"Расчет", N 2, 2003

КАК ОПРИХОДОВАТЬ МАТЕРИАЛЫ

Для ведения своей деятельности фирмы покупают материалы, канцелярские товары, хозинвентарь и т.д. Как их лучше оприходовать, написано в статье.

Получив материалы, кладовщик должен проверить, соответствуют ли они тому, что написано в сопроводительных документах поставщика.

Если претензий к поставщику нет

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в накладных, выданных поставщиком, то кладовщик должен составить приходный ордер. Для него предусмотрена специальная форма N М-4.

Примечание. Форма приходного ордера есть в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

В приходный ордер надо вписать название покупателя, название поставщика и данные о поступивших материалах (наименование, сорт, количество и т.д.). Это довольно трудоемкое занятие. Но этой процедуры можно избежать.

Для этого достаточно завести специальный штамп с реквизитами приходного ордера (см. Письмо Минфина России от 29 октября 2002 г. N 16-00-14/414). Этот штамп, например, может выглядеть так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                      12                                        |
   |    Приходный ордер N __                                        |
   |     17  февраля    3                                           |
   |    "__" _______ 200_ года                                      |
   |                                                                |
   |                ООО "Пассив"                                    |
   |    Организация ____________                                    |
   |                              склад                             |
   |    Структурное подразделение _____                             |
   |                                                                |
   |             кладовщик   Борщов      А.Н. Борщов                |
   |    Принял  __________  _______  ___________________            |
   |             должность  подпись  расшифровка подписи            |
   |                                                                |
   |            экспедитор   Петров      К.С. Петров                |
   |    Сдал    __________  _______  ___________________            |
   |             должность  подпись  расшифровка подписи            |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Штамп нужно ставить на документах, которые выдал поставщик: на счетах, накладных и т.д.

Примечание. Как приходовать материалы, написано в Приказе Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н.

Пример. ЗАО "Актив" купило у ООО "Пассив" телефоны за 5400 руб., в том числе:

- 3 телефона LG по 600 руб. (в том числе НДС - 100 руб.);

- 2 телефона Panasonic по 1800 руб. (в том числе НДС - 300 руб.).

В учете бухгалтер "Актива" сделал такие записи:

Дебет 10 Кредит 60

- 4500 руб. ((600 руб. - 100 руб.) x 3 шт. + (1800 руб. - 300 руб.) x 2 шт.) - поступили телефоны на склад;

Дебет 19 Кредит 60

- 900 руб. (100 руб. x 3 шт. + 300 руб. x 2 шт.) - отражен НДС по телефонам;

Дебет 60 Кредит 51

- 5400 руб. - перечислены деньги поставщику;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 900 руб. - возмещен НДС.

На счете, который "Актив" получил от продавца, кладовщик поставил штамп. Счет выглядит так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                           Счет N 659                           |
   |                     от 19 февраля 2003 г.                      |
   |                                                                |
   |    Покупатель: ЗАО "Актив"                                     |
   |    ___________                                                 |
   |    Адрес: г. Москва, ул. Б. Галушкина, д. 15, оф. 562          |
   |    Продавец: ООО "Пассив"                                      |
   |    _________                                                   |
   |    Адрес: г. Москва, ул. Мясницкая, д. 11, оф. 32              |
   |    Реквизиты для перечисления денег:                           |
   |                                                                |
   |————————————————————————————————————T—————T————————————————————¬|
   ||ООО "Пассив" ИНН 7711194626        |Сч. N|40702810800000005986||
   |+———————————————————————————————————+—————+————————————————————+|
   ||                                   | БИК |044581441           ||
   ||АКБ "Коммерческий"                 |Сч. N|30101810900000000441||
   |L———————————————————————————————————+—————+—————————————————————|
   |                                                                |
   |——————————————————T——————————T——————————T——————————T———————————¬|
   ||   Наименование  |Ед. измер.|Количество|Цена, руб.|Сумма, руб.||
   |+—————————————————+——————————+——————————+——————————+———————————+|
   ||Телефон LG       |шт.       |     3    |    600   |    1800   ||
   |+—————————————————+——————————+——————————+——————————+———————————+|
   ||Телефон Panasonic|шт.       |     2    |   1800   |    3600   ||
   |+—————————————————+——————————+——————————+——————————+———————————+|
   ||                 |          |          |Итого:    |    5400   ||
   |L—————————————————+——————————+——————————+——————————+————————————|
   |                                                                |
   |    Всего подлежит   оплате   5  (пять)  наименований  на  сумму|
   |5400 (пять тысяч четыреста) руб., в том числе 20 процентов НДС —|
   |900 руб.                                                        |
   |                                                                |
   |———————————————————————————————————————————————————————————————¬|
   ||                     113                                      ||
   ||   Приходный ордер N ___                                      ||
   ||    19  февраля    3                                          ||
   ||   "__" _______ 200_ года                                     ||
   ||               ЗАО "Актив"                                    ||
   ||   Организация ___________                                    ||
   ||                             склад                            ||
   ||   Структурное подразделение _____                            ||
   ||            кладовщик   Смирнов      А.П. Смирнов             ||
   ||   Принял  __________  ________  ___________________          ||
   ||            должность   подпись  расшифровка подписи          ||
   ||                                                              ||
   ||           экспедитор   Корелов      Ж.С. Корелов             ||
   ||   Сдал    __________  ________  ___________________          ||
   ||            должность   подпись  расшифровка подписи          ||
   |L———————————————————————————————————————————————————————————————|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Если материалов не хватает

Если фактическое наличие материалов не совпадает со сведениями, указанными в накладных, то надо составить акт приемки материалов. Для него предусмотрен типовой бланк.

Примечание. Форма акта о приемке материалов есть в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Акт оформляется специальной комиссией, в которую должны входить не менее трех человек. Нужно составить два экземпляра этого документа. Первый передается в бухгалтерию, а второй направляется в подразделение фирмы, которое готовит претензионное письмо поставщику. Потом этот экземпляр акта будет передан продавцу.

При необходимости к акту могут быть приложены документы, подтверждающие нехватку материалов, например квитанции транспортной организации о весе груза.

Пример. ЗАО "Актив" купило у ООО "Пассив" 10 000 штук кирпича по 6 руб., в том числе НДС - 1 руб.

В накладной, выписанной продавцом, указана стоимость всей партии - 60 000 руб. (10 000 шт. x 6 руб.), в том числе НДС - 10 000 руб. На эту же сумму выписан счет-фактура.

Но фактически "Актив" получил только 9500 штук кирпича стоимостью 57 000 руб. (9500 шт. x 6 руб.), в том числе НДС - 9500 руб.

Бухгалтер "Актива" составил акт о приемке кирпичей и передал его отделу поставки. Работники этого подразделения составили претензию на недостающие кирпичи и отправили ее "Пассиву".

В учете покупателя сделаны такие проводки:

Дебет 10 Кредит 60

- 47 500 руб. (57 000 - 9500) - оприходованы кирпичи, поступившие от поставщика;

Дебет 19 Кредит 60

- 10 000 руб. - отражен НДС по поступившим кирпичам (согласно счету-фактуре);

Дебет 76-2 Кредит 60

- 2500 руб. (60 000 - 47 500 - 10 000) - отражена стоимость недостающих кирпичей.

После того как "Пассив" поставил недостающие кирпичи, покупатель оплатил всю партию. В учете сделаны такие проводки:

Дебет 10 Кредит 76-2

- 2500 руб. - оприходованы кирпичи, поступившие от поставщика;

Дебет 60 Кредит 51

- 60 000 руб. - оплачена партия кирпичей;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 10 000 руб. - поставлен к вычету НДС по кирпичам.

М.Миргород

Главный бухгалтер

Подписано в печать

01.02.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——