"Расчет", N 4, 2003

ЗАКЛЮЧАЕМ ДОГОВОР О МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Чтобы обезопасить себя от своих работников, фирмы могут заключить с ними договор о полной материальной ответственности. Как это сделать, недавно рассказал Минтруд.

С кем заключать договор

Договор о полной материальной ответственности можно заключить с отдельным работником (например, с кассиром) или сразу с несколькими сотрудниками. Второй вариант применяется в том случае, если за одно и то же имущество отвечают сразу несколько человек. Например, за сохранность товаров на складе ответственность несут все кладовщики.

Обратите внимание: фирмы не обязаны заключать с сотрудниками договоры о полной материальной ответственности. Однако в случае пропажи имущества без договора доказать вину работника будет сложнее. Кроме того, получить с сотрудника, скорее всего, удастся только сумму, не превышающую его средний месячный заработок.

Примечание. Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками, достигшими 18 лет (ст.244 ТК РФ).

Перечень должностей, с представителями которых можно заключить договор о полной материальной ответственности, приведен в Приложении 1 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85. В этот список попали кассиры, контролеры, инкассаторы, товароведы, завскладами и т.д.

Договор об индивидуальной ответственности можно заключить как с работниками, занимающими конкретные должности, так и с сотрудниками, выполняющими определенные работы. Чиновники разрешают составлять контракт с работниками, которые занимаются покупкой или приемом товаров, сопровождением грузов и т.д.

В Приложении 3 к Постановлению Минтруда России приведены работы, с исполнителями которых можно заключить договор о коллективной материальной ответственности. Во многом этот список совпадает с таким же перечнем работ, при выполнении которых заключается договор об индивидуальной ответственности.

Обратите внимание: договор о коллективной ответственности составляется между фирмой и всеми сотрудниками, ответственными за сохранность ценностей. Контракт должны подписать все работники.

Как составить договор

Договор о полной материальной ответственности составляется в произвольном порядке. В Постановлении Минтруда России приведены типовые формы договоров об индивидуальной и коллективной ответственности.

Пример. ЗАО "Актив" приняло на работу кассира Волокушину Светлану Петровну. С ней фирма заключила договор о полной материальной ответственности.

Договор выглядит так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                Договор о полной индивидуальной                 |
   |                  материальной ответственности                  |
   |                                                                |
   |г. Москва                                       11 марта 2003 г.|
   |                                                                |
   |    ЗАО "Актив",   далее   именуемое   "Работодатель",   в  лице|
   |руководителя Семенова  Владимира  Савельевича,  действующего  на|
   |основании  Устава, с одной стороны, и кассир Волокушина Светлана|
   |Петровна,  именуемая в дальнейшем "Работник", с другой  стороны,|
   |заключили настоящий Договор о нижеследующем.                    |
   |    1. Работник   принимает   на   себя   полную    материальную|
   |ответственность   за   недостачу   вверенных  ему  Работодателем|
   |денежных средств и в связи с этим обязуется:                    |
   |    а) бережно  относиться  к  переданным ему денежным средствам|
   |Работодателя;                                                   |
   |    б) своевременно  сообщать  Работодателю  об обстоятельствах,|
   |угрожающих  обеспечению  сохранности  вверенных   ему   денежных|
   |средств;                                                        |
   |    в) вести учет, составлять и представлять отчеты о движении и|
   |остатках вверенных ему денежных средств;                        |
   |    г) участвовать в  проведении  инвентаризации  вверенных  ему|
   |денежных средств.                                               |
   |    2. Работодатель обязуется:                                  |
   |    а) создавать  Работнику условия,  необходимые для нормальной|
   |работы и обеспечения полной сохранности денежных средств;       |
   |    б) знакомить  Работника  с  законодательством о материальной|
   |ответственности работников,  а также с  локальными  нормативными|
   |актами  о  порядке  приема  и  хранения  переданных ему денежных|
   |средств;                                                        |
   |    в) проводить инвентаризацию кассы.                          |
   |    3. Определение  размера  ущерба,   причиненного   Работником|
   |Работодателю,  производится в порядке, установленном действующим|
   |законодательством.                                              |
   |    4. Работник  не  несет  материальной  ответственности,  если|
   |ущерб причинен не по его вине.                                  |
   |    5. Настоящий   Договор   вступает   в  силу  с  момента  его|
   |подписания.  Действие Договора  распространяется  на  все  время|
   |работы с вверенными Работнику денежными средствами Работодателя.|
   |    6. Настоящий  Договор  составлен  в  двух  экземплярах,   из|
   |которых один находится у Работодателя, а второй — у Работника.  |
   |    7. Изменение  условий   настоящего   Договора,   дополнение,|
   |расторжение  или  прекращение  его  действия  осуществляются  по|
   |письменному соглашению сторон.                                  |
   |                                                                |
   |Адреса сторон Договора:               Подписи сторон Договора:  |
   |Работодатель ЗАО "Актив":             Руководитель ЗАО "Актив"  |
   |107076, г. Москва, ул. Богородский                /Семенов В.С./|
   |вал, д. 3                                                       |
   |                                                                |
   |Работник:                                                       |
   |123458, г. Москва, ул. Кулакова, д. 12—110     /Волокушина С.П./|
   |                                                                |
   |Дата заключения Договора                   Место                |
   |11 марта 2003 г.                           печати               |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Как определить сумму ущерба

Нехватка ценностей обнаруживается при инвентаризации имущества. После ее проведения надо составить сличительную ведомость. Она оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается работнику, ответственному за сохранность ценностей.

Примечание. Сличительная ведомость есть в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Размер ущерба, причиненного фирме в результате потери или порчи имущества, равен рыночной цене этого имущества. Если такая цена меньше балансовой стоимости ценностей, то с работника надо взыскать величину, по которой имущество числится в бухучете.

Если работник не вернул вверенные ему деньги, то с него надо взыскать потерянную сумму.

Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка сотрудника, то она удерживается из его заработной платы. Для этого руководитель должен выпустить специальный приказ. Он составляется в произвольной форме. Например, приказ об удержании ущерба из дохода работника может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                             Приказ                             |
   |                                                                |
   |от 3 марта 2003 г.                                   N 0303/2003|
   |                                                                |
   |    На основании результатов инвентаризации склада,  проведенной|
   |28 февраля 2003 г., приказываю:                                 |
   |    — удержать из зарплаты кладовщика Иванова Ивана  Михайловича|
   |сумму недостачи в размере 3000 (трех тысяч) рублей.             |
   |                                                                |
   |Директор ООО "Пассив"             /Смирнов К.Н./                |
   |                                                                |
   |3 марта 2003 г.                                                 |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Этот документ надо составить в течение месяца после обнаружения недостачи.

Сумму ущерба, превышающую средний заработок работника, можно взыскать только через суд.

С согласия руководителя работник может передать предприятию для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.

При возмещении ущерба по договору о коллективной материальной ответственности степень вины каждого работника определяется по соглашению между ним и руководством фирмы. Если сделать это добровольно не получится, то определять степень вины будет суд.

Как отразить ущерб в бухучете

Недостачу в бухучете надо отражать на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При этом делается запись:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01, 50)

- выявлена недостача материалов (товаров, основных средств, денег в кассе).

После признания вины работника (добровольно или через суд) нужно сделать такую проводку:

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- списана недостача за счет виновного лица.

При удержании недостачи из зарплаты в учете делается такая запись:

Дебет 70 Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- удержана недостача из зарплаты виновника.

Обратите внимание: размер ежемесячного удержания не может превышать 20 процентов заработка, причитающегося к выплате.

Примечание. Размер удержания не может превышать 20 процентов денег, выплачиваемых работнику (ст.138 ТК РФ).

Если вину работника доказать не удастся, компенсировать понесенный ущерб придется за счет собственных средств. В учете будет сделана запись:

Дебет 91-2 Кредит 94

- недостача списана на прочие расходы.

Обратите внимание: убытки от недостач, по которым не установлены виновные, уменьшают облагаемую налогом прибыль. Для этого надо получить справку из милиции (если имущество украдено) или от пожарных (если ценности сгорели).

Примечание. Недостача, по которой не установлен виновный, уменьшает облагаемую налогом прибыль (пп.5 п.2 ст.265 НК РФ).

Пример. В марте 2003 г. ООО "Пассив" провело инвентаризацию кассы. В результате этого была обнаружена недостача денег в размере 10 000 руб. Виновником нехватки денег признан кассир Петров, с которым был заключен договор о полной материальной ответственности. Месячный оклад кассира равен 7000 руб.

Сумма ущерба больше среднего месячного заработка кассира. Чтобы взыскать разницу между суммой ущерба и средним заработком, "Пассив" обратился в суд. Суд удовлетворил иск организации.

Петров не имеет права на стандартные налоговые вычеты. Ежемесячно фирма удерживает из дохода работника налог на доходы физлиц в сумме:

7000 руб. x 13% = 910 руб.

На руки кассир каждый месяц получает:

7000 руб. - 910 руб. = 6090 руб.

Из этой суммы бухгалтер фирмы ежемесячно удерживает:

6090 руб. x 20% = 1218 руб.

За 8 месяцев (с марта по октябрь) бухгалтер "Пассива" удержал из дохода Петрова 9744 руб. (1218 руб. x 8 мес.). Еще 256 руб. (10 000 - 9744) удержано в ноябре.

Указанные операции бухгалтер "Пассива" отразил так:

март 2003 г.

Дебет 94 Кредит 50

- 10 000 руб. - отражена недостача денег в кассе;

Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- 10 000 руб. - недостача списана за счет кассира;

ежемесячно с марта по октябрь 2003 г.

Дебет 44 Кредит 70

- 7000 руб. - начислена зарплата Петрову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 910 руб. - удержан налог на доходы физлиц;

Дебет 70 Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- 1218 руб. - частично удержана недостача денег;

ноябрь 2003 г.

Дебет 44 Кредит 70

- 7000 руб. - начислена зарплата за ноябрь Петрову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физлиц"

- 910 руб. - удержан налог на доходы физлиц;

Дебет 70 Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

- 256 руб. - удержана недостача денег.

С.Шилкин

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

28.03.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——