"Расчет", N 5, 2003

КОМАНДИРОВКА ЗА ГРАНИЦУ: ПОСЛЕДНИЕ РАЗЪЯСНЕНИЯ

Командированному работнику полагаются суточные и средства на оплату проживания. Если сотрудник едет за границу, то на эти цели ему выдается валюта. Как фирмам работать с наличной иностранной валютой, недавно пояснил Центробанк.

Сначала бухгалтер фирмы должен посчитать, сколько денег надо выдать командированному. Для этого надо узнать стоимость проезда, проживания и рассчитать суточные.

Как определить размер суточных

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки. Со дня пересечения границы России они выплачиваются по норме, установленной для страны назначения. После возвращения в Россию со дня пересечения ее границы командировочные рассчитываются по нормам, применяемым в России.

Примечание. Нормы суточных утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93.

Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в загранпаспорте работника.

Пример. ООО "Пассив" направило своего работника Петрова в краткосрочную командировку в Германию и Францию. Срок командировки - с 17 по 25 апреля 2003 г.

17 апреля работник прибыл в Германию. Оттуда во Францию он приехал 21 апреля. В Германии он пробыл с 17 по 25 апреля (4 дня). Во Франции он пробыл с 21 по 24 апреля (тоже 4 дня). В Россию Петров вернулся 25 апреля.

Размер суточных в Германии - 58 долл. США, во Франции - 62 долл. США, в России - 100 руб.

Размер командировочных составит:

в долл. США

58 USD x 4 дн. + 62 USD x 4 дн. = 480 USD;

в руб.

100 руб. x 1 дн. = 100 руб.

Таким образом, перед отъездом в командировку Петрову нужно выдать 480 долл. США и 100 руб.

Покупка валюты

Примечание. Как купить и получить валюту для оплаты командировки, написано в Положении Центробанка РФ от 25 июня 1997 г. N 62.

Если денег на валютном счете недостаточно, для выдачи командировочных фирма должна купить валюту. Покупать ее можно без ограничений, но только в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

В платежке на покупку валюты надо указать:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |    Покупка валюты для выплаты командировочных расходов по курсу|
   |                       Сто тысяч        00                      |
   |банка. Сумма (без НДС) _________ рублей __ копеек.              |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Обратите внимание: валюту, купленную для оплаты командировочных, расходовать на другие цели нельзя.

Купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет фирмы. О том, как отразить покупку валюты в бухучете, читайте в мартовском номере "Расчета" на с. 130.

После этого банк выдает фирме наличную валюту. Как с ней работать, недавно разъяснил Центробанк (см. Письмо от 11 марта 2003 г. N 22).

Как снять валюту

Чтобы снять валюту со счета, в банк надо представить такие документы:

- два приказа - о направлении сотрудника в командировку и о норме суточных;

- заявку на снятие валюты со счета.

Как оформить приказы

Для приказа о направлении сотрудника в командировку предусмотрена специальная форма (N Т-9 или Т-9а).

Примечание. Бланк приказа о направлении работника в командировку есть в Постановлении Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26.

Приказ о норме суточных составляется в произвольной форме и может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                    ООО "Пассив"|
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |                 об установлении нормы суточных                 |
   |                                                                |
   | от 14 января 2003 г.                                    N 3/03 |
   |                                                                |
   |    Приказываю:                                                 |
   |    В 2003 г. установить размер суточных для  загранкомандировок|
   |в следующих размерах:                                           |
   |    — для командировок в Австрию — 62 долл. США в день;         |
   |    — для командировок во Францию — 62 долл. США в день;        |
   |    — для командировок в Германию — 58 долл. США в день;        |
   |    — для командировок в Великобританию — 67 долл. США в день.  |
   |                                                                |
   |    Генеральный директор ООО "Пассив"             /Семенов Д.А./|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Обратите внимание: установить можно любой размер суточных. Но налог на прибыль уменьшат только выплаты в пределах норм. Со сверхнормативных суточных нужно удерживать налог на доходы физлиц и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Как оформить заявку

На основании этих двух приказов фирма заполняет специальную заявку на снятие валюты. Как ее заполнить, покажет пример.

Примечание. Форма заявки на выдачу валюты есть в Положении Центробанка РФ от 25 июня 1997 г. N 62.

Пример. ЗАО "Актив" направляет своего сотрудника Петрова Петра Сергеевича в загранкомандировку на 10 дней. Работник уезжает 15 мая 2003 г.

Бухгалтер "Актива" рассчитал, что Петрову надо выплатить 1500 долл. США.

Заявка была заполнена так:

ЗАО "Актив" Код ОКПО 55263650 АКБ "Коммерческий"

Код СОАТО 45286590000

5 12 мая 2003 г.

ЗАЯВКА N ______ от _________________

     
                —————————————¬
   Код операции |     1      |
                L—————————————
   

Заполняется Клиентом

     
   ————T—————————T——————————————T————————T———————————T——————T——————————————¬
   | N |Ф.И.О.   |Наименование, | Дата и |Дата убытия|Страна|Средства в    |
   |п/п|Команди— |серия и номер |  номер |Командируе—|коман—|иностранной   |
   |   |руемого  |документа,    | приказа|мого лица в|диро— |валюте, дорож—|
   |   |лица     |удостоверяю—  |        |служебную  |вания |ные чеки      |
   |   |         |щего личность |        |командиров—|      +——————T———————+
   |   |         |Командируемого|        |ку за пре— |      |код   | сумма |
   |   |         |лица, резидент|        |делы РФ,   |      |валюты|       |
   |   |         |(нерезидент), |        |срок ко—   |      |(с    |       |
   |   |         |номер счета,  |        |мандирова— |      |указа—|       |
   |   |         |реквизиты     |        |ния        |      |нием  |       |
   |   |         |банка—нерези— |        |           |      |кода  |       |
   |   |         |дента         |        |           |      |цен—  |       |
   |   |         |              |        |           |      |ности)|       |
   +———+—————————+——————————————+————————+———————————+——————+——————+———————+
   | 1 |    2    |      3       |    4   |     5     |   6  |  7   |   8   |
   +———+—————————+——————————————+————————+———————————+——————+——————+———————+
   | 1 |Петров   |Паспорт РФ    |12 мая  |15 мая     |  США | 840 Н|  1500 |
   |   |Петр     |серия 12 12   |2002 г.,|2003 г.,   |      |      |       |
   |   |Сергеевич|номер 111 111 |N 11    |10 дней    |      |      |       |
   |   |         |резидент      |        |           |      |      |       |
   L———+—————————+——————————————+————————+———————————+——————+——————+————————
   

В банк нужно представить оригинал и копию заявки. Копию банк вернет со своей отметкой. После этого можно получить наличную валюту. Однако выдадут ее фирме не раньше чем за 10 рабочих дней до дня отъезда работника в командировку.

Вместе с валютой банк выдаст справку по форме N 0406007 на имя каждого работника, направляемого в командировку, либо на имя старшего группы.

Обратите внимание: в строке 7 справки банк обязательно должен сделать запись "Получено на командировочные расходы". Без такой записи справка считается недействительной, и ваш сотрудник не сможет вывезти валюту за границу.

Перед отъездом в загранкомандировку работнику надо выдать:

- деньги на командировочные расходы;

- справку N 0406007.

Обратите внимание: до отъезда сотрудников полученные справки хранятся в кассе. Для их учета фирма должна вести специальный журнал. Это связано с тем, что справки являются бланками строгой отчетности.

Примечание. Форма журнала по учету валютных справок есть в Положении Центробанка РФ от 25 июня 1997 г. N 62.

Пример. Продолжим предыдущий пример. "Актив" получил в банке наличные доллары для выплаты командировочных и справку N 0406007 от 13 мая 2003 г. Деньги выданы Петрову 15 мая.

Официальный курс доллара США составил: 13 мая - 31,5 руб/USD, 15 мая - 31,6 руб/USD.

Получение и выдачу денег под отчет бухгалтер "Актива" отразил так:

13 мая

Дебет 50 субсчет "Валютная касса" Кредит 52

- 47 250 руб. (1500 USD x 31,5 руб/USD) - получена валюта в кассу;

Дебет 006

- 47 250 руб. - получена справка;

15 мая

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"

- 47 400 руб. (1500 USD x 31,6 руб/USD) - выдана командированному работнику из кассы валюта;

Дебет 50 субсчет "Валютная касса" Кредит 91-1

- 150 руб. (47 400 - 47 250) - отражена курсовая разница;

Кредит 006

- 47 250 руб. - выдана работнику справка.

Если командировка откладывается

Если начало командировки переносится на более поздний срок, то в банк надо представить новую заявку. В ней нужно указать сумму наличной иностранной валюты, полученную фирмой ранее на основании предыдущей заявки.

Кроме этого, в новой заявке надо указать дату и номер нового приказа о командировке. А вот сдавать в банк отчет об отложенной командировке не надо.

Обратите внимание: если отложенная командировка начинается до того дня, когда фирма должна отчитаться по полученным деньгам, то сдавать в банк валюту и справку N 0406007 не надо.

Если же командировка откладывается на более поздний срок, то валюту и справку N 0406007 придется вернуть. Сделать это надо в течение пяти рабочих дней со дня предполагаемого отъезда.

Обратите внимание: такой же порядок оформления заявки применяется и в случае продления срока командировки. В новой заявке указываются дата и номер приказа об увеличении продолжительности служебной командировки.

Как вывезти деньги за границу

Вывозить валюту за рубеж на оплату командировочных расходов можно в любом размере. А вот сумма собственных денег, которые берет с собой командируемый, ограничена. Сейчас действуют такие правила вывоза принадлежащей сотруднику валюты из России:

- если работник вывозит менее трех тысяч долларов США, то декларировать эти деньги не нужно;

- сумму от 3 до 10 тыс. долл. США надо отразить в декларации. При этом предъявлять таможенникам справки о том, откуда у вас такие деньги, не надо;

- вывезти больше 10 тыс. долл. США получится только в том случае, если до этого работник ввез валюту в Россию. При этом десятичный лимит увеличится на сумму ввезенных ранее денег. Для подтверждения этой суммы таможенникам нужно предъявить декларацию, которую сотрудник заполнял при въезде в Россию.

Обратите внимание: сумму валюты, предназначенную для оплаты командировочных расходов, таможенник посмотрит в справке N 0406007. Поэтому если работник вывозит за границу в общей сумме более десяти тысяч долларов США, то эту справку лучше взять с собой.

Как отчитаться перед банком

После того как сотрудник вернется из командировки, он должен составить авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги. Для этого ему дается десять календарных дней.

Примечание. Бланк авансового отчета есть в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой:

- билеты;

- копию загранпаспорта;

- счета за проживание и т.д.

Обратите внимание: документы, написанные на иностранном языке, надо перевести. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету.

Неизрасходованную валюту командированный должен вернуть в кассу. Эти деньги надо сдать в банк в течение десяти рабочих дней после их поступления в кассу. После этого банк ее продаст.

Вместе с валютой в банк нужно принести:

- два экземпляра отчета об израсходованной валюте. Один из них останется в банке, а второй вам вернут со специальной отметкой;

- справку N 0406007, которую вам выдавал банк при снятии валюты со счета.

Если фирма этого не сделает, то придется платить штраф. Самой организации придется заплатить сумму от 40 до 50 тыс. руб., а руководителю или главному бухгалтеру - от 5 до 10 тыс. руб.

Примечание. Штраф за несвоевременную сдачу отчета о расходовании валюты в банк установлен ст.15.25 Административного кодекса.

Обратите внимание: чтобы возместить сотруднику перерасход подотчетной суммы, в банк надо представить отчет об израсходованной валюте. На его основании банк выдаст валюту и оформит еще одну справку по форме N 0406007.

Как заполнить отчет о перерасходе командировочных, расскажет пример.

Пример. Продолжим предыдущий пример. После возвращения из командировки Петров составил авансовый отчет N 26 от 27 мая 2003 г. По нему сотрудник израсходовал 1700 долл. США.

Перерасход составил:

1700 USD - 1500 USD = 200 USD.

В банк "Актив" представил:

- справку N 0406007 на 1500 долл. США;

- 2 экземпляра отчета об израсходованной валюте.

На основании этих документов банк оформил еще одну справку N 0406007 на 200 долл. США.

Отчет бухгалтер "Актива" заполнил так:

АКБ "Коммерческий"

ЗАО "Актив"

Код ОКПО 55263650 Код СОАТО 45286590000

1 28 мая 2003 г.

ОТЧЕТ N _____ от _______________

     
   ————T—————————T————————T—————————————————————T—————————————————————T————————————T————————¬
   | N |Ф.И.О.   | Дата и |    Израсходовано    |        Сдано        |Перерасход  |Код     |
   |п/п|Команди— |  номер +————————T——————T—————+———————T——————T——————+Командируе— |операции|
   |   |руемого  | Заявки |номер   |код   |сумма|Серия  |код   |сумма |мого лица   |по пога—|
   |   |лица     |        |и дата  |валюты|     |и номер|валюты|валюты+——————T—————+шению   |
   |   |         |        |авансо— |(с    |     |справки|(с    |      | код  |сумма|задол—  |
   |   |         |        |вого    |указа—|     |по фор—|указа—|      |валюты|     |женности|
   |   |         |        |отчета  |нием  |     |ме N   |нием  |      |      |     |перед   |
   |   |         |        |        |кода  |     |0406007|кода  |      |      |     |команди—|
   |   |         |        |        |цен—  |     |       |цен—  |      |      |     |руемым  |
   |   |         |        |        |ности)|     |       |ности)|      |      |     |лицом   |
   +———+—————————+————————+————————+——————+—————+———————+——————+——————+——————+—————+————————+
   | 1 |    2    |    3   |    4   |   5  |  6  |   7   |   8  |  9   |  10  |  11 |   12   |
   +———+—————————+————————+————————+——————+—————+———————+——————+——————+——————+—————+————————+
   | 1 |Петров   |12 мая  |27 мая  | 840 Н| 1700|ВЛ     |   Z  |  Z   | 840 Н| 200 |    1   |
   |   |Петр     |2003 г.,|2003 г.,|      |     |9370832|      |      |      |     |        |
   |   |Сергеевич|N 5     |N 26    |      |     |       |      |      |      |     |        |
   L———+—————————+————————+————————+——————+—————+———————+——————+——————+——————+—————+—————————
   

М.Миргород

Главный бухгалтер

Подписано в печать

19.04.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——