"Практическая бухгалтерия", N 6, 2002

СЧЕТА-ФАКТУРЫ. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ

Почти все фирмы при продаже товаров должны выдавать покупателям счета-фактуры. Такие счета используются уже не первый год. Несмотря на это, у бухгалтеров возникает немало вопросов, связанных с их оформлением. Причем недавно Минфин России опубликовал Методические указания по учету МПЗ. В них министерство установило свой порядок выдачи счетов-фактур, который не соответствует НК РФ. Это окончательно запутало бухгалтеров. Наша статья поможет разобраться, как правильно оформить счет, когда его нужно выдать покупателю, как его зарегистрировать в книге продаж.

Максимум внимания бухгалтер должен уделить оформлению счетов-фактур. Причем важно не только правильно заполнять собственные документы, но и тщательно проверять счета-фактуры поставщиков. Если поставщики неправильно оформили счет-фактуру (например, не заполнили в нем те или иные реквизиты), то ваша фирма не сможет принять к вычету НДС по купленным ценностям.

Сроки выдачи счетов-фактур. "Особое" мнение Минфина

В конце декабря 2001 г. Минфин России утвердил Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Указания). Некоторые разделы этого документа посвящены счетам-фактурам.

Обращаем внимание: в этих Указаниях были допущены две ошибки, которые касаются счетов-фактур. Во-первых, как сказано в Указаниях, при выдаче счетов-фактур бухгалтеру нужно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 19 января 2000 г. N 46. В настоящее время этот документ не действует. Во-вторых, Минфин России "разрешает" выставлять счета-фактуры покупателям в течение десяти дней после продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Через четыре месяца после выхода Указаний одну из ошибок Минфин обнаружил и поспешил ее исправить. В конце апреля в Указания были внесены изменения. Теперь в них нет ссылки на недействующее постановление Правительства. Вторая ошибка исправлена не была. Напомним, что по ст.168 НК РФ вы должны выдать покупателю счет-фактуру не позже пяти, а не десяти дней с момента отгрузки товаров (работ, услуг). Те фирмы, которые руководствуются минфиновскими правилами, нарушают законодательство.

Примечание. Методические указания по учету МПЗ утверждены Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н.

Как заполняют счет-фактуру

Для счета-фактуры предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры есть в НК РФ. Типовой бланк содержит все реквизиты, которые предусмотрены Кодексом. Однако некоторые графы счета заполнять не обязательно. В незаполненных графах достаточно поставить прочерк. Расскажем о тех строках и графах, заполнение которых представляет наибольшую трудность для бухгалтера.

Примечание. Обязательные реквизиты, которые должны быть в счете-фактуре, перечислены в ст.169 НК РФ.

Прежде всего отметим, что все счета-фактуры должны быть по порядку пронумерованы. Если у вашей фирмы есть обособленное подразделение, то оно может выписывать счета-фактуры самостоятельно. В такой ситуации должна соблюдаться единая нумерация счетов по всему предприятию. Для этого фирма может выделить подразделению несколько порядковых номеров (например, с 271 по 300). После того как они закончатся, выделяются новые. Кроме того, подразделение может использовать составные номера. Они состоят из кода структурного подразделения и порядкового номера (например, 2/546). В этом случае у подразделения будет своя нумерация счетов-фактур.

Строку 5 "К платежно-расчетному документу N" счета-фактуры заполняют, если ваша фирма получила от покупателя аванс. Здесь указывают номер и дату либо платежного поручения, которым покупатель перечислил деньги, либо приходного кассового ордера (если деньги получены наличными). В остальных случаях здесь ставится прочерк.

В графе 7 нужно отразить ставку НДС (10% или 20%). Если ваша фирма продает товар, который не облагается этим налогом, то в этой графе нужно поставить прочерк.

Если товары или продукция, которые продаются, изготовлены в России, то графы 10 "Страна происхождения" и 11 "Номер грузовой таможенной декларации" заполнять не надо. Однако если вы продаете импортные товары, то графы 10 и 11 должны быть заполнены. При перепродаже этих товаров вам нужно лишь переписать в счет-фактуру данные о стране их происхождения и номере ГТД (гр. 10 и 11) из счета-фактуры поставщика. За правильность этих данных отвечает поставщик.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Кроме того, это могут сделать и другие сотрудники фирмы. Для этого руководителю нужно издать приказ, в котором приведен перечень таких лиц. Приказ может выглядеть, например, так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                     ЗАО "Актив"|
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |                                                                |
   |от 20 июня 2002 г.                                          N 12|
   |                                                                |
   |                 О праве подписи счетов—фактур                  |
   |                                                                |
   |Приказываю:                                                     |
   |Уполномочить подписывать  счета—фактуры  следующих   сотрудников|
   |ЗАО "Актив":                                                    |
   |— заместителя генерального директора И.Б.Иванова;               |
   |— заместителя главного бухгалтера Е.Н.Сидорову.                 |
   |                                                                |
   |Генеральный директор          Синицын              /Д.Л.Синицын/|
   |ЗАО "Актив"                                                     |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Раньше счет-фактура заверялся печатью организации. Если у фирмы были обособленные подразделения, то они использовали свои печати (Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404). Теперь заверять счет-фактуру печатью не нужно. Счет считается действительным независимо от того, есть на нем печать или нет (см. Налоговый кодекс РФ в новой редакции).

Если счет-фактуру выставляет предприниматель, то на нем кроме его подписи ставились реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Теперь их указывать тоже не обязательно.

Обратите внимание: основанием для вычета НДС являются только оригиналы счетов-фактур с "живой" подписью продавца.

Как правильно заполнить счет-фактуру, покажет пример.

Пример 1. ОАО "Бета" продало ЗАО "Гамма" восемь ящиков конфет Ginnes по 25 000 руб. каждый (без НДС). Кроме того, покупатель должен заплатить НДС в сумме 40 000 руб. (25 000 руб. x 8 шт. x 20%). Конфеты были переданы покупателю 15 июня 2002 г.

В счете-фактуре, который получило ОАО "Бета" при покупке конфет, было указано:

- в графе 10 "Страна происхождения": Швейцария;

- в графе 11 "Номер грузовой таможенной декларации": 05424/250400/0000356.

Фирмы зарегистрированы по адресам:

- ОАО "Бета" - 105124, г. Москва, ул. Красносельская, д. 7, корп. 3, комн. 23;

- ЗАО "Гамма" - 106235, г. Москва, ул. Мытная, д. 10, комн. 96.

Не позднее 20 июня 2002 г. ОАО "Бета" должно выписать счет-фактуру. Он будет заполнен так:

Примечание. Счет-фактура выдается не позднее пяти дней после передачи товаров покупателю.

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                     СЧЕТ—ФАКТУРА N 95 от "20" июня 2002 г.                      |
   |                                                                                 |
   |Продавец __ОАО "Бета"_________________________________________________________(2)|
   |Адрес __105124, г. Москва, ул. Красносельская, д. 7, корп. 3, комн. 23 ______(2а)|
   |ИНН продавца __7708024598 ___________________________________________________(2б)|
   |Грузоотправитель и его адрес __Он же _________________________________________(3)|
   |Грузополучатель и его адрес __ЗАО "Гамма" 106235, г. Москва, ул. Мытная,_________|
   |____________________________д. 10, комн. 96 __________________________________(4)|
   |К платежно—расчетному документу N __—____от___—_______________________________(5)|
   |Покупатель ____ЗАО "Гамма" ___________________________________________________(6)|
   |Адрес __106235, г. Москва, ул. Мытная, д. 10, комн. 96 ______________________(6a)|
   |ИНН покупателя __7724025391 _________________________________________________(6б)|
   |                                                                                 |
   |                                                                           (руб.)|
   |———————T—————T——————T———————T———————T—————T——————T——————T———————T——————T————————¬|
   ||Наиме—|Еди— |Коли— |Цена   |Стои—  |В том|Нало— |Сумма |Стои—  |Страна|Номер   ||
   ||нова— |ница |чество|(тариф)|мость  |числе|говая |налога|мость  |проис—|грузовой||
   ||ние   |изме—|      |за еди—|товаров|акциз|ставка|      |товаров|хожде—|тамо—   ||
   ||товара|рения|      |ницу   |(работ,|     |      |      |(работ,|ния   |женной  ||
   ||(опи— |     |      |изме—  |услуг),|     |      |      |услуг),|      |декла—  ||
   ||сание |     |      |рения  |всего  |     |      |      |всего  |      |рации   ||
   ||выпол—|     |      |       |без    |     |      |      |с уче— |      |        ||
   ||ненных|     |      |       |налога |     |      |      |том    |      |        ||
   ||работ,|     |      |       |       |     |      |      |налога |      |        ||
   ||ока—  |     |      |       |       |     |      |      |       |      |        ||
   ||занных|     |      |       |       |     |      |      |       |      |        ||
   ||услуг)|     |      |       |       |     |      |      |       |      |        ||
   |+——————+—————+——————+———————+———————+—————+——————+——————+———————+——————+————————+|
   ||   1  |  2  |   3  |  4    |  5    |  6  |  7   |  8   |  9    |  10  |  11    ||
   |+——————+—————+——————+———————+———————+—————+——————+——————+———————+——————+————————+|
   ||Кон—  |Ящик |   8  | 25 000|200 000|  —  |  20% |40 000|240 000|Швей— |05424/  ||
   ||феты  |     |      |       |       |     |      |      |       |цария |250400/ ||
   ||"Gin— |     |      |       |       |     |      |      |       |      |0000356 ||
   ||nes"  |     |      |       |       |     |      |      |       |      |        ||
   |+——————+—————+——————+———————+———————+—————+——————+——————+———————+——————+—————————|
   ||Всего к оплате                                  |40 000|240 000|                |
   |L————————————————————————————————————————————————+——————+————————                |
   |                                                                                 |
   |Руководитель организации:             Главный бухгалтер:                         |
   |Иванов             /Иванов Л.Д./      Смирнова                    /Смирнова Ю.В./|
   |(индивидуальный предприниматель)      (реквизиты свидетельства о государственной |
   |                                      регистрации индивидуального                |
   |                                      предпринимателя)                           |
   |                            М.П.                                                 |
   |                                                                                 |
   |Выдал      Совин    /Совин Н.Г./      (подпись ответственного лица               |
   |                                      от продавца)                               |
   |                                                                                 |
   |    Примечания.                                                                  |
   |    1. Без печати недействителен.                                                |
   |    2. Первый экземпляр — покупателю, второй — продавцу.                         |
   L——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Все счета-фактуры, выданные покупателям, подшиваются в специальный журнал. В этом журнале они хранятся. Если фирма определяет выручку для целей налогообложения "по отгрузке", то все данные из счета-фактуры переносятся в книгу продаж. Если фирма определяет выручку "по оплате", запись в книге продаж делается после поступления денег от покупателя. Иногда покупатель платит деньги по счету-фактуре не сразу, а частями. В такой ситуации счет-фактура регистрируется только на сумму поступившей выручки. Поэтому один и тот же счет-фактура может быть зарегистрирован в книге несколько раз.

Примечание. Метод определения выручки для целей налогообложения указывают в учетной политике фирмы.

Структурные подразделения также должны вести книгу продаж. В конце месяца или квартала заполненные листы книги передаются головному офису. Бухгалтер головного офиса должен сшить листы книги как своей, так и обособленного подразделения и пронумеровать их.

Д.Веселов

Аудитор

Подписано в печать

04.06.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——