"Налоговые известия Московского региона", N 12, 2002

СОДЕРЖАНИЕ АВТОТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Одной из животрепещущих проблем в налогообложении до сих пор является правильность оформления расходов, связанных с содержанием автотранспорта организации. Эта проблема касается не только собственного автотранспортного парка организации, но и средств транспорта, используемых по договорам аренды. А если организация использует для служебных целей автомобиль, принадлежащий сотруднику, то в этом случае перед бухгалтером встают новые вопросы: как исчислить налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль, как правильно оформить документы.

Таким образом, в данной ситуации наиболее важным является вопрос, связанный с оформлением документов:

а) по собственному автотранспорту организации;

б) по арендуемому или используемому автотранспорту, в том числе у физических лиц.

В пп.11 п.1 ст.264 НК РФ определено, что все расходы, связанные с содержанием служебного транспорта, могут относиться на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. К служебному транспорту относятся в том числе и автомобили. При этом в тексте гл.25 НК РФ отсутствует указание на то, что упомянутые расходы должны осуществляться на основании нормативов или в соответствии с правилами. Данная глава Кодекса - закон прямого действия, а это означает, что данный закон сам определяет порядок формирования расходов. В ст.252 НК РФ дано однозначное и четкое определение расходов и порядок их признания в целях исчисления налога на прибыль. Любой из перечисленных в гл.25 видов расходов признается для целей налогообложения только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения понесенных затрат и их экономического обоснования.

В качестве документального подтверждения расходов по содержанию транспортных средств могут быть чеки ККМ, платежные поручения или другие аналогичные документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра, прочих расходов, без которых транспортное средство не может использоваться в полной мере.

Обращаем внимание на то, что в перечне документов отсутствует указание на обязательное приложение к чеку ККМ товарного чека. Дело в том, что в соответствии со ст.493 Гражданского кодекса РФ продавец при заключении договора розничной купли - продажи обязан выдать покупателю или чек ККМ, или товарный чек, или иной документ, подтверждающий оплату товара. Статьей 2 Закона РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" также предусмотрено при совершении покупки выдавать покупателю только чек ККМ, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли - продажи (оказания услуг).

Таким образом, товарный чек не является обязательным дополнением к чеку ККМ. Следовательно, к чеку ККМ организация самостоятельно должна составить внутренний первичный документ, подтверждающий, что все купленное (полученное) было оприходовано в полном объеме. Форма такого документа разрабатывается организацией самостоятельно с учетом требований п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" с обязательным оформлением данной формы в составе приложения к учетной политике организации.

В качестве экономического обоснования могут быть как путевые листы, так и любые другие документы, подтверждающие и обосновывающие понесенные затраты. Что касается путевых листов, то их формы, утвержденные в составе альбома унифицированных форм (утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте"), носят обязательный характер лишь в случаях, когда путевой лист одновременно служит актом сдачи - приемки работ (услуг). В тех случаях, когда служебный автотранспорт используется только для собственных нужд организации (например, при разъездном характере работы работников организации с использованием автотранспорта), путевой лист установленной формы можно не использовать. В данном случае организация вправе разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты в соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", а также дополнив дополнительными реквизитами, которые сочтет необходимыми для наиболее полного контроля за использованием автотранспортных средств в производственных целях (для извлечения дохода).

В качестве других подтверждающих документов могут быть распоряжения по организации, обосновывающие использование средства без оформления путевого листа (например, доверенность на использование автомобиля).

Заметим, что ранее, до вступления в силу гл.25 НК РФ, путевой лист рассматривался как документ, обосновывающий понесенные расходы на содержание автотранспорта. В отдельных случаях контролирующие органы устанавливали жесткую связь между наличием правильно оформленного путевого листа и прилагаемых к нему чеков ККМ на приобретение ГСМ. В соответствии с требованиями, установленными к расходам п.1 ст.252 НК РФ, главное - это экономическая обоснованность стоимости отнесенных на расходы ГСМ, что может подтверждаться и утвержденным авансовым отчетом, и путевым листом, и другим документом. Другим документом может быть разработанная и утвержденная в составе учетной политики организации форма путевого листа (один лист на месяц) или распоряжение по организации, главное при этом - доказать правомерность понесенных расходов и то, что они направлены на получение дохода.

Несколько слов о нормах на ГСМ.

Как уже было сказано ранее, гл.25 НК РФ не дает каких-либо указаний о нормировании расходов на ГСМ в пределах нормативов. А это означает, что все фактически израсходованные на ГСМ средства могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль. При этом организация может разработать свои собственные нормы по расходованию ГСМ или же применить нормы, утвержденные Минтрансом России 29 апреля 1997 г. N Р3112194-0366-97. Применение норм при расчете расходов, связанных с ГСМ, должно быть зафиксировано в учетной политике для целей налогообложения и применяться обязательно в течение одного календарного года.

В случае приобретения ГСМ за наличный расчет сумма налога на добавленную стоимость из чека ККМ расчетным путем не выделяется. Вся сумма, указанная в чеке, является расходом для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы по содержанию арендуемых автомобилей

Арендовать автомобиль можно у любого лица, в том числе и у физического. Правила оформления договора аренды автотранспортного средства предусмотрены ст.ст.632 - 649 параграфа 3 гл.34 ГК РФ. Одним из самых важных условий заключения договора аренды является его оформление в письменной форме.

Аренда может быть трех видов:

- аренда транспортного средства с экипажем;

- аренда транспортного средства без экипажа;

- использование в служебных целях личного транспорта работника организации.

Расходы по содержанию арендованного транспортного средства с экипажем в соответствии со ст.636 ГК РФ ложатся либо на арендатора, либо на арендодателя в зависимости от условий договора. Если в договоре не указано, кто несет расходы, расходы несет арендатор. При этом в расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, включаются все расходы по поддержанию его в рабочем состоянии, позволяющем его нормально эксплуатировать, в том числе расходы на оплату ГСМ и на уплату сборов.

При аренде транспортного средства без экипажа в соответствии со ст.646 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором, расходы по содержанию арендованного имущества, его страхованию, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор. Если же арендатор и арендодатель хотят изменить данное условие, они должны оговорить это в договоре.

В случае использования в служебных целях личного транспортного средства работника организации следует руководствоваться ст.188 Трудового кодекса РФ, согласно которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ ввел совершенно четкое определение компенсации, но не определил ее размеры. И хотя Письмо Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях компенсации работникам за использование ими легковых автомобилей для служебных поездок", которое дает свое понятие компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, до настоящего времени не отменено, тем не менее в рамках ныне действующей гл.25 НК РФ, оно не подлежит применению.

Итак, в соответствии со ст.188 Трудового кодекса РФ, компенсация, по сути, представляет собой аренду. Но помимо этой аренды работнику могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества, но только при условии, что статьи возмещаемых расходов будут согласованы в письменной форме в дополнении к трудовому договору.

По мнению многих бухгалтеров организаций, компенсации, выплачиваемые работникам, и возмещения их расходов увеличивают суммы доходов, облагаемых налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом. Однако в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ и пп.2 п.1 ст.238 НК РФ такие расходы относятся к доходам, не подлежащим налогообложению.

Из вышесказанного следует, что при использовании в служебных целях личного транспорта работников важно правильно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсаций. Заметим, какая бы сумма компенсации не была в нем оговорена, в соответствии с пп.11 п.1 ст.264 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль компенсация принимается в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Все остальные расходы по содержанию автомобиля в пригодном для эксплуатации состоянии можно относить на расходы в целях уменьшения налога на прибыль только в том случае, если они не возмещаются работнику.

Экономическим обоснованием понесенных расходов по арендованному имуществу можно считать распоряжение по организации, указывающее на целевое использование имущества для получения дохода.

Расходы на ремонт автомобилей

В соответствии с ст.260 НК РФ налогоплательщик может ремонтировать как свои собственные автомобили, так и арендованные.

Что касается ремонта собственных автотранспортных средств - суммы, потраченные на ремонт, в полной мере относятся на расходы для целей налогообложения. При этом, если налогоплательщик решит создать резерв на ремонт основных средств, то расходы по ремонту автомобиля следует отражать в составе расходов по правилам формирования резерва в соответствии со ст.324.1 НК РФ.

Расходы по ремонту арендованных основных средств можно относить на расходы для исчисления налога на прибыль только в том случае, если ремонт данного имущества предусмотрен договором аренды и если это имущество находится у арендодателя в составе амортизируемого. Причем в составе амортизируемого основное средство может быть только у организации; у индивидуального предпринимателя - в случае, если автомобиль служит для извлечения его дохода.

У физического лица автомобиль никогда не учитывается в составе амортизируемого имущества, следовательно, если налогоплательщик арендует автомобиль у физического лица, расходы по ремонту данного средства он не может отражать в составе расходов для исчисления налога на прибыль.

Расходы по ремонту арендованного автомобиля нельзя относить на расходы в случае, если данное имущество используется на условиях безвозмездного пользования, так как имущество, переданное по договору безвозмездного пользования, исключается из состава амортизируемого на все время его нахождения в пользовании по данному договору (п.3 ст.256 НК РФ).

В остальных случаях при каждом проведении ремонта следует запрашивать своего арендодателя о том, находится ли данное имущество в составе амортизируемого. При этом желательно иметь письменное подтверждение от арендодателя, которое будет являться одним из экономических обоснований понесенных расходов.

С.Ю.Кузнецова

Подписано в печать

10.12.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——