"Нормативные акты для бухгалтера", N 10, 2003

<КОММЕНТАРИЙ

К ПОСТАНОВЛЕНИЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ

ОТ 16.04.2003 N 225

"О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ">

Опубликованным выше Постановлением Правительство РФ утвердило новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней. Также изменились правила их оформления, хранения и учета. Разъяснения по их применению будет давать Минтруд России.

Обратите внимание: трудовые книжки по новому образцу нужно оформлять с 1 января 2004 г. Если у сотрудника есть трудовая книжка старого образца, обменивать ее на новую не надо.

Новый бланк трудовой книжки

Изменения бланка трудовой книжки и вкладыша по сути носят технический характер. В их содержании мало что поменялось.

На обложке и титульном листе главного документа работника герб России сменил старый герб СССР. А вот первая страница, где записывают общие сведения о сотруднике, не изменилась.

Раздел "Сведения о работе" увеличен на два разворота. В его содержании только одно изменение: в графу 3 добавили данные о квалификации сотрудника. Сведения о награждении объединили с разделом "Сведения о поощрении" и добавили к ним восемь новых разворотов. Данные о назначении пенсий из трудовой книжки вообще исключили.

Форма вкладыша не изменилась, увеличили только его размер на один разворот.

Как оформлять трудовые книжки по-новому?

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она оформляется на каждого сотрудника, который проработал на предприятии больше пяти дней (если это его основное место работы).

Новые правила <*> во многом дублируют статьи Трудового кодекса, регулирующие порядок оформления трудовых книжек. Поэтому мы не будем повторяться и расскажем только о том, что изменилось в правилах оформления.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Подробный порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша к ней в ближайшее время должен утвердить Минтруд России.

Раздел "Сведения о работе"

Первое новшество касается порядка занесения в книжку сведений о взыскании. По новым правилам, если дисциплинарным взысканием является увольнение, его заносят в трудовую книжку. В остальных случаях это не делается.

Установлены четкие сроки, в течение которых надо оформить трудовую книжку. При приеме на работу впервые это должно быть сделано в течение недели с момента, когда сотрудник приступил к работе. В этот же срок делается запись о выполняемой работе, переводе на другую должность, повышении квалификации и награждении сотрудника. При увольнении - запись вносится в день увольнения.

Со всеми записями в трудовой книжке сотрудника надо ознакомить под роспись в личной карточке. Ее составляют по форме N Т-2 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

Также в новых правилах рассказано, на пункты каких статей Трудового кодекса надо ссылаться при увольнении сотрудника.

Речь идет главным образом о ст.77 "Общие основания прекращения трудового договора". Напомним, что каждый ее пункт конкретизирует другая статья Трудового кодекса. Например, п.3 - расторжение трудового договора по инициативе сотрудника - дает ссылку на ст.80 Кодекса. В ней подробно оговариваются порядок и сроки увольнения. В связи с этим на практике возникал вопрос: на какую статью надо ссылаться, оформляя приказ об увольнении и делая запись в трудовой книжке?

Новые правила разрешили сомнения кадровиков. Ссылаться надо на пункты ст.77 Трудового кодекса. Но есть два исключения. Первое - увольнение по инициативе работодателя (п.4 ст.77 ТК РФ). В этом случае ссылаться надо на пункты ст.81 Трудового кодекса. Второе - увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п.10 ст.77 ТК РФ). В этом случае надо ссылаться на пункты ст.83 Трудового кодекса.

Сотрудник может быть лишен права занимать должность по приговору суда. При его увольнении в трудовую книжку вносится запись: на каком основании, в течение какого срока и какую должность он не имеет права занимать.

Еще одно нововведение касается следующей ситуации. Сотрудник уволен из-за привлечения к уголовной ответственности. Но ее впоследствии признали незаконной. В этом случае все записи, внесенные в трудовую книжку, являются недействительными. На основании письменного заявления сотрудника вы должны выдать ему дубликат трудовой книжки, без недействительной записи.

Раздел "Сведения о награждении"

Здесь дана информация о государственных наградах и поощрениях по месту работы. Записи о премиях, если они предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются регулярно, в трудовую книжку вносить не надо.

Изменения и исправления

Здесь практически ничего не изменилось. Изменения записей о фамилии, имени, отчестве, дате рождения вносят кадровики на основании паспорта, свидетельства о браке и т.д.

Исправляют неправильную запись в той фирме, где ее внесли. Если это невозможно, исправление вносят на новом месте работы на основании официального документа от той организации, где допустили ошибку.

Обратите внимание: зачеркивать неправильные записи нельзя. Чтобы внести исправление, сделайте новую запись в трудовой книжке: о признании ошибочной записи недействительной. Затем надо внести правильную запись.

Пример. Увольняя сотрудника ООО "Актоника" Лисицкого, кадровик допустил ошибку. В графе 3 он неправильно указал статью Трудового кодекса, на основании которой работник был уволен. Вместо п.1 ст.77 он сослался на ст.78 Трудового кодекса.

Чтобы исправить свою ошибку, кадровик внес новую порядковую запись. Она выглядела так: "Запись под N 5 считать недействительной".

Затем он внес правильную запись под новым порядковым номером.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдается на основании письменного заявления сотрудника, если трудовая книжка потеряна или пришла в негодность (порвана, испачкана или обгорела). Делается это в течение 15 дней с даты, указанной в заявлении.

Правила добавили новое условие. Дубликат оформляется еще и в случаях, если в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной. Делается это там, где человек работает в настоящий момент.

Помимо сведений об общем трудовом стаже, в дубликат вносятся данные о непрерывном стаже сотрудника. Общий стаж записывается суммарно: общее количество лет, месяцев и дней работы. Названия организаций, периоды работы в них и должности не уточняются.

Оформление трудовой книжки при увольнении

В день увольнения сотруднику надо выдать трудовую книжку со всеми внесенными в нее записями. Запись об увольнении вносится в точном соответствии с текстом приказа.

Если трудовая книжка не выдана вовремя, вам придется возместить сотруднику неполученный заработок за все время ее задержки. Если, конечно, это произошло по вашей вине. Когда сделать это невозможно по вине сотрудника, направьте ему по почте уведомление. В нем сообщите о необходимости явиться за книжкой или потребуйте, чтобы он разрешил выслать ее почтой. Эти действия освободят вас от ответственности за задержку трудовой книжки.

Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы, надо заверить подписью руководителя или кадровика и поставить печать фирмы.

Обратите внимание: теперь под записями в трудовой книжке должен расписываться и сотрудник. Раньше этого не требовалось.

Учет и хранение трудовых книжек

Для этих целей по-прежнему надо будет вести:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней. Книгу ведет бухгалтерия. В нее вносят сведения о получении и выдаче книжек (с обязательным указанием их номеров и серий);

- книгу учета и движения трудовых книжек. Ее ведет кадровая служба (бухгалтерия в небольших фирмах). В книге надо регистрировать все трудовые книжки, которые вы получили от сотрудника при приеме на работу или выдали, оформляя трудовую книжку (вкладыш) впервые. В ней расписывается сотрудник, получая трудовую книжку при увольнении. Свою подпись он должен поставить еще и в личной карточке (форма N Т-2).

Минтруд России скоро утвердит новые формы указанных книг.

Обратите внимание: трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек. Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются.

Правила установили новую обязанность работодателя: надо всегда иметь в наличии нужное количество бланков трудовых книжек и вкладышей. Дело в том, что в скором времени купить эти бланки будет не так просто. Планируется значительно сократить количество мест, где их можно приобрести, чтобы свести к минимуму нелегальную продажу.

Минфин России в ближайшее время должен утвердить порядок, по которому предприятия будут обеспечиваться трудовыми книжками на платной основе.

Обратите внимание: теперь при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с сотрудника взимается сумма, равная реальным расходам на ее приобретение. Исключение - случай, когда бланк испорчен не по вине сотрудника. Например, кадровики неправильно заполнили его или потеряли.

Ответственность

Правильно организовать работу по ведению трудовых книжек - задача генерального директора. Своим приказом он должен назначить уполномоченного сотрудника, который будет отвечать за оформление, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Напомним, что за нарушение трудового законодательства ст.5.27 Административного кодекса предусмотрен штраф - от 500 до 5000 руб. За повторное нарушение - дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Е.В.Ланцова

Эксперт "НА"

Подписано в печать

14.05.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——