"Аудиторские ведомости", N 5, 2003

УЧЕТ ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ

Организациям, занимающимся внешнеэкономической деятельностью, часто приходится направлять своих сотрудников в командировку за границу с целью заключения внешнеторговых контрактов, изучения рынка аналогичной продукции, участия в различных выставках - ярмарках и т.д. Рассмотрим особенности учета и документального оформления денежных средств в иностранной валюте, выдаваемых сотрудникам на командировочные расходы. Перед отъездом сотруднику фирмы, направляемому в командировку за границу, выдают аванс на оплату его расходов во время поездки. Аванс рассчитывают исходя из величины суточных и предполагаемых расходов по проезду, найму жилья и т.д.

Аванс, как правило, выдают в валюте страны, в которую направляется сотрудник. Для этого валюту нужно снять с валютного счета фирмы (предпринимателя). В бухгалтерском учете эта операция оформляется записью:

Дебет 50, Кредит 52.

Покупать валюту на оплату командировочных за наличные запрещается. Если денег на валютном счете не хватает для оплаты командировки, то в банк нужно сдать поручение на покупку валюты. В этом случае он сам купит ее за счет средств фирмы. Операция оформляется записями:

Дебет 57, Кредит 51,

Дебет 52, Кредит 57.

Снять деньги с валютного счета можно за 10 рабочих дней до отъезда работников. Для этого в банк нужно сдать заявку. Форма заявки приведена в Положении Банка России от 25.06.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" (с изменениями и дополнениями от 20.08.2002). Ее заполняют на основании приказа о направлении работников в командировку и норм суточных.

При снятии денег со счета фирмы работник банка выдает справку по форме N 0406007. Ее выписывают на имя каждого командированного сотрудника или старшего группы. Особое внимание следует обратить на строку 7 справки. В соответствии с Положением Банка России от 20.08.2002 N 193-П "О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 25.07.1997 N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" в дополнение к ранее существовавшему порядку заполнения бланка строгой отчетности справки формы N 0406007 в строке 7 с 29 сентября 2002 г. делается запись "Получено на командировочные расходы". Раньше в этой строке показывали только сумму. В остальном же порядок заполнения справки остался прежним.

Если справка оформлена до 29 сентября 2002 г., то таможней допускается прежний порядок заполнения строки 7. Таким образом, вместе с авансом на командировку бухгалтер обязан передать работнику справку по форме N 0406007 из банка.

При выдаче аванса делается запись:

Дебет 71, Кредит 50.

При вывозе наличной валюты необходимо соблюдать правила таможенного оформления. В частности, при вывозе суммы (на одного человека):

до 1500 долл. США - таможенное оформление не нужно;

от 1500 до 10 000 долл. США - нужно заполнить таможенную декларацию, сдать справку по форме N 0406007;

свыше 10 000 долл. США - нужно специальное разрешение Банка России.

Сумма, которую может вывезти за рубеж командированный, не ограничена (Письмо ГТК России от 24.05.2000 N 13-15/13704). Если валюты больше 1500 долл. США, то на границе нужно предъявлять справку по форме N 0406007. Разрешение Банка России (на сумму больше 10 000 долл. США) не потребуется.

Справку нужно взять с собой даже в том случае, если сумма командировочных меньше 1500 долл. США. Например, кроме служебных сотрудник берет свои деньги, и общая сумма вывозимой валюты становится больше "пороговой" величины. В этом случае собственные деньги и средства на командировку будут оформляться отдельно. Но чтобы объяснить, почему сотрудник не заявляет вывозимую сумму, ему нужна будет справка из банка.

Пример. Сотруднику ООО выдали командировочные - 1300 долл. США, кроме того, он взял в поездку свои деньги - 1400 долл. США. Всего он вывозит 2700 долл. (1300 + 1400). Ему не нужно декларировать валюту. И сумма командировочных (1300 долл.), и сумма его денег (1400 долл.) порознь меньше 1500 долл.

Но ему надо объяснять на таможне, почему он не заполнил декларацию (ведь сумма вывозимых наличных больше 1500 долл.). Сотрудник предъявит справку по форме N 0406007 на вывоз командировочных расходов. Из этого будет ясно, что требования таможенного законодательства он не нарушил.

По возвращении сотрудника из командировки фирма должна отчитаться перед банком. Форма и порядок заполнения отчета даны в Положении N 62.

Остаток командировочных возвращается сотрудником в кассу. Бухгалтерская запись:

Дебет 50, Кредит 71.

Неиспользованная валюта возвращается в банк. Бухгалтерская запись:

Дебет 52, Кредит 50.

Сдать отчет в банк нужно и в том случае, если командировка не состоялась. При этом к отчету прилагаются валюта и справка N 0406007. В графе 7 отчета следует указать серию и номер справки.

Справка и валюта должны быть сданы в течение 5 рабочих дней с даты, указанной в приказе о направлении в служебную поездку, а также в заявке на получение валюты.

Дату возврата справки бухгалтер отражает в журнале учета справок N 0406007. Его форма есть в Приложении 3 к Положению N 62.

Если сотрудник потерял справку, то он должен написать объяснительную записку, которая сдается в банк вместо справки N 0406007. При этом в графе 7 отчета делается запись "Утеряна" и ставится дата объяснительной записки.

А.А.Гиблов

Бухгалтер группы компаний

"Восточный Экспресс"

Подписано в печать

15.04.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——