"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 5, 2003

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

(Окончание. Начало см. "Финансовая газета.

Региональный выпуск", N 4, 2003)

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

1) порядок создания документа:

количество экземпляров;

ответственный за выписку;

ответственный за оформление;

ответственный за исполнение;

срок исполнения;

2) порядок проверки документа:

ответственный за проверку;

кто представляет;

порядок представления;

срок представления;

3) порядок обработки документа:

исполнитель;

срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив:

исполнитель;

срок передачи.

В таблице приведен пример составления графика документооборота на участке "Расчеты с работниками по оплате труда".

График документооборота на участке

"Расчеты с работниками по оплате труда"

     
   —————————————T—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————T————————————————————————————————————————————————————————¬
   |Наименование|                               Создание документа                                |                   Проверка документа                   |
   | документа  +———————————T———————————T—————————————T—————————————T—————————————T———————————————+——————————————T————————————T—————————————T——————————————+
   |            |   форма   |количество |ответственный|ответственный|ответственный|срок исполнения| ответственный|     кто    |   порядок   |      срок    |
   |            |           |экземпляров|  за выписку |за оформление|за исполнение|               |  за проверку |представляет|представления| представления|
   |            |           |           |             |  (подписи)  |             |               |  и обработку |            |             |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |     1      |     2     |     3     |      4      |      5      |      6      |       7       |      8       |      9     |     10      |      11      |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Приказ о    |    Т—1    |   1 (2)   |Отдел кадров |Отдел кадров |Отдел кадров |В соответствии |Бухгалтерия   |Отдел кадров|Копия приказа|В день        |
   |приеме на   |           |           |             |             |             |с поданным     |              |            |или второй   |утверждения   |
   |работу      |           |           |             |             |             |заявлением     |              |            |экз.         |руководителем |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Трудовой    |Собственная|     2     |Отдел кадров |Отдел кадров |Отдел кадров |В день         |Бухгалтерия   |Отдел кадров|Копия        |В день        |
   |договор     |           |           |             |             |             |заключения     |              |            |(оригинал    |оформления    |
   |(контракт), |           |           |             |             |             |               |              |            |остается в   |              |
   |договоры    |           |           |             |             |             |               |              |            |отделе       |              |
   |гражданско —|           |           |             |             |             |               |              |            |кадров)      |              |
   |правового   |           |           |             |             |             |               |              |            |             |              |
   |характера   |           |           |             |             |             |               |              |            |             |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Личная      |    Т—2    |     1     |Отдел кадров |Отдел кадров |Отдел кадров |В течение      |Бухгалтерия   |Отдел кадров|Личная       |В день        |
   |карточка    |           |           |             |             |             |1 дня после    |              |            |карточка     |оформления    |
   |            |           |           |             |             |             |выхода         |              |            |             |              |
   |            |           |           |             |             |             |приказа о      |              |            |             |              |
   |            |           |           |             |             |             |приеме на      |              |            |             |              |
   |            |           |           |             |             |             |работу         |              |            |             |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Штатное     |    Т—3    |     2     |Ген. директор|Ген. директор|Ген. директор|По мере        |Бухгалтерия   |Ген.        |1 — в        |В день        |
   |расписание  |           |           |             |             |             |необходимости  |              |директор    |бухгалтерию, |оформления    |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |2 — в отдел  |              |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |кадров       |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Табель учета|    Т—13   |     1     |Табельщица   |Табельщица   |Табельщица   |В течение      |Бухгалтерия   |Табельщица  |Табель с     |1 числа       |
   |рабочего    |           |           |(зав.        |(зав.        |(зав.        |месяца         |              |(зав.       |приложением  |следующего    |
   |времени     |           |           |секцией,     |секцией,     |секцией,     |               |              |секцией,    |необходимых  |месяца        |
   |            |           |           |нач. отдела) |нач. отдела) |нач. отдела) |               |              |нач. отдела)|документов   |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Налоговая   |  1—НДФЛ   |     1     |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Одновременно с |Бухгалтерия   |Бухгалтерия |Налоговая    |Одновременно  |
   |карточка    |           |           |             |             |             |расчетом       |              |            |карточка     |с расчетом    |
   |            |           |           |             |             |             |заработной     |              |            |вместе с     |заработной    |
   |            |           |           |             |             |             |платы          |              |            |лицевым      |платы         |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |счетом и     |              |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |расчетно —   |              |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |платежной    |              |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |ведомостью   |              |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Лицевой счет|    Т—54   |     1     |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Одновременно с |Бухгалтерия   |Бухгалтерия |Вместе с     |Одновременно  |
   |            |           |           |             |             |             |расчетом       |              |            |налоговой    |с расчетом    |
   |            |           |           |             |             |             |заработной     |              |            |карточкой    |заработной    |
   |            |           |           |             |             |             |платы          |              |            |             |платы         |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Расчетно —  |    Т—49   |     1     |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Бухгалтерия  |Одновременно с |Бухгалтерия   |Бухгалтерия |Вместе с     |Одновременно  |
   |платежные   |           |           |             |             |             |расчетом       |              |            |налоговой    |с расчетом    |
   |ведомости   |           |           |             |             |             |заработной     |              |            |карточкой    |заработной    |
   |            |           |           |             |             |             |платы          |              |            |             |платы         |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Приказ об   |    Т—6    |   1 (2)   |Отдел кадров |Отдел кадров |Отдел кадров |В соответствии |Бухгалтерия   |Отдел кадров|Копия приказа|В соответствии|
   |отпуске     |           |           |             |             |             |с поданным     |              |            |или второй   |с поданным    |
   |            |           |           |             |             |             |заявлением     |              |            |экз.         |заявлением    |
   +————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+——————————————+
   |Приказ об   |    Т—8    |     2     |Отдел кадров |Отдел кадров |Отдел кадров |В соответствии |Бухгалтерия   |Отдел кадров|1 — в        |В соответствии|
   |увольнении  |           |           |             |             |             |с поданным     |              |            |бухгалтерию, |с поданным    |
   |            |           |           |             |             |             |заявлением     |              |            |2 — в отдел  |заявлением    |
   |            |           |           |             |             |             |               |              |            |кадров       |              |
   L————————————+———————————+———————————+—————————————+—————————————+—————————————+———————————————+——————————————+————————————+—————————————+———————————————
   

Порядок хранения документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за это несут лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба России (Росархив), которая совместно с Госналогслужбой России 27.06.1996 утвердила Решение "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета". Срок хранения всех бухгалтерских документов - не менее 5 лет.

Документы временного хранения (до 10 лет) могут уничтожаться. Остальные документы должны быть переданы в государственный архив.

Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об Архивном фонде Москвы и архивах".

Постоянное и временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей в организациях архивах.

Уничтожаются документы временного хранения при следующих условиях:

1) перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен стоять гриф одобрения архива;

2) срок хранения документов полностью истек;

3) должна пройти внешняя ревизия;

4) в организации должна быть создана экспертная комиссия;

5) составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Подготовка документов для передачи в архив:

1. Снять обложку - скоросшиватель, убрать все скрепки.

2. Проверить хронологию (с января по декабрь).

3. Пронумеровать все документы карандашом в правом верхнем углу. В пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см.

4. Составить опись документов (она должна находиться сверху пачки).

5. Составить лист - заверитель: "В деле подшито ... листов" (кладется снизу).

6. Надеть обложку или сдать в переплет.

7. Составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй - в архив, третий - остается в организации).

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций может быть наложен штраф до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст.17 гл.6 Закона г. Москвы от 28.11.2001 N 67). В частности, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций - от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда (ст.13.20 гл.13 КоАП РФ); неповиновение распоряжениям представителей Мосархива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации - от 10 до 20 минимальных размеров оплаты труда (ст.19.4 гл.19 КоАП РФ); неустранение в указанный срок отмеченных нарушений приводит к наложению административного штрафа на должностных лиц - от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 50 до 100 минимальных размеров оплаты труда (ст.19.5 гл.19 КоАП РФ).

И.Ланина

Аудитор

Подписано в печать

29.01.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——