"Московский бухгалтер", N 4, 2003

КАК В ТРУДОВОЙ ЗАПИШЕТСЯ, ТАК ПОТОМ И ПОРАБОТАЕТСЯ

Письмо. В нашу фирму устраивается на работу новый сотрудник. В его трудовой книжке последняя запись оформлена как "Уволен в августе 2002 г. по статье 31 КЗоТ". А ведь с февраля прошлого года вместо КЗоТ действует Трудовой кодекс. Ответьте, пожалуйста, как правильно поступить в сложившейся ситуации.

Надежда Лебедева, главный бухгалтер ООО

Конечно, проще всего вообще закрыть глаза на неправильную запись в трудовой книжке нового сотрудника. Ведь в Трудовом кодексе нет запрета принимать на работу тех, у кого неправильно оформлена трудовая книжка. Вроде бы трудовые отношения нового сотрудника с предыдущим предприятием прекратились, о чем свидетельствуют подпись и печать организации под последней записью. А значит, пусть приступает к работе.

Однако трудовая книжка является основным документом о деятельности и трудовом стаже работника (ст.66 ТК РФ). Без правильно внесенных в нее записей человек может пострадать при начислении пенсии.

Согласно Трудовому кодексу форма и порядок ведения трудовых книжек устанавливаются Правительством. Однако соответствующее постановление еще не утверждено. Поэтому сотрудники отделов кадров и главные бухгалтеры по-прежнему руководствуются старинной Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - Инструкция), утвержденной еще в 1974 г. Постановлением Госкомтруда СССР N 162.

Напомним, что трудовые книжки заводятся на всех рабочих и служащих, если они проработали на предприятии свыше пяти дней и если работа эта для них является основной. К сожалению, чаще всего неточные записи в трудовой книжке обнаруживаются "постфактум" самим работником или кадровиками по новому месту работы. Однако исправлять чужие ошибки они не имеют права. Согласно п.2.5 действующей Инструкции все исправления должны производиться администрацией исключительно того предприятия, где была внесена соответствующая запись.

Но согласно этому же документу администрация по новому месту работы обязана оказать работнику необходимую помощь по внесению исправлений. Правда, в устаревшей Инструкции не написано, как и какую помощь может ожидать работник от своих новых работодателей.

Дело в том, что трудовая книжка должна храниться как бланк строгой отчетности по основному месту работы гражданина (п.11 Инструкции). Никаких исключений из этого правила не предусмотрено. Значит, сотруднику нельзя выдать книжку на руки, чтобы он самостоятельно обратился в свою бывшую фирму для внесения исправлений. К тому же никакой здравомыслящий руководитель не разрешит подобное: вдруг товарищ вообще не вернется на новое место работы?

Значит, отделу кадров придется заняться этим вопросом самостоятельно. Для этого нужно найти адрес и телефон предыдущего места работы сотрудника. И после переговоров с руководством отвезти туда (или выслать ценным письмом) трудовую книжку.

Кстати, в проекте правительственного постановления разработчики учли такую ситуацию. Поэтому в обновленных правилах будет разрешено "исправлять грехи" кадровиков по новому месту работы. Единственное, что все-таки понадобится, - это соответствующее письмо или справка с предыдущего места работы нового сотрудника. А для их получения лучше обратиться с официальным запросом с нового места работы. Тем более что, подобные документы наверняка запросят сотрудники Пенсионного фонда, когда придет время начислять пенсию.

Ошибку в записях может допустить каждый. Поэтому напомним, как следует их исправлять. Зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи в трудовой книжке нельзя. Поэтому, чтобы исправить запись об увольнении со ссылкой на утративший силу КЗоТ, в ней нужно записать с указанием соответствующего порядкового номера в графе 3: "Запись за N... недействительна. Уволен по статье N... ТК РФ". В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Либо делается ссылка на приказ с измененной формулировкой причины увольнения.

В данной ситуации запись в трудовой книжке, отменяющая предыдущую, должна быть оформлена так:

     
   ———————T————————————————T——————————————————————T—————————————————¬
   | Номер|      Дата      | Сведения о приеме на |На основании чего|
   |записи+—————T—————T————+работу, о переводах на|  внесена запись |
   |      |число|месяц| год|  другую работу и об  |  (документ, его |
   |      |     |     |    |     увольнении (с    |  дата и номер)  |
   |      |     |     |    | указанием причин и со|                 |
   |      |     |     |    |  ссылкой на статью,  |                 |
   |      |     |     |    |     пункт закона)    |                 |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————+—————————————————+
   |   1  |        2       |           3          |        4        |
   +——————+————————————————+——————————————————————+—————————————————+
   |                           ЗАО АКТИВ                            |
   +——————T—————T—————T————T——————————————————————T—————————————————+
   |   8  |  05 |  08 |2002|Уволен по собственному|Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию по ст.31 КЗоТ |05.08.2002 N 105 |
   |      |     |     |    |РФ                    |                 |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————+—————————————————+
   |   9  |  05 |  08 |2002|Запись за N 8         |                 |
   |      |     |     |    |недействительна       |                 |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————+—————————————————+
   |      |     |     |    |Уволен по собственному|Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию по ст.80      |05.08.2002 N 105 |
   |      |     |     |    |Трудового кодекса РФ  |                 |
   L——————+—————+—————+————+——————————————————————+——————————————————
   

Ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции не говорится, когда в книжке должна появиться запись о приеме на новое место работы. Поэтому вполне допустим и вариант, когда последовательность записей будет такая: неправильная запись об увольнении, правильная запись о приеме на новое место работы, исправительная запись об увольнении с предыдущего места работы.

Если в приказе на прошлой работе допущена такая же ошибка, то следует внести необходимые исправления и в него (или просто переделать). Ведь исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения (п.2.8 Инструкции). Если приказ или распоряжение утрачены или их текст фактически не соответствует выполнявшейся работе, тогда можно использовать и другие подтверждающие документы.

Но далеко не всегда работнику нравится, что в его трудовой творится такой бардак с самыми главными записями. Поэтому по новому месту работы он имеет право выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. При этом документы, подтверждающие предыдущий стаж работы, требовать не нужно.

В правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки - "Взамен выдан дубликат", и она возвращается владельцу. Ведь потом он все равно должен будет ее представить в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа до поступления на то место работы, где был выдан дубликат.

Т.Бурсулая

Подписано в печать

25.03.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——