"Практическая бухгалтерия", N 5, 2003

КАК ВОЗМЕСТИТЬ РАСХОДЫ РАБОТНИКУ

На практике очень часто складывается ситуация: работник покупает товар за счет собственных средств, а затем фирма возмещает ему потраченные деньги. Как лучше это оформить, чтобы избежать проблем при налоговой проверке? Об этом читайте в статье.

Работник приобрел товары за свой счет. Фирма возместила ему эти расходы, выдав деньги под отчет. Ситуация довольно распространенная. Однако налоговики при проверке очень часто рассматривают такую операцию как факт покупки товара у работника и требуют заплатить НДФЛ. Чтобы при налоговой проверке не возникло проблем, важно правильно оформить документы.

На что надо обратить внимание

Оформляя такую операцию, надо учесть несколько моментов.

1. Необходимо подтвердить право сотрудника производить наличные расчеты от имени фирмы.

Для этого оформляется приказ, в котором указывают список сотрудников, имеющих право брать деньги под отчет и совершать сделки от имени фирмы за счет собственных средств с последующим возмещением.

С работниками, указанными в приказе, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

В этом же приказе надо установить срок, на который денежные средства выдаются под отчет.

Работники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они выданы, предъявить отчет об израсходованных суммах (п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Также в течение трех дней нужно представить документы о приобретении товаров за собственные средства.

Примечание. Документы о покупке работник должен представить в течение трех дней.

2. Надо утвердить две стандартные формы служебной записки, которые будут оформляться:

- при предварительной выдаче подотчетной суммы;

- при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах фирмы.

Для этого должен быть оформлен приказ.

Служебная записка оформляется для того, чтобы подтвердить характер произведенных работником расходов.

3. Всем работникам, имеющим право совершать сделки от имени фирмы, надо выдать доверенности, подтверждающие, что при покупке товаров они действуют в интересах фирмы. Срок, на который доверенность может быть выдана, составляет 15 дней. В отдельных случаях он может быть продлен по согласованию с руководством до 30 дней.

Доверенность оформляется для того, чтобы при покупке работником товаров документы можно было оформить на фирму.

Какие документы должен представить работник

При покупке товаров документы могут быть оформлены:

- на работника;

- на фирму.

Если покупка оформляется на работника

Если покупка оформляется на работника, то ему должны выдать документы:

- чек ККМ;

- товарный чек.

Бывают ситуации, когда товар приобретается на рынке. Продавец в этом случае также обязан выдать кассовый чек. Но на практике случается, что покупателю выписывают только товарный чек. На нем должна стоять печать продавца. К авансовому отчету надо приложить акт-справку. В акте подробно изложить содержание операции с указанием даты и места покупки, количества и цены, а также реквизитов, позволяющих проконтролировать факт приобретения товаров у продавца.

Если покупка оформляется на работника (то есть у него имеются только чек ККМ и товарный), то он выступает как самостоятельное физическое лицо. При этом сотруднику, как правило, счет-фактура не выдается. Принять НДС к вычету по товарам фирма не сможет. Ведь одно из условий для этого - наличие правильно оформленного счета-фактуры (ст.172 НК РФ). В этом случае налог надо возмещать за счет собственных средств. Поэтому по возможности покупку лучше оформлять на фирму.

Примечание. При отсутствии счета-фактуры НДС к вычету не принимается.

Если покупка оформляется на фирму

Если покупка оформляется на фирму, то работник должен иметь следующие документы:

- квитанцию к приходному кассовому ордеру, где в графе "получено от" указывается название фирмы и фамилия работника;

- накладную (в графе "получатель" должно быть написано название фирмы);

- счет-фактуру (в графах "получатель" и "плательщик" указывается фирма).

Если есть счет-фактура, то НДС можно принять к вычету. А в какой момент это можно сделать?

НДС к вычету можно ставить только с момента возмещения работнику всех расходов по покупке товара. Так считают налоговики. Большинство экспертов с ними согласны. Ведь вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (п.2 ст.171 НК РФ). Это условие в данном случае не соблюдается, так как денежные средства фирмы не израсходованы. Фирма оплатит товар только при возмещении его стоимости сотруднику.

Примечание. НДС к вычету принимается только после погашения задолженности перед работником.

Пример 1. 25 апреля 2003 г. сотрудник ООО "Пассив" Валуев М.Н. купил канцтовары у ЗАО "Актив" на сумму 6000 руб. (в том числе НДС 1000 руб.).

В приказе директора "Пассива" от 5 января 2003 г. Валуев включен в список работников, имеющих право брать деньги под отчет и совершать сделки от имени фирмы.

20 апреля 2003 г. Валуеву была выдана доверенность.

26 апреля 2003 г. работник составил служебную записку.

Служебная записка

Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО "Пассив", в сумме 6000 руб. Основание: доверенность N 3 от 20.04.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.

Валуев М.Н.

26 апреля 2003 г.

В этот же день работник составил и авансовый отчет, к которому были приложены документы:

- служебная записка;

- квитанция к приходному кассовому ордеру от ЗАО "Актив" (в графе "получено от" указано: ООО "Пассив" через Валуева М.Н.);

- накладная (в графе "получатель" указано: ООО "Пассив");

- счет-фактура (в графах "получатель" и "плательщик" указано: ООО "Пассив").

Деньги были выданы Валуеву из кассы 30 апреля 2003 г.

Бухгалтер "Пассива" сделал проводки:

26 апреля 2003 г.

Дебет 10 Кредит 71

- 5000 руб. (6000 - 1000) - оприходованы канцтовары, купленные Валуевым М.Н.;

Дебет 19 Кредит 71

- 1000 руб. - учтен НДС;

30 апреля 2003 г.

Дебет 71 Кредит 50

- 6000 руб. - погашена задолженность по подотчетным суммам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1000 руб. - принят к вычету НДС.

Н.Карасева

Редактор-эксперт

Подписано в печать

24.04.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——