"Московский бухгалтер", N 1, 2003

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

(Типичные ошибки)

Нередко московские фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами - дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.

Напомним, что предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п.11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную "прибавку" к штрафным санкциям.

Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время "дорогие" для фирмы ошибки при расчетах с подотчетниками.

Отсутствие приказа по подотчетным лицам

Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.

В приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.

Если такого приказа в организации нет, налоговики посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Устаревшая форма авансового отчета

Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет.

С 1 января прошлого года Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 введена новая форма авансового отчета N АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает Закон о бухучете.

При проверке налоговики наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае - исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по ст.15.11 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 руб.

Несоблюдение предельного размера

расчетов с организациями

Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. Напомним, что на сегодня он составляет 60 000 руб. по одной сделке <*>. Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия "сделка" и "договор". Об этом сказано в совместном Письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. N 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Согласно Указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке".

Так что любую покупку подотчетника от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 руб. налоговики однозначно трактуют как превышение лимита.

Предельный размер расчетов "наличкой" между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно ст.183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговики применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетников.

Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 руб., а самой фирме - от 40 000 до 50 000 руб. (ст.151 КоАП РФ).

Неправильное оформление товарного чека

Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

Если в чеке будет просто указано: "хозтовары" или "канцтовары", налоговики к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 руб., но со сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 "Учет основных средств".

Если все-таки подотчетник предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.

Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом "оплачено" есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговики однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы Решением от 24 июня 1998 г. N А40-12511/98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговики доначислили работникам подоходный налог с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговиков.

Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговики рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.

Чтобы не было споров с налоговиками, предлагаем поступить так.

Пример 1. Менеджер ООО "Сириус" 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: "оплачено Ивановым, менеджером ЗАО "Сириус"". 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.

Бухгалтер "Сириуса" отразил операции следующим образом:

9 января

Дебет 10 Кредит 73

- отражена задолженность перед физическим лицом - сотрудником предприятия;

10 января

Дебет 73 Кредит 71

- возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;

14 января

Дебет 71 Кредит 50

- погашена задолженность перед подотчетным лицом.

Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.

Неправильное отражение операций в бухучете

Типичная бухгалтерская ошибка - списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.

Пример 2. Секретарь ООО "Лотос" как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер "Лотоса" сделала запись:

Дебет 26 Кредит 71

- 1000 руб. - приобретены канцелярские принадлежности.

При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.

В данном случае следовало сделать записи:

Дебет 10 Кредит 71

- 1000 руб. - оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 26 Кредит 10

- 1000 руб. - переданы в эксплуатацию степлеры.

Напоминаем, что неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст.120 НК РФ).

Ошибки в отчетности

Счет 71 - активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую - по строке 628.

Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.

Без отчета - опять под отчет

Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается п.11 Порядка. Налоговики предпочитают трактовать эту ситуацию так.

Пример 3. 20 ноября 2002 г. офис-менеджер ООО "Сайдинг" получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов - последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.

Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм - 21 процент.

При проверке налоговики не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный заем и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.1 ст.212 Налогового кодекса:

10 000 руб. x 21% x 3/4 : 365 дн. x 31 день = 134 руб.

Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. x 35%).

По нашему мнению, налоговики неправы. В соответствии со ст.808 ГК РФ между заимодавцем и заемщиком должен быть заключен письменный договор. Нет договора - нет займа.

Кроме того, при правильной организации аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Кстати, это мнение подтверждено Постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. N 905/97.

Неправильный учет командировочных

Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.

При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на проведение платежей по внешнеэкономическим сделкам или покупку материальных ценностей. Налоговики будут трактовать эти затраты как использование валюты на личные нужды.

Обращаем внимание на то, что для правильного отражения расчетов с сотрудниками, отправленными в командировку, прежде всего нужно учитывать цель командировки. Ведь расходы на непроизводственные командировки (например, поездки, связанные с лечением сотрудников, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения) относятся к прочим и не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Подробнее о том, как правильно оформлять и учитывать командировочные расходы, мы писали в октябрьском номере нашего журнала за прошлый год.

О.Курилова

Подписано в печать

27.12.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——