"Расчет", N 1, 2003

КАК УЧИТЫВАТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ ЛИТЕРАТУРУ

Чтобы знать обо всех изменениях в законодательстве, обычно подписываются на журналы и покупают бераторы. Как отразить эти операции в учете, вы узнаете из нашей статьи.

Заплатить за журналы и книги можно двумя способами:

- авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом получает журналы или книги;

- непосредственно в издательстве или магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.

Как отразить подписку

Большинство фирм подписывается на журналы, а затем в течение некоторого времени получает их. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев.

Перечисленные за журналы или газеты деньги отразите как выданные авансы:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- перечислены деньги за подписку.

Правда, некоторые налоговые инспекторы считают, что предоплата за издания - это не выданные авансы, а расходы будущих периодов. В этом случае у фирмы образуется долг по налогу на имущество. Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.

В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию можно обосновать так.

Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в п.16 ПБУ 10/99.

Примечание. ПБУ 10/99 есть в Приказе Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

Однако при перечислении денег за подписку этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.

Пример. ООО "Альфа" подписалось на журнал "Расчет" на первое полугодие 2003 г. За это фирма заплатила 1500 руб. (в том числе 10% НДС - 136 руб.).

Бухгалтер "Альфы" отразил подписку так:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 1500 руб. - перечислены деньги за подписку.

Печатные издания нужно учитывать как основные средства. Каждый полученный журнал или бератор надо отражать отдельно.

Поступление литературы отразите так:

Дебет 08 Кредит 60

- получено издание;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- предъявлен к вычету НДС.

Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура.

Примечание. Чтобы поставить НДС к вычету, у фирмы должен быть счет-фактура (п.1 ст.172 НК РФ).

Пример. Воспользуемся предыдущим примером. В январе 2003 г. "Альфа" получила 1-й номер журнала "Расчет". Его стоимость:

1500 руб. : 6 мес. = 250 руб.,

в том числе НДС:

136 руб. : 6 мес. = 23 руб.

На журнал у фирмы есть счет-фактура.

Указанные операции бухгалтер "Альфы" отразил так:

Дебет 08 Кредит 60

- 227 руб. (250 - 23) - получен 1-й номер "Расчета";

Дебет 19 Кредит 60

- 23 руб. - отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 250 руб. - зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 23 руб. - предъявлен к вычету НДС.

Все полученные издания отражайте в книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите эту книгу в произвольном порядке. Например, она может выглядеть так:

ЗАО "Альфа"

Книга учета изданий, поступивших в январе 2003 года

     
   ————T————————————————T————————————————T——————————T———————T———————¬
   | N |      Дата      |  Наименование  | Стоимость|  Дата |Причина|
   |п/п|  поступления   |     издания    |(без НДС),|выбытия|выбытия|
   |   |                |                |   руб.   |       |       |
   +———+————————————————+————————————————+——————————+———————+———————+
   |1  |8 января 2003 г.|Журнал "Расчет" |    227   |       |       |
   |   |                |                |          |       |       |
   |2  |15 января       |Книга "Годовой  |    382   |       |       |
   |   |2003 г.         |отчет — 2002"   |          |       |       |
   |   |                |                |          |       |       |
   |3  |15 января       |Бератор         |  2 800   |       |       |
   |   |2003 г.         |"Корреспонденция|          |       |       |
   |   |                |счетов"         |          |       |       |
   +———+————————————————+————————————————+——————————+———————+———————+
   |                             ...                                |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Как купить литературу в магазине

Если вы решили купить книги или журналы в магазине, выдайте деньги под отчет вашему работнику. Он приобретет нужную литературу.

Выдачу денег отразите так:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги для покупки книг (журналов).

Сотрудник может купить книги от своего имени (как гражданин) или как представитель фирмы. Второй вариант лучше. Дело в том, что при расчетах наличными между организациями не надо платить налог с продаж.

Чтобы подотчетник выступал от имени фирмы, ему надо выдать доверенность. Этот документ сотрудник должен предъявить при покупке книг или журналов.

Обратите внимание: некоторые магазины продают товары только гражданам. Ведь в этом случае продавцам приходится оформлять гораздо меньше документов. Например, покупателям не надо выдавать счет-фактуру.

Если ваш работник будет покупать литературу в таком магазине, то доверенность ему не поможет. Он все равно будет отовариваться как обычный покупатель. А значит, придется платить налог с продаж.

После покупки изданий работник должен отчитаться по израсходованным деньгам. Для этого он составляет авансовый отчет. К нему подотчетник должен приложить все первичные документы на покупку книг и журналов: товарные и кассовые чеки, накладные и т.д.

Примечание. Форма авансового отчета приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет должен утвердить руководитель фирмы. После того как директор поставит на отчете свою подпись, сделайте такие проводки:

Дебет 08 Кредит 71

- получены книги (журналы);

Дебет 19 Кредит 71

- отражен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- предъявлен к вычету НДС.

Если продавец не выдал сотруднику счет-фактуру, то НДС к вычету поставить нельзя. В этом случае спишите его так:

Дебет 91-2 Кредит 19

- списан за счет собственных средств НДС.

Неизрасходованную сумму подотчетник должен вернуть в кассу фирмы.

Получив деньги, сделайте такую запись:

Дебет 50 Кредит 71

- возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Если же на покупку литературы работник израсходовал больше, чем ему выдали, то фирма должна оплатить перерасход:

Дебет 71 Кредит 50

- выплачен перерасход подотчетной суммы.

Пример. ЗАО "Бета" выдало бухгалтеру 3500 руб. для покупки бератора "Валюта. Экспорт. Импорт". За эту книгу работник заплатил 3300 руб. (в том числе 10% НДС - 300 руб.).

На бератор магазин выдал счет-фактуру.

В учете "Беты" эти операции отражены так:

выдача денег под отчет

Дебет 71 Кредит 50

- 3500 руб. - выданы деньги для покупки бератора;

поступление бератора

Дебет 08 Кредит 71

- 3000 руб. (3300 - 300) - поступил бератор;

Дебет 19 Кредит 71

- 300 руб. - отражен НДС по бератору;

возврат подотчетной суммы

Дебет 50 Кредит 71

- 200 руб. (3500 - 3300) - возвращена подотчетная сумма.

Как списать книги и журналы

Амортизацию по полученным изданиям начислять не надо. По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, Минфин рассказал в Письме от 26 августа 2002 г. N 16-00-12/19.

Отражайте эти операции такими проводками:

Дебет 01 Кредит 08

- фирма начала использовать книгу или журнал (например, передала журнал в бухгалтерию);

Дебет 26, 44 Кредит 01

- списана стоимость книги (журнала).

В книге учета изданий выбытие журналов, бераторов и другой литературы надо отразить после того, как вы их перестанете использовать. Например, уничтожите или продадите.

Обратите внимание: стоимость издания уменьшает налог на прибыль в момент его поступления на склад. Поэтому, чтобы не вести отдельные налоговые регистры, начинайте использовать книги и журналы сразу после того, как их получите.

Примечание. Стоимость изданий включается в расходы полностью в момент их приобретения (п.2 ст.256 НК РФ).

Пример. В январе 2003 г. ООО "Гамма" приобрело книгу "Годовой отчет - 2002". За это фирма заплатила со своего счета 420 руб. (в том числе 10% НДС - 32 руб.). На книгу организация получила счет-фактуру.

Эти операции в бухгалтерском учете отражены так:

перечисление денег

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 420 руб. - перечислены деньги за книгу "Годовой отчет - 2002";

поступление книги

Дебет 08 Кредит 60

- 382 руб. (420 - 38) - оприходована книга;

Дебет 19 Кредит 60

- 38 руб. - отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

- 382 руб. - книга передана в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

- 382 руб. - стоимость книги списана на расходы;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 420 руб. - зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 38 руб. - принят к вычету НДС.

Н.Журавлева

Аудитор

Подписано в печать

30.12.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——