов).

В период с 1 января до 1 июля 2002 г. сумма НДС, принимаемая к вычету, определялась налогоплательщиками по ставке 16,67% от суммы фактических расходов на проживание.

Если в стоимости гостиничных услуг присутствовал налог с продаж, то для расчета суммы НДС, подлежащей вычету, величину расходов по найму жилого помещения (сумму счета) следовало предварительно уменьшить на сумму налога с продаж.

После 1 июля 2002 г. налогоплательщики лишились права выделять сумму НДС по расходам на проживание с использованием расчетной ставки 16,67%. Соответствующие изменения были внесены в п.7 ст.171 НК РФ вышеупомянутым Федеральным законом от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ.

Начиная с 1 июля 2002 г. вычеты НДС по расходам на проживание предоставляются налогоплательщикам в общеустановленном порядке.

Позиция МНС России по этому вопросу отражена в п.42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447 (в редакции изменений, внесенных Приказом МНС России от 17 сентября 2002 г. N ВГ-3-03/491) (далее - Методические рекомендации по НДС).

В соответствии с указанным выше п.42 при оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки основанием для вычета суммы налога, уплаченной по услугам гостиниц, являются счет-фактура и расчетные документы (в том числе кассовый чек или бланк строгой отчетности), подтверждающие фактическую уплату суммы налога, указанной в счете-фактуре.

Таким образом, по мнению налоговых органов, после 1 июля 2002 г. вычет НДС по расходам по найму жилого помещения в период командировки возможен только при наличии счета-фактуры.

А что делать организации, если у нее нет счета-фактуры?

Позиция налоговых органов, высказываемая ими в частных ответах на запросы налогоплательщиков, заключается в следующем.

Если в документах, подтверждающих расходы на проживание (в счете гостиницы), НДС не выделен и нет никаких указаний на то, что сумма НДС в стоимости услуг присутствует (т.е. нет надписей "Включая НДС", "В том числе НДС" и т.п.), то вся сумма расходов на проживание подлежит включению в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли.

Если же в документе, подтверждающем факт оплаты гостиничных услуг, НДС выделен отдельной строкой либо в документе есть надпись, свидетельствующая о том, что сумма НДС включена в стоимость услуг, то налогоплательщику следует выделить сумму НДС из стоимости гостиничных услуг и отнести его в дебет счета 91. Эта сумма не будет учитываться в составе расходов при налогообложении прибыли. Права на вычет этой суммы НДС в отсутствие счета-фактуры у налогоплательщика тоже нет.

Для того чтобы отстоять иную точку зрения, налогоплательщику, скорее всего, придется обращаться в суд.

Расходы по проезду к месту служебной командировки

и обратно, включая затраты за пользование

в поездах постельными принадлежностями

До 1 июля 2002 г. сумма НДС по таким расходам рассчитывалась по расчетной ставке 16,67% от суммы фактически произведенных расходов, подтвержденных первичными документами (билетами, квитанциями).

При расчете НДС следовало учитывать, что операции по страхованию освобождены от НДС, поэтому по расходам, связанным с оплатой страховки (как обязательной, так и добровольной), НДС не выделялся и к вычету не принимался.

Кроме того, НДС следовало выделять только по расходам, связанным с проездом по территории РФ. При направлении работника в командировку за пределы территории РФ вычеты сумм НДС по командировочным расходам, в том числе и по расходам, связанным с проездом к месту командировки и обратно, не производились (см. Письмо Минфина России от 28 мая 1999 г. N 04-03-11).

После 1 июля 2002 г. сумма НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно расчетным путем не выделяется. Вычет НДС по таким расходам производится только в том случае, если сумма налога выделена в проездном документе (билете) (см. п.42 Методических рекомендаций по НДС).

Если сумма НДС в билете не выделена, то выделение ее расчетным путем не производится. В этом случае вся стоимость проезда (включая предполагаемую сумму налога) списывается на расходы и учитывается при налогообложении прибыли в составе расходов на командировки.

Вычет НДС по расходам на пользование в поездах постельными принадлежностями осуществляется либо на основании счетов-фактур (если стоимость этой услуги не включена в стоимость билета), либо на основании билета с выделенной в нем суммой налога (если плата за пользование постельными принадлежностями входит в стоимость билета) (п.42 Методических рекомендаций по НДС).

Пример 5. Работник предприятия был направлен в командировку в Уфу. По возвращении из командировки работник 20 марта 2002 г. представил в бухгалтерию следующий авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением первичных документов:

- стоимость проезда - 3000 руб. (железнодорожный билет прилагается);

- страховка - 50 руб. (квитанция прилагается);

- проживание в гостинице в течение 3 суток - 900 руб. без налога с продаж (счет гостиницы прилагается);

- суточные - 300 руб.

Расчет суммы НДС, принимаемой к вычету, осуществляется следующим образом:

1) сумма НДС по стоимости проезда составляет 500 руб. (3000 руб. х 0,1667 = 500 руб.) и возмещается из бюджета в полном объеме;

2) по страховке сумма НДС не выделяется;

3) по расходам на проживание сумма НДС составляет 150 руб. (900 руб. х 0,1667 = 150 руб.) и возмещается из бюджета полностью;

4) по суточным НДС не выделяется.

Таким образом, к вычету в данном случае принимается сумма НДС в размере 650 руб.

Пример 6. В условиях примера 5 предположим, что работник представил авансовый отчет 20 марта 2003 г.

В железнодорожном билете указана сумма НДС - 500 руб.

В счете гостиницы сумма НДС не выделена. При этом в счете есть надпись "Включая НДС". Счета-фактуры на услуги гостиницы нет.

Расчет суммы НДС, принимаемой к вычету, осуществляется следующим образом:

1) сумма НДС по стоимости проезда составляет 500 руб. и возмещается из бюджета в полном объеме;

2) по страховке сумма НДС не выделяется;

3) по расходам на проживание сумма НДС к вычету не принимается, поскольку отсутствует счет-фактура на стоимость услуг гостиницы;

4) по суточным НДС не выделяется.

Таким образом, в данном случае к вычету принимается сумма НДС в размере 500 руб.

Налог на доходы физических лиц

При налогообложении доходов физических лиц следует руководствоваться порядком, предусмотренным гл.23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

Подпунктом 3 ст.217 НК РФ предусмотрено освобождение от налогообложения компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включаются следующие выплаты:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (в настоящее время норма суточных при командировках внутри страны - 100 руб. в сутки);

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

- расходы на провоз багажа;

- фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (в настоящее время норма - 12 руб. в сутки);

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Все иные расходы, возмещаемые командированному работнику по решению руководства организации, подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, облагаемую по ставке 13%.

Подробнее остановимся на тех проблемах, которые традиционно вызывают вопросы у практикующих бухгалтеров.

Оплата услуг связи

В соответствии со ст.217 НК РФ в налогооблагаемый доход командированных работников не включается компенсация расходов по оплате услуг связи при наличии документов, подтверждающих произведенные работником расходы.

Напомним, что до 1 января 2001 г. вопрос о включении или невключении этих сумм в налогооблагаемый доход работников не имел однозначного ответа.

Минфин России высказывал мнение о том, что суммы компенсации расходов на оплату услуг связи не следует облагать подоходным налогом при условии, что они вызваны производственной необходимостью и подтверждены документально (см. Письмо Минфина России от 23 декабря 1998 г. N 04-04-06).

Однако налоговые органы на местах зачастую настаивали на включении компенсации таких расходов в налогооблагаемый доход работников.

После 1 января 2001 г. стоимость услуг связи, компенсируемая командированному работнику, налогом на доходы физических лиц не облагается. Но при этом необходимо иметь документы, подтверждающие как характер и размер произведенных расходов, так и их связь с деятельностью предприятия.

Оплата расходов на проезд в такси

В соответствии со ст.217 НК РФ налогом на доходы не должна облагаться сумма компенсации расходов работника на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок. При этом в ст.217 НК РФ нет ограничения на оплату проезда на такси.

На этом основании после 1 января 2001 г. предприятия вполне обоснованно могут производить компенсацию расходов работника по проезду на такси до аэропорта или вокзала без включения сумм компенсации в налогооблагаемый доход работника (при условии, что эти расходы подтверждены документально).

Правомерность такого подхода подтверждается и налоговыми органами (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 26 апреля 2002 г. N 27-11а/19691), и Минфином России (см. Письмо Минфина России от 14 ноября 2001 г. N 04-04-06/472).

Оплата добровольной страховки

Если предприятие возмещает работнику расходы по оплате добровольной страховки от несчастных случаев на авиа- или железнодорожном транспорте, то эти суммы не попадают под действие п.3 ст.217 НК РФ.

Порядок налогообложения этих сумм регулируется ст.213 НК РФ. В соответствии с п.3 ст.213 НК РФ не учитываются при определении налоговой базы страховые взносы, уплаченные работодателем за работника по договорам добровольного страхования, предусматривающим возмещение вреда жизни и здоровью застрахованных физических лиц и (или) медицинских расходов застрахованных физических лиц <5>. Эта норма позволяет не включать в налогооблагаемый доход работника суммы, выплачиваемые ему в возмещение его расходов по оплате добровольной страховки от несчастных случаев на транспорте.

     
   ————————————————————————————————
   

<5> До 1 января 2003 г. в предыдущей редакции ст.213 НК РФ в качестве дополнительного условия для освобождения страховых взносов от налогообложения называлось отсутствие выплат застрахованным физическим лицам.

Обратите внимание! Для целей исчисления налога на доходы физических лиц необходимо строго соблюдать установленные законодательством сроки сдачи авансового отчета по возвращении из командировки.

Отчет должен быть представлен в течение трех дней со дня возвращения работника из командировки.

Несоблюдение этого срока может привести к возникновению споров с налоговыми органами по вопросу включения числящихся за работником подотчетных средств в его налогооблагаемый доход (подробнее см. с. 28).

Единый социальный налог

и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ

Порядок уплаты единого социального налога регулируется гл.24 НК РФ.

Подпунктом 2 п.1 ст.238 НК РФ предусмотрено освобождение от налогообложения компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая командировочные расходы. При этом перечень выплат, не облагаемых единым социальным налогом (ЕСН), полностью повторяет перечень выплат, не облагаемых налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) (см. выше с. 39).

Обратим внимание на следующий момент.

В соответствии с п.3 ст.236 НК РФ не облагаются ЕСН любые выплаты в пользу физических лиц, если эти выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Руководствуясь этой нормой, организация не должна включать в налоговую базу по ЕСН следующие виды выплат:

- суточные в размере, превышающем установленную норму (свыше 100 руб. в сутки);

- возмещение расходов на проживание без подтверждающих документов (как в пределах нормы (12 руб. в сутки), так и выше этой нормы);

- возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно без подтверждающих документов;

- возмещение иных расходов, связанных с командировкой, которые для целей налогообложения прибыли в состав расходов не включаются, например расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на авиа- и железнодорожном транспорте (см. Письмо Управления МНС по г. Москве от 6 июня 2002 г. N 28-11/26183).

Объект обложения страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ и база для начисления страховых взносов совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН (п.2 ст.10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Поэтому при решении вопроса о необходимости начисления страховых взносов в ПФР на те или иные выплаты организациям необходимо руководствоваться теми правилами, которые изложены выше для ЕСН.

Отражение командировочных расходов

в бухгалтерском и налоговом учете

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на командировки проиллюстрируем на конкретном примере.

Пример 7. Работник направлен в служебную командировку в пределах территории РФ сроком на 5 дней с 14 по 18 апреля 2003 г. В соответствии с порядком, установленным на предприятии, суточные выплачиваются в размере 200 руб. в сутки.

Работнику выдан аванс из расчета, что стоимость авиабилетов к месту командировки и обратно - 6000 руб., стоимость проживания в месте командировки - 1400 руб. в сутки.

Рассчитываем сумму аванса:

200 руб/сут. х 5 сут. + 6000 руб. + 1400 руб/сут. х 4 сут. = 12 600 руб.

Выдача аванса оформляется бухгалтерской проводкой:

Д-т счета 71 - К-т счета 50 - 12 600 руб. - выдан аванс на командировку.

По возвращении из командировки работником представлен в бухгалтерию авансовый отчет и приложены следующие первичные документы:

- авиабилеты стоимостью 6000 руб. (НДС не выделен);

- квитанция об уплате сбора на добровольное страхование - 150 руб.;

- счет гостиницы: 1400 руб/сут. х 4 сут. = 5600 руб. (в счете выделен НДС - 933 руб., счета-фактуры нет);

- отчет о командировке, подписанный руководителем предприятия, подтверждающий производственный характер командировки.

Рассчитываем сумму фактически произведенных командировочных расходов:

200 руб/сут. х 5 сут. + 6000 руб. + 150 руб. + 5600 руб. = 12 750 руб.

Эта сумма должна быть указана в авансовом отчете.

Как видим, сумма фактически произведенных командировочных расходов по авансовому отчету превышает сумму выданного аванса на 150 руб.

Выдача работнику денег из кассы в возмещение перерасхода отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т счета 71 - К-т счета 50 - 150 руб. - погашен перерасход.

Списываем командировочные расходы бухгалтерскими проводками:

1) суточные:

Д-т счета 26 К-т счета 71 - 500 руб. - списаны суточные в пределах нормы, установленной для целей налогообложения прибыли (100 руб/сут. х 5 сут. = 500 руб.);

Д-т счета 26 / "Постоянные разницы" - К-т счета 71 - 500 руб. - отражена сумма сверхнормативных суточных, не принимаемая для целей налогообложения прибыли и образующая постоянную разницу в соответствии с ПБУ 18/02 (подробнее см. пример 4 на с. 27).

Если организация при ведении бухгалтерского учета не применяет ПБУ 18/02, то списание суточных осуществляется одной проводкой:

Д-т счета 26 - К-т счета 71 - 1000 руб. - списаны суточные (200 руб/сут. х 5 сут. = 500 руб.);

2) расходы по проезду:

Д-т счета 26 - К-т счета 71 - 6000 руб. - учтены расходы по проезду в полной сумме, указанной в билетах;

3) расходы на проживание:

Д-т счета 19 - К-т счета 71 - 933 руб. - отражена сумма НДС, указанная в счете гостиницы;

Д-т счета 26 - К-т счета 71 - 4667 руб. - отражены расходы на проживание (без НДС).

Поскольку у организации нет счета-фактуры на стоимость услуг гостиницы, сумма НДС в размере 933 руб. к вычету не принимается (подробнее см. с. 35 - 36):

Д-т счета 91 / "Постоянные разницы" - К-т счета 19 - 933 руб. - отражена сумма НДС, не принимаемая к вычету;

4) расходы на добровольное страхование:

Д-т счета 26 / "Постоянные разницы" - К-т счета 71 - 150 руб. - отражена сумма расходов по оплате добровольной страховки. Эта сумма для целей налогообложения прибыли не учитывается и согласно с ПБУ 18/02 образует постоянную разницу.

Таким образом, в бухгалтерском учете сумма командировочных расходов, включенная в затраты, составила 11 817 руб.:

12 600 руб. - 933 руб. (НДС) = 11 817 руб.

Для целей налогообложения прибыли в составе расходов будет учтена сумма командировочных расходов в размере 11 167 руб.:

11 817 руб. - 500 руб. (сверхнормативные суточные) - 150 руб. (добровольная страховка) = 11 167 руб.

Сумма сверхнормативных суточных в размере 500 руб. включается в налоговую базу по НДФЛ, облагаемую налогом по ставке 13%.

Объекта обложения ЕСН и страховыми взносами в ПФР в рассматриваемой ситуации нет.

ЗАРУБЕЖНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

Помимо направления сотрудников организации в командировки в пределах территории России все большее распространение получают и командировки в дальнее зарубежье.

Это связано с расширением делового сотрудничества российских фирм и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынков сбыта как российских товаров в других странах, так и импортных товаров на территории России. Кроме того, все больше российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях и симпозиумах.

Трудовым кодексом РФ (ст.166) предусмотрено общее понятие служебной командировки - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Данное определение не предусматривает никаких различий в зависимости от места командирования работников.

Следовательно, все гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, по возмещению расходов, сохранению места работы и среднего заработка в полной мере распространяются и на зарубежные командировки сотрудников.

Обратите внимание! Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 17 января 2003 г. N 3 признаны не действующими на территории Российской Федерации Правила об условиях труда советских работников за границей, утвержденные Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 25 декабря 1974 г. N 365.

Порядок оформления командировки

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании. Это следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утверждено Центральным банком РФ 25 июня 1997 г. N 62) (далее - Положение N 62).

Уполномоченные банки выдают организациям наличную валюту (дорожные чеки) на командировочные расходы по заявке, которая оформляется на основании двух приказов:

1) приказа, которым сотруднику установлен размер суточных;

2) приказа о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку, в котором необходимо указать фамилию, имя и отчество командируемого лица, предполагаемые даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования, страну командирования.

Если направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то, по нашему мнению, всю необходимую информацию об условиях командирования можно определить в одном приказе.

В случаях когда работники направляются в зарубежные командировки регулярно в одни и те же страны, руководитель организации может определить размер суточных для каждой страны командирования общим приказом.

Приказ

по обществу с ограниченной ответственностью "Фолд"

от 8 января 2003 г. N 6

Об установлении нормы суточных

Приказываю:

При направлении сотрудников в краткосрочные служебные зарубежные командировки в 2003 г. суточные выплачивать в следующих размерах:

- при командировках в США - 67 долл. США в сутки;

- при командировках в Германию - 58 долл. США в сутки;

- при командировках в Объединенные Арабские Эмираты - 100 долл. США в сутки.

Директор (Васильев Ф.С.)

Размеры суточных в зависимости от страны командирования, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (далее - Приказ N 92н).

Руководитель организации своим приказом может установить более высокий размер суточных. Однако превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль (см. с. 86), а также потребует включить сумму превышения в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход работника (см. с. 89).

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера суточных приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" (или Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомитета РФ по статистике от 6 апреля 2001 г. N 26 (см. с. 49).

Унифицированная форма N Т-9

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД | 0301022|
                      ООО "Фолд"                           +————————+
   _______________________________________________ по ОКПО |41423955|
              (наименование организации)                   L—————————
   

     
                                     ——————————T———————————¬
                                     |  Номер  |   Дата    |
                                     |документа|составления|
                                     +—————————+———————————+
                                     |    28   |10 марта   |
                                     |         |2003 г.    |
                              ПРИКАЗ L—————————+————————————
   

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
                Иванова Ивана Ивановича             |     000034    |  
   —————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

(фамилия, имя, отчество)

менеджера

__________________________________________________________________

(наименование профессии (должности))

отдела закупок

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

в Объединенные Арабские Эмираты

__________________________________________________________________

(место назначения (страна, город, организация))

__________________________________________________________________

Суточные выплачивать в размере 100 долл. США

__________________________________________________________________

     
             ——————————————¬
   сроком на |      10     | календарных дней
             L——————————————
   

25 марта 03 04 апреля 03

с "__" __________ 20__ г. по "__" ___________ 20__ г.

Исследование конъюнктуры рынка и формирование договоров

с целью __________________________________________________________

поставки

__________________________________________________________________

ООО "Фолд"

Командировка за счет средств _____________________________________

Служебное задание N 4 от 10 марта 2003 г.

Основание: _______________________________________________________

(служебное задание, другое основание (номер, дата))

__________________________________________________________________

Директор Васильев Ф.С.

Руководитель ___________ _________ _____________________

организации (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

С приказом 10 марта 03

(распоряжением) ___________________ "__" ______ 20__ г.

ознакомлен (подпись работника)

В соответствии с требованиями п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эту форму приказа необходимо применять всем организациям при направлении своих работников в любые командировки.

Фактическое время пребывания работника в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо и для обоснования отсутствия работника на рабочем месте, и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты.

Обратите внимание! Командировочное удостоверение, предусмотренное для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации.

Однако если сотрудник направлен в командировку в государство - участник Таможенного союза, пересечение границы с которым производится свободно, то командировочное удостоверение оформлять обязательно, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.

Расходы, возмещаемые

при зарубежных командировках

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, которые финансируются из федерального бюджета.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя возмещать командируемому работнику расходы и устанавливает только их нижний предел. Верхние границы по возмещению расходов определяются организациями самостоятельно.

В связи с отменой с 2003 г. Министерством труда и социального развития РФ ранее применявшихся Правил об условиях труда советских работников за границей Трудовой кодекс РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения работника и работодателя при направлении в служебные загранкомандировки.

Размер суточных, ниже которого работодатель не имеет права выплачивать их командируемому работнику, установлен Приказом N 92н, а нормы на оплату найма жилого помещения определены Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

Следует обратить внимание, что в настоящее время продолжает применяться совместное Письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ.

Согласно этому Письму работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по правилам, установленным для командировок по территории РФ.

При направлении работника в командировку в две или более страны со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник.

В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы (п.3 Постановления Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств").

В случае пребывания работника в краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п.5 Постановления N 1261).

* * *

При направлении работника в служебную зарубежную командировку работодатель может в приказе на командирование определить, каким видом транспорта надлежит воспользоваться работнику, а также по тарифу какого класса ему будет оплачен проезд.

Помимо расходов на проезд командированному работнику также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.

Приобрести билет для командировки работник может как самостоятельно, за счет выданного аванса в рублях, так и путем перечисления необходимой суммы в рублях на счет агента по продаже билетов или на счет авиакомпании.

Если обратный билет работник будет приобретать в стране командирования, ему потребуется наличная иностранная валюта и на приобретение обратного билета.

Расходы по проезду работника к месту командирования и обратно принимаются и в бухгалтерском, и в налоговом учете в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат.

При непредставлении (утрате) документов, подтверждающих оплату расходов по проезду, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от цели командировки.

Расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и, кроме того, подлежат включению в доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц (п.3 ст.217 НК РФ).

* * *

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения при командировании не ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, которые финансируются из федерального бюджета.

С 1 января 2002 г. Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н установлены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. Пунктом 1 этого Приказа определено, что возмещение расходов по найму жилого помещения по этим нормам производится работникам учреждений Российской Федерации.

Обратите внимание! Приказ Минфина России N 15н применяется всеми иными организациями только в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках, как это предусмотрено ст.168 ТК РФ.

В Письме Минфина России от 20 августа 2001 г. N 04-02-05/11, которым было разъяснено применение Приказа Минфина России от 6 июля 2001 г. N 49н, указано, что начиная с 1 января 2002 г. в связи с введением гл.25 "Налог на прибыль организаций" (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ) эти нормы расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли применяться не будут, а будут использоваться исключительно для целей бюджетного финансирования таких расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются и в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения в размере фактически произведенных затрат.

Покупка валюты в банке

и выдача аванса работнику

Для определения суммы, необходимой на оплату командировочных расходов, организация может составить смету. Смета командировочных расходов составляется в произвольной форме исходя из норм, установленных приказом руководителя. Образец составления сметы см. на с. 53.

Смета расходов по командировке

в Объединенные Арабские Эмираты

менеджера отдела закупок Иванова И.И.

Срок командировки: с 25 марта по 4 апреля 2003 г.

(9 суток на территории ОАЭ и 1 сутки на территории РФ).

     
   ——————————————————————————T——————T———————————————————T———————————¬
   |       Вид расходов      |Кол—во|   Сумма расходов  |   Расчет  |
   |                         | дней +—————————T—————————+           |
   |                         |      |Долл. США|   Руб.  |           |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Суточные в ОАЭ           |   9  |    900  |         |100 долл. х|
   |                         |      |         |         |9 сут.     |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Суточные по территории РФ|   1  |         |     500 |           |
   |(при возвращении)        |      |         |         |           |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Наем жилого помещения    |   9  |  1 800  |         |200 долл. х|
   |                         |      |         |         |9 сут.     |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Дополнительные услуги    |   9  |    315  |         |35 долл. х |
   |гостиницы                |      |         |         |9 сут.     |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Авиабилеты               |      |         |  13 600 |           |
   |(перечислением)          |      |         |         |           |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Проезд до аэропорта      |      |         |     500 |           |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Виза                     |      |         |   1 300 |           |
   +—————————————————————————+——————+—————————+—————————+———————————+
   |Итого:                   |      |  3 015  |  15 900 |           |
   L—————————————————————————+——————+—————————+—————————+————————————
   

Директор (Васильев Ф.С.)

Получить в банке наличную валюту для оплаты командировочных расходов организация может со своего текущего валютного счета при наличии на нем необходимой суммы. Как правило, средства в иностранной валюте на текущем счете имеют организации-экспортеры, а остальным организациям необходимо купить валюту. При этом если у организации еще нет валютного счета, то его необходимо предварительно открыть.

Покупка иностранной валюты

Согласно Положению N 62 организации покупают иностранную валюту для оплаты командировочных расходов в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки без специального разрешения Банка России. Одновременно Банком России запрещена покупка организациями наличной иностранной валюты (п.2.1 Положения N 62). Следовательно, организации имеют право купить иностранную валюту и получить ее в наличной форме только в уполномоченном банке и не имеют права покупать наличную валюту за наличные рубли в обменных пунктах.

Для покупки иностранной валюты организация перечисляет необходимую сумму рублей со своего расчетного счета на специальный счет для покупки валюты. В платежном поручении в разделе "Назначение платежа" указывается: "Перечисление средств для покупки валюты на выплату командировочных расходов".

Одновременно с перечислением суммы рублей организация подает в банк специальное поручение на покупку иностранной валюты, в котором в обязательном порядке указывается назначение платежа: "Командировочные расходы" (п.2.2 Положения N 62). Порядок заполнения поручения на покупку иностранной валюты организация всегда может уточнить в банке, в котором у нее открыт счет.

Купленная банком по поручению организации иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в банках, отражаются на счете 52 "Валютные счета". Учет расчетов с банком по операциям приобретения валюты, по нашему мнению, следует вести на счете 57 "Переводы в пути" на дополнительном субсчете 57-2 "Денежные средства для приобретения валюты".

Перечисленные с расчетного счета денежные средства для приобретения валюты отражаются по кредиту счета 51 "Расчетный счет" в корреспонденции со счетом 57-2. Зачисленная на валютный счет сумма в иностранной валюте отражается по дебету счета 52 с кредита счета 57-2.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденным Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н, активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции.

Для банковских операций по валютным счетам курс ЦБ РФ определяется на дату зачисления средств в валюте или их списания. Возникающие в бухгалтерском учете в результате пересчета валюты в рубли курсовые разницы зачисляются в соответствии с п.13 ПБУ 3/2000 на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы (счет 91 "Прочие доходы и расходы").

Пример 1. ООО "Фолд" направляет в Объединенные Арабские Эмираты менеджера отдела закупок Иванова И.И. с целью исследования конъюнктуры рынка и формирования договоров поставки.

Согласно поручению на покупку валюты для оплаты командировочных расходов 17 марта 2003 г. банк приобрел иностранную валюту в сумме 3015 долл. США по курсу 32 руб. за 1 долл. США и зачислил на счет организации.

Денежные средства в сумме 97 000 руб. на приобретение валюты были предварительно перечислены банку с расчетного счета.

Курс ЦБ РФ на дату зачисления валюты на валютный счет составил 31,3820 руб. за 1 долл. США.

В бухгалтерском учете эта операция отражается следующими проводками:

Д-т счета 57-2 - К-т счета 51 - 97 000 руб. - перечислены денежные средства в рублях на покупку валюты;

Д-т счета 52 - К-т счета 57-2 - 94 616,73 руб. - зачислена валюта на текущий счет по курсу ЦБ РФ (3015 долл. х 31,382 руб/долл.);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 57-2 - 1863,27 руб. - списана на внереализационные расходы разница между курсом покупки и официальным курсом ЦБ РФ (3015 долл. х (32 - 31,382) руб/долл.);

Д-т счета 51 - К-т счета 57-2 - 520 руб. - остаток рублевых средств возвращен банком на расчетный счет.

Получение наличной валюты в банке

Приобретенная для оплаты командировочных расходов валюта выдается организации в наличной форме, или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки.

Выданная банком наличная валюта или дорожные чеки могут быть израсходованы только на оплату командировочных расходов. Использовать средства в иностранной валюте, выданные для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п.3.1 Положения N 62).

Для того чтобы получить наличную валюту или дорожные чеки, необходимо заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк.

Наличная валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Если заявкой предусмотрена выдача дорожных чеков, то они выдаются непосредственно командируемому работнику.

Одновременно с получением наличной валюты или дорожных чеков банк выдает справки по форме N 0406007 на имя каждого командируемого работника либо на имя старшего группы.

Как было сказано выше, заявка оформляется на основании приказов о командировании и установлении организацией нормы суточных.

Форма заявки приведена в Приложении к Положению N 62 и состоит из двух разделов. Первый раздел заполняет организация, а второй - банк. Пример оформления заявки см. на с. 58.

Пример заполнения заявки организацией

     
   ——————————————————————T———————————————————————————————————————————T———————————————————————¬
   |ООО "Фолд"           |Код ОКПО 41423955                          |КБ "Кентавр"           |
   +—————————————————————+———————————————————————————————————————————+———————————————————————+
   |                     |Код ОКАТО 452865632                        |                       |
   +—————————————————————+———————————————————————————————————————————+———————————————————————+
   |                             Заявка N 13 от 20 марта 2003 г.                             |
   +—————————————————————T———————T———————————————————————————————————————————————————————————+
   |Код операции         |   1   |                                                           |
   +—————————————————————+———————+———————————————————————————————————————————————————————————+
   |Заполняется клиентом                                                                     |
   +———T——————————————T———————————————T————————T——————————————T——————————————T———————————————+
   | N |    Ф.И.О.    | Наименование, |  Дата  |  Дата убытия |    Страна    |   Средства    |
   |п/п|командируемого| серия и номер | и номер|командируемого|командирования| в иностранной |
   |   |     лица     |   документа,  | приказа|     лица     |              |    валюте,    |
   |   |              |удостоверяющего|        |  в служебную |              | дорожные чеки |
   |   |              |    личность   |        | командировку |              +—————————T—————+
   |   |              | командируемого|        |за пределы РФ,|              |   Код   |Сумма|
   |   |              | лица, резидент|        |     срок     |              |валюты (с|     |
   |   |              | (нерезидент), |        |командирования|              |указанием|     |
   |   |              |  номер счета, |        |              |              |   кода  |     |
   |   |              |   реквизиты   |        |              |              | ценности|     |
   |   |              |     банка—    |        |              |              |         |     |
   |   |              |  нерезидента  |        |              |              |         |     |
   +———+——————————————+———————————————+————————+——————————————+——————————————+—————————+—————+
   | 1 |       2      |       3       |    4   |       5      |       6      |    7    |  8  |
   +———+——————————————+———————————————+————————+——————————————+——————————————+—————————+—————+
   | 1 |Иванов Иван   |Паспорт РФ,    |N 28 от |25 марта      |Объединенные  |  840 Н  | 3015|
   |   |Иванович      |серия 20 30    |10 марта|2003 г.,      |Арабские      |         |     |
   |   |              |номер 100 100, |2003 г. |10 дней       |Эмираты       |         |     |
   |   |              |резидент       |        |              |              |         |     |
   L———+——————————————+———————————————+————————+——————————————+——————————————+—————————+——————
   

Порядок оформления заявки

1. По строкам "Код ОКПО" и "Код ОКАТО" указываются соответствующие коды, присвоенные организации в информационном письме органа государственной статистики.

2. В строке "Код операции" указывается:

- 1 - если заявка оформляется на получение наличной иностранной валюты с текущего валютного счета и покупку в уполномоченном банке дорожных чеков;

- 2 - если заявка оформляется на перевод средств в иностранной валюте за пределы РФ в пользу командированного работника;

- 3 - если оформляется новая заявка в случае переноса срока командировки с указанием даты и номера предыдущей заявки.

3. В графе 3 следует указать наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность командируемого сотрудника, на основании которого ему выписывается справка по форме N 0406007, а также резидент или нерезидент РФ.

При оформлении заявки для перевода средств в иностранной валюте за пределы РФ в графе 3 указывается номер счета командируемого сотрудника либо третьего лица в банке-нерезиденте за пределами РФ, а также реквизиты банка-нерезидента. Допускается указывать только реквизиты банка-нерезидента, если заявка оформляется на перевод до востребования на имя командируемого работника.

4. В графе 4 указываются дата и номер приказа о командировании. При оформлении заявки под кодом "3" указываются дата и номер нового приказа о командировании.

5. В графе 7 указываются код иностранной валюты и код валютной ценности ("Ч", если необходимы дорожные чеки, или "Н", если необходима наличная валюта).

Полученная в банке наличная валюта должна быть в тот же день оприходована в кассу организации.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе организации учитываются на счете 50 "Касса", к которому открывается отдельный субсчет, например 50-2 "Валютная касса в долларах США".

Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.

Однако Центральный банк России Письмом "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования", опубликованным в "Вестнике Банка России" N 31 от 16 мая 2001 г., разъяснил следующее.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) и регламентирует кассовые операции только с наличными денежными средствами в рублях.

Для учета операций с наличной иностранной валютой, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов в соответствии с Положением N 62, организации могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций.

При этом Банк России считает, что учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться отдельно от учета рублевых кассовых операций, т.е. в отдельной кассовой книге.

Полученные в банке одновременно с наличной валютой или дорожными чеками справки по форме N 0406007 хранятся в кассе организации, а их учет должен вестись в специальном журнале учета справок по форме N 0406007, страницы которого прошнуровываются, пронумеровываются и скрепляются круглой печатью организации.

Журнал состоит из двух разделов, взаимосвязанных между собой. В левой половине отражаются операции по приходу справок (графы 1 - 7), а в правой - по их расходу (графы 8 - 12). При этом записи по приходу и расходу одного бланка производятся на одной строке.

Срок хранения журнала составляет пять лет с даты его окончания.

Выдача аванса работнику в валюте

Выдача наличной валюты из кассы организации под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся на эти цели.

В соответствии с Планом счетов для учета расчетов с подотчетными лицами применяется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы целесообразно открыть отдельный субсчет, например 71-2 "Расчеты в иностранной валюте".

На выданные под отчет суммы дебетуется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет 71-2 "Расчеты в иностранной валюте", и кредитуется счет 50-2 "Валютная касса в долларах США".

При отмене командировки работник, получивший наличную валюту (дорожные чеки), должен вернуть ее в кассу организации вместе со справкой по форме N 0406007, а организация должна сдать ее обратно в банк в течение пяти рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командируемого работника в служебную командировку.

Пример 2. Продолжим пример 1.

Зачисленную 17 марта 2003 г. на валютный счет иностранную валюту в сумме 3015 долл. США ООО "Фолд" получило в наличной форме 21 марта 2003 г. и оприходовало в кассу. В тот же день наличная валюта была выдана под отчет Иванову И.И.

Курс ЦБ РФ на 21 марта 2003 г. составил 31,384 руб. за 1 долл. США.

В бухгалтерском учете эта операция отражается следующими проводками:

Д-т счета 52 - К-т счета 91-1 - 6,03 руб. - отражена курсовая разница по валютному счету за период с 17 по 21 марта (3015 долл. х (31,384 - 31,382) руб/долл.);

Д-т счета 50-2 - К-т счета 52 - 94 622,76 руб. - полученная в банке наличная валюта оприходована в кассу (3015 долл. х 31,384 руб/долл.);

Д-т счета 71-2 - К-т счета 50-2 - 94 622,76 руб. - выдано из кассы 3015 долл. на командировочные расходы.

Вывоз наличной валюты с территории России

С вступлением в силу с 15 марта 2003 г. Федерального закона от 27 февраля 2003 г. N 28-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в статьи 6 и 8 Закона Российской Федерации "О валютном регулировании и валютном контроле" изменился порядок вывоза наличной иностранной валюты из Российской Федерации.

В соответствии с этим Законом физические лица могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, без предъявления разрешительных документов.

Единовременный вывоз с территории РФ физическими лицами (резидентами и нерезидентами) наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, не допускается.

При вывозе сотрудником, направленным в зарубежную командировку, наличной иностранной валюты в пределах 3000 долл. США иностранная валюта при пересечении границы РФ не декларируется.

В случае выдачи сотруднику аванса на командировочные расходы в иностранной валюте в сумме более эквивалента 3000 долл. США вывозимая наличная иностранная валюта подлежит обязательному письменному декларированию.

Таким образом, Закон N 28-ФЗ ввел норму прямого действия, определившую предельную сумму наличной иностранной валюты, которую допускается единовременно вывозить из Российской Федерации, независимо от цели вывоза (личные нужды, оплата командировочных расходов и т.д.) (см. Письмо ГТК России от 28 марта 2003 г. N 01-06/13396).

Оплата командировочных расходов

с применением корпоративной банковской карты

Для оплаты расходов сотрудника при направлении в зарубежную командировку организация может выдать ему корпоративную пластиковую карту.

Порядок выпуска банками расчетных и кредитных пластиковых карт регулируется Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. N 23-П, далее - Положение N 23-П).

Для того чтобы работник мог использовать пластиковую карту, выпущенную банком на территории России, для расчетов в иностранном государстве банк-эмитент должен быть уполномоченным банком, т.е. иметь лицензию на проведение валютных операций в соответствии с Законом РФ от 9 октября 1992 г. N 3615-1 "О валютном регулировании и валютном контроле".

Другим немаловажным условием применения корпоративной пластиковой карты для оплаты расходов за границей является принадлежность пластиковой карты к международным платежным системам, таким, например, как VISA, Eurocard/Mastercard.

На основании заключаемого договора банки выдают организациям банковские карты двух типов:

1) расчетную корпоративную карту, которая позволяет сотруднику, уполномоченному организацией, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, в пределах расходного лимита, установленного банком в соответствии с условиями договора, по перечню разрешенных операций;

2) кредитную корпоративную карту, которая позволяет сотруднику, уполномоченному организацией, производить операции в пределах предоставленной банком кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного банком в соответствии с договором, по перечню разрешенных операций.

Корпоративные пластиковые карты могут быть оформлены на одного или нескольких сотрудников организации. Количество держателей карт регулируется по согласованию между организацией и банком.

Для обслуживания пластиковых карт банк открывает организации специальный карточный счет, на который зачисляются в безналичном порядке денежные средства и списываются в оплату произведенных расходов по пластиковой карте.

В соответствии с Положением N 23-П (п.4.6) с применением корпоративных пластиковых карт разрешается проводить следующие операции на территории зарубежных стран, связанные с оплатой расходов при командировках:

- по безналичной оплате расходов;

- по безналичной оплате представительских расходов в иностранной валюте;

- по получению наличных денежных средств в иностранной валюте для оплаты расходов командированного работника.

Как видим, с помощью корпоративной пластиковой карты возможно произвести оплату всех необходимых расходов при командировании работника, включая оплату гостиницы, аэропортовых сборов, авиа- или железнодорожных билетов, получить наличные на оплату суточных и, кроме того, оплатить представительские расходы.

Причем п.4.6 Положения N 23-П предусмотрено, что если специальный карточный счет открыт в рублях, то с него можно оплачивать расходы на территории зарубежных стран при зарубежных командировках. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая банком за счет средств на рублевом счете организации для последующих расчетов по операциям, совершаемым в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета.

Это означает, что организация, не открывая текущего валютного счета и не приобретая наличной валюты для оплаты командировочных расходов, а имея только специальный карточный счет в рублях, может направить сотрудника в зарубежную командировку.

Карточный счет организация может пополнить в любой момент, даже при нахождении сотрудника в командировке на территории иностранного государства. При этом отпадает необходимость в обмене валюты, выданной при направлении в командировку, например в долларах США, на местную валюту, например евро, с потерей на обменном курсе.

Все средства, списанные с карточного счета организации при совершении любой операции с применением корпоративных карт, в том числе и при оплате командировочных расходов, считаются выданными под отчет сотруднику - держателю корпоративной карты.

Обратите внимание! Оплата работником командировочных расходов по корпоративной карте не освобождает его от обязанности собирать и хранить все первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, а также по возвращении из командировки представить авансовый отчет с приложением первичных документов.

Следует также учитывать, что, применяя корпоративные пластиковые карты, организация не освобождается от необходимости представить в банк отчет о зарубежной командировке сотрудника.

В течение одного месяца с даты совершения валютных операций с применением корпоративных карт (в том числе и с использованием карт по специальным счетам, открытым в рублях) организация обязана представить в банк обоснование для совершения операций, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных и иных документов по каждой операции (п.6.2 Положения N 23-П).

По требованию банка необходимо представить все первичные документы, включая счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт, а также отчеты о командировках.

Корпоративные карточные счета, открытые организацией, относятся к специальным счетам в банках. Денежные средства, перечисленные на такие счета, согласно Плану счетов учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".

Перечисление денежных средств на карточный счет отражается по дебету счета 55, субсчет 4 "Специальный карточный счет", в корреспонденции либо со счетом 51 "Расчетный счет", если карточный счет открыт в рублях, либо со счетом 52 "Валютные счета", если карточный счет открыт в иностранной валюте.

Суммы вознаграждений банку за открытие и обслуживание специальных карточных счетов согласно ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете включаются в состав операционных расходов и учитываются на счете 91-2 "Прочие расходы". Для целей налогообложения прибыли такие затраты учитываются как внереализационные расходы (пп.15 п.1 ст.265 НК РФ).

Поскольку по одному карточному счету могут отражаться операции с использованием нескольких однотипных банковских карт (расчетные, кредитные) одной или разных платежных систем, выданных банком уполномоченным работникам организации, то суммы, зачисляемые на каждую пластиковую карту, можно учитывать на дополнительных субсчетах счета 55-4 "Специальный карточный счет". Например, 55-41 "Специальный карточный счет Иванова И.И.", 55-42 "Специальный карточный счет Петрова П.П." и т.д.

Пример 3. ООО "Фолд" направляет в Объединенные Арабские Эмираты менеджера отдела закупок Иванова И.И. с целью исследования конъюнктуры рынка и формирования договоров поставки.

21 марта 2003 г. для оплаты командировочных расходов работнику выдана корпоративная расчетная карта, открытая в рублях, на которую перечислено 150 000 руб.

25 марта Иванов И.И. по корпоративной карте оплатил проживание в гостинице на сумму 6570 дирхамов ОАЭ (курс банка - эмитента карты - 9 руб. за 1 дирхам).

26 марта Иванов И.И. получил в банкомате наличные в сумме 1500 дирхамов ОАЭ (курс банка - эмитента карты - 9 руб. за 1 дирхам).

1 апреля получены еще в банкомате наличные на сумму 1500 дирхамов ОАЭ (курс банка - эмитента карты - 9,20 руб. за 1 дирхам).

3 апреля по корпоративной карте оплачен счет за дополнительные услуги гостиницы на сумму 1150 дирхамов ОАЭ (курс банка - эмитента карты - 9 руб. 20 коп. за 1 дирхам).

10 апреля представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Курс ЦБ РФ с 1 марта 2003 г. - 8,59637 руб. за 1 дирхам.

Курс ЦБ РФ с 1 апреля 2003 г. - 8,54286 руб. за 1 дирхам.

В бухгалтерском учете ООО "Фолд" эти операции отражаются следующими проводками:

21 марта 2003 г.

Д-т счета 55-41 - К-т счета 51 - 150 000 руб. - перечислены денежные средства на карточный счет Иванова И.И.

По мере получения банковских выписок:

Д-т счета 71 - К-т счета 55-41 - 59 130 руб. - согласно выписке банка по карточному счету отражена списанная сумма в оплату гостиницы;

Д-т счета 71 - К-т счета 55-41 - 13 500 руб. - согласно выписке банка по карточному счету отражена списанная сумма полученных наличных в банкомате;

Д-т счета 71 К-т счета 55-41 - 13 800 руб. - согласно выписке банка по карточному счету отражена сумма полученных наличных в банкомате;

Д-т счета 71 - К-т счета 55-41 - 10 580 руб. - согласно выписке банка по карточному счету отражена сумма оплаты за дополнительные услуги гостиницы.

10 апреля 2003 г. (на дату представления авансового отчета):

Д-т счета 44 (26) - К-т счета 71 - 56 126,59 руб. - отражена оплата гостиницы по курсу ЦБ РФ (6570 дирхамов х 8,54286 руб/дирхам);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71 - 3003,41 руб. - отражена разница между курсом ЦБ РФ и банка - эмитента карты (6570 дирхамов х (9 - 8, 54286) руб/дирхам);

Д-т счета 44 (26) - К-т счета 71 - 12 814,29 руб. - отражены суточные по курсу ЦБ РФ (1500 дирхамов х 8,54286 руб/дирхам);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71 - 685,71 руб. - отражена разница между курсом ЦБ РФ и банка - эмитента карты (1500 дирхамов х (9 - 8,54286) руб/дирхам);

Д-т счета 44 (26) - К-т счета 71 - 12 814,29 руб. - отражены суточные по курсу ЦБ РФ (100 дирхамов х 8,54286 руб/дирхам);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71 - 985,71 руб. - отражена разница между курсом ЦБ РФ и банка - эмитента карты (1500 дирхамов х (9,20 - 8,54286) руб/дирхам);

Д-т счета 44 (26) - К-т счета 71 - 9824,29 руб. - отражена оплата дополнительных услуг гостиницы по курсу ЦБ РФ (1150 дирхамов х 8,54286 руб/дирхам);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71 - 755,71 руб. - отражена разница между курсом ЦБ РФ и банка - эмитента карты (1150 дирхамов х (9,20 - 8,54286) руб/дирхам).

Операции по счетам корпоративных карт, открытых в валюте, должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.

В соответствии с ПБУ 3/2000 датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета организации в кредитной организации.

Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление командировочных расходов, является дата утверждения авансового отчета.

Согласно п.13 ПБУ 3/2000 возникшие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются как внереализационные доходы (расходы), которые учитываются в соответствии с Планом счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Отчеты о служебной загранкомандировке

После возвращения из командировки работник представляет следующие отчеты:

- отчет о выполнении задания на командировку по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26;

- авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Согласно Положению N 62 работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту в 10-дневный срок после возвращения из командировки.

Если предприятие получило иностранную валюту (или дорожные чеки) на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты, дорожных чеков и справок по форме N 0406007.

Расскажем об этих отчетах более подробно.

Отчет о выполнении задания на командировку

Отчет о выполнении задания работник оформляет по форме Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Служебное задание, подписанное руководителем структурного подразделения, является основанием для приказа по командированию сотрудника. В задании указываются профессия (должность), место назначения, даты начала и окончания командировки, срок командировки, организация-плательщик, цель командировки.

Пример такого задания и отчета о командировке приведен на с. 70.

Унифицированная форма N Т-10а

     
                                                           —————————¬
                                                           |  Код   |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД | 0301025|
                      ООО "Фолд"                           +————————+
   _______________________________________________ по ОКПО |41423955|
             (наименование организации)                    L—————————
   

     
                                          ——————————T———————————¬
                                          |  Номер  |   Дата    |
                                          |документа|составления|
                                          +—————————+———————————+
                                          |    4    |20 марта   |
                                          |         |2003 г.    |
                        СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ L—————————+————————————
   

для направления в командировку и отчет о его выполнении

     
                                                                  ————————————————¬
                                                                  |Табельный номер|
                                                                  +———————————————+
                         Иванов Иван Иванович                     |    00000007   |  
   ———————————————————————————————————————————————————————————————+————————————————
   

(фамилия, имя, отчество)

     
   —————————————T————————————T————————————————————————————————————————————————————————T————————¬
   |Структурное | Профессия  |                      Командировка                      |Основа— |
   |подразделе— |(должность),+—————————————————T—————————————————————T———————T————————+ние     |
   |ние         |  разряд,   | место назначения|         дата        |срок   |органи— |        |
   |            |   класс    +————————T————————+——————————T——————————+(кален—|зация — |        |
   |            |(категория) | страна,|органи— |  начала  | окончания|дарные |платель—|        |
   |            |квалификации|  город |зация   |          |          |дни)   |щик     |        |
   +————————————+————————————+————————+————————+——————————+——————————+———————+————————+————————+
   |     1      |      2     |    3   |    4   |     5    |     6    |   7   |    8   |    9   |
   +————————————+————————————+————————+————————+——————————+——————————+———————+————————+————————+
   |Отдел       |менеджер    |ОАЭ,    |Компания|25.03.2003|04.04.2003|   10  |ООО     |Приказ  |
   |маркетинга  |            |г. Дубай|"Вонк"  |          |          |       |"Фолд"  |N 071505|
   +————————————+————————————+————————+————————+——————————+——————————+———————+————————+————————+
   |            |            |        |        |          |          |       |        |        |
   +————————————+————————————+————————+————————+——————————+——————————+———————+————————+————————+
   |            |            |        |        |          |          |       |        |        |
   L————————————+————————————+————————+————————+——————————+——————————+———————+————————+—————————
   

     
   ———————————————————————————————————————T———————————————————————————————————————¬
   |      Содержание задания (цель)       |  Краткий отчет о выполнении задания   |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |                 10                   |                   11                  |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |Исследовать конъюнктуру рынка         |Подготовлены проекты договоров по      |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |текстильных материалов, подготовить   |закупке хлопчатобумажных и льняных     |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |предложения по заключению договоров на|тканей, фурнитуры и других             |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |поставку текстиля и фурнитуры на      |вспомогательных материалов на          |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |вторую половину 2003 г. и на          |2003 — 2007 гг. Список предполагаемых  |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |дальнейшую перспективу.               |поставщиков и тексты договоров         |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |                                      |прилагаются.                           |
   +——————————————————————————————————————+———————————————————————————————————————+
   |                                      |                                       |
   L——————————————————————————————————————+————————————————————————————————————————
   

Руководитель Начальник

структурного отдела Титов Т.Т.

подразделения ___________ _________ ____________ Работник _________

(должность) (подпись) (расшифровка (подпись)

подписи) Задание

Заключение о выполнении задания ___________

выполнено полностью.

___________________________________________

Генеральный Руководитель Начальник

Руководитель директор Васильев Ф.С. структурного отдела Титов Т.Т.

организации ___________ _________ _____________ подразделения ___________ _________ ____________

(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

7 апреля 03

"__" ____________ 20__ года

Этот отчет должен быть подписан руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник, и утвержден руководителем организации.

В отчете о командировке следует достаточно точно отразить цели и результаты командировки, чтобы при проверке налоговый инспектор не усомнился в том, что она связана с производством и реализацией продукции. К отчету о командировке следует приложить протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки.

Авансовый отчет

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных и других разрешенных работодателем расходов.

Для определения величины этого аванса составляется смета командировочных расходов в рублях и соответствующей иностранной валюте (см. подробнее с. 54).

Выезжающему в служебную командировку работнику выдается справка-расчет (или смета), где указываются нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты.

После возвращения из загранкомандировки работник в 10-дневный срок с даты окончания служебной командировки должен сдать авансовый отчет по форме N АО-1, приложив к нему оправдательные документы. Причем согласно п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) эти документы должны иметь построчный перевод на русский язык.

Пример 4. Торговое предприятие ООО "Фолд" направило менеджера по закупкам Иванова И.И. в командировку в Объединенные Арабские Эмираты для исследования конъюнктуры рынка и формирования договоров на поставку товара.

Командировка рассчитана на 10 дней с 25 марта по 4 апреля 2003 г. Нормы командировочных расходов (в сутки), утвержденные приказом руководителя предприятия:

- суточные на территории РФ - 500 руб.;

- суточные на территории ОАЭ - 100 долл. США;

- наем жилого помещения за границей и дополнительные услуги гостиниц возмещаются в сумме фактических затрат.

Нормативы суточных, установленные приказами Минфина:

суточные на территории РФ - 100 руб.;

суточные на территории ОАЭ - 61 долл. США.

Работнику был выдан аванс 20 марта 2003 г. из кассы предприятия в размере 15 900 руб. и 3015 долл. США согласно смете (см. с. 54).

Курс доллара США на 20 марта 2003 г. - 31,3976 руб. за 1 долл.

Указанная в смете сумма в валюте - 3015 долл. США по курсу на 20 марта 2003 г. в пересчете на рубли составит 94 663,76 руб. (3015 долл. х 31,3976 руб/долл.).

Выдача аванса на командировочные расходы отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Д-т счета 71-1 - К-т счета 50-1 - 15 900 руб. - выдана сумма под отчет в рублях;

Д-т счета 71-2 - К-т счета 50-2 - 3015 долл. (94 663,76 руб. по курсу на 20 марта 2003 г.) - выдана сумма под отчет в иностранной валюте.

Командированный работник сдает авансовый отчет 7 апреля 2003 г. и в этот же день рассчитывается по выданному авансу. К авансовому отчету он прикладывает следующие первичные документы:

- авиабилеты стоимостью 13 600 руб.;

- билеты за проезд до аэропорта и обратно - 480 руб.;

- счет из отеля "Casablanca Hotel" - 1800 долл.;

- счет на дополнительные услуги отеля - 270 долл. (пользование телевизором, холодильником и т.д.);

- квитанция к приходному ордеру (получение визы) - 1250 руб.;

- копия загранпаспорта с отметками КПП на границе.

Расчет произведенных расходов оформлен в виде таблицы на с. 73).

Сводная таблица произведенных расходов

     
   ——————————————————————————————————————T——————T———————————————————¬
   |             Вид расходов            |Кол—во|   Сумма расходов  |
   |                                     | дней +—————————T—————————+
   |                                     |      |   Руб.  |Долл. США|
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Суточные в РФ                        |   1  |     500 |         |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Суточные в ОАЭ                       |   9  |         |    900  |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Наем помещения                       |   9  |         |  1 800  |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Дополнительные услуги                |   9  |         |    270  |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Авиабилеты                           |      |  13 600 |         |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Проезд до аэропорта                  |      |     480 |         |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Виза                                 |      |   1 250 |         |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |Всего:                               |      |  15 830 |  2 970  |
   +—————————————————————————————————————+——————+—————————+—————————+
   |2970 долл. США в руб. на 7 апреля 2003 г. — 92 906,95.          |
   |Курс доллара США на 7 апреля 2003 г. — 31,2818 руб. за 1 долл.  |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Командированный сотрудник возвращает в кассу предприятия остаток неиспользованных денежных средств: 70 руб. и 45 долл. США (1407,68 руб.). При этом целесообразно (но не обязательно) оформлять два отдельных авансовых отчета по рублевым и инвалютным средствам.

Примеры таких отчетов приведены на с. 74 - 77.

Унифицированная форма N АО-1

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД | 0302001|
                     ООО "Фолд"                            +————————+
   _____________________________________________   по ОКПО |41423955|
            (наименование организации)                     L—————————
   

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме ___________________

     
                 ——————T——————————¬       15 830             00
                 |Номер|   Дата   | _________________ руб. _____ коп.
      АВАНСОВЫЙ  +—————+——————————+                    Директор
        ОТЧЕТ    |  52 |07.04.2003| Руководитель ____________________
                 L—————+———————————                   (должность)
                                                    Васильев Ф.С.
                                    __________ ______________________
                                    (подпись)  (расшифровка подписи)
                                            07 апреля 2003 г.
                                    _________________________________
     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                                                        +———————————+
                                    Отдел закупок       | 0000000004|
   Структурное подразделение ———————————————————————————+———————————+
                                        Табельный номер |  00000007 |
                        Иванов И.И.                     L————————————
   

Подотчетное лицо ___________________

(фамилия, инициалы)

Командировочные

Менеджер расходы

Профессия (должность) __________ Назначение аванса _______________

     
   ————————————————————————T——————————¬ —————————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |      Бухгалтерская запись      |
   |                       |руб. коп. | |                                |
   +———————————————————————+——————————+—+———————————————T————————————————+
   |             остаток   |     —    | |     дебет     |     кредит     |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T—————————+——————T—————————+
   |  аванс      перерасход|     —    | |счет,|  сумма, |счет, |  сумма, |
   |                       |          | |суб— |руб. коп.|суб—  |руб. коп.|
   |                       |          | |счет |         |счет  |         |
   |                       |          | |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Получен аванс  1. из   | 15 900,00| |     |         | 71—1 |15 830,00|
   |кассы                  |          | |     |         |      |         |
   +—————————————T—————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |1а.          |         |     —    | |  44 |15 830,00|      |         |
   +—————————————+—————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |   2.                  |     —    | |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |                       |     —    | |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Итого получено         | 15 900,00| |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Израсходовано          | 15 830,00| |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+—+—————+—————————+——————+—————————+
   | остаток               |     70,00| |     |         |      |         |
   | ——————————————————————+——————————+—+—————+—————————+——————+—————————+
   | перерасход            |     —    | |     |         |      |         |
   L———————————————————————+——————————— L—————+—————————+——————+——————————
   

5 5

Приложение _____ документов на _____ листах

Пятнадцать тысяч восемьсот

Отчет проверен. К утверждению в сумме ____________________________

тридцать рублей 00 копеек (15 830 руб. 00 коп.)

__________________________________________________________________

Оболенская Г.С.

Главный бухгалтер _______________ ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Петрова П.П.

Бухгалтер _______________ ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Остаток внесен

______________ ----------¬ -----¬

     
   ————————————————— в сумме |    70   | руб. | 00 | коп. по
   Перерасход внесен         L——————————      L—————
   

145 апреля

кассовому ордеру N ___ от "07" _________ 2003 г.

Петрова П.П. апреля

Бухгалтер (кассир) _________ _________________ "07" ______ 2003 г.

(подпись) (расшифровка

подписи)

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Принят к проверке от Иванова И.И. авансовый отчет N 52

Расписка. ________________________________________________________

от 07 апреля 2003 г.

__________________________________________________________________

Петрова П.П. апреля

Бухгалтер _________ _____________________ "07" ______ 2003 г.

(подпись) (расшифровка подписи)

Оборотная сторона формы N АО-1

     
   ———————T———————————————————T——————————T—————————————————————————————————————T—————¬
   |Номер |     Документ,     |Наименова—|            Сумма расхода            |Дебет|
   |по по—|   подтверждающий  |ние доку— +—————————————————T———————————————————+сче— |
   |рядку |  производственные |мента     |    по отчету    |  принятая к учету |та,  |
   |      |      расходы      |(расхода) +—————————T———————+—————————T—————————+суб— |
   |      +——————————T————————+          |    в    |   в   |    в    |в валюте |счета|
   |      |   Дата   |  Номер |          |руб. коп.| валюте|руб. коп.|         |     |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |    3   |     4    |   5     |   6   |   7     |    8    |  9  |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   1  |25.03.2003|        |Суточные  |   500,00|   —   |   500,00|    —    |  44 |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   2  |25.03.2003|12345678|Авиабилеты|13 600,00|   —   |13 600,00|    —    |  44 |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   3  |25.03.2003|  89540 |Билет     |   240,00|   —   |   240,00|    —    |  44 |
   |      |          |        |автотр.   |         |       |         |         |     |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   4  |04.04.2003|  34784 |Билет     |   240,00|   —   |   240,00|    —    |  44 |
   |      |          |        |автотр.   |         |       |         |         |     |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+—————+
   |   5  |22.03.2003|    256 |Виза      | 1 250,00|   —   | 1 250,00|    —    |  44 |
   L——————+——————————+————————+——————————+—————————+———————+—————————+—————————+——————
   

Итого ¦15 830,00¦ - ¦15 830,00¦ - ¦ L---------+-------+---------+-------- ————

Иванов И.И.

Подотчетное лицо _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Унифицированная форма N АО-1

     
                                                           —————————¬
                                                           |   Код  |
                                                           +————————+
                                             Форма по ОКУД | 0302001|
                     ООО "Фолд"                            +————————+
   _____________________________________________   по ОКПО |41423955|
            (наименование организации)                     L—————————
   

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме ___________________

     
                 ——————T——————————¬       92 906             95
                 |Номер|   Дата   | _________________ руб. _____ коп.
      АВАНСОВЫЙ  +—————+——————————+                    Директор
        ОТЧЕТ    |  53 |07.04.2003| Руководитель ____________________
                 L—————+———————————                   (должность)
                                                    Васильев Ф.С.
                                    __________ ______________________
                                    (подпись)  (расшифровка подписи)
                                            07 апреля 2003 г.
                                    _________________________________
     
                                                        ————————————¬
                                                        |    Код    |
                                                        +———————————+
                                    Отдел закупок       | 0000000004|
   Структурное подразделение ———————————————————————————+———————————+
                                        Табельный номер |  00000007 |
                        Иванов И.И.                     L————————————
   

Подотчетное лицо ___________________

(фамилия, инициалы)

Командировочные

Менеджер расходы

Профессия (должность) __________ Назначение аванса _______________

     
   ————————————————————————T——————————¬ —————————————————————————————————¬
   |Наименование показателя|  Сумма,  | |      Бухгалтерская запись      |
   |                       |руб. коп. | |                                |
   +———————————————————————+——————————+—+———————————————T————————————————+
   |             остаток   |     —    | |     дебет     |     кредит     |
   |Предыдущий   ——————————+——————————+ +—————T—————————+——————T—————————+
   |  аванс      перерасход|     —    | |счет,|  сумма, |счет, |  сумма, |
   |                       |          | |суб— |руб. коп.|суб—  |руб. коп.|
   |                       |          | |счет |         |счет  |         |
   |                       |          | |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Получен аванс  1. из   | 94 314,63| | 91—2|   349,13| 71—2 |   349,13|
   |кассы                  |          | |     |         |      |         |
   +—————T—————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |1а.  |3015—00 долл. США| 94 314,63| |     |         | 71—2 |92 906,95|
   +—————+—————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |   2.                  |     —    | |  44 |92 906,95|      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |                       |     —    | |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Итого получено         | 94 314,63| |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+ +—————+—————————+——————+—————————+
   |Израсходовано          | 92 906,95| |     |         |      |         |
   +———————————————————————+——————————+—+—————+—————————+——————+—————————+
   | остаток               |  1 407,68| |     |         |      |         |
   | ——————————————————————+——————————+—+—————+—————————+——————+—————————+
   | перерасход            |     —    | |     |         |      |         |
   L———————————————————————+——————————— L—————+—————————+——————+——————————
   

3 3

Приложение _____ документов на _____ листах

Девяносто две тысячи

Отчет проверен. К утверждению в сумме ____________________________

девятьсот шесть рублей 95 копеек (92 906 руб. 95 коп.)

__________________________________________________________________

Оболенская Г.С.

Главный бухгалтер _______________ ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Петрова П.П.

Бухгалтер _______________ ____________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Остаток внесен

______________ ----------¬ -----¬

     
   ————————————————— в сумме |   1407  | руб. | 68 | коп. по
   Перерасход внесен         L——————————      L—————
   

146 апреля

кассовому ордеру N ___ от "07" _________ 2003 г.

Петрова П.П. апреля

Бухгалтер (кассир) _________ _________________ "07" ______ 2003 г.

(подпись) (расшифровка

подписи)

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

линия отреза

Принят к проверке от Иванова И.И. авансовый отчет N 53

Расписка. ________________________________________________________

от 07 апреля 2003 г.

__________________________________________________________________

Петрова П.П. апреля

Бухгалтер _________ _____________________ "07" ______ 2003 г.

(подпись) (расшифровка подписи)

Оборотная сторона формы N АО-1

     
   ———————T———————————————————T——————————T——————————————————————————————————————T—————¬
   |Номер |     Документ,     |Наименова—|             Сумма расхода            |Дебет|
   |по по—|   подтверждающий  |ние доку— +——————————————————T———————————————————+сче— |
   |рядку |  производственные |мента     |     по отчету    |  принятая к учету |та,  |
   |      |      расходы      |(расхода) +—————————T————————+—————————T—————————+суб— |
   |      +——————————T————————+          |    в    |в валюте|    в    |в валюте |счета|
   |      |   Дата   |  Номер |          |руб. коп.|        |руб. коп.|         |     |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+————————+—————————+—————————+—————+
   |   1  |     2    |    3   |     4    |   5     |   6    |   7     |    8    |  9  |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+————————+—————————+—————————+—————+
   |   1  |25.03.2003|        |Суточные  |28 153,62|  900,00|28 153,62|   900,00|  44 |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+————————+—————————+—————————+—————+
   |   2  |04.04.2003|   549  |Счет за   |56 307,24|1 800,00|56 307,24| 1 800,00|  44 |
   |      |          |        |проживание|         |        |         |         |     |
   |      |          |        |в отеле   |         |        |         |         |     |
   +——————+——————————+————————+——————————+—————————+————————+—————————+—————————+—————+
   |   3  |04.04.2003|   549  |Счет за   | 8 446,09|  270,00| 8 446,09|   270,00|  44 |
   |      |          |        |доп.      |         |        |         |         |     |
   |      |          |        |услуги    |         |        |         |         |     |
   L——————+——————————+————————+——————————+—————————+————————+—————————+—————————+——————
   

Итого ¦92 906,95¦2 970,00¦92 906,95¦ 2 970,00¦ L---------+--------+---------+-------- ————

Иванов И.И.

Подотчетное лицо _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

В бухгалтерском учете по авансовым отчетам делаются следующие проводки по списанию расходов на командировку:

Д-т счета 44 - К-т счета 71-1 - 15 830 руб. - списаны расходы в рублях;

Д-т счета 44 - К-т счета 71-2 - 92 906,95 руб. (2970 долл. США по курсу на 7 апреля 2003 г.) - списаны расходы в валюте.

В зависимости от характера произведенных расходов в бухгалтерском учете счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами 04, 07, 08, 10, 19, 20, 26, 44, 60, 91, 97 и т.д.

Возврат неиспользованного аванса в кассу организации отражается проводками:

Д-т счета 50-1 - К-т счета 71-1 - 70 руб. - возврат средств в рублях;

Д-т счета 50-2 - К-т счета 71-2 - 1407,68 руб. (45 долл. США по курсу на 7 апреля 2003 г.) - возврат средств в валюте.

В кассу предприятия могут быть внесены либо 45 долл., либо 1407,68 руб. (см. подробнее с. 79).

Курсовые разницы, которые образуются при изменении курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета (дата признания расходов в иностранной валюте).

В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная курсовая разница - в составе внереализационных расходов.

В условиях примера 4 (падение курса доллара США) отрицательная курсовая разница отражается двумя проводками.

31 марта 2003 г. (дата составления бухгалтерской отчетности за I квартал):

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71-2 - 51,55 руб. - отражена отрицательная курсовая разница по счету 71-2 за период с 20 по 31 марта 2003 г. (3015 долл. х (31,3976 - 31, 3805) руб/долл. <6>);

7 апреля 2003 г. (дата утверждения авансового отчета):

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71-2 - 297,58 руб. - отражена отрицательная курсовая разница за период с 1 по 7 апреля 2003 г. (3015 долл. х (31,3805 - 31,2818) руб/долл.).

     
   ————————————————————————————————
   

<6> Курс доллара на 31 марта 2003 г. - 31,3805 руб. за 1 долл.

Расчеты с подотчетным лицом

По авансовому отчету у командированного сотрудника может быть либо перерасход, либо остаток средств в иностранной валюте. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 долл. США по курсу, установленному Банком России на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин России (см. Положение, утвержденное ЦБ РФ 20 августа 2002 г. N 193-П)

Если командированный сотрудник израсходовал выданную на командировочные расходы сумму в наличной иностранной валюте не полностью, то он обязан сдать остаток средств в наличной иностранной валюте (дорожные чеки) в кассу предприятия. Предприятие обязано вернуть этот остаток иностранной валюты в банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу.

Командируемое лицо имеет право по договоренности с работодателем погасить сумму задолженности другой наличной иностранной валютой, а не той, которая была им получена под отчет, но при этом взаиморасчеты должны вестись по курсам валют, установленным Банком России на дату погашения задолженности.

Эта задолженность командируемого лица перед организацией может быть погашена также путем внесения в кассу организации эквивалентной суммы задолженности в рублях по курсу иностранной валюты, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Полученную от командируемого лица эквивалентную сумму задолженности в рублях организация не имеет права обменивать на иностранную валюту в обменном пункте, она должна сдать ее в банк в соответствии с авансовым отчетом.

Если у командируемого лица имеется документ банка страны командирования, подтверждающий обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту, то для расчета суммы задолженности может применяться обменный курс, указанный в этом документе. В случае отсутствия такого документа от банка страны командирования применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

В случае несостоявшейся служебной загранкомандировки неиспользованная наличная иностранная валюта, а также справки по форме N 0406007 возвращаются из кассы организации в банк в течение пяти рабочих дней, начиная с даты предполагаемого отъезда командированного лица, которая была указана в заявке на снятие наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации.

Согласно пп."г" п.12 Указаний ЦБ РФ от 20 октября 1998 г. N 383-У "О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации" (в ред. от 1 июня 2000 г.) иностранная валюта, не использованная для командировочных расходов, возвращается на валютный счет организации и не подлежит обратной продаже на внутреннем валютном рынке.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает тогда, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ.

В случае перерасхода по авансовому отчету сумма задолженности организации перед командированным работником может погашаться различными способами в зависимости от договоренности между работодателем и командированным сотрудником: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. Если у командированного сотрудника открыт валютный счет в банке, то можно перевести причитающуюся ему иностранную валюту с текущего валютного счета организации на валютный счет сотрудника.

Разрешается выдать сумму задолженности непосредственно в наличной иностранной валюте, полученной из банка, а также в рублях по курсу иностранной валюты, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.

Отчет организации перед банком за выданную

иностранную валюту (дорожные чеки, справки)

По окончании служебной загранкомандировки, но не позднее даты, установленной банком при подаче организацией заявки, организация должна представить в уполномоченный банк отчет в форме, показанной на с. 82.

ООО "Фолд" КБ "Кентавр"

41423955 45 286 5632

Код ОКПО ________ Код ОКАТО ___________

Отчет N 17 от 07 апреля 2003 г.

     
   ————T——————————————T——————————T——————————————————————————T———————————————————————————T——————————————T—————————————¬
   | N |    Ф.И.О.    | Дата и N |       Израсходовано      |           Сдано           |  Перерасход  | Код операции|
   |п/п|командируемого|  заявки  +——————————T—————————T—————+—————————T—————————T———————+командируемого| по погашению|
   |   |     лица     |          |   Номер  |   Код   |Сумма|  Серия  |   Код   | Сумма |     лица     |задолженности|
   |   |              |          |  и дата  |валюты (с|     | и номер |валюты (с| валюты+———————T——————+    перед    |
   |   |              |          |авансового|указанием|     | справки |указанием|       |  Код  | Сумма|командируемым|
   |   |              |          |  отчета  |   кода  |     | по форме|  кода   |       | валюты|      |    лицом    |
   |   |              |          |          |ценности)|     |N 0406007|ценности)|       |       |      |             |
   +———+——————————————+——————————+——————————+—————————+—————+—————————+—————————+———————+———————+——————+—————————————+
   | 1 |       2      |     3    |     4    |    5    |  6  |    7    |    8    |   9   |   10  |  11  |      12     |
   +———+——————————————+——————————+——————————+—————————+—————+—————————+—————————+———————+———————+——————+—————————————+
   | 1 |Иванов И.И.   |N 13 от   |N 53 от   |840 "Н"  | 2970|XX—ЕМ    |643 "Н"  |1407,68|   —   |   —  |      —      |
   |   |              |20.03.2003|07.04.2003|         |     |N 34548  |         |       |       |      |             |
   L———+——————————————+——————————+——————————+—————————+—————+—————————+—————————+———————+———————+——————+——————————————
   

Директор КБ "Кентавр" (Семенов С.С.)

Главный бухгалтер (Архипова А.А.)

Место печати

В отчете указываются название организации, коды ОКПО и ОКАТО (СОАТО), присвоенные ей органами статистики.

В табличной части отчета указываются:

в графе 1 - порядковый номер записи;

в графе 2 - фамилия, имя, отчество командируемого лица;

в графе 3 - дата и номер заявки, по которой оформляется отчет;

в графе 4 - дата и номер авансового отчета о служебной загранкомандировке;

в графах 5 и 8 - код израсходованной иностранной валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 и дорожных чеков с указанием кода валютной ценности ("Ч" - дорожный чек, "Н" - наличная иностранная валюта).

Код валютной ценности в графах 5 и 8 не указывается, если иностранная валюта была переведена в пользу командируемого в иностранный банк (нерезидент) или на счет третьего лица в банке-нерезиденте в пользу командируемого лица, а также если переведена до востребования в банк-нерезидент на имя командируемого лица.

Ниже приведены коды трех часто используемых валют в соответствии с Общероссийским классификатором валют:

RUB (российский рубль) - 643;

USD (доллар США) - 840;

EURO (евро) - 978.

В графе 6 указывается сумма израсходованной иностранной валюты (дорожных чеков). Если организация возвращает наличную иностранную валюту (дорожные чеки), не использованную по причине несостоявшейся служебной загранкомандировки, в графах 4 - 6 ставится отметка в виде знака "Z".

В графе 7 приводятся серия и номер справки по форме N 0406007 в случае несостоявшейся командировки. Если справка по форме N 0406007 утеряна, то на основании объяснительной записки командируемого лица в графе 7 делается запись "Утеряна" и указывается дата его объяснительной записки.

В графе 9 указывается сумма возвращаемой иностранной валюты (дорожных чеков).

В графах 10 - 12 содержатся сведения о перерасходе командируемого лица: в графах 10 и 11 - код и сумма валюты, которая будет использована на погашение перерасхода командируемому лицу; в графе 12 - код операции по погашению задолженности перед командируемым лицом, который равен 1, если суммы задолженности выдается наличной иностранной валютой, и 2, если осуществляется перевод иностранной валюты с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.

Если графы 7 - 12 не заполняются, то в каждой графе ставится отметка "Z".

Банк не принимает неиспользованную наличную иностранную валюту (дорожные чеки) и справки без отчета организации, причем организация представляет в банк не только оригинал, но и копию отчета. Оригинал отчета и справки остаются в банке, а копия отчета с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала возвращается клиенту.

Если справка по форме N 0406007 не использована в связи с отменой командировки, то командируемое лицо представляет в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом объяснительную записку и затем организация возвращает в уполномоченный банк сумму неиспользованной наличной иностранной валюты (дорожные чеки).

Сданная в банк наличная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации. Возвращенные экземпляры справок по форме N 0406007 погашаются банком в день их получения от предприятия.

При перерасходе в наличной иностранной валюте (по авансовому отчету) командируемому лицу выдают наличную иностранную валюту или переводят валюту с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого только при наличии отчета организации перед банком. При выдаче наличной иностранной валюты банк выдает справку по форме N 0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета: "Перерасход погашен".

Если организация не представила отчет в банк в течение трех месяцев с даты, установленной банком, а ожидаемая по заявке сумма отчета превышает 5000 долл. США, банк не позднее пяти дней с даты окончания указанных трех месяцев направляет соответствующее извещение в Минфин России.

Когда служебная загранкомандировка откладывается на срок, не превышающий даты представления отчета, установленной банком, организация должна представить в банк новую заявку на сумму наличной иностранной валюты (дорожных чеков), полученную ею ранее по предыдущей заявке. При этом дата представления отчета рассчитывается банком начиная с даты подачи новой заявки. Предыдущая заявка закрывается новой заявкой, представление отчета не требуется.

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов бухгалтеру необходимо иметь копию заявки (на снятие с валютного счета или покупку валюты, приобретение чека) с отметками банка, копию отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командируемого лица и журнал учета справок по форме N 0406007.

Если организация не представила в банк отчет о командировочных расходах в срок, то банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета клиента до представления им отчета.

Организация может быть оштрафована за нарушение срока представления отчета в банк или за нарушение порядка ведения журнала учета справок по форме N 0406007, который она обязана вести. Заявка или отчет считаются оформленными неправильно, если в них отсутствует реквизиты, установленные Положением N 62, или не выполнены указания по их заполнению.

В соответствии со ст.15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях несоблюдение порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятидесяти до ста минимальных размеров оплаты труда, а на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Отражение расходов по командировкам

за рубеж в бухгалтерском и налоговом учете

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм возмещения командировочных расходов определяется целью командировки и в целом аналогичен порядку, изложенному для командировок в пределах территории РФ.

Ниже мы остановимся лишь на особенностях, обусловленных использованием иностранной валюты для оплаты командировочных расходов.

Бухгалтерский учет

Использование валютных денежных средств для оплаты командировочных расходов приводит к возникновению у предприятия активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, стоимость которых в соответствии с ПБУ 3/2000 подлежит пересчету в рубли по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции либо составления отчетности.

В результате пересчета стоимости активов и обязательств в учете у предприятия возникают курсовые разницы, которые отражаются в соответствии с п.13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы на счете 91 "Прочие доходы и расходы" в корреспонденции со счетами:

- 50 "Касса" - по операциям переоценки остатка валютных средств в кассе предприятия;

- 52 "Валютные счета" - по операциям переоценки остатка валютных средств на валютном счете;

- 55 "Специальные счета в банках" - по операциям переоценки остатка валютных средств на специальном карточном счете;

- 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - по операциям переоценки задолженности командированного работника.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли расходы на зарубежные командировки учитываются так же, как и расходы на командировки внутри страны (см. с. 29).

При этом при налогообложении прибыли суточные принимаются в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 93).

Размер суточных за каждый день пребывания за рубежом устанавливается дифференцированно в зависимости от того, в какую страну командирован работник, и от продолжительности командировки.

В соответствии с п.38 ст.270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли суточные, выплаченные сверх норм, указанных в Постановлении N 93.

* * *

Положительная курсовая разница, возникающая от переоценки имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации признается в целях налогообложения прибыли внереализационным доходом (п.11 ст.250 НК РФ).

В состав внереализационных расходов включается отрицательная курсовая разница от переоценки имущества в виде валютных ценностей и требований (обязательств), стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп.5 п.1 ст.265 НК РФ).

Курсовые разницы признаются в налоговом учете в зависимости от выбранного организацией метода учета доходов и расходов.

При методе начисления пересчет в рубли имущества, обязательств, требований, выраженных в иностранной валюте, производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на более раннюю из дат:

- перехода права собственности на имущество (прекращения обязательств и требований);

- последнего дня отчетного (налогового) периода (п.8 ст.271 и п.10 ст.272 НК РФ).

То есть в целом порядок признания в составе доходов и расходов курсовых разниц при использования метода начисления аналогичен правилам бухгалтерского учета.

Признание доходов и расходов при кассовом методе производится в соответствии со ст.273 НК РФ. Однако в указанной статье не определен порядок признания внереализационных доходов и расходов в виде курсовой разницы.

В разд.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729, разъяснено, что организации, применяющие кассовый метод, на дату составления налоговой отчетности учитывают в составе внереализационных доходов (расходов) курсовые разницы от переоценки только имущества, выраженного в валюте (остатка валютных средств). Курсовые разницы по обязательствам, выраженным в иностранной валюте, при кассовом методе не выявляются. Это обусловлено тем, что доходы и расходы при кассовом методе признаются только по мере их фактической оплаты.

* * *

Согласно пп.6 п.1 ст.265 НК РФ отрицательная (положительная) разница, возникающая между курсом покупки иностранной валюты и официальным курсом ЦБ РФ, для целей налогообложения прибыли также учитывается в составе внереализационных расходов.

Так, в условиях примера 1 (см. с. 56) разница между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ в размере 1863,27 руб. будет учитываться при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (как и в бухгалтерском учете).

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п.7 ст.171 НК РФ организация имеет право суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также по найму жилого помещения) принять к вычету. Вычеты производятся на основании выставленных организации поставщиком товаров (работ, услуг) счетов-фактур или иных документов (п.1 ст.172 НК РФ). Подробно этот вопрос рассмотрен на с. 33.

Отметим, что в случае зарубежной командировки в отношении большинства расходов организация не имеет права на вычет "входного" НДС.

Дело в том, что услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределы РФ согласно пп.4 п.1 ст.164 НК РФ облагаются по налоговой ставке 0%, поэтому сумма НДС в билете отсутствует.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения за рубежом, составлены в соответствии с требованиями законодательства иностранного государства и не могут быть применены в качестве основания для принятия НДС к вычету.

Налог на доходы физических лиц

и единый социальный налог

На основании п.3 ст.217 НК РФ и пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу следующие фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, связанные с загранкомандировкой:

- расходы на проезд к месту командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок;

- расходы на провоз багажа;

- расходы по оплате услуг связи;

- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

- расходы по получению визы;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Но нормы по таким расходам для зарубежных командировок в законодательстве отсутствуют.

Следовательно, не подтвержденные документально расходы, связанные с загранкомандировкой, приведенные в п.3 ст.217 НК РФ и в пп.2 п.1 ст.238 НК РФ, включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, но не признаются объектом обложения единым социальным налогом согласно п.3 ст.236 НК РФ, поскольку расходы, произведенные без документального подтверждения, не относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

При оплате предприятием командированному за рубеж лицу суточных необходимо руководствоваться следующим.

Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, согласно п.3 ст.217 НК РФ и пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не включаются в налоговую базу соответственно по НДФЛ и ЕСН. Предельный размер выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлен Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н отдельно для каждой страны.

Обращаем внимание на то, что размеры суточных, принимаемых для целей исчисления налога на прибыль и для целей исчисления НДФЛ и ЕСН, в настоящее время определяются разными документами (по прибыли - Постановлением Правительства РФ N 93, по ЕСН и НДФЛ - Приказом Минфина России N 92н). Размеры суточных, установленные этими документами, совпадают для всех стран, за исключением Афганистана. Тем не менее для нормирования суточных в целях гл.23 и 24 НК РФ необходимо применять Приказ Минфина России N 92н.

Обратите внимание! На сверхнормативные выплаты суточных должен быть начислен налог на доходы физических лиц, но поскольку эти выплаты нельзя отнести к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, ЕСН на них не начисляется.

Рассмотрим на конкретном примере порядок отражения в бухгалтерском учете и для целей налогообложения операций, связанных с загранкомандировками.

Пример 5. По производственной необходимости работник со 2 апреля 2003 г. направлен в командировку во Францию (Марсель) сроком на 5 дней (4 дня - за рубежом, 1 день - на территории РФ).

Из кассы на командировочные расходы выдано 800 евро. Приказом руководителя суточные за каждый день нахождения в командировке установлены в размере 100 евро.

Стоимость номера забронированной гостиницы - 100 евро в сутки. Вернулся из командировки работник на 1 день позже вследствие задержки авиарейса, что подтверждено документально.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет на общую сумму 980 евро + 100 руб.:

- 500 евро - суточные за 5 дней пребывания во Франции;

- 480 евро (4 дня по 100 евро за день + 1 день 80 евро) - проживание в гостиницах;

- 100 руб. - суточные за 1 день пребывания на территории РФ.

Курс евро, установленный Банком России, составляет:

- на дату оприходования наличной иностранной валюты в кассу организации с валютного текущего счета (28 марта 2003 г.) - 33,62 руб. за 1 евро;

- на 31 марта 2003 г. - 33,59 руб. за 1 евро;

- на дату выдачи наличной иностранной валюты (1 апреля 2003 г.) - 33,98 руб. за 1 евро;

- на дату утверждения авансового отчета (9 апреля 2003 г.) - 33,46 руб. за 1 евро;

- на дату выдачи из кассы перерасхода иностранной валюты (16 апреля 2003 г.) - 33,56 руб. за 1 евро.

Предприятие признает доходы и расходы в налоговом учете методом начисления.

Март:

Д-т счета 50-2 - К-т счета 52 - 26 896 руб. - оприходована поступившая иностранная валюта (800 евро х 33,62 руб/евро);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 50-2 - 24 руб. - отражена курсовая разница на 31 марта 2003 г. (800 евро х (33,62 - 33,59) руб/евро).

Апрель:

Д-т счета 71-2 - К-т счета 50-2 - 27 184 руб. - выдана под отчет иностранная валюта (800 евро х 33,98 руб/евро);

Д-т счета 50-2 - К-т счета 91-1 - 312 руб. - на дату выдачи валютных средств из кассы под отчет отражена положительная курсовая разница (800 евро х (33, 98 - 33,59) руб/евро);

Д-т счета 20 - К-т счета 71-2 - 16 061 руб. - согласно авансовому отчету отнесены на затраты расходы на проживание (480 евро х 33,46 руб/евро);

Д-т счета 20 - К-т счета 71-1 - 100 руб. - отнесены на затраты суточные в рублях за один день;

Д-т счета 20 - К-т счета 71-2 - 16 730 руб. - отнесены на затраты суточные в евро (500 евро х 33,46 руб/евро);

Д-т 91-2 - К-т 71-2 - 416 руб. - на дату утверждения авансового отчета отражена отрицательная курсовая разница (800 евро х (33,98 - 33,46) руб/евро).

Величина перерасхода составила 180 евро и 100 руб. По согласованию с работником перерасход в евро погашается путем выдачи работнику эквивалента задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля, установленному Банком России на дату погашения задолженности (п.4.1 Положения N 62).

Д-т счета 71-2 - К-т счета 71-1 - 6041 руб. - отражена сумма в рублях, подлежащая выдаче в погашение перерасхода в евро (180 евро х 33,56 руб/евро);

Д-т счета 91-2 - К-т счета 71-2 - 18 руб. - отражена отрицательная курсовая разница за период с даты утверждения авансового отчета до даты погашения перерасхода (180 евро х (33,56 - 33,46) руб/евро);

Д-т счета 71-1 - К-т счета 50 - 6141 руб. - выдана из кассы сумма перерасхода по загранкомандировке (6041 руб. + 100 руб.).

В соответствии с Постановлением N 93 предельная норма возмещения расходов по суточным при направлении в командировку на срок до 60 дней во Францию - 62 долл. США в сутки.

Следует отметить, что Постановление N 93 устанавливает для всех без исключения стран предельную норму возмещения в долларах США.

Таким образом, предприятию при направлении работника в командировку во Францию необходимо самостоятельно осуществить пересчет долларов США в евро (на дату утверждения авансового отчета):

(31,28 руб/долл. : 33,46 руб/евро) х 62 долл. = 57,96 евро.

Курс ЦБ РФ на 9 апреля 2003 г.:

1 долл. США - 31,28 руб.

1 евро - 33,46 руб.

62 долл. = 57,96 евро.

Значит, для целей налогообложения в состав расходов будет включена сумма суточных в размере 9697 руб. (57,96 евро х 5 сут. х 33,46 руб/евро) плюс 100 руб. (за одни сутки на территории РФ).

Курсовые разницы, отраженные на счетах бухгалтерского учета, будут полностью участвовать в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Для целей исчисления налога на доходы физических лиц и единого социального налога следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" с учетом изменений размера суточных, установленных Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" (в ред. от 4 марта 2002 г. N 16н), а также п.3 ст.217, пп.2 п.1 ст.238 и п.3 ст.236 НК РФ.

Согласно Приказу Минфина России N 92н предельная норма возмещения расходов по суточным при направлении в краткосрочную командировку во Францию - 62 долл. США (или 57,96 евро) в сутки.

Таким образом, в доход физического лица будет включена сумма превышения норм суточных, установленных в соответствии с действующим законодательством, в размере 7033 руб. (100 евро х 5 дней х 33,46 руб/евро - 57,96 евро х 5 дней х 33,46 руб/евро). Эта сумма включается в состав доходов, облагаемых налогом по ставке 13%.

Поскольку нормы суточных для целей исчисления НДФЛ и налога на прибыль совпадают, то сумма суточных в размере 7033 руб. для целей налогообложения прибыли в составе расходов не учитывается. Поэтому на основании п.3 ст.236 НК РФ эта сумма не облагается ЕСН и страховыми взносами в ПФР.

КОМАНДИРОВКИ В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ

Режим рабочего времени при командировках

Каков режим рабочего времени для командированных работников? Предоставляется ли дополнительное время отдыха:

1) за нахождение в командировке в выходные и праздничные дни;

2) за время нахождения в пути к месту командировки в выходные и праздничные дни?

В соответствии со ст.166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Правовое регулирование командировок осуществляется Трудовым кодексом РФ (гл.24), а также Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), применяемой в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст.423 ТК РФ).

1. В соответствии с абз.1 п.8 Инструкции N 62 на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.

Поэтому режим рабочего времени и времени отдыха в выходные и праздничные дни для командированного работника определяется по правилам, действующим в организации, в которую он командирован, с учетом действующего законодательства о труде.

Следовательно, если в этой организации в силу положений ст.111 ТК РФ возможна работа в выходные и праздничные дни, то командированный работник также обязан осуществлять в это время возложенные на него трудовые функции.

Такая работа в выходные и праздничные дни в соответствии со ст.153 ТК РФ оплачивается работодателем не менее чем в двойном размере либо в одинарном, но с предоставлением другого дня отдыха.

Если же работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится также в соответствии со ст.153 ТК РФ (абз.2 п.8 Инструкции N 62).

2. Согласно п.7 Инструкции N 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного.

При этом, как указано в абз.3 п.8 Инструкции N 62, в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, по возвращении из командировки ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Следовательно, работнику, находящемуся (как выехавшему в выходной день, так и в случае, когда один из дней пути пришелся на выходной день) в пути к месту командировки в выходной день, предоставляется другой день отдыха.

Такая же гарантия распространяется и на работников, находящихся в пути в праздничный день, поскольку по логике Трудового кодекса РФ (см. ст.ст.113, 153) правовое регулирование последствий работы в выходные дни и работы в праздничные дни идентично.

А.Чумаков

Налогообложение расходов на командировки

работника, работающего по срочному

трудовому договору

По срочному трудовому договору (2 мес.) на выполнение полевых, изыскательских работ в другой местности произведена оплата расходов на проезд, по найму жилья, полевого довольствия.

Вправе ли предприятие отнести данные затраты на командировочные расходы?

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, отнесены расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации.

Нормы полевого довольствия для целей налога на прибыль утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93.

Согласно пп."в" п.1 данного Постановления ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях, выплачивается по следующим нормам:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.

Согласно пп.38 ст.270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату полевого довольствия сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ.

Таким образом, суммы полевого довольствия, оплаченные работнику в пределах приведенных норм, уменьшают базу по налогу на прибыль.

Что касается расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по найму жилого помещения, то такие расходы, обоснованные и документально подтвержденные, в целях налога на прибыль не нормируются и принимаются в полном размере. По смыслу приведенных положений вид трудового договора (срочный или на неопределенный срок) для целей налога на прибыль значения не имеет.

А.Кузнецов

Вычет "входного" НДС при командировках

за границу не предоставляется

Сотрудник предприятия находился в командировке по производственной необходимости в Республике Казахстан.

Может ли предприятие выделить и возместить НДС по авиабилету в Казахстан?

Порядок применения налоговых вычетов по НДС по расходам на командировки установлен п.7 ст.171 НК РФ.

Начиная с 1 июля 2002 г. (после вступления в силу изменений, внесенных в гл.21 НК РФ Федеральным законом от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ) вычеты НДС по командировочным расходам осуществляются в общеустановленном порядке на основании документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.

В части расходов на оплату проезда к месту командировки и обратно к вычету может быть принята сумма НДС, выделенная в проездном документе (билете). Если сумма НДС в билете не выделена, то налогоплательщик не имеет права на вычет НДС (п.42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных Приказом МНС России от 20 декабря 2000 г. N БГ-3-03/447 (в редакции изменений, внесенных Приказом МНС России от 17 сентября 2002 г. N ВГ-3-03/491)).

На основании изложенного после 1 июля 2002 г. организация не имеет права самостоятельно выделять НДС из стоимости билета, если сумма налога в нем не выделена.

Отметим, что до 1 июля 2002 г. организациям было предоставлено право самостоятельно выделять сумму НДС из стоимости билета с использованием расчетной ставки 16,67% (п.7 ст.171 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 июля 2002 г.). Однако этот порядок применялся только в отношении служебных командировок на территории РФ.

При направлении работника в командировку за пределы РФ сумма НДС из стоимости билета не выделялась и к вычету не принималась.

Т.Крутякова

Выплата суточных при возвращении работника

из командировки в выходной день

Сотрудник вернулся из командировки в субботу утром.

На предприятии суббота является нерабочим днем. Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 установлено, что за каждый день нахождения в командировке на территории РФ выплачиваются суточные в размере 100 руб.

Оплачиваются ли суточные за субботу?

В соответствии со ст.167 ТК РФ при направлении в служебную командировку работнику гарантируется сохранение места работы, среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных с командировкой.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст.168 ТК РФ).

В настоящее время минимальный размер суточных при командировках в пределах РФ оставляет 100 руб. Следует обратить внимание, что размеры возмещения расходов, связанных с нахождением работника в командировке, могут быть повышены работодателем.

Согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", которая продолжает действовать, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (п.14 Инструкции N 62).

Таким образом, несмотря на то что суббота является нерабочим днем в организации, работник должен получить суточные и за этот день.

Ю.Михалычева

Порядок возмещения расходов по найму

жилого помещения в случае найма

жилого помещения у физического лица

По возвращении из служебной командировки работник представил в финансовый орган подлинник договора найма жилого помещения у физического лица и заверенную в ИМНС копию свидетельства о регистрации (ИНН). Однако оплатить расходы финорган отказывается на том основании, что договор не зарегистрирован в ИМНС. На просьбу зарегистрировать договор сотрудники ИМНС ответили отказом.

Какими нормативными актами регламентирована необходимость (если она есть) регистрации договора краткосрочного найма жилого помещения между физическим лицом и сотрудником предприятия, находящимся в служебной командировке?

Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику связанные с командировкой расходы, в том числе расходы по найму жилого помещения.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета (550 руб. в сутки).

Предписаний о том, как должны быть оформлены документы, подтверждающие найм жилого помещения у физического лица для целей возмещения командировочных расходов, в законодательстве не содержится (в том числе не содержится и указаний на необходимость регистрации договора найма жилого помещения в налоговых органах).

Кроме того, регистрация договоров найма жилого помещения не входит в обязанности налоговых органов (ст.ст.32 - 22 НК РФ), поэтому отказ ИМНС зарегистрировать такой договор вполне правомерен.

Договор найма жилого помещения у физического лица в случае, если он оформлен в соответствии с правилами гражданского законодательства, т.е. заключен в письменной форме (ст.674 ГК РФ), выражает содержание сделки, подписан обеими сторонами (ст.160 ГК РФ) с указанием паспортных данных физических лиц, является подтверждением самого факта найма жилого помещения.

Однако для возмещения расходов этого недостаточно. Командированному работнику необходимо также представить документы, подтверждающие оплату найма. В данном случае это может быть расписка физического лица - наймодателя о получении денег. В такой расписке должны быть четко указаны все данные сторон, переданная денежная сумма, цель и дата такой передачи.

Без представления документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения, расходы возмещаются следующим образом:

- работникам бюджетных организаций - в размере 12 руб. в сутки;

- работникам других предприятий и организаций - в соответствии с положениями действующего на таком предприятии (в организации) коллективного договора (локального нормативного акта), но не менее 12 руб. в сутки.

М.Васильева

Подписано в печать

22.05.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——