"Московский бухгалтер", N 1, 2003

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ ДЛЯ "ИЗБРАННЫХ"

Письмо. Уважаемая редакция!

Разъясните, пожалуйста, порядок применения организациями электронной подписи. В частности, меня интересует, можно ли подписывать таким образом любые документы, в том числе накладные и счета-фактуры, или же такое право распространяется лишь на определенные документы? И еще один вопрос. Можем ли мы оставлять у себя ксерокопию счета-фактуры, а не оригинал?

Прежде чем ответить на первый вопрос, отметим, что понимается под электронной цифровой подписью. Ее определение и условия применения указаны в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон). Такая подпись представляет собой реквизит электронного документа, предназначение которого - защита от подделки. Она позволяет установить лицо, подписавшее документ.

Конечно, такая подпись проставляется лишь на электронных документах, то есть тех, в которых информация содержится в электронно-цифровом виде. Примером тому служит платежное поручение, отсылаемое посредством системы "Клиент-Банк". В этом случае, как сказано в п.1 ст.4 Закона, цифровой автограф равнозначен собственноручной подписи на обычном, то есть бумажном, носителе.

Необходимо отметить, что в отличие от информации, содержащейся на магнитных носителях, электронный документ, заверенный электронной цифровой подписью, является юридическим фактом, то есть в соответствии со ст.159 Гражданского кодекса влечет установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Принятие этого Закона вернуло в правовое поле электронную биржевую торговлю ценными бумагами, так как ранее стороны после осуществления торгов и закрытия дневной сессии вынуждены были письменно оформлять договорные отношения, осуществленные в течение дня. В настоящее время электронная цифровая подпись позволяет осуществлять торги в режиме реального времени.

Для того чтобы подписать документ таким способом, должны быть соблюдены три условия. Во-первых, сертификат ключа подписи, который удостоверяет конкретную подпись, должен быть действительным на момент подписания документа. Во-вторых, должна быть подтверждена ее подлинность в электронном документе. И, наконец, третье условие - использование цифровой подписи "в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи". Если соблюдены все эти условия, то организация вправе подписывать документы таким способом.

Однако нужно учесть следующее. Дело в том, что из п.2 ст.1 Закона следует, что организация вправе применять электронную подпись только для удостоверения документов, используемых в целях гражданско-правового оформления операций и "в других предусмотренных законодательством случаях". Получается, что заверять такой подписью можно только документы, обслуживающие гражданско-правовой оборот, оформление которых регулируется нормами Гражданского кодекса. К их числу относятся договор, оферта, акцепт, платежные документы или документы, фиксирующие надлежащее исполнение сторонами своих обязательств (акт приема-передачи).

Первичные бухгалтерские и налоговые документы имеют иное назначение и не являются документами, оформляющими гражданско-правовые отношения. Кроме того, в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" четко указано, что если первичные учетные документы составлены на машинных носителях, то другим заинтересованным лицам (например, покупателям) организация обязана выдать их "бумажные" копии. То есть товарные накладные, счета все равно должны выставляться в бумажном виде. А раз так, то и подписываются эти документы собственноручно. Это же правило применимо и в отношении цифровой подписи на счете-фактуре. Налоговый кодекс пока не разрешает выставлять их в электронном виде, поэтому о применении цифровой подписи говорить не имеет смысла. Более того, в п.6 ст.169 НК РФ четко сказано, что счет-фактура должен подписываться руководителем и главным бухгалтером фирмы либо другими лицами, если у них есть соответствующие полномочия.

Таким образом, электронную подпись на счетах-фактурах и первичных учетных документах нельзя применять по двум основаниям. Первое - эти документы регулируются нормами бухгалтерского и налогового, а не гражданского законодательства. Второе - Закон прямо запрещает подписывать их таким способом.

Что касается второго вопроса - по поводу ксерокопированного счета-фактуры, то в Постановлении Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 сказано, что продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры. Как мы уже говорили, этот документ должен быть подписан. И исключений для вторых экземпляров в Кодексе не сделано. Следовательно, тот экземпляр счета-фактуры, который выполнен путем ксерокопирования, также должен быть заверен указанными подписями. Ксерокопированный документ действителен, если на нем стоят собственноручные подписи уполномоченных лиц.

А.Севостьянов

Юрисконсульт

ООО "Газаудит"

Подписано в печать

27.12.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——