"Расчет", N 5, 2003

И СОТРУДНИКИ СЫТЫ, И НАЛОГИ МЕНЬШЕ

Часто фирмы организуют питание своих сотрудников на рабочих местах. Как правильно учесть такие расходы и минимизировать налоги?

Чтобы накормить своих сотрудников, фирмы заказывают обеды в офис. Для этого организация заключает договор с кафе, рестораном или другим предприятием общепита.

В зависимости от того, предусмотрено питание сотрудников в трудовых или коллективных договорах или нет, приходится платить разные налоги.

Какой вариант выгоднее

Для определения наиболее выгодного варианта нужно рассмотреть, какие налоги начисляются в обеих ситуациях.

Налог на прибыль

Если бесплатное питание упомянуто в трудовых или коллективных договорах, оно учитывается при налогообложении в составе затрат на оплату труда. В противном случае расходы на оплату питания не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Примечание. Затраты, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами, считаются расходами на оплату труда (п.25 ст.255 НК).

Обратите внимание: налоговики считают, что расходы, предусмотренные коллективным договором, должны дублироваться в трудовых договорах (см. п.5.2 Приказа МНС России 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729). Однако в Налоговом кодексе таких требований нет.

ЕСН и налог на доходы физлиц

Если обеды предусмотрены в коллективном или трудовом договоре, то с их стоимости (с учетом НДС) надо начислить ЕСН. Считается, что это доход работника, полученный в натуральной форме.

Если в договорах с работниками обеды не предусмотрены, то начислять ЕСН не надо. Этот налог не нужно платить с расходов, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Примечание. С выплат, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль, платить ЕСН не надо (п.3 ст.236 НК).

А вот налог на доходы физлиц нужно удерживать в любом случае - независимо от того, предусмотрено питание в договорах или нет. Этот налог рассчитывается со стоимости обедов с учетом НДС.

Налог на доходы физлиц надо удержать из зарплаты, выплачиваемой деньгами.

Обратите внимание: налог на доходы физлиц удерживается из дохода конкретного работника. Для этого бухгалтеру надо распределить стоимость обедов между сотрудниками.

Если фирма не удержит и не перечислит в бюджет налог на доходы, то придется заплатить 20 процентов от суммы налога в виде штрафа.

Примечание. Штраф для налоговых агентов предусмотрен ст.123 Налогового кодекса.

НДС

Если стоимость обедов уменьшает прибыль, то "входной" НДС принимается к вычету. Ведь затраты осуществлены в производственных целях.

Если расходы на оплату питания не уменьшают налогооблагаемую прибыль, то при передаче обедов работникам надо начислить НДС. В этом случае считается, что фирма передает товары для собственных нужд.

Обратите внимание: МНС считает, что начислять НДС при передаче товаров для собственных нужд надо не всегда. Подробнее об этом на с. 105.

Одновременно заплаченный поставщикам налог можно поставить к вычету, так как обеды приобретаются для осуществления операции, облагаемой НДС.

Таким образом, НДС по обедам в обоих случаях ставится к вычету. Но если питание работников не предусмотрено трудовым или коллективным договором, то налог придется начислить в бюджет. Как это сделать, написано на с. 106.

Налог с продаж

Поскольку обеды оплачивает организация, поставщику налог с продаж не платится. Этот налог не надо взимать и при передаче обедов работникам. Дело в том, что сотрудники не платят за питание наличные деньги.

Какой вариант в итоге будет выгоднее, покажет пример.

Пример. ЗАО "Актив" в марте 2003 г. приобрело для своих работников обеды на сумму 30 000 руб., в том числе НДС - 5000 руб. В апреле организация продала аналогичный обед за 25 000 руб. (без учета НДС и налога с продаж). Облагаемая налогом прибыль фирмы в марте (без учета стоимости обедов) составила 50 000 руб.

Рассмотрим, что выгоднее - предусмотреть стоимость обедов в трудовом (коллективном) договоре или накормить сотрудников за счет средств фирмы.

Расходы на питание предусмотрены в договорах

Со стоимости обедов фирма начислит ЕСН в сумме:

30 000 руб. x 35,6% = 10 680 руб.

Налог на прибыль составит:

(50 000 руб. - (30 000 руб. - 5000 руб.) - 10 680 руб.) x 24% = 3437 руб.

Всего "Актив" заплатит в бюджет 14 117 руб. (10 680 + 3437).

Расходы на питание не предусмотрены в договорах

Поскольку фирма передает обеды для собственных нужд, надо начислить НДС в сумме:

(30 000 руб. - 5000 руб.) x 20% = 5000 руб.

ЕСН фирма не начисляет, так как стоимость обедов не учитывается при исчислении налога на прибыль. Налог на прибыль равен:

50 000 руб. x 24% = 12 000 руб.

Всего в бюджет придется заплатить 17 000 руб. (5000 + 12 000).

Из примера видно, что организации выгоднее предусмотреть в трудовых или коллективных договорах с работниками бесплатное питание. Однако это правило действует не всегда. Если у фирмы нет прибыли или она меньше, чем стоимость обедов, то выгоднее накормить работников за счет собственных средств.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера. Предположим, что прибыль "Актива" в марте 2003 г. составила 10 000 руб. В этом случае получится такой расчет.

Расходы на питание предусмотрены в договорах

Со стоимости обедов фирма начислит ЕСН в сумме:

30 000 руб. x 35,6% = 10 680 руб.

Налог на прибыль платить не надо, так как фирма получила убыток:

10 000 руб. - (30 000 руб. - 5000 руб.) - 10 680 руб. = - 25 680 руб.

Всего "Актив" заплатит в бюджет 10 680 руб.

Расходы на питание не предусмотрены в договорах

НДС со стоимости обедов составит:

(30 000 руб. - 5000 руб.) x 20% = 5000 руб.

ЕСН фирма не начисляет. Налог на прибыль равен:

10 000 руб. x 24% = 2400 руб.

Всего в бюджет придется заплатить 7400 руб. (5000 + 2400).

Как видно, фирме выгоднее накормить сотрудников за счет собственных средств.

Как оформить питание

Если фирме выгоднее кормить сотрудников на основании трудовых или коллективных договоров, а в них это не предусмотрено, надо составить дополнительное соглашение. Например, оно может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                   Дополнительное соглашение                    |
   |         к трудовому договору от 20 марта 2002 г. N 15          |
   |                                                                |
   |    г. Москва                                 11 апреля 2003 г. |
   |    Трудовой договор от 20 марта 2002 г. N 15 дополнить  пунктом|
   |следующего содержания:                                          |
   |    11.2. Работник обеспечивается бесплатным питанием один раз в|
   |день.                                                           |
   |                                                                |
   |          Работодатель                         Работник         |
   |                                                                |
   |Наименование и ИНН:                 Ф.И.О.                      |
   |ООО "Пассив", 7730251040            Смирнов Владимир Сергеевич  |
   |                                                                |
   |Адрес:                              Адрес:                      |
   |г. Москва, ул. Дмитровская,         г. Москва, ул. Кулакова,    |
   |д. 56                               д. 24, корп. 2, кв. 265     |
   |                                                                |
   |Банковские реквизиты:               Паспортные данные:          |
   |р/с 40702810606591000254            паспорт номер 03 03 006 000 |
   |в АКБ "Коммерческий"                выдан РОВД "Строгино"       |
   |к/с 30101810600080123135            г. Москвы 21 июня 2002 г.   |
   |БИК 044583135                                                   |
   |                                                                |
   |Руководитель ООО "Пассив"           Работник                    |
   |                                                                |
   |            /Петров Д.И./                        /Смирнов В.С./ |
   |                                                                |
   |                            М.П.                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Примечание. Как составить трудовой договор, написано в разд.III Трудового кодекса.

Как отразить питание сотрудников в бухучете, покажет пример.

Пример. ООО "Пассив" обеспечивает своих сотрудников бесплатным питанием, предусмотренным трудовыми договорами. 1 апреля 2003 г. фирма перечислила кафе аванс в сумме 3000 руб., в том числе НДС - 500 руб. В конце апреля составлен акт, которым подтверждается, что кафе кормило сотрудников "Пассива" в течение месяца. Кроме того, фирма получила счет-фактуру.

Эти операции бухгалтер "Пассива" отразил так:

1 апреля

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 3000 руб. - перечислен аванс кафе;

30 апреля

Дебет 44 Кредит 60

- 2500 руб. (3000 - 500) - стоимость обедов включена в расходы;

Дебет 19 Кредит 60

- 500 руб. - отражен "входной" НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 3000 руб. - зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 500 руб. - принят к вычету "входной" НДС;

Дебет 44 Кредит 69-1, 69-2...

- 1068 руб. (3000 руб. x 35,6%) - начислены ЕСН и взносы в Пенсионный фонд;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 390 руб. (3000 руб. x 13%) - удержан налог с доходов работников в натуральной форме.

Если фирме выгоднее кормить сотрудников за счет собственных средств, то никаких дополнительных соглашений к договорам составлять не надо. Как в этом случае будут выглядеть бухгалтерские проводки, расскажет пример.

Пример. Обратимся к предыдущему примеру. В I квартале фирма продала аналогичный обед за 2500 руб. (без учета НДС и налога с продаж). Предположим, что "Пассив" кормит сотрудников за счет собственных средств. В этом случае бухгалтер сделает такие проводки:

Примечание. Передача товаров для собственных нужд облагается НДС (ст.146 НК).

1 апреля

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 3000 руб. - перечислен аванс кафе;

30 апреля

Дебет 91-2 Кредит 60

- 2500 руб. (3000 - 500) - стоимость обедов отражена в составе прочих расходов;

Дебет 19 Кредит 60

- 500 руб. - отражен входной НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 3000 руб. - зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 500 руб. - принят к вычету "входной" НДС;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 500 руб. (2500 руб. x 20%) - начислен НДС к уплате в бюджет при передаче товаров для собственных нужд;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 390 руб. (3000 руб. x 13%) - удержан налог с доходов работников в натуральной форме.

С.Белоусова

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

19.04.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——