"Аудиторские ведомости", N 1, 2003

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ

В САНАТОРНО - КУРОРТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Обобщение результатов, полученных в процессе осуществления внутреннего контроля с использованием форм внутренней отчетности, имеет большое значение для оперативного принятия управленческих решений.

Разрабатываемая санаторно - курортной организацией система внутренней отчетности должна отвечать следующим требованиям:

своевременность составления и передачи вышестоящим управленческим кадрам;

объективность содержащихся оценок и выводов;

количественное выражение содержащихся ошибок, нарушений, злоупотреблений, неточностей;

взаимосвязь результатов анализа и перспективной политики организации;

оперативность передачи запрашиваемой информации другим участникам системы внутреннего контроля.

Результаты анализа должны содержать не только информацию об обнаруженных "узких" местах оказания санаторных услуг, но и предложения по повышению эффективности хозяйственной деятельности санаторно - курортной организации на основе совершенствования системы внутреннего контроля. В связи с этим целесообразно разработать и утвердить формы и содержание внутренней отчетности структурных подразделений, отделений, служб, т.е. дифференцированно по центрам возникновения затрат и по участкам деятельности, формирующим качество предоставляемых услуг.

На основе результатов анализа, осуществляемого системой внутреннего контроля, составляется отчетность, которую можно классифицировать в соответствии с различными признаками (см. схему).

     
   —————————————————————————————¬      —————————————————————————————¬
   |    По срокам составления   |      |      По пользователям      |
   L——————————————T——————————————      L——————————————T——————————————
   

---------------+-------------¬ ---------------+-------------¬

¦ сутки (койко-день) ¦ ¦ внешним (поставщики, ¦

L--------------T-------------- ¦ покупатели, инвесторы, ¦

     
   ———————————————+—————————————¬      |   акционеры, следственные  |
   |           декада           |      |       органы и т.д.)       |
   L——————————————T——————————————      L——————————————T——————————————
   

---------------+-------------¬ ---------------+-------------¬

¦ месяц ¦ ¦ внутренним (бухгалтерия, ¦

L--------------T-------------- ¦ руководство различных ¦

     
   ———————————————+—————————————¬      |          уровней)          |
   |           квартал          |      L—————————————————————————————
   

L--------------T------------ ———— ---------------+-------------¬ -----------------------------¬

¦ заезд ¦ ¦ По показателям деятельности¦

L--------------T-------------- ¦ руководящих должностных лиц¦

     
   ———————————————+—————————————¬      L——————————————T——————————————
   

¦ год ¦ ---------------+-------------¬ L----------------------------- ¦ причины расхождения сметных¦ ¦ и фактических показателей ¦ L--------------T------------ ———— -----------------------------¬ ---------------+-------------¬

¦По запрашиваемым показателям¦ ¦ информация ¦

L--------------T-------------- ¦ о целесообразности ¦

     
   ———————————————+—————————————¬      |    назначаемых процедур    |
   |    недозаезды, досрочные   |      L——————————————T——————————————
   

¦ выезды, опоздания ¦ ---------------+-------------¬

¦ в течение дня ¦ ¦ информация ¦

L--------------T-------------- ¦о сбалансированности питания¦

     
   ———————————————+—————————————¬      L——————————————T——————————————
   

¦неявки на лечебные процедуры¦ ---------------+-------------¬

L--------------T-------------- ¦принятие решений при наличии¦

     
   ———————————————+—————————————¬      |    указанных нарушений,    |
   |      неявки в столовую     |      |          упущений          |
   |    (ужин, обед, завтрак)   |      L—————————————————————————————
   

L--------------T------------ ———— ---------------+-------------¬ -----------------------------¬ ¦ изменение цен на продукты ¦ ¦ По каналам предоставления ¦ ¦ питания повышенного расхода¦ L--------------T------------ ———— L--------------T-------------- ---------------+-------------¬

     
   ———————————————+—————————————¬      |   руководству и в центры   |
   |  наличие жалоб со стороны  |      |    возникновения затрат    |
   |    отдыхающих и больных    |      L——————————————T——————————————
   

L--------------T-------------- ---------------+-------------¬

     
   ———————————————+—————————————¬      |         руководству        |
   |  соответствие фактических  |      L——————————————T——————————————
   

¦ норм расхода продуктов ¦ ---------------+-------------¬ ¦и прочих материалов плановым¦ ¦ всем заинтересованным ¦ L----------------------------- ¦ внутренним пользователям ¦ L--------------T------------ ———— ---------------+-------------¬ ¦ по списку, представленному ¦ ¦ руководителем ¦ L--------------------------- ————

Схема. Классификация отчетности

по результатам анализа, осуществляемого

системой внутреннего контроля

Классификация отчетности на основе

результатов анализа, осуществляемого

системой внутреннего контроля

Указанный анализ должен учитывать также особенности, связанные с непредвиденными обязательствами, прогнозные данные об ожидаемых событиях, возможные пути решения возникших проблем и т.д. Кроме того, необходимо выработать рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Информация, полученная путем обобщения результатов анализа, может быть представлена в виде тестов с арифметически выведенным итогом, например по десятибалльной системе. Тесты (опросные листы), составленные для каждого объекта контроля, при заполнении обрабатываются и направляются по месту запроса для дальнейшего их рассмотрения вышестоящим менеджером и принятия управленческих решений.

Пример. В течение суток в день заезда был составлен тест с участием службы размещения, отдела реализации, бухгалтерии, заведующего столовой, старшей медсестры. Результаты тестирования (фрагмент) показаны в таблице.

Результаты контроля по тесту N 15

за 8 февраля 2002 г.

     
   ————T——————————————————————————————————————————————————————T—————¬
   | N |                  Контрольный вопрос                  |Ответ|
   |п/п|                                                      |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  1|Соответствует ли количество заехавших графику заезда  |Нет  |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  2|Соответствует ли количество поставленных на завтрак   |Нет  |
   |   |фактическим данным регистратуры и бухгалтерии         |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  3|Соответствует ли количество поставленных на обед      |Нет  |
   |   |фактическим данным регистратуры и бухгалтерии         |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  4|Соответствует ли количество поставленных на ужин      |Да   |
   |   |фактическим данным регистратуры и бухгалтерии         |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  5|Осуществляется ли возврат продуктов в буфет или на    |Нет  |
   |   |склад                                                 |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  6|Осуществляется ли выписка дополнительных продуктов со |Нет  |
   |   |склада                                                |     |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  7|Все ли прибывшие согласились на предложенные процедуры|Да   |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  8|Зафиксированы ли недозаезды в течение суток           |Да   |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   |  9|Зафиксированы ли опоздания на срок более половины дня |Да   |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   | 10|Оформлены ли заехавшие досрочно                       |Да   |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   | 11|Имели ли место случаи продления сроков проживания     |Да   |
   +———+——————————————————————————————————————————————————————+—————+
   | 12|Выписаны ли дополнительные путевки за продление       |Нет  |
   |   |проживания в санатории                                |     |
   L———+——————————————————————————————————————————————————————+——————
   

Из 12 вопросов отрицательные ответы были получены на 6, что составляет 50%.

Из таблицы следует, что необходимо усилить контроль за получением достоверной информации из регистратуры в бухгалтерию за счет внедренной сетевой программы "Администратор", а до и во время ее внедрения разработать и использовать оперативную отчетность, передаваемую из службы размещения в бухгалтерию и в отдел сбыта.

Проверенные данные бухгалтерией передаются на склад и в столовую. В санаторно - курортных организациях объектом калькуляции является койко-день, поэтому достоверный учет реального количества людей, находящихся в санатории в течение суток, постановки на питание и лечение может существенно влиять на формирование фактической себестоимости путевки и поиск резервов для снижения непредвиденных расходов. Применение ежедневной отчетности и тестов в дни массового заезда позволит сделать правильные выводы о направлениях усиления внутреннего контроля.

Как показывает практика, внутренняя отчетность по результатам деятельности структурных подразделений и служб санаторно - курортной организации применяется в незначительном количестве санаториев и требует не только повышения качественного уровня (аналитической работы), но и более глубокого содержания и детализации контроля некоторых фактов хозяйственной жизни санатория.

Для получения информации о фактических отклонениях в стоимости лечебных средств от установленных сметных норм необходимо проанализировать:

себестоимость отпускаемых на сторону платных медицинских услуг;

загруженность медицинского персонала, оказывающего дополнительные платные услуги, по основной деятельности;

оперативную отчетность о затребованных, назначенных и отпущенных медицинских и лечебных материалах, а также о материалах, используемых при процедурах в качестве вспомогательных;

соответствие записей в журналах выдачи талонов назначениям бальнеологических процедур;

возможные суммы экономии по статье "Лечение и лечебные процедуры" в связи с невозможностью их предоставления отдыхающим в санатории по заключению врача;

возможные суммы экономии (перерасхода) по статье "Лечение и лечебные процедуры" в связи с необходимостью замены процедур по заключению врача санатория или их отмены.

Принимаемые управленческие решения во многом будут зависеть от своевременности и достоверности предоставленной информации субъекту контроля. В этой связи необходимо сопоставить фактические расходы с предусмотренными по сметам по каждому подразделению и службе. Например, перерасход по статье "Лечение и лечебные процедуры" является сигналом о необходимости усилить внутренний контроль и принять ряд управленческих решений.

Т.И.Кисилевич

Доцент кафедры

бухгалтерского учета и аудита

Сочинского государственного

университета

курортного дела и туризма

Подписано в печать

11.12.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——