"Расчет", N 2, 2003

КАК УЧИТЫВАТЬ ДОХОДЫ СОТРУДНИКОВ

Доходы сотрудников фирмы учитывают в специальных ведомостях. В конце прошлого года МНС утвердило новую форму этого документа. Как заполнять такой бланк, читайте в нашей статье.

Где отражать доходы

Доходы сотрудников бухгалтер фирмы должен отражать в специальной ведомости по форме N 1-НДФЛ. Она утверждена Приказом МНС России от 2 декабря 2002 г. N БГ-3-04/686. Применять эту форму нужно с 2003 г.

Обратите внимание: налоговики могут потребовать, чтобы фирма переписала в новую ведомость сведения о доходах сотрудников за прошлый год. Они считают, что МНС выпустило приказ в 2002 г., поэтому и применять его нужно с прошлого года.

Такая позиция неверна. Дело в том, что Приказ МНС вступает в силу через 10 дней после официального опубликования. А напечатан он был в "Российской газете" только 9 января 2003 г. Следовательно, руководствоваться им нужно уже в этом году.

Форму N 1-НДФЛ нужно заполнять отдельно на каждого человека, которому организация выплачивает доходы. Ведомость состоит из девяти разделов.

Как заполнять разделы 1 и 2

В разд.1 и 2 формы N 1-НДФЛ отражается общая информация о фирме (наименование, ИНН, КПП, код налоговой) и о сотруднике (фамилия, имя, отчество, адрес, дата рождения и т.д.).

В разд.2 надо указать различные коды: код документа, удостоверяющего личность, код дохода и т.д. Эти показатели нужно взять из специальных справочников.

Примечание. Коды, указываемые в форме N 1-НДФЛ, приведены в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3-08/379.

Пример. Смирнов Николай Владимирович (ИНН 770824689436) работает в ООО "Пассив" (ИНН 7724863569, КПП 772401001).

Работник проживает по адресу: 129301, г. Москва, ул. Б. Галушкина, д. 15, кв. 36.

В январе 2003 г. бухгалтер "Пассива" завел на сотрудника карточку по форме N 1-НДФЛ. Раздел 1 карточки заполнен так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |             Раздел 1. Сведения о налоговом агенте              |
   |                      (источнике доходов)                       |
   |                                                                |
   |    1.1. ИНН/КПП   (для   организации   или  ИНН  для налогового|
   |                                           7724863569/772401001 |
   |агента — индивидуального предпринимателя) _____________________ |
   |                                                                |
   |    1.2. Код  налогового  органа, где налоговый агент состоит на|
   |       7724                                                     |
   |учете, _________________________________________________________|
   |                                                                |
   |    1.3. Наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента|
   | ООО "Пассив"                                                   |
   |________________________________________________________________|
   |                                                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Раздел 2 формы N 1-НДФЛ заполнен так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |             Раздел 2. Сведения о налогоплательщике             |
   |                      (получателе доходов)                      |
   |                                                                |
   |              770824689436                                      |
   |    2.1. ИНН ___________________________________________________|
   |                                            001—035—820 70      |
   |    2.2. Номер страхового свидетельства ПФР ____________________|
   |                                 Смирнов Николай Владимирович   |
   |    2.3. Фамилия, имя, отчество ________________________________|
   |                                                       21       |
   |    2.4. Вид документа, удостоверяющего личность: код __________|
   |                                 03 03  658 996                 |
   |    2.5. Серия, номер документа ________________________________|
   |                                            25 января 1965 год  |
   |    2.6. Дата рождения (число, месяц, год) _____________________|
   |                                   643                          |
   |    2.7. Гражданство (код страны) ______________________________|
   |                                                        643     |
   |    2.8. Адрес постоянного местожительства: код страны _________|
   |                129301              77                          |
   |почтовый индекс ______  код региона __  район __________________|
   |город _____________________  населенный пункт __________________|
   |       Б. Галушкина      15                    36               |
   |улица ______________ дом __ корпус __ квартира __               |
   |                                                  1             |
   |    2.9. Статус (1 — резидент, 2 —  нерезидент)  ___;  реквизиты|
   |                                                                |
   |                                    Паспорт 03 03  658 996      |
   |документа, подтверждающего статус, _____________________________|
   |                                                                |
   |    2.10.  Стандартные   налоговые   вычеты   заявлены (1),   не|
   |              1                                                 |
   |заявлены (2) ___                                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Примечание. Коды стран указаны в Постановлении Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. N 529-ст.

Как заполнять раздел 3

В разд.3 рассчитывается налог с доходов сотрудников-резидентов (граждан, проживающих в России не менее 183 дней в году), облагаемых по ставке 13 процентов.

Примечание. Ставки налога на доходы указаны в ст.224 Налогового кодекса.

В этом же разделе надо отразить все доходы, выплачиваемые нерезидентам. С них нужно удержать налог по ставке 30 процентов.

Обратите внимание: в разд.3 не указываются доходы, выплаченные предпринимателям. Также здесь не надо отражать выплаты за купленное у граждан имущество. Такие доходы показываются в разд.7 формы N 1-НДФЛ.

Чтобы подтвердить, что фирма платила деньги предпринимателю, у него надо взять копию свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

Если в предыдущие годы бухгалтер неправильно рассчитал налог с дохода работника, то ошибочно удержанную (или, наоборот, неудержанную) сумму надо отразить в разд.3. Для этого предусмотрены специальные ячейки в начале раздела.

Рядом с ними есть ячейки, где указываются сведения о работнике, пришедшем в организацию не с начала года. В них надо указать зарплату, полученную новичком на прежней работе. Этот показатель нужно взять из справки, принесенной сотрудником с бывшего места работы.

После этого приводится таблица, в которой каждый месяц нужно указывать доходы сотрудника, налоговые вычеты, начисленный и удержанный налог и т.д.

Пример. Воспользуемся условием предыдущего примера.

Оклад Смирнова равен 5000 руб. в месяц. В январе 2003 г. фирма выдала ему материальную помощь в размере 4000 руб.

Работнику положены налоговые вычеты в сумме 400 руб. на себя и 300 руб. на ребенка.

Смирнов уволился из "Пассива" 30 апреля 2003 г.

Раздел 3 формы N 1-НДФЛ бухгалтер фирмы заполнил так:

Раздел 3. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКОГО

ЛИЦА

(для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%)

     
   ——————————————————————————T—————————————————————T————————————¬
   |   На начало налогового  |   Долг по налогу    |      —     |
   |         периода         |за налогоплательщиком|            |
   |                         +—————————————————————+————————————+ —————————————————————————————————————————T———————¬
   |                         |   Долг по налогу    |      —     | |Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%,|   —   |
   |                         |за налоговым агентом |            | |с предыдущего места работы:             |       |
   L—————————————————————————+—————————————————————+————————————— L————————————————————————————————————————+————————
   

     
   ——————————————————————————T——————T———————T——————T——————T———T———T———————T——————¬
   |Наименование показателя  |Январь|Февраль| Март |Апрель|Май|...|Декабрь| Итого|
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+———+———————+——————+
   |<2000> Заработная плата  | 5 000|  5 000| 5 000| 5 000| — |   |   —   |20 000|
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |<2760> Материальная      | 4 000|   —   |   —  |   —  | — |   |   —   | 4 000|
   |помощь                   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |<код дохода>             |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |<код дохода>             |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |<код дохода>             |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   +———————————————T—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Налоговые      | код 503 | 2 000|   —   |   —  |   —  | — |   |   —   | 2 000|
   |вычеты, за     +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |исключением    | код     |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |стандартных    +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |               | код     |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   +———————————————+—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Общая сумма    | за месяц| 7 000|  5 000| 5 000| 5 000| — |   |   —   |22 000|
   |доходов за     +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |минусом        | с начала| 7 000| 12 000|17 000|22 000| — |   |   —   |22 000|
   |вычетов        | года    |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +———————————————+—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Стандартные    | за месяц|   300|    300|   300|   —  | — |   |   —   |   900|
   |налоговые      | (101)   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |вычеты         +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |(статья 218    | за месяц|   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |Налогового     | (102)   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |кодекса        +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Российской     | за месяц|   400|    400|   400|   —  | — |   |   —   | 1 200|
   |Федерации)     | (103)   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |               +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |               | за месяц|   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |               | (104)   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |               +—————————+——————+———————+——————+——————+———+...+———————+——————+
   |               | за месяц|   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |               | (105)   |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |               +—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |               | общая   |   700|  1 400| 2 100| 2 100| — |   |   —   | 2 100|
   |               | сумма с |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |               | начала  |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |               | года    |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +———————————————+—————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Налоговая база (с начала | 6 300| 10 600|14 900|19 900| — |   |   —   |19 900|
   |года)                    |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Налог исчисленный        |   819|  1 378| 1 937| 2 587| — |   |   —   | 2 587|
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Налог удержанный         |   819|  1 378| 1 937| 2 587| — |   |   —   | 2 587|
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Долг по налогу за        |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |налогоплательщиком       |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Долг по налогу за        |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |налоговым агентом        |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Сумма налога, переданная |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |на взыскание в налоговый |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |орган                    |      |       |      |      |   |   |       |      |
   +—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+   +———————+——————+
   |Возвращена налоговым     |   —  |   —   |   —  |   —  | — |   |   —   |   —  |
   |агентом излишне          |      |       |      |      |   |   |       |      |
   |удержанная сумма налога  |      |       |      |      |   |   |       |      |
   L—————————————————————————+——————+———————+——————+——————+———+———+———————+———————
   

ПРАВО НА СТАНДАРТНЫЕ НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ:

     
                                                                 ——¬
   3.1.  Необлагаемый  минимум   дохода  в  размере: 3000 руб. — | |,
                                                                 L——
   

--¬ --¬ 500 руб. - ¦ ¦, 400 руб. - ¦Х¦ - (в нужном поле проставить любой L-- L ———— знак);

заявление

основание для предоставления налогового вычета ___________________

     
                                                                 ——¬
   3.2. Расходы  на  содержание 1 ребенка в размере: 300 руб. —  |Х|,
                                                                 L——
   

--¬ в размере 600 руб. - ¦ ¦ - (в нужном поле проставить любой знак); L ———— 1

количество детей _________________________________________________

2003 год

период действия вычета ___________________________________________

заявление, копия

основание для предоставления налогового вычета ___________________

свидетельства о рождении

__________________________________________________________________

документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого

родителя, опекуна или попечителя _________________________________

Как заполнять остальные разделы

Раздел 4 заполняют организации, которые выплачивают дивиденды гражданам-резидентам. Налог с таких доходов рассчитывается по ставке 6 процентов. Дивиденды, выплаченные нерезидентам, облагаются по ставке 30 процентов и отражаются в разд.3.

В разд.5 указываются доходы, облагаемые налогом по ставке 35 процентов: выигрыши в рекламных конкурсах, выплаты по договорам добровольного страхования и т.д.

В разд.6 рассчитывается общая сумма налога по итогам года. Данные для заполнения этого раздела берутся из итоговых строк разд.3, 4 и 5 формы N 1-НДФЛ.

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера. Раздел 6 бухгалтер "Пассива" заполнил так:

Раздел 6. Общая сумма налога

по итогам налогового периода

     
   —————————————————————————T—————————————————————————————————T—————¬
   |       Показатели       |        Общая сумма налога       | ... |
   |                        +————————————————T————————————————+     |
   |                        |   исчисленная  |   удержанная   |     |
   +————————————————————————+————————————————+————————————————+     |
   |По ставке 6%            |        —       |        —       |     |
   +————————————————————————+————————————————+————————————————+     |
   |По ставке 13%           |      2587      |      2587      |     |
   +————————————————————————+————————————————+————————————————+     |
   |По ставке 30%           |        —       |        —       |     |
   +————————————————————————+————————————————+————————————————+     |
   |По ставке 35%           |        —       |        —       |     |
   +————————————————————————+————————————————+————————————————+     |
   |Итого                   |      2587      |      2587      |     |
   L————————————————————————+————————————————+————————————————+——————
   

В разд.7 надо указать суммы, заплаченные гражданам за купленное у них имущество. Кроме того, здесь надо отразить вознаграждения предпринимателям за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги).

Ошибки, сделанные бухгалтером в предшествующие годы, надо исправлять в разд.8. Для этого нужно пересчитать налог на доходы за прошлые периоды.

В разд.9 надо указать сведения о выданных работникам или сданных в налоговую инспекцию справках по форме N 2-НДФЛ. Здесь нужно отразить номер и дату выписанной справки.

Примечание. Справку по форме N 2-НДФЛ нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля 2003 г. (ст.230 НК РФ).

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера. Раздел 9 формы N 1-НДФЛ выглядит так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |           Раздел 9. Сведения о представлении справок           |
   |                                                                |
   |    а) налоговому органу о доходах: N справки _____ дата _______|
   |                                               3       30 апреля|
   |    б) налогоплательщику о доходах: N справки ___ дата _________|
   |2003 года                                                       |
   |________________________________________________________________|
   |    в) налоговому  органу о  сумме задолженности,  переданной на|
   |взыскание: N справки (письма) ____ дата ________________________|
   |                                                                |
   |    Правильность заполнения налоговой карточки проверена:       |
   |                                                                |
   |    Главный бухгалтер  Дмитриева Анна Васильевна  Дмитриева     |
   |    _________________  _________________________  _________     |
   |       (должность)      (фамилия, имя, отчество)  (подпись)     |
   |                                                                |
   |    30 апреля 2003 года                                         |
   |    ___________________                                         |
   |           (дата)                                               |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Д.Квитко

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

01.02.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——