"Московский бухгалтер", N 7, 2002

САМ ПОГИБАЙ, А ОТЧЕТНОСТЬ ВЫРУЧАЙ

(Чем грозит потеря первичных документов)

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст.15.11 КоАП РФ).

Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп.8 п.1 ст.23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по ст.120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5000 руб. до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться Порядком, утвержденным Письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 г. N ВГ-4-13/94н.

Как правило, при выборе аналогичной организации учитываются ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.

Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно определить выручку налогоплательщика, утратившего документы, или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.

Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).

Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример. В феврале 2002 г. в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 г. В мае 2002 г. на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 г.

Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".

При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в табл. 1 и 2. Из табл. 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 руб. (361 000 - 322 000). На основании данных табл. 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 руб. (112 700 - 104 800).

Таблица 1

Расчет налога на прибыль

(руб.)

     
   ———————————————————T——————————————T————————————T—————————————————¬
   |    Показатели    |ЗАО "Интерьер"|ООО "Синтез"|  ЗАО "Интерьер" |
   |                  |  (заявленные |            |  (рассчитанные  |
   |                  |    суммы)    |            |      суммы)     |
   +——————————————————+——————————————+————————————+—————————————————+
   |Выручка от        |   3 800 000  |  3 500 000 |   3 800 000     |
   |реализации        |              |            |                 |
   +——————————————————+——————————————+————————————+—————————————————+
   |Налогооблагаемая  |     920 000  |    950 000 |   1 031 429     |
   |прибыль           |              |            |(3 800 000 x     |
   |                  |              |            |(950 000 :       |
   |                  |              |            |3 500 000))      |
   +——————————————————+——————————————+————————————+—————————————————+
   |Налог на прибыль  |     322 000  |    332 500 |     361 000     |
   |                  |              |            |(1 031 429 руб. x|
   |                  |              |            |35%)             |
   L——————————————————+——————————————+————————————+——————————————————
   

Таблица 2

Расчет НДС

(руб.)

     
   ————————————T——————————————————T———————————————————————————————————————————————¬
   |           |    ООО "Синтез"  |              ЗАО "Интерьер"                   |
   |           +——————————T———————+—————————T——————————————————————T——————————————+
   |           |Выручка от| Сумма | Выручка |   Рассчитанный НДС   |Заявленный НДС|
   |           |реализации|  НДС  |         |                      |              |
   +———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+——————————————+
   |I квартал  | 1 000 000| 33 500|1 100 000|36 850 (1 100 000 x   |     36 300   |
   |           |          |       |         |(33 500 / 1 000 000)) |              |
   +———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+——————————————+
   |II квартал |   800 000| 22 000|  900 000|24 750 (900 000 x     |     21 000   |
   |           |          |       |         |(22 000 / 800 000))   |              |
   +———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+——————————————+
   |III квартал|   950 000| 29 000|  950 000|29 000 (950 000 x     |     28 500   |
   |           |          |       |         |(29 000 / 950 000))   |              |
   +———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+——————————————+
   |IV квартал |   750 000| 19 500|  850 000|22 100 (850 000 x     |     19 000   |
   |           |          |       |         |(19 500 / 750 000))   |              |
   +———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+——————————————+
   |Итого:     | 3 500 000|104 000|3 800 000|        112 700       |    104 800   |
   L———————————+——————————+———————+—————————+——————————————————————+———————————————
   

В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по ст.122 Налогового кодекса.

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.

Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По ст.401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган, пожар, землетрясение). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями или сигнализацией), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад или подсобное помещение).

Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?

Сначала организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105).

Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, происшедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 7/98 "События после отчетной даты", утвержденное Приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. N 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке...

Налогоплательщик избежит пересчета налогов и уплаты пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.

Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т.д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.

К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.

Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По ст.64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.

Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).

В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

М.Иванова

Подписано в печать

25.06.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——