"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 7, 2003

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

Оформление первичных документов

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Прежде всего необходим приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств на представительские расходы с указанием лиц, имеющих право на получение таких средств. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации. В обязательном порядке назначается ответственный за проведение официального мероприятия.

Приказ о направлении приглашения на деловую встречу должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Представители сторонней организации посещают организацию, осуществляющую прием для проведения переговоров, которые должны проходить в рамках уже заключенного договора (контракта), или для установления взаимного сотрудничества по основной деятельности организации.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных, утвержденной сметы представительских расходов. Смета представительских расходов на отчетный год должна быть утверждена протоколом собрания учредителей.

После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.

Согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если этими альбомами не предусмотрена унифицированная форма, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должность, имя и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.

Создание первичных учетных документов, установление порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Бухгалтерский учет

Представительские расходы включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности (п.п.5 - 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы" (или на счете 44 "Расходы на продажу") с последующим списанием на счет 20 "Основное производство" или 90 "Продажи" (в зависимости от принятого способа признания управленческих расходов) (п.9 ПБУ 10/99, п.65 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденных Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н).

Отражение произведенных расходов организации (за исключением перечисленных в п.3 ПБУ 10/99) за счет иных источников финансирования, в том числе за счет собственных средств организации, данное ПБУ не предусматривает. Средства нераспределенной прибыли организации могут быть направлены только на выплату доходов учредителям (участникам) организации, отчисления в резервные фонды организации и на покрытие убытков прошлых лет.

Пример. Организация в сентябре 2002 г. провела переговоры с деловыми партнерами для установления взаимовыгодного сотрудничества. С этой целью был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 15 000 руб., в том числе НДС 2500 руб. Для оплаты официального обеда работнику, принимавшему участие в переговорах, было выдано в подотчет 15 000 руб. Счет в ресторане оплачен непосредственно подотчетным лицом. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 9 месяцев 2002 г., составили 500 000 руб. Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было.

В такой ситуации за отчетный период (9 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 20 000 руб. (500 000 руб. х 4%).

Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании п.7 ст.171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета - фактуры, выданного рестораном (п.1 ст.172 НК РФ).

Дебет 71, Кредит 50 - 15 000 руб. - выданы денежные средства работнику в подотчет;

Дебет 44, Кредит 71 - 12 500 руб. - признаны расходы по проведению официального обеда;

Дебет 19, Кредит 71 - 2500 руб. - отражен НДС со стоимости официального обеда на основании авансового отчета и выставленного счета - фактуры;

Дебет 68, Кредит 19 - 2500 руб. - принят к вычету НДС со стоимости официального обеда.

Ж.Морозова

ООО "АФИКО аудит"

Подписано в печать

12.02.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——