"Практическая бухгалтерия", N 12, 2002

КАК УЧИТЫВАТЬ СПЕЦОДЕЖДУ:

НАЛОГОВИКИ РАЗЪЯСНЯЮТ

Многие фирмы выдают своим работникам спецодежду. Некоторым сотрудникам спецовка положена по закону. Но фирма может обеспечивать работников специальной одеждой и по своей инициативе. Как отражать такие операции, недавно разъяснили налоговики.

Спецодежда - это халаты, резиновые сапоги, рукавицы и т.д. Как правило, эти вещи служат меньше 12 месяцев. Поэтому отражайте их как хозяйственный инвентарь.

Обратите внимание: если спецодежда будет служить больше 12 месяцев, то учитывайте ее как основные средства.

Примечание. Как учитывать основные средства, написано в ПБУ 6/01.

Как отразить покупку спецодежды

Купленную спецодежду отразите на счете 10 "Материалы". Для нее есть специальный субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Пример 1. ООО "Пассив" купило два халата по 240 руб., в том числе НДС - 40 руб. Всего фирма заплатила 480 руб. (240 руб. x 2 шт.), в том числе НДС - 80 руб.

Эти операции бухгалтер "Пассива" отразил так:

Дебет 10-9 Кредит 60

- 400 руб. - оприходованы на склад халаты;

Дебет 19 Кредит 60

- 80 руб. - отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 480 руб. - оплачены халаты;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 80 руб. - предъявлен к вычету НДС.

Как выдать спецодежду

Примечание. Как выдать спецодежду, написано в Постановлении Минтруда России от 18 декабря 1998 г. N 51.

Выдачу спецодежды работнику отразите так:

Дебет 20, 23, 25... Кредит 10-9

- выдана сотруднику спецодежда.

Некоторых сотрудников фирма обязана обеспечить спецодеждой. Остальным работникам выдавать такую одежду не обязательно.

Обязательная выдача спецодежды

Спецодежду выдайте сотрудникам, которые заняты на вредной или грязной работе. Перечень таких должностей устанавливает Минтруд России для каждой отрасли. Кроме того, есть единый список, которым надо руководствоваться всем фирмам. Например, любому экспедитору положен непромокаемый плащ, а уборщице - халат и рукавицы.

Примечание. Перечень работников, которым положена спецодежда, есть в Постановлении Минтруда России от 30 декабря 1997 г. N 69.

На стоимость спецодежды, выданной таким работникам, уменьшите облагаемую налогом прибыль фирмы. Сделайте это в момент ее передачи работнику.

Стоимость одежды включите в материальные затраты фирмы.

Добровольная выдача одежды

Фирма может выдать спецодежду не только тем сотрудникам, которые есть в постановлениях Минтруда России. Также спецовку можно выдавать чаще, чем это предусмотрено чиновниками.

По мнению налоговиков, стоимость такой одежды не уменьшает облагаемую налогом прибыль (Письмо УМНС по Московской области от 24 октября 2002 г. N 04-24/3509). Налоговое ведомство считает, что выдача этой одежды экономически не оправдана. Ведь фирма не обязана ее выдавать работникам.

Если вы решите воспользоваться "рекомендациями" налоговиков, то на стоимость спецодежды, которая не уменьшает облагаемую налогом прибыль, не забудьте начислить НДС. Дело в том, что выдача одежды будет считаться передачей товаров для собственных нужд. А с нее надо заплатить налог. Отразите его так:

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- начислен НДС по спецодежде, переданной для собственных нужд.

Примечание. Передача товаров для собственных нужд облагается НДС (ст.146 Налогового кодекса).

Начисленный налог отразите в строке 220 декларации по НДС. После этого заплатите НДС в бюджет:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 51

- заплачен налог в бюджет.

Несмотря на то что стоимость одежды включена в затраты, списать ее сразу нельзя. Дело в том, что одежда служит определенный срок. После этого работник должен ее вернуть.

Чтобы знать, кому и какую одежду вы выдали, на каждого работника заведите отдельную карточку. В ней отражайте выдачу и возврат спецодежды. Для этой карточки есть специальная форма.

Карточка по учету одежды состоит из лицевой и оборотной стороны.

Лицевая сторона выглядит так:

Личная карточка N 56

учета выдачи средств индивидуальной защиты

Иванова ж

Фамилия _____________________ Пол _________________________

Мария Ивановна 170 см

Имя ______ Отчество _________ Рост ________________________

0245 50

Табельный номер _____________ Размер одежды _______________

цех

Структурное подразделение ___ -

уборщик обуви _______________________

Профессия (должность) _______ -

производственных и служебных головного убора _____________

_____________________________ -

помещений противогаза _________________

_____________________________ -

респиратора _________________

Дата поступления на работу 2

02.03.2002 рукавиц _____________________

_____________________________ -

Дата изменения профессии перчаток ____________________

(должности) или перевода в

другое структурное

-

подразделение _______________

Предусмотрено по типовым отраслевым нормам

     
   —————————————————————————T———————————————T————————————T——————————¬
   |  Наименование средств  | Пункт типовых |   Единица  |Количество|
   |  индивидуальной защиты |отраслевых норм|  измерения |  на год  |
   +————————————————————————+———————————————+————————————+——————————+
   |Халат хлопчатобумажный  |      85       |     шт.    |     1    |
   +————————————————————————+———————————————+————————————+——————————+
   |Рукавицы комбинированные|      85       |    пара    |     6    |
   +————————————————————————+———————————————+————————————+——————————+
   |...                     |...            |...         |...       |
   L————————————————————————+———————————————+————————————+———————————
   

Руководитель структурного

подразделения ____________________ /Смирнов С.В./

Примечание. Карточка для учета спецодежды есть в Постановлении Минтруда России от 18 декабря 1998 г. N 51.

Оборотная сторона личной карточки выглядит так:

     
   —————————————————T————————————T——————————————————————————————————————————T——————————————————————————————————————————————————¬
   |  Наименование  | ГОСТ, ОСТ, |                  Выдано                  |                    Возвращено                    |
   |     средств    |     ТУ,    +———————T——————T——————T——————————T—————————+———————T——————T——————T——————————T————————T————————+
   | индивидуальной | сертификат |  Дата |Кол—во|   %  |Стоимость,| Расписка|  Дата |Кол—во|   %  |Стоимость,|Расписка|Расписка|
   |     защиты     |соответствия|       |      |износа|   руб.   |    в    |       |      |износа|   руб.   |сдавшего|    в   |
   |                |            |       |      |      |          |получении|       |      |      |          |        | приемке|
   +————————————————+————————————+———————+——————+——————+——————————+—————————+———————+——————+——————+——————————+————————+————————+
   |Рукавицы        |      —     |2 марта|   1  |   —  |     50   |         |2 мая  |   1  |  100 |     —    |        |        |
   |комбинированные |            |2002 г.|      |      |          |         |2002 г.|      |      |          |        |        |
   +————————————————+————————————+———————+——————+——————+——————————+—————————+———————+——————+——————+——————————+————————+————————+
   |Халат           |      —     |2 марта|   1  |   —  |    300   |         |       |      |      |          |        |        |
   |хлопчатобумажный|            |2002 г.|      |      |          |         |       |      |      |          |        |        |
   +————————————————+————————————+———————+——————+——————+——————————+—————————+———————+——————+——————+——————————+————————+————————+
   |Рукавицы        |      —     |2 мая  |   1  |   —  |     50   |         |       |      |      |          |        |        |
   |комбинированные |            |2002 г.|      |      |          |         |       |      |      |          |        |        |
   +————————————————+————————————+———————+——————+——————+——————————+—————————+———————+——————+——————+——————————+————————+————————+
   |...             |...         |...    |...   |...   |...       |...      |...    |...   |...   |...       |...     |...     |
   L————————————————+————————————+———————+——————+——————+——————————+—————————+———————+——————+——————+——————————+————————+—————————
   

Примечание. Стоимость спецодежды уменьшает облагаемую налогом прибыль (п.1 ст.254 Налогового кодекса).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. ООО "Пассив" выдало халаты своим сотрудникам.

Один халат фирма выдала уборщице, а другой - снабженцу для посещения склада.

Уборщице "Пассив" обязан выдать халат, а снабженцу - нет. Поэтому расходы на покупку второго халата (200 руб.) не уменьшают облагаемую налогом прибыль. На его стоимость фирма должна начислить НДС.

Эти проводки бухгалтер "Пассива" отразил так:

Дебет 20 Кредит 10-9

- 400 руб. (200 руб. x 2 шт.) - выданы халаты уборщице и снабженцу.

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 40 руб. (200 руб. x 20%) - начислен НДС по халату, который не уменьшает облагаемую налогом прибыль.

Как списать спецодежду

Спишите спецодежду после окончания срока ее службы. Этот срок посмотрите в постановлениях Минтруда, где установлены должности сотрудников, которым положена одежда.

Если вы выдаете спецовку работникам, которых нет в этих документах, то определите период ее эксплуатации сами. Для этого посмотрите сроки, которые предлагают чиновники по похожей одежде.

Срок службы отразите в приказе руководителя. Например, он может выглядеть так:

ЗАО "Актив"

Приказ

от 30 декабря 2002 г. N 3012/2002

Приказываю установить следующий срок службы по спецодежде, выданной снабженцу:

- по халату хлопчатобумажному - 1 год;

- по рукавицам комбинированным - 6 месяцев.

Руководитель ЗАО "Актив" /Петров Л.Ю./

При списании спецодежды составьте акт. Специального бланка для него нет. Поэтому напишите его в произвольной форме. Например, акт может выглядеть так:

Утверждаю

Директор ООО "Пассив"

_________ /Петров А.И./

"10" декабря 2002 г.

Акт на списание спецодежды

от 10 декабря 2002 г. N 14

ООО "Пассив"

Организация ____________

     
   ————T————————————————T—————————T——————T———————————T—————T——————T——————T—————————¬
   | N |  Наименование  | Единица |Кол—во|    Дата   |Цена,|Сумма,| Срок | Причина |
   |п/п|   спецодежды   |измерения|      |поступления| руб.| руб. |службы| списания|
   +———+————————————————+—————————+——————+———————————+—————+——————+——————+—————————+
   | 1 |        2       |    3    |   4  |     5     |  6  |   7  |   8  |    9    |
   +———+————————————————+—————————+——————+———————————+—————+——————+——————+—————————+
   | 1 |Халат           |шт.      |   1  |10 декабря | 300 |  300 |1 год |окончание|
   |   |хлопчатобумажный|         |      |2001 г.    |     |      |      |срока    |
   |   |                |         |      |           |     |      |      |службы   |
   L———+————————————————+—————————+——————+———————————+—————+——————+——————+——————————
   

Руководитель подразделения /Седов И.А./

Начальник склада /Федоров В.М./

Главный бухгалтер /Петрова Н.Н./

Примечание. Акт на списание спецодежды составьте в произвольной форме.

В.Красикова

Главный бухгалтер

Подписано в печать

28.11.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——