"Книги издательства "Налоговый вестник", 2002

ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

М.А.Климова

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

1. ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации.

2. НК РФ - Налоговый кодекс Российской Федерации.

3. АПК РФ - Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации.

4. УК РФ - Уголовный кодекс Российской Федерации.

5. УПК РСФСР - Уголовно-процессуальный кодекс РСФСР.

6. КоАП РСФСР - Кодекс об административных правонарушениях РСФСР.

7. Закон о бухгалтерском учете - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

8. Закон об информации - Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

9. Положение о документах и документообороте - Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105.

10. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н).

11. Положение об Архивном фонде - Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

12. ПБУ 4/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.

13. ПБУ 12/2000 - Положение по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" (ПБУ 12/200), утвержденное Приказом Минфина России от 27.01.2000 N 11н.

14. ПБУ 14/2000 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" ПБУ 14/2000, утвержденное Приказом Минфина России от 16.10.2000 N 91н.

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.

При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию документооборота в бухгалтерском учете организации.

1. ДОКУМЕНТЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам:

     
   ————————T————————————————————————————————————————————————————————¬
   |  Код  |                    Наименование форм                   |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0200000|Унифицированная система организационно—распорядительной |
   |       |документации                                            |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0211000|Документация по созданию организации                    |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0251000|Документация по распорядительной деятельности организа— |
   |       |ции, предприятия                                        |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0281000|Документация по приему на работу                        |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0300000|Унифицированная система первичной учетной документации  |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0301000|Документация по учету труда и его оплаты                |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0306000|Документация по учету основных средств и нематериальных |
   |       |активов                                                 |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0310000|Документация по учету кассовых операций                 |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0315000|Документация по учету материалов                        |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0317000|Документация по учету результатов инвентаризации        |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0320000|Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся |
   |       |предметов                                               |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0322000|Документация по учету работ в капитальном строительстве |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0325000|Документация по учету сельскохозяйственной продукции и  |
   |       |сырья                                                   |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0340000|Документация по учету работы строительных машин и меха— |
   |       |низмов                                                  |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0345000|Документация по учету работ в автомобильном транспорте  |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0400000|Унифицированная система банковской документации         |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0500000|Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной  |
   |       |бухгалтерской документации бюджетных учреждений и орга— |
   |       |низаций                                                 |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0600000|Унифицированная система отчетно—статистической докумен— |
   |       |тации                                                   |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0700000|Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской|
   |       |документации предприятий                                |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0710000|Отчетная бухгалтерская документация                     |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0720000|Регистры бухгалтерского учета                           |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0730000|Первичная учетная документация                          |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0800000|Унифицированная система документации по труду           |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |0900000|Унифицированная система документации Пенсионного фонда  |
   |       |Российской Федерации                                    |
   +———————+————————————————————————————————————————————————————————+
   |1000000|Унифицированная система внешнеторговой документации     |
   L———————+—————————————————————————————————————————————————————————
   

В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Согласно ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.

Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа представляет собой документы, поступившие в организацию. Во вторую группу входят официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.

Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

Ввиду того что управленческая деятельность в организации не поддается тотальной унификации, спектр типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, значительно шире, чем в вышеприведенной классификации по ОКУД. Управленческую документацию в целом принято классифицировать следующим образом.

1. Организация системы управления.

1.1. Распорядительная деятельность.

1.2. Организационные основы управления.

1.3. Контроль.

1.4. Правовое обеспечение деятельности.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.

2. Планирование деятельности.

2.1. Прогнозирование.

2.2. Текущее планирование.

2.3. Ценообразование.

3. Финансирование деятельности.

3.1. Финансирование, кредитование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

4.2. Статистический учет и отчетность.

5. Экономические, научные, культурные связи.

5.1. Организация связей.

5.2. Осуществление связей.

6. Информационное обслуживание.

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг.

6.2. Распространение информации (реклама).

7. Трудовые отношения.

7.1. Трудоустройство.

7.2. Организация труда.

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.

7.4. Охрана труда.

8. Кадровое обеспечение.

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников.

8.2. Установление квалификации работников.

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников.

8.4. Награждение.

9. Материально-техническое обеспечение деятельности.

9.1. Снабжение деятельности.

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.

10. Административно-хозяйственные вопросы.

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.

10.2. Эксплуатация зданий, помещений.

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь.

10.4. Охрана.

11. Социально-бытовые вопросы.

11.1. Социальное страхование.

11.2. Жилищно-бытовые вопросы.

11.3. Организация досуга.

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

12.1. Организация деятельности.

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

Рассмотрим подробнее характеристики и особенности оформления отдельных групп документов, участвующих прямо или косвенно в бухгалтерском учете организации, и порядок их оборота.

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Бухгалтеру постоянно приходится работать с организационно-распорядительной документацией организации: составлять документы этой категории, использовать содержащиеся в ней сведения для организации и проведения учетных работ, визировать отдельные распорядительные документы. В частности, в рамках должностных обязанностей главный бухгалтер:

- осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;

- формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

- возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, по разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

- организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

- обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия;

- осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия;

- участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;

- принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;

- участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы, а при отсутствии на предприятии юридических служб непосредственно осуществляет эту функцию;

- принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия;

- осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контролирует проведение учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами;

- ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

- участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники;

- обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, их представление в установленном порядке в соответствующие органы;

- оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;

- руководит работниками бухгалтерии.

Все эти функции напрямую связаны с созданием организационно-распорядительной документации и ее оборотом. Ввиду ответственности, которая на него ложится, главный бухгалтер (бухгалтер) должен осуществлять необходимый контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, содержание которых прямо или косвенно связано с выполнением его должностных обязанностей.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

1) документацию по созданию организации, предприятия:

- договор об аренде;

- заявление на государственную регистрацию;

- заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;

- письмо об изготовлении печати, штампа;

- положение о структурном подразделении;

- приказ о создании предприятия;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;

- протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;

- распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;

- свидетельство о регистрации;

- устав;

- учредительный договор и т.д.;

2) документацию по реорганизации организации, предприятия:

- приказ о реорганизации;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;

- решение совета директоров (правления) о реорганизации;

3) документацию по ликвидации организации, предприятия:

- акт о ликвидации;

- письмо с сообщением о ликвидации;

- письмо участника о выходе из совместного предприятия;

- приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;

- решение совета директоров (правления) о ликвидации;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;

4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:

- заявку на участие в конкурсе;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;

- свидетельство о регистрации;

5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:

- постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;

- приказ по вопросам основной деятельности;

- приказ о распределении обязанностей между руководством;

- протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;

- указание по вопросам основной деятельности;

6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:

- договор на производство работ (оказание услуг);

- должностную инструкцию;

- положение о структурном подразделении;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- структуру и штатную численность;

- штатное расписание;

7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:

- акт по вопросам основной деятельности;

- письмо по вопросам основной деятельности;

- справку по вопросам основной и кадровой деятельности;

8) документацию по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;

9) документацию по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу;

10) документацию по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

11) документацию по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска;

12) документацию по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;

13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

С нашей точки зрения, нецелесообразно вводить отдельный стандарт для оформления неунифицированных форм организационно-распорядительной документации во избежание путаницы.

Поэтому рассмотрим подробно требования к оформлению организационно-распорядительных документов, которые предъявлялись ГОСТом Р 6.30-97 (в ред. Постановления Госстандарта России от 21.01.2000 N 9-ст).

В первую очередь, отметим, что при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов могут быть использованы следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Пример.

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.

Пример.

ЗАО "Караван"

Производственный отдел

Менеджеру

А.С.Николаеву

или

Генеральному директору

ООО "Свет в окне"

В.И.Петрову

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то эти подразделения указываются обобщенно.

Пример.

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Пример.

Председателю садового товарищества

"Можайские дали"

В.А.Бунче

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем пишется почтовый адрес.

Пример.

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Пример.

123022, Москва,

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

Калинину И.П.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Перепел"

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Перепел"

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример.

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2000 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2000 N 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Пример.

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "РЭНК" к 21.12.2000

Личная подпись

05.11.2000

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) - например приказ о создании аттестационной комиссии, чего (кого) - например должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишутся только на русском языке при их направлении в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "НИИ считает возможным").

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример.

Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Пример.

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2000 N 319

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2000 N 02-4/156 и Приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается печатать выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами и центрировать его, а также наименование документа, дату и регистрационный номер, относительно самой длинной строки.

Пример.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Приказу директора Института

от 15.06.2000 N 19

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - при оформлении документа на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример.

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров

ООО "Завалинка"

или

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример.

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров

ООО "Завалинка"

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример.

Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример.

Заместитель Министра Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная подпись В.М.Степанов Личная подпись А.П.Миронов

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Пример.

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Пример.

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИ полимеров

Личная подпись А.О.Попов

23.04.2000

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме.

Пример.

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Пример.

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.01.2001

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом.

Пример.

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.01.2001

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Пример.

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков

07.06.2000

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Пример.

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении при отсутствии такого документа; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа служит отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Документы изготавливаются на бланках. Установлены два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, как минимум, следующих размеров:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

15 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Их можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или Гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разд.5.

Бланки документов проектируются в соответствии с Приложением А. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Допускаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 06. Реквизит 06 можно располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из следующих способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01, 02, 03, 06. В зависимости от учредительных документов организации бланк письма включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. В зависимости от учредительных документов организации бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, можно писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

1) при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

2) при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Гербовые бланки уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел организации.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Расположение реквизитов документа на бланке также может представлять некоторые сложности. Приведенные ниже схемы расположения реквизитов и границ зон на бланках формата А4 в угловом (рис. 1) и продольном исполнении (рис. 2) составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (см. список реквизитов на с. 18 - 19).

73 78 10 ¦

¦<------------->¦ ¦<------------->¦<--->¦ \ /

     
   ——————————————+———————————————+———+———————————————+—————+——T——————
   

¦ ¦ ¦3 / \ ¦ - - - - -+- - - - - - - -+- -+- - - - - - - -+- - -+ -- ¦ ¦ / \ / \ 01 02 03 13 ¦ / \ ¦ ¦ ¦ 17¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - -+- -+- - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ 51¦ 06 07 14 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 04 05 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 08 ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ / \ ¦ 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22¦ 11 12 ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- - - - - -T- - - - - - - - - ¦ ¦ ¦¦ / \ 18 ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 18¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ \ / ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦¦ 30 ¦ ¦ ¦ ¦¦<-------->¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -¦ ¦ 297¦ ¦ / \ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ / \ 20 21 24 ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ / \ 22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - - -T- - - -T- - - -+- - -+- ¦ ¦ 40¦ ¦ ¦/ \ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦16 ¦ ¦ \ /¦ 27 28 29 ¦\ / ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - -+- - - -+- - - -+- - -+- ¦ ¦ / \ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦10 ¦ ¦ \ / \ / +-------------+-------------------+-------+-------+-----+------- ———— ¦ 35 94 30 ¦

¦<----------->¦<----------------->¦<----->¦ ¦

¦ 210 ¦

¦<----------------------------------------------------->¦

Рис. 1

10 ¦

¦<--->¦ \ /

     
   ——————————————T———————————————————————————————————+—————+——T——————
   

¦ ¦ ¦3 / \ ¦ - - - - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+- - -+ -- ¦ ¦ / \ / \ 13 ¦ / \ ¦ ¦ ¦ 17¦ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ / \ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 06 07 04 05 08 ¦30¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 77¦ \ /¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - - T- - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 11 12 ¦ \ / ¦ ¦ ¦ - - - - - - - -+ - -- - - - - - - -+- - -+ - ¦ ¦ ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ 78 ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦<-------------> <-----------------> ¦ ¦ ¦- - - - - -T- - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦¦ / \ 18 ¦ 17 ¦ ¦ ¦¦ 18¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ \ / ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+- - - - - - - - - - - - - - +- - - - - - - - - ¦ ¦ ¦¦ 30 ¦ ¦ ¦ ¦¦<-------->¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -¦ ¦ ¦ ¦ / \ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ / \ 20 21 24 ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \ / ¦ ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ / \ 22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - - -T- - - -T- - - -+- - -+- ¦ ¦ 40¦ ¦ ¦/ \ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦16 ¦ ¦ \ /¦ 27 28 29 ¦\ / ¦ ¦ - -+- - - - - - - - - -+- - - -+- - - -+- - -+- ¦ ¦ / \ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦10 ¦ ¦ \ / \ / +-------------+-------------------+-------+-------+-----+------- ———— ¦ 35 94 30 ¦

¦<----------->¦<----------------->¦<----->¦ ¦

¦ 210 ¦

¦<----------------------------------------------------->¦

Рис. 2

Номенклатура организационно-распорядительной документации, используемой в организации в каждом отчетном периоде, зависит преимущественно от организационной структуры предприятия, направления и масштабов его деятельности, действующей нормативной базы. Обобщить каким-либо образом и унифицировать оптимальный перечень организационно-распорядительной документации для предприятия, по нашему мнению, не представляется возможным: степень условности и упрощенность подхода сведет на нет его ценность, - однако можно говорить о минимально необходимом наборе организационно-распорядительных документов для нормального функционирования служб организации. Организация должна иметь, как минимум, следующую организационно-распорядительную документацию.

     
   ————T————————————T————————————————————T——————————————————————————¬
   | N |Наименование| Основное содержание|     Нормативная база     |
   |п/п|организаци— |                    |                          |
   |   |онно—распо— |                    |                          |
   |   |рядительного|                    |                          |
   |   |документа   |                    |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  1|Приказ об   |Определяет избранные|Положение по бухгалтерско—|
   |   |учетной по— |способы бухгалтер—  |му учету "Учетная политика|
   |   |литике      |ского учета в орга— |организации" ПБУ 1/98, ут—|
   |   |            |низации на предстоя—|вержденное Приказом Минфи—|
   |   |            |щий отчетный период |на России от 09.12.1998   |
   |   |            |                    |N 60н                     |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  2|Приказ об   |Содержит схему или  |Федеральный закон от      |
   |   |утверждении |перечень работ по   |21.11.1996 N 129—ФЗ       |
   |   |графика до— |созданию, проверке и|"О бухгалтерском учете";  |
   |   |кументообо— |обработке докумен—  |Положение о документах и  |
   |   |рота        |тов, выполняемых    |документообороте в бухгал—|
   |   |            |каждым подразделени—|терском учете, утвержден— |
   |   |            |ем организации, а   |ное Приказом Минфина СССР |
   |   |            |также всеми исполни—|29.07.1983 N 105          |
   |   |            |телями работ с ука— |                          |
   |   |            |занием их взаимо—   |                          |
   |   |            |действия и сроков   |                          |
   |   |            |выполнения работ    |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  3|Приказ о ли—|Издается в организа—| Положение Банка России от|
   |   |мите остатка|циях, которые помимо|05.01.1998 N 14—П "Правила|
   |   |кассы в     |центральной кассы   |организации наличного де— |
   |   |структурных |имеют еще и отдель— |нежного обращения на тер— |
   |   |подразделе— |ные кассы в струк—  |ритории Российской Федера—|
   |   |ниях        |турных подразделени—|ции"                      |
   |   |            |ях                  |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  4|Приказ о вы—|Устанавливает пере— |Порядок ведения кассовых  |
   |   |даче подот— |чень подотчетных    |операций в Российской Фе— |
   |   |четных сумм |лиц; максимальные   |дерации, утвержденный     |
   |   |            |размеры подотчетных |Инструкцией Банка России  |
   |   |            |сумм; основания вы— |от 04.10.1993 N 18        |
   |   |            |дачи денежных       |                          |
   |   |            |средств под отчет;  |                          |
   |   |            |сроки, на которые   |                          |
   |   |            |денежные средства   |                          |
   |   |            |могут выдаваться под|                          |
   |   |            |отчет               |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  5|Приказ о по—|Устанавливает круг  |Нормы и нормативы на пред—|
   |   |рядке учета |лиц, которые могут  |ставительские расходы,    |
   |   |и расходова—|расходовать средства|расходы на рекламу и на   |
   |   |ния средств |на эти цели; кон—   |подготовку и переподготов—|
   |   |на предста— |кретный порядок рас—|ку кадров на договорной   |
   |   |вительские  |ходования средств на|основе с учебными заведе— |
   |   |цели        |представительские   |ниями, регулирующие размер|
   |   |            |цели; порядок доку— |отнесения этих расходов на|
   |   |            |ментального оформле—|себестоимость продукции   |
   |   |            |ния и контроля за   |(работ, услуг) для целей  |
   |   |            |расходованием       |налогообложения , утверж— |
   |   |            |средств на указанные|денные Приказом Минфина   |
   |   |            |цели                |России от 15.03.2000 N 26н|
   |   |            |                    |(в ред. Приказа Минфина   |
   |   |            |                    |России от 01.03.2001      |
   |   |            |                    |N 18н);                   |
   |   |            |                    |Глава 25 НК РФ            |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  6|Приказ о    |Устанавливает пере— |Письмо Минфина России от  |
   |   |выплате ра— |чень лиц, которым   |21.07.1992 N 57 "Об усло— |
   |   |ботникам    |производятся соот—  |виях выплаты компенсации  |
   |   |компенсации |ветствующие выплаты;|работникам за использова— |
   |   |за использо—|размер выплат; осно—|ние ими личных легковых   |
   |   |вание ими   |вания для предостав—|автомобилей и мотоциклов  |
   |   |личных лег— |ления выплат        |для служебных поездок"    |
   |   |ковых авто— |                    |                          |
   |   |мобилей и   |                    |                          |
   |   |мотоциклов  |                    |                          |
   |   |для служеб— |                    |                          |
   |   |ных поездок |                    |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  7|Перечень    |Устанавливает усло— |Положение по ведению бух— |
   |   |особо дефи— |вия отнесения мате— |галтерского учета и бух—  |
   |   |цитных и до—|риалов к дорогостоя—|галтерской отчетности в   |
   |   |рогостоящих |щим или особо дефи— |Российской Федерации, ут— |
   |   |материалов и|цитным; перечень    |вержденное Приказом Минфи—|
   |   |список лиц, |лиц, имеющих право  |на России от 29.07.1998   |
   |   |имеющих пра—|разрешать отпуск    |N 34н                     |
   |   |во на их от—|данных материалов в |                          |
   |   |пуск в про— |производство или для|                          |
   |   |изводство   |реализации на сторо—|                          |
   |   |            |ну                  |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  8|Перечень ма—|Устанавливает усло— |Положение по бухгалтерско—|
   |   |териалов,   |вия, при которых ма—|му учету "Учет материаль— |
   |   |которые мо— |териалы могут заво— |но—производственных запа— |
   |   |гут заво—   |зиться непосред—    |сов" ПБУ 5/01, утвержден— |
   |   |зиться не—  |ственно в цеха; как |ное Приказом Минфина      |
   |   |посредствен—|правило, содержит   |России от 09.06.2001 N 44н|
   |   |но в цеха   |конкретный перечень |                          |
   |   |            |используемых в орга—|                          |
   |   |            |низации материалов, |                          |
   |   |            |которые могут заво— |                          |
   |   |            |зиться непосред—    |                          |
   |   |            |ственно в цеха      |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   |  9|Приказ об   |Устанавливает способ| Постановление Госкомстата|
   |   |учете ис—   |учета рабочего вре— |России от 30.10.1997 N 71а|
   |   |пользования |мени в табелях одним|                          |
   |   |рабочего    |из двух способов:   |                          |
   |   |времени     |методом сплошной ре—|                          |
   |   |            |гистрации; методом  |                          |
   |   |            |регистрации отклоне—|                          |
   |   |            |ний                 |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   | 10|Приказ о    |Возлагает исполнение|Положение по ведению бух— |
   |   |совмещении  |функций кассира на  |галтерского учета и бух—  |
   |   |функций кас—|главного бухгалтера |галтерской отчетности в   |
   |   |сира        |или иного работника |Российской Федерации, ут— |
   |   |            |(допустимо только на|вержденное Приказом Минфи—|
   |   |            |предприятиях с не—  |на России от 29.07.1998   |
   |   |            |большой численностью|N 34н                     |
   |   |            |работающих)         |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   | 11|Список лиц, |Устанавливает пере— |Положение по ведению бух— |
   |   |имеющих пра—|чень лиц, имеющих   |галтерского учета и бух—  |
   |   |во подписи  |право совершать ту  |галтерской отчетности в   |
   |   |первичных   |или иную хозяйствен—|Российской Федерации, ут— |
   |   |учетных до— |ную операцию или    |вержденное Приказом Минфи—|
   |   |кументов    |разрешать ее совер— |на России от 29.07.1998   |
   |   |            |шение и подписывать |N 34н                     |
   |   |            |соответствующие до— |                          |
   |   |            |кументы             |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   | 12|Приказ о    |Устанавливает пере— |Положение по бухгалтерско—|
   |   |назначении  |чень лиц, имеющих   |му учету "Учет основных   |
   |   |комиссии по |право совершать ту  |средств" ПБУ 6/01, утверж—|
   |   |основным    |или иную хозяйствен—|денное Приказом Минфина   |
   |   |средствам   |ную операцию с ос—  |России от 30.03.2001 N 26н|
   |   |            |новными средствами  |                          |
   |   |            |или разрешать ее со—|                          |
   |   |            |вершение и подписы— |                          |
   |   |            |вать соответствующие|                          |
   |   |            |документы           |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   | 13|Приказ о    |Устанавливает пере— |Положение по ведению бух— |
   |   |назначении  |чень лиц, имеющих   |галтерского учета и бух—  |
   |   |комиссии по |право совершать ту  |галтерской отчетности в   |
   |   |нематериаль—|или иную хозяйствен—|Российской Федерации, ут— |
   |   |ным активам |ную операцию с нема—|вержденное Приказом Минфи—|
   |   |            |териальными активами|на России от 29.07.1998   |
   |   |            |или разрешать ее со—|N 34н                     |
   |   |            |вершение и подписы— |                          |
   |   |            |вать соответствующие|                          |
   |   |            |документы           |                          |
   +———+————————————+————————————————————+——————————————————————————+
   | 14|Приказ об   |Устанавливает пере— |Приказ Минфина России от  |
   |   |инвентариза—|чень лиц, входящих в|13.06.1995 N 49 "Об ут—   |
   |   |ционных ко— |комиссии по проведе—|верждении Методических    |
   |   |миссиях     |нию инвентаризации  |указаний по инвентаризации|
   |   |            |тех или иных матери—|имущества и финансовых    |
   |   |            |альных ценностей или|обязательств"; Постановле—|
   |   |            |обязательств и имею—|ние Госкомстата России от |
   |   |            |щих право подписы—  |18.08.1998 N 88 (в ред.   |
   |   |            |вать соответствующие|Постановления Госкомстата |
   |   |            |документы, а также  |России от 27.03.2000 N 26)|
   |   |            |сроки и порядок про—|                          |
   |   |            |ведения инвентариза—|                          |
   |   |            |ции                 |                          |
   L———+————————————+————————————————————+———————————————————————————
   

3. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Всякое сообщение избыточно.

Всякое сообщение недостаточно.

Х.Ортега-и-Гассет

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

3) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);

6) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

7) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

8) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);

12) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

13) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.

Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут ее использовать.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа следующие:

1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;

2) неизменность структуры документа в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны;

3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;

4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;

5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями информации, содержащейся в документе (денежными и/или натуральными). Излишней детализации или уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной;

6) недопустимость дублирования других документов;

7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;

8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ);

9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные);

10) своевременное составление.

Очевидно, что нормативное регулирование первичной документации отсутствует в тех сферах деятельности организации, которые специфичны для отдельного хозяйствующего субъекта. В этих направлениях компаниям предоставлена значительная свобода в разработке и применении первичных учетных документов. Кроме того, в случае необходимости унифицированные формы по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть дополнены формами, разработанными на предприятии, если они не обеспечивают потребности учета и управления в информации.

При разработке форм первичных учетных документов следует учитывать положения ст.9 Закона о бухгалтерском учете, п.2 которой гласит: первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы; кроме того, затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ

генеральный директор ООО "Темпера"

Головин А.Д. _ /подпись/ _

05.10.2000

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов в ООО "Темпера"

     
   —————————————T——————————————————T————————————————————————T———————¬
   |Наименование|    Полномочия    |   Должность и фамилия  |Образец|
   |  документа |                  |                        |подписи|
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Платежное   |Разрешение на пе— |Первая подпись — гене—  |       |
   |поручение   |речисление денеж— |ральный директор        |       |
   |            |ных средств с рас—|Головин А.Д.            |подпись|
   |            |четного счета     |Первый заместитель гене—|       |
   |            |                  |рального директора      |       |
   |            |                  |Пожарнов И.И.           |подпись|
   |            |                  |Вторая подпись — главный|       |
   |            |                  |бухгалтер Долганов П.В. |подпись|
   |            |                  |Заместитель главного    |       |
   |            |                  |бухгалтера Топорков З.Г.|подпись|
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Расходный   |Разрешение на вы— |Первая подпись — гене—  |       |
   |кассовый ор—|дачу денежных     |ральный директор        |       |
   |дер         |средств           |Головин А.Д.            |подпись|
   |            |                  |Первый заместитель гене—|       |
   |            |                  |рального директора      |       |
   |            |                  |Пожарнов И.И.           |подпись|
   |            |                  |Вторая подпись — главный|       |
   |            |                  |бухгалтер Долганов П.В. |подпись|
   |            |                  |Заместитель главного    |       |
   |            |                  |бухгалтера Топорков З.Г.|подпись|
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Выдача денежных   |Кассир Боровикова К.Е.  |подпись|
   |            |средств           |                        |       |
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Приходный   |Разрешение на по— |Главный бухгалтер       |       |
   |кассовый ор—|лучение денежных  |Долганов П.В.           |подпись|
   |дер         |средств           |Заместитель главного    |       |
   |            |                  |бухгалтера Топорков З.Г.|подпись|
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Авансовый   |Утверждение отчета|Генеральный директор    |       |
   |отчет       |                  |Головин А.Д.            |подпись|
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Подтверждение це— |Руководители структурных|       |
   |            |лесообразности    |подразделений:          |       |
   |            |произведения рас— |Отдел 1 — Зайцев И.В.   |подпись|
   |            |ходов             |Отдел 2 — Конев П.Р.    |подпись|
   |            |                  |Цех 1 — Ванин Р.Н.      |подпись|
   |            |                  |Бухгалтерия —           |       |
   |            |                  |Петрова А.Х.            |подпись|
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Проверка отчета и |Главный бухгалтер       |       |
   |            |приложение к нему |Долганов П.В.           |подпись|
   |            |документов        |Заместитель главного    |       |
   |            |                  |бухгалтера Топорков З.Г.|подпись|
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Требование— |Затребование мате—|Руководители структурных|       |
   |накладная   |риальных ценностей|подразделений:          |       |
   |            |                  |Отдел 1 — Зайцев И.В.   |подпись|
   |Лимитно—    |                  |Отдел 2 — Конев П.Р.    |подпись|
   |заборная    |                  |Цех 1 — Ванин Р.Н.      |подпись|
   |карта       |                  |Бухгалтерия —           |       |
   |            |                  |Петрова А.Х.            |подпись|
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Разрешение на от— |Начальник ОМТС          |       |
   |            |пуск ТМЦ со склада|Парамонов Н.Т.          |подпись|
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Отпуск ТМЦ со     |Кладовщик Вудсворд М.И. |подпись|
   |            |склада            |                        |       |
   |            +——————————————————+————————————————————————+———————+
   |            |Получение ТМЦ     |Материально ответствен— |       |
   |            |                  |ные лица структурных    |       |
   |            |                  |подразделений:          |       |
   |            |                  |Отдел 1 — Феин И.В.     |подпись|
   |            |                  |Отдел 2 — Перов П.Р.    |подпись|
   |            |                  |Цех 1 — Санин Р.Н.      |подпись|
   |            |                  |Бухгалтерия —           |       |
   |            |                  |Королева П.В.           |подпись|
   +————————————+——————————————————+————————————————————————+———————+
   |Главный бухгалтер           _ /подпись/_           Долганов П.В.|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в Перечне, или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной. В частности, п.5 ст.185 ГК РФ определяет, что лицо, действующее от имени юридического лица при заключении сделок, должно быть уполномочено выданной от имени юридического лица доверенностью за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Если хотя бы одно из условий не выполнено, каждая из сторон сделки может настаивать на ее недействительности. Это положение содержится в ст.183 ГК РФ, которая гласит, что следствием подписания документов (заключение сделки) неуполномоченным лицом - при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий - сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Статья 982 ГК РФ определяет последствия одобрения заинтересованным лицом действий в его интересе: если лицо, в интересе которого предпринимаются действия без его поручения, одобрит эти действия, к отношениям сторон в дальнейшем применяются правила о договоре поручения или ином договоре, соответствующем характеру предпринятых действий, даже если одобрение было устным.

В ст.986 ГК РФ приводится норма, касающаяся последствий сделки в чужом интересе: обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода либо при заключении сделки знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. При переходе обязанностей по такой сделке к лицу, в интересах которого она была заключена, последнему должны быть переданы и права по этой сделке.

Следовательно, если организация одобряет сделку, совершенную неуполномоченным лицом, подтверждением этого могут служить:

- документы об оприходовании или использовании материальных ценностей;

- платежные документы, связанные со сделкой;

- документы (приказы, распоряжения, утверждение авансового отчета и т.п.) или свидетельские показания, подтверждающие одобрение совершенной работником сделки;

- иные документы.

Аналогично, если противная сторона сделки начала осуществлять действия по выполнению своих обязательств по сделке или приняла оплату в связи со сделкой, считается, что сделка ею одобрена.

Пример 1. Рабочий Сидорчук В.В. принял материалы для нужд участка в отсутствие бригадира, уполномоченного принимать материалы. Материалы были приняты в переработку, о чем имеются записи в соответствующих первичных документах, учетных регистрах и на счетах бухгалтерского учета. Таким образом, сделка в данном случае совершена неуполномоченным работником, но одобрена.

Пример 2. Договор на поставку материальных ценностей подписан лицом, не уполномоченным на совершение сделки от имени юридического лица, однако материальные ценности получены на склад организации и их оприходование отражено в приемо-сдаточной накладной, карточках складского учета, учетных регистрах. По истечении определенного по сделке срока поставщик выставил организации требование оплатить полученные ценности, однако последовал отказ, мотивированный тем, что сделка была заключена не уполномоченным на то лицом.

В данном случае оснований для признания сделки недействительной и отказа от оплаты нет, так как сделка была фактически одобрена юридическим лицом в момент принятия ценностей к учету.

Пример 3. На лимитно-заборной карте на отпуск в цех ценных материалов подпись начальника подразделения, истребовавшего материалы, заменена подписью его помощника. Кладовщик отказался принимать документ к исполнению вследствие его ненадлежащего оформления.

Кроме вышеуказанных обязательных реквизитов документа, можно ввести следующие дополнительные реквизиты:

- номер документа (нумерация внутренних документов имеет контрольное значение, исключая возможность дублирования документов и их утери);

- адрес организации;

- основание для совершения хозяйственной операции (в качестве дополнительного аргумента при проведении финансовых проверок);

- наличие и сумму возмещаемых налогов в стоимости активов (для контроля правильности отнесения затрат и начисления налоговых платежей).

В целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции. Системы кодирования могут разрабатываться в организации с учетом ее организационной структуры и условий деятельности.

Пример 4. Отпуск материалов в производство кодируется кодами группы 1000:

1001 - отпуск материалов со склада в цех N 1;

1002 - то же - в цех N 2;

1003 - то же - в цех N 3.

Выдача денег из кассы кодируется кодами группы 5000:

5001 - выдача денег на заработную плату;

5002 - выдача денег под отчет и т.д.

Применение кодов особенно полезно, если данные подвергаются компьютерной обработке.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Лица, составившие и подписавшие эти документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.

Может случиться так, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст.52 АПК РФ при помощи:

- письменных доказательств (документов, прямо или косвенно подтверждающих факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии накладной на отпуск продукции на сторону косвенным подтверждением факта отгрузки могут служить подписанный покупателем счет-фактура, документы о последующей оплате, документы об оприходовании этой продукции на баланс покупателя и т.п.);

- вещественных доказательств (при проведении инвентаризации должны быть выявлены в наличии материальные ценности или денежные средства, которые организация должна иметь в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом);

- заключений экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов на производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на производство работ и т.п. В этом случае специалист соответствующего профиля, приглашенный в качестве эксперта, может подтвердить технологически обоснованные нормы расхода материалов на производство продукции, объем выполненных работ, величину трудозатрат и т.п.);

- показаний свидетелей [например, если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости он получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе)];

- объяснений лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций).

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст.57 АПК РФ обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Немаловажно, что в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (п.п.3, 4 ст.7 Закона о бухгалтерском учете).

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Пересмотр неунифицированных форм первичных учетных документов целесообразно производить не реже одного раза в несколько лет и в обязательном порядке при модернизации или развитии производства, расширении или переориентации финансово-хозяйственной деятельности.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, к которым, в частности, относятся кассовые книги, товарные отчеты, журнал регистрации хозяйственных операций, мемориальные ордера, журналы-ордера, Главная книга, другие учетные регистры. В качестве конечного сводного документа выступает бухгалтерская отчетность.

4. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащие для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем основаниям: назначению, обобщению данных, внешнему виду.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которые факты хозяйственной жизни записываются по мере их возникновения без иной систематизации. Сюда относятся журналы регистрации, реестры и т.д. В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если в одном регистре выполняется как хронологическая, так и систематическая запись, то такой регистр считается комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра - "Журнал-Главная".

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, то есть от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, то есть от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.

По внешнему виду учетные регистры могут составляться в форме книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга - это разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободный лист представляет собой таблицу, помещенную на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы - это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, и их размер больше, чем размер карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что его наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены следующие три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, колонки "дебет" и "кредит" помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. Вводится дополнительная графа "остаток", в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни. Таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, в частности, в случае если один факт отражается комплексными суммами, то есть фиксируется, например, оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически, и данные размещаются не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе; его особенности определяют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Лица, составившие и подписавшие их, обеспечивают правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета.

При хранении регистров бухгалтерского учета необходимо их защитить от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст.10 Закона о бухгалтерском учете.

Содержание регистров бухгалтерского учета согласно этому же Закону является коммерческой тайной, а лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образует форму бухгалтерского учета. Именно набором учетных регистров, системой их взаимодействия и документооборотом на этой стадии учета отличаются разные формы учета. Объединяет же их единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Кроме этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, применяемые в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета закрепляется в приказе об учетной политике организации и зависит от различных условий, прежде всего масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации. Так, малые предприятия могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н, которая может вестись по:

- простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) - по форме "журнал-главная";

- форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Рассмотрим роль вышеперечисленных форм бухгалтерского учета при документообороте.

Простая форма бухгалтерского учета применима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (далее - Книга) по форме N К-1 (этот и прочие перечисленные применительно к упрощенной форме учета регистры утверждены Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н, который устанавливает порядок их заполнения).

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также Ведомость учета заработной платы по форме N В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме собственно книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.

Книга позволяет выводить сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Непосредственно на основании этих итогов составляется бухгалтерская отчетность малого предприятия.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма N В-1;

ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма N В-2;

ведомость учета затрат на производство - форма N В-3;

ведомость учета денежных средств и фондов - форма N В-4;

ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-5;

ведомость учета реализации - форма N В-6 (оплата);

ведомость учета расчетов и прочих операций - форма N В-6 (отгрузка);

ведомость учета расчетов с поставщиками - форма N В-7;

ведомость учета оплаты труда - форма N В-8;

ведомость (шахматная) - форма N В-9.

Каждая ведомость применяется, как правило, для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо даются пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Месячные итоги финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженные в ведомостях, обобщаются в ведомости (шахматной) по форме N В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость.

Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:

     
   ———————————————¬                             ————————————————————¬
   |Кассовая книга|<————————————————————————————+Первичные документы|
   L———————T———————                             L—————————T——————————
   

L---------------------¬ ------------------- ———— \ / \ /

     
                              ——————————¬
                              |Ведомости|
                              L————T—————
   

¦

\ /

     
                         ————————————————————¬
                         |Шахматная ведомость|
                         L—————————T——————————
   

¦

\ /

     
                         ————————————————————¬
                         |Оборотная ведомость|
                         L—————————T——————————
   

¦

\ /

     
                                ———————¬
                                |Баланс|
                                L———————
   

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, которая применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер (номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица), и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета, или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизованном учете - кроме того, и руководителем группы учета.

Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне - по кредиту этого счета.

Итоги по дебету и кредиту счетов Главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Таким образом, схему документооборота при мемориально-ордерной форме учета можно представить следующим образом:

     
   ———————————————¬                             ————————————————————¬
   |Кассовая книга|<————————————————————————————+Первичные документы|
   L———————T———————                             L—————————T——————————
   

¦ ¦

\ / \ /

     
   ———————————————¬     ——————————————————¬     ————————————————————¬
   |Группировочные|     |   Мемориальные  |     |     Картотека     |
   | накопительные+ — —>|      ордера     |<— — +   аналитических   |
   |   ведомости  |     |                 |     |       счетов      |
   L———————————————     L————————T—————————     L—————————T——————————
   

---------+ ¦

     
   ————————————————¬    |        |                        |
   |Регистрационный|<————        |                        |
   |     журнал    |             |                        |
   L———————T————————             |                        |
           |                    \ /                      \ /  
                        ——————————————————¬     ————————————————————¬
           +— — — — — —>|  Главная книга  |<————+Оборотные ведомости|
                        L————————T—————————     |  по аналитическим |
           |                     |              |       счетам      |
                                \ /             L————————————————————
   

¦ ------------------¬ ¦ Оборотная ¦ L- - - - - ->¦ ведомость по ¦ ¦ синтетическим ¦ ¦ счетам ¦ L--------T------- ———— ¦

\ /

     
                        ——————————————————¬
                        |      Баланс     |
                        L——————————————————
   

     
        —————> последовательность выполнения учетных операций;
        — — —> сверка итогов.
   
   Мемориально—ордерная форма учета выделяется среди других форм учета простотой и наглядностью ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы чрезвычайно велик, что послужило причиной разработки журнально—ордерной формы бухгалтерского учета.
   Организация и ведение учета с применением журнально—ордерной формы регламентируются Инструкцией по применению единой журнально—ордерной формы счетоводства (утвержденной Письмом Минфина СССР от 08.03.1960 N 63, в ред. Письма Минфина СССР от 12.01.1983 N 4) с последующими Рекомендациями по применению единой журнально—ордерной формы счетоводства, утвержденными Письмом Минфина России от 24.07.1992 N 59. В отношении небольших предприятий действует Инструкция по применению единой журнально—ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденная Письмом Минфина СССР от 06.06.1960 N 176.
   Эта форма бухгалтерского учета основывается на принципах накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющих обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета и исключить необходимость оформления мемориальных ордеров.
   Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.
   Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово—хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляются, как правило, в единой системе записей, с использованием двух видов учетных регистров: журналов—ордеров и вспомогательных ведомостей.
   При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Законом о бухгалтерском учете. Перечень типовых регистров единой журнально—ордерной формы выглядит следующим образом:
     
   ————————————————————————————T———————T————————————————————————————¬
   |          Регистр          |Учетный|      Вид деятельности,     |
   |                           |период,|   где применяется регистр  |
   +———T———————————T———————————+на ко— +——————T———————T—————T———————+
   | N |   номер   |наименова— |торый  |про—  |строи— |наука|снабже—|
   |п/п+—————T—————+ние и на—  |откры— |мыш—  |тельст—|     |ние и  |
   |   |жур— |ведо—|значение   |вается |лен—  |во     |     |сбыт   |
   |   |на—  |мости|           |регистр|ность |       |     |       |
   |   |ла—  |     |           |       |      |       |     |       |
   |   |орде—|     |           |       |      |       |     |       |
   |   |ра   |     |           |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 1 |  2  |  3  |     4     |   5   |   6  |   7   |  8  |   9   |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  1|   1 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 50   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  2|  —  |   1 |Ведомость  |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |по счету 50|       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  3|   2 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 51   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  4|  —  |   2 |Ведомость  |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |по счету 51|       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  5|   3 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 55, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |57         |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  6|   4 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 66, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |67         |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  7|   6 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 60 (с|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые 50 —|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |60 счетов— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактур)    |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  8|  —  |   5 |Ведомость  |квар—  |   х  |   —   |  —  |   х   |
   |   |     |     |аналитичес—|тал,   |      |       |     |       |
   |   |     |     |кого учета |полуго—|      |       |     |       |
   |   |     |     |расчетов с |дие,   |      |       |     |       |
   |   |     |     |поставщика—|год    |      |       |     |       |
   |   |     |     |ми в поряд—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ке плановых|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |платежей (с|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждый ме— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |сяц)       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  9|  —  | 5—с |Ведомость  |месяц  |   —  |   х   |  х  |   —   |
   |   |     |     |учета рас— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |четов с за—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |казчиками  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(генподряд—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |чиками) за |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |выполненные|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |работы (с  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые 50 —|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |60 счетов— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактур)    |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 10|  —  | 6—с |Ведомость  |полуго—|   —  |   х   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета неот—|дие    |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактуриро— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ванных по— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ставок (с  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые 50 —|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |60 счетов— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактур)    |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 11|  —  | 6а—с|Ведомость  |год    |   —  |   х   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета мате—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |риалов в   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |пути (с    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые 50 —|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |60 счетов— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактур)    |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 12|   7 |  —  |По кредиту |год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 71   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 13|   8 |  —  |По кредиту |год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 58, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |73, 75, 76 |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 14|  —  |   7 |Ведомость  |год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |учета рас— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |четов с    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |разными де—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |биторами и |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |кредиторами|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(с вкладным|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |20 дебито— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ров и кре— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |диторов)   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 15|  —  |   8 |Книга учета|год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |по депони— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |рованной   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |оплате тру—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |да         |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 16|  —  |   9 |Ведомость  |год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |учета рас— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |четов с    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |жильцами   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |квартир и  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |общежитий  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(для круп— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ных пред—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |приятий)   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 17|   9 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 79   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 18|  10 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |счетов 02, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |05, 10, 20,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |21, 23, 25,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |26, 28, 29,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |70, 94, 97 |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 19|  —  |  10 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета мате—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |риалов на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |складах    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(для пред— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |приятий,   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |имеющих бо—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |лее 5 скла—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |дов)       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 20|  —  | 10а |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета мате—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |риалов на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |складах    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(для пред— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |приятий,   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |имеющих не |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |более      |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |5 складов) |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 21|  —  |  11 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета мате—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |риалов в   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |цехах      |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 22|  —  |  12 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета зат— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |рат цехов  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(только к  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |журналу—   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ордеру     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |N 10) (с   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом для |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждого це—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ха)        |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 23|  —  |  13 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета зат— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |рат обслу— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |живающих   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |производств|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |и хозяйств |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 24|  —  |  14 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета по—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |терь в про—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |изводстве  |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 25|  —  |  15 |Ведомость  |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |     |учета обще—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |хозяйствен—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ных расхо— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |дов, расхо—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |дов будущих|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |периодов и |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |внепроиз—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |водственных|       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 26|  —  | 10—с|Ведомость  |месяц  |   —  |   х   |  х  |   —   |
   |   |     |     |учета дви— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |жения мате—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |риалов в   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |денежном   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |выражении  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(с вкладным|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |20 матери— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ально от—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ветственных|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |лиц)       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 27|  —  | 15—с|Ведомость  |год    |   —  |   х   |  —  |   —   |
   |   |     |     |аналитичес—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |кого учета |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |временных  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |зданий, со—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |оружений и |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |приспособ— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |лений (с   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |50 назва—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ний)       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 28|  11 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 40, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |41, 43, 44,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |45, 62, 90 |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 29|  —  |  16 |Ведомость  |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |учета про— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |даж продук—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |ции (работ,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |услуг) (с  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые 50 —|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |60 счетов— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |фактур)    |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 30|  12 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 63, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |80, 81, 82,|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |83, 86, 96 |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 31|  13 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 01, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |91         |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 32|  —  |  17 |Ведомость  |год    |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |учета нема—|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |териальных |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |активов и  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |амортизации|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |(с вкладным|       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |50 объек—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |тов)       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 33|  14 |  —  |По кредиту |по мере|   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счета 14   |надоб— |      |       |     |       |
   |   |     |     |           |ности  |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 34|  15 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 84, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |98, 99     |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 35|  16 |  —  |По кредиту |месяц  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |счетов 07, |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |08, 11     |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 36|  —  |  18 |Ведомость  |квар—  |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |     |учета за—  |тал,   |      |       |     |       |
   |   |     |     |трат по    |полуго—|      |       |     |       |
   |   |     |     |вложениям  |дие,   |      |       |     |       |
   |   |     |     |во внеобо— |год    |      |       |     |       |
   |   |     |     |ротные ак— |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |тивы (с    |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |вкладным   |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |листом на  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |каждые     |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |50 объек—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |     |тов)       |       |      |       |     |       |
   L———+—————+—————+———————————+———————+——————+———————+—————+————————
   

Кроме учетных регистров, рекомендуются следующие формы разработочных таблиц:

     
   ————T—————T—————————————————T———————T————————————————————————————¬
   | N |Номер|   Наименование  |Учетный|      Вид деятельности,     |
   |п/п|формы|   и назначение  |период,|   где применяется регистр  |
   |   |     |  разработочных  |на ко— +——————T———————T—————T———————+
   |   |     |      таблиц     |торый  |про—  |строи— |наука|снабже—|
   |   |     |                 |откры— |мыш—  |тельст—|     |ние и  |
   |   |     |                 |вается |лен—  |во     |     |сбыт   |
   |   |     |                 |регистр|ность |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 1 |  2  |        3        |   4   |   5  |   6   |  7  |   8   |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  1|РТ—1 |Распределение за—|месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |работной платы и |       |      |       |     |       |
   |   |     |расхода материа— |       |      |       |     |       |
   |   |     |лов (для предпри—|       |      |       |     |       |
   |   |     |ятий с децентра— |       |      |       |     |       |
   |   |     |лизованным уче—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |том)             |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  2|РТ—2 |Распределение за—|месяц  |   —  |   х   |  х  |   —   |
   |   |     |работной платы   |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  3|РТ—3 |Сводка данных по |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |расчетам с рабо— |       |      |       |     |       |
   |   |     |чими и служащими |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  4|РТ—4 |Сводка начислен— |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |ной заработной   |       |      |       |     |       |
   |   |     |платы по составу |       |      |       |     |       |
   |   |     |и категориям ра— |       |      |       |     |       |
   |   |     |ботников         |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  5|РТ—5 |Сводка начислен— |месяц  |   х  |   х   |  —  |   —   |
   |   |     |ной заработной   |       |      |       |     |       |
   |   |     |платы по ее со—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |ставу и категори—|       |      |       |     |       |
   |   |     |ям работников и  |       |      |       |     |       |
   |   |     |сводка данных по |       |      |       |     |       |
   |   |     |расчетам с рабо— |       |      |       |     |       |
   |   |     |чими и служащими |       |      |       |     |       |
   |   |     |(взамен таблиц   |       |      |       |     |       |
   |   |     |РТ—3 и РТ—4)     |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  6|РТ—5с|Сводка начислен— |месяц  |   —  |   х   |  х  |   —   |
   |   |     |ной заработной   |       |      |       |     |       |
   |   |     |платы по ее со—  |       |      |       |     |       |
   |   |     |ставу и категори—|       |      |       |     |       |
   |   |     |ям работников,   |       |      |       |     |       |
   |   |     |учета расчетов с |       |      |       |     |       |
   |   |     |работниками по   |       |      |       |     |       |
   |   |     |страхованию и    |       |      |       |     |       |
   |   |     |распределение за—|       |      |       |     |       |
   |   |     |работной платы (с|       |      |       |     |       |
   |   |     |вкладным листом) |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  7|РТ—6 |Расчет амортиза— |месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |ции основных     |       |      |       |     |       |
   |   |     |средств          |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  8|РТ—7 |Расчет амортиза— |месяц  |   —  |   х   |  х  |   —   |
   |   |     |ции основных     |       |      |       |     |       |
   |   |     |средств          |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   |  9|РТ—9 |Распределение ус—|месяц  |   х  |   —   |  —  |   —   |
   |   |     |луг вспомогатель—|       |      |       |     |       |
   |   |     |ных (обслуживаю— |       |      |       |     |       |
   |   |     |щих) производств |       |      |       |     |       |
   |   |     |и хозяйств       |       |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 10|РТ—11|Реестр выданной  |на ме— |   х  |   х   |  —  |   х   |
   |   |     |заработной платы |сяц 8 —|      |       |     |       |
   |   |     |                 |10 экз.|      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 11|РТ—12|Карточка аналити—|по чис—|   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |ческого учета    |лу ли— |      |       |     |       |
   |   |     |расчетов с деби— |цевых  |      |       |     |       |
   |   |     |торами и кредито—|счетов |      |       |     |       |
   |   |     |рами             |дебито—|      |       |     |       |
   |   |     |                 |ров и  |      |       |     |       |
   |   |     |                 |креди— |      |       |     |       |
   |   |     |                 |торов  |      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 12|РТ—13|Листок—расшифров—|на ме— |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |ка               |сяц    |      |       |     |       |
   |   |     |                 |25 —   |      |       |     |       |
   |   |     |                 |30 экз.|      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 13|РТ—14|Бухгалтерская    |на ме— |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |справка          |сяц    |      |       |     |       |
   |   |     |                 |25 экз.|      |       |     |       |
   +———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+———————+
   | 14|РТ—15|Справка для архи—|на ме— |   х  |   х   |  х  |   х   |
   |   |     |ва               |сяц    |      |       |     |       |
   |   |     |                 |25 —   |      |       |     |       |
   |   |     |                 |50 экз.|      |       |     |       |
   L———+—————+—————————————————+———————+——————+———————+—————+————————
   

По некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены в качестве исключения карточки аналитического учета, и на основе их данных в конце месяца могут составляться оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в случае, если необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги переносятся затем в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов.

В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В случае если остатки по бухгалтерскому учету следует показывать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету. В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволяет осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных об этих операциях.

Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена ниже.

     
   ———————————————¬                             ————————————————————¬
   |Кассовая книга|<————————————————————————————+Первичные документы|
   L————T——————————     ————————————————————————+—————————T——————————
   

/ \ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ \ /

\ / ¦ --------------------¬

     
   ——————————+————¬     |                       |      Карточки     |
   |Группировочные|<—————  —————————————————¬   |   аналитических   |
   | накопительные+———————>| Журналы—ордера |   |       счетов      |
   |   ведомости  |        L————————T————————   L—————————T——————————
   

L--------------- ¦ ¦

\ / \ /

     
                           —————————————————¬   ————————————————————¬
                           |  Главная книга |<— +Оборотные ведомости|
                           L————————T————————   |  по аналитическим |
                                    |           |       счетам      |
                                   \ /          L————————————————————
   

-----------------¬ ¦ Баланс ¦ L--------------- ————

     
        —————> последовательность выполнения учетных операций;
        — — —> сверка итогов.
   
   На практике создание и заполнение учетных регистров в бухгалтерском учете организации с последующим формированием на основе обработанных данных бухгалтерской финансовой отчетности все в большей степени автоматизируется. В ходе автоматизации наблюдается взаимопроникновение описанных форм бухгалтерского учета: программные продукты обычно предусматривают возможность создания учетных регистров, относящихся более чем к одной форме учета. Так, одновременно могут создаваться карточки счетов, мемориальные ордера, журналы—ордера, шахматная ведомость и т.д. Это существенно повышает возможности проведения анализа состояния отдельных счетов и финансовой ситуации в организации в целом.
   
   5. ОТЧЕТНОСТЬ
   
   Отчетность организации — итог выполнения учетных работ по обеспечению необходимой информацией заинтересованных пользователей. Она предназначена для различных целей и составляется с разной периодичностью и разными исполнителями в обязательном для хозяйствующего субъекта (его подразделения) порядке или факультативно. И тем не менее составление отчетности преследует единую цель.
   Отчетность оформляется в организации документально, причем формы отчетности достаточно жестко регулируются действующими нормативными документами или приказами по организации (в том числе приказом об учетной политике). Документированная отчетность участвует в документообороте наряду с другими учетными документами.
   В бухгалтерском учете организации формируется разнообразная информация, которая в конце каждого отчетного периода облекается в форму, удобную для заинтересованных пользователей. При этом для удовлетворения их общих потребностей в бухгалтерском учете формируется информация о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.
   Финансовое положение организации определяется существующими в ее распоряжении ресурсами, структурой источников этих ресурсов, ликвидностью и платежеспособностью организации, а также ее способностью адаптироваться к изменениям в среде функционирования.
   Информация о финансовых результатах деятельности организации необходима для оценки потенциальных изменений в ресурсах, которые, вероятно, будет контролировать организация в будущем, прогнозирования способности организации вызывать денежные потоки на основе имеющихся ресурсов, при обосновании эффективности, с которой она может использовать дополнительные ресурсы.
   Информация об изменениях в финансовом положении организации дает возможность оценить ее инвестиционную, финансовую и операционную деятельность в отчетном периоде.
   Информация о финансовом положении формируется главным образом в виде бухгалтерского баланса. Информация о финансовых результатах деятельности организации основывается на отчете о прибылях и убытках. Информация об изменениях в финансовом положении организации обеспечивается в основном отчетом о движении денежных средств.
   Полнота информации о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении достигается благодаря единству указанных отчетов, а также соответствующим дополнительным данным.
   Однако сами пользователи бухгалтерской информации представляют собой крайне неоднородную группу, вследствие чего их корпоративные интересы существенно разнятся. Бухгалтерская информация, содержащаяся в отчетности организации, должна быть сформирована таким образом, чтобы каждый пользователь мог получить необходимые ему сведения.
   Заинтересованными пользователями информации, формирующейся в бухгалтерском учете, считаются лица, имеющие какие—либо потребности в информации об организации и обладающие достаточными познаниями и навыками для того, чтобы понять, оценить и использовать эту информацию, а также испытывающие желание изучать эту информацию.
   Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, работники, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти и общественность в целом.
   Пользователи делятся на внешних и внутренних. В отношении информации для внутренних пользователей цель бухгалтерского учета состоит в формировании информации, необходимой руководству организации для принятия управленческих решений, которая и определяет содержание, порядок формирования и способы представления информации для внутренних пользователей. При этом имеется в виду, что информация для внешних пользователей формируется в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовому положению организации, финансовым результатам ее деятельности, изменениям в ее финансовом положении.
   Внешние пользователи делятся на подгруппы в зависимости от основных интересов, которые они преследуют в информации, формирующейся в бухгалтерском учете:
   — инвесторы и их представители заинтересованы в информации о рискованности и доходности предполагаемых или осуществленных ими инвестиций; о возможности и целесообразности распоряжаться инвестициями; о способности организации выплачивать дивиденды;
   — работники и их представители заинтересованы в информации о стабильности и прибылях работодателей; способности организации гарантировать оплату труда и сохранение рабочих мест;
   — заимодавцы заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли своевременно погашены предоставленные ими организации займы и выплачены соответствующие проценты;
   — поставщики и подрядчики заинтересованы в информации, позволяющей определить, будут ли выплачены в срок причитающиеся им суммы;
   — покупатели и заказчики заинтересованы в информации о продолжении деятельности организации;
   — органы власти заинтересованы в информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций по распределению ресурсов; регулированию народного хозяйства; разработке и реализации общегосударственной политики; ведению статистического наблюдения;
   — общественность в целом заинтересована в информации о роли и вкладе организации в повышение благосостояния общества на местном, региональном и федеральном уровнях.
   К информации, формируемой в отчетности, должны предъявляться самые жесткие требования, так как она является основой для принятия управленческих и финансовых решений. Вследствие этого она должна быть прежде всего полезной пользователям. Для того чтобы информация, формируемая в бухгалтерском учете, считалась полезной заинтересованным пользователям, она должна быть уместной, надежной и сравнимой.
   Информация уместна с точки зрения заинтересованных пользователей, если ее наличие или отсутствие оказывает или способно оказать влияние на решения (включая управленческие) этих пользователей, помогая им оценить прошлые, настоящие или будущие события, подтверждая или изменяя ранее сделанные оценки. На уместность информации влияют ее содержание и существенность. Существенной признается информация, отсутствие или неточность которой может оказать воздействие на решения заинтересованных пользователей.
   Информация надежна, если она не содержит существенных ошибок. Чтобы быть надежной, информация должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности, к которым она фактически или предположительно относится. Факты хозяйственной деятельности должны отражаться в бухгалтерском учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования. Информация, представляемая заинтересованным пользователям (кроме отчетов специального назначения), должна быть нейтральной, то есть свободной от односторонности. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и оценки заинтересованных пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий. При формировании информации в бухгалтерском учете следует придерживаться определенной осмотрительности в суждениях и оценках, имеющих место в условиях неопределенности, таким образом, чтобы активы и доходы не были завышены, а обязательства и расходы — занижены. При этом не допускаются создание скрытых резервов, намеренное занижение активов или доходов и намеренное завышение обязательств или расходов. Информация, формируемая в бухгалтерском учете, должна быть полной (с учетом ее существенности и сопоставимости затрат на сбор и обработку).
   Заинтересованные пользователи должны иметь возможность сравнивать информацию об организации за разные периоды времени для того, чтобы определить тенденции в ее финансовом положении и финансовых результатах деятельности. Они должны также иметь возможность сопоставлять информацию о разных организациях, чтобы сравнить их финансовое положение, финансовые результаты деятельности и изменения в финансовом положении. Выполнение требования сравнимости обеспечивается тем, что заинтересованные пользователи должны быть информированы об учетной политике, принятой организацией, любых изменениях в такой политике и влиянии этих изменений на финансовое положение и финансовые результаты деятельности организации. Обеспечение сравнимости не означает унификацию и не предполагает создание каких—либо препятствий для совершенствования правил бухгалтерского учета и учетных процедур. Организация не должна вести учет какого—то факта хозяйственной деятельности тем же образом, что и раньше, если принятая учетная политика не обеспечивает реализацию таких требований, как уместность и надежность, либо существует лучшая альтернатива.
   При формировании информации в бухгалтерском учете должны приниматься во внимание факторы, ограничивающие уместность и надежность этой информации. Одним из таких факторов является своевременность информации. Опоздание в представлении информации заинтересованным пользователям может привести к потере ее уместности. Чтобы обеспечить своевременность информации, часто необходимо представить ее до того, как будут известны все аспекты хозяйственной деятельности, в ущерб, таким образом, ее надежности. Ожидание того момента, когда становятся известны все аспекты факта хозяйственной деятельности, может обеспечить высокую надежность информации, но сделать ее малополезной заинтересованным пользователям.
   Для обеспечения баланса между уместностью и надежностью прежде всего необходимо ответить на вопрос, как наилучшим образом удовлетворить потребности заинтересованных пользователей, связанные с принятием решений.
   Польза, извлекаемая из формируемой в бухгалтерском учете информации, должна быть сопоставима с затратами на подготовку этой информации.
   На практике часто необходимо сделать выбор между разными требованиями. Как правило, задача состоит в достижении соответствующего баланса между требованиями, с тем чтобы реализовать цель бухгалтерского учета. Относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.
   Вышеперечисленные общие требования, предъявляемые к отчетной информации, применимы ко всем видам отчетов, относящихся к бухгалтерской отчетности или просто формируемых сотрудниками бухгалтерской службы организации — бухгалтерами—аналитиками.
   Отчетность, основанная на данных бухгалтерского учета, весьма неоднородна и может быть классифицирована по различным признакам.
   В частности, она делится на промежуточную и годовую. Как правило, календарный год традиционно является тем периодом, за который принято подводить итоги деятельности, однако годовая периодичность составления отчета далеко не всегда приемлема. Отчетный период, то есть период, за который составляется отчетность, избирается организацией самостоятельно, если иное не установлено нормативными актами. Так, применительно к бухгалтерской отчетности отчетный период для промежуточной отчетности составляет месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года (п.48 ПБУ 4/99). Другие отчеты могут составляться с разной периодичностью исходя из целесообразности и требований, предъявляемых к информации, формируемой в бухгалтерском учете.
   По сфере использования различают внешнюю и внутреннюю отчетность. Рамки внешней отчетности определены достаточно четко набором внешних пользователей бухгалтерской информации и чаще всего законодательно. Внутренняя отчетность (состав, периодичность формирования и назначение) определяется только организационно—распорядительной документацией предприятия в соответствии с потребностями его хозяйственной, производственной и финансовой деятельности.
   По степени охвата деятельности хозяйствующего субъекта отчетность можно разделить на сегментарную и сводную (консолидированную). Составление сводной бухгалтерской отчетности предусмотрено в случае наличия у организации дочерних и зависимых обществ, а также если на нее учредительными документами объединений юридических лиц (ассоциаций, союзов и др.), созданных на добровольных началах, возложено составление сводной бухгалтерской отчетности. Отчетность по сегментам содержит при этом информацию о части деятельности организации в определенных хозяйственных условиях посредством представления установленного перечня показателей. Составление сводной и сегментарной отчетности регулируется ПБУ 12/2000 и рядом других нормативных документов.
   Сегментарная отчетность может быть организована по операционным и/или географическим сегментам. Операционный сегмент специализируется на производстве определенного товара, выполнении определенной работы, оказании определенной услуги или однородных групп товаров, работ, услуг, и его деятельность подвержена рискам и получению прибылей, отличным от рисков и прибылей по другим товарам, работам, услугам или однородным группам товаров, работ, услуг. Географический сегмент охватывает часть деятельности организации по производству товаров, выполнению работ, оказанию услуг в определенном географическом регионе, которая подвержена рискам и получению прибылей, отличным от рисков и прибылей, имеющих место в других географических регионах деятельности организации. Отчетность по сегменту может содержать информацию о выручке (доходах) сегмента; информацию о расходах сегмента; информацию о финансовом результате сегмента; информацию об активах сегмента; информацию об обязательствах сегмента.
   При формировании доходов, расходов, активов и обязательств отчетного сегмента необходимо учитывать следующие положения, определенные законодателем (ПБУ 12/2000):
   а) выручкой (доходами) отчетного сегмента не являются:
   проценты и дивиденды, кроме случаев, когда такие доходы являются предметом деятельности отчетного сегмента;
   доходы от продажи финансовых вложений, кроме случаев, когда финансовые вложения являются предметом деятельности отчетного сегмента;
   чрезвычайные доходы.
   При формировании информации о выручке (доходах) отчетного сегмента от операций с другими сегментами передачи между ними должны оцениваться на основе фактически применяемых организацией цен.
   Основа ценообразования на указанные передачи и ее изменения подлежат раскрытию в бухгалтерской отчетности организации;
   б) расходами отчетного сегмента не являются:
   проценты, кроме случаев, когда предметом деятельности отчетного сегмента является получение доходов от финансовой деятельности;
   расходы, связанные с продажей финансовых вложений, кроме случаев, когда финансовые вложения являются предметом деятельности отчетного сегмента;
   налог на прибыль;
   общехозяйственные расходы и прочие расходы, относящиеся к организации в целом;
   чрезвычайные расходы;
   в) финансовый результат отчетного сегмента для представления в сводной бухгалтерской отчетности рассчитывается до поправок на долю меньшинства;
   г) в обязательства отчетного сегмента не включается задолженность по налогу на прибыль.
   При определении доходов, расходов, активов и обязательств отчетного сегмента в расчет принимаются только те данные, которые непосредственно относятся к отчетному сегменту либо которые могут быть отнесены к нему путем обоснованного распределения. Активы, используемые совместно в двух и более отчетных сегментах, распределяются между этими сегментами в случае, если распределяются соответствующие доходы и расходы.
   Способ распределения между отчетными сегментами доходов, расходов, активов и обязательств, относящихся к двум и более отчетным сегментам, зависит от характера объектов учета, видов деятельности организации, степени обособленности отчетных сегментов. При распределении между отчетными сегментами доходов, расходов, активов и обязательств, относящихся к двум и более отчетным сегментам, могут применяться разные способы. Организация должна последовательно применять избранную основу распределения между отчетными сегментами доходов, расходов, активов и обязательств, относящихся к двум и более отчетным сегментам.
   Информация по отчетному сегменту должна подготавливаться в соответствии с учетной политикой организации. При составлении сводной бухгалтерской отчетности учетная политика в отношении информации по отчетному сегменту устанавливается организацией, на которую возложено составление сводной бухгалтерской отчетности. Изменения в учетной политике, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованных пользователей информации по отчетным сегментам (определение отчетных сегментов, способы распределения доходов, расходов между отчетными сегментами и т.п.), а также причины этих изменений и оценка последствий их в денежном выражении подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской отчетности (сводной бухгалтерской отчетности). При изменении учетной политики информация по отчетным сегментам за предыдущие отчетные периоды должна быть приведена в соответствие с учетной политикой отчетного года.
   Перечень сегментов, информация по которым раскрывается в отчетности, устанавливается организацией самостоятельно исходя из ее организационной и управленческой структуры. Перечень отчетных сегментов в сводной бухгалтерской отчетности устанавливается организацией, на которую возложено составление сводной бухгалтерской отчетности.
   При выделении информации по отчетным сегментам принимаются во внимание общеэкономические, валютные, кредитные, ценовые, политические риски, которым может быть подвержена деятельность организации. Вместе с тем оценка рисков при выделении информации по отчетным сегментам не предполагает их точное количественное измерение и выражение.
   При формировании бухгалтерской отчетности раскрытие информации по отчетным сегментам осуществляется посредством представления определенного перечня показателей с выделением первичной и вторичной информации по сегментам.
   Первичная и вторичная информация по отчетным сегментам выделяется исходя из преобладающих источников и характера имеющихся рисков и полученных прибылей деятельности организации. Преобладающие источники и характер рисков и прибылей выявляются на основе организационной и управленческой структуры организации, а также системы внутренней отчетности.
   Если риски и прибыли организации определяются, в основном, различиями в производимых товарах, работах, услугах, то первичной признается раскрытие информации по операционным сегментам, а вторичной — по географическим сегментам.
   Если риски и прибыли организации определяются главным образом различиями в географических регионах деятельности, то первичным признается раскрытие информации по географическим сегментам, а вторичным — по операционным сегментам.
   Если риски и прибыли организации определяются в равной мере различиями в производимых товарах, работах, услугах и различиями в географических регионах деятельности, то первичной считается информация по операционным сегментам, а вторичной — по географическим сегментам.
   Если организационная и управленческая структура организации, а также система внутренней отчетности не основываются ни на производимых товарах, работах, услугах, ни на географических регионах деятельности, то первичная и вторичная информация по отчетным сегментам выделяется на основе решения руководителя организации.
   В составе первичной информации по отчетному сегменту в бухгалтерской отчетности раскрываются следующие показатели, относящиеся к отчетному сегменту:
   — общая величина выручки, в том числе полученная от продажи внешним покупателям и от операций с другими сегментами;
   — финансовый результат (прибыль или убыток);
   — общая балансовая величина активов;
   — общая величина обязательств;
   — общая величина капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы;
   — общая величина амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам;
   — совокупная доля в чистой прибыли (убытке) зависимых и дочерних обществ, совместной деятельности, а также общая величина вложений в эти зависимые общества и совместную деятельность.
   Первичная информация по отчетным сегментам показывается по организации в целом по следующей схеме:
   
        первичная информация по отчетному сегменту 1                х
        первичная информация по отчетному сегменту 2                х
        первичная информация по отчетному сегменту 3                х
        .................................
        информация по прочей деятельности                           х
        _____________________________________________________________
        Итого по организации:                                    хххх
   
   При этом следует иметь в виду, что в графе, отмеченной "х", отражаются суммы по показателям, раскрываемым в информации по сегментам.
   Если первичной информацией по сегментам признается информация по операционным сегментам, то вторичная информация по каждому географическому сегменту в бухгалтерской отчетности представляется следующими показателями:
   — величиной выручки от продажи внешним покупателям в разрезе географических регионов, выделенных по местам расположения рынков сбыта, — для каждого географического сегмента, выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не менее 10% общей выручки организации от продажи внешним покупателям;
   — балансовой величиной активов отчетного сегмента по местам расположения активов — для каждого географического сегмента, величина активов которого составляет не менее 10% величины активов всех географических сегментов;
   — величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы по местам расположения активов — для каждого географического сегмента, величина активов которого составляет не менее 10% величины активов всех географических сегментов.
   Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам, то вторичная информация по каждому операционному сегменту, выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не менее 10% общей выручки организации либо величина активов которого составляет не менее 10% величины активов всех операционных сегментов, раскрывается в бухгалтерской отчетности следующими показателями:
   — выручкой от продажи внешним покупателям;
   — балансовой величиной активов;
   — величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы.
   Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам, выделенным исходя из места расположения активов, отличным от места расположения рынков сбыта, то в дополнение к вышеуказанным показателям по каждому географическому сегменту, выделенному исходя из мест расположения рынков сбыта и выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не менее 10% общей выручки организации от продажи внешним покупателям, раскрывается величина выручки от продажи внешним покупателям.
   Если первичной информацией по сегментам признается информация по географическим сегментам, выделенным исходя из мест расположения рынков сбыта, отличным от расположения активов, то в дополнение к вышеперечисленным показателям по каждому географическому сегменту, выделенному исходя из мест расположения активов и выручка от продажи внешним покупателям которого составляет не менее 10% общей выручки организации от продажи внешним покупателям либо величина активов которого составляет не менее 10% величины всех активов организации, в бухгалтерской отчетности раскрываются следующими показателями:
   — балансовой величиной активов сегмента, выделенного исходя из мест расположения активов;
   — величиной капитальных вложений в основные средства и нематериальные активы.
   Отчетность можно также классифицировать по видам. Так, непосредственно к бухгалтерской отчетности ПБУ 4/99 относит лишь единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Согласно п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, а также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту. Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. При формировании бухгалтерской отчетности организацией должно быть исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Кроме того, бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).
   Бухгалтерская отчетность является открытой и предназначенной преимущественно для внешних пользователей — учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков, органов государственной статистики и в других, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В случаях, установленных законом, организация обязана публиковать бухгалтерскую отчетность вместе с итоговой частью аудиторского заключения.
   Как видим, понятие бухгалтерской отчетности (в ее нормативном определении) значительно уже понятия отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета в целом. Так, например, оно не включает отчетность, разрабатываемую организацией для внутренних целей, отчетность, составляемую для государственного статистического наблюдения, отчетность, представляемую кредитной организации в соответствии с ее требованиями, и отчетность для иных специальных целей, если в правилах подготовки такой отчетности и информации не предусматривается использование положений ПБУ 4/99.
   Тем не менее наибольшую информативность для заинтересованных пользователей представляет именно специализированная, предназначенная именно для них, отчетность. Такая отчетность часто не преследует цели достижения полноты информации о финансовом положении, его изменении и финансовых результатах деятельности организации. Специализированные отчеты содержат полную информацию только по одному актуальному для пользователя направлению: сведения о выручке по одному виду продукции за отчетный период, данные о движении материально—производственных запасов на одном из складов, информацию о налоговых платежах за месяц, о дивидендных выплатах за ряд лет и т.д.
   При этом формы отчетности, которую нельзя безоговорочно отнести к бухгалтерской, обычно определяются самими пользователями. Если пользователи внешние, то их требования являются начальными установками для организации при составлении специальных отчетов. Если отчетность предназначена для внутренних пользователей, бремя разработки ее адекватных форм ложится на плечи сотрудников бухгалтерской службы организации и руководителей различных уровней.
   Содержание такой отчетности может представлять коммерческую тайну организации. В частности, согласно п.4 ст.10 Закона о бухгалтерском учете содержание внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
   Именно разнообразная внутренняя отчетность, основанная на данных бухгалтерского учета, является в настоящее время наиболее не освоенной на практике. Лишь отдельные компании имеют развитую систему внутренней отчетности. В то же время контрольное и мобилизационное значение внутренней отчетности для целей управления организацией в целом и ее подразделениями (отдельными хозяйственными процессами) трудно переоценить. Внутренняя отчетность, составляемая по мере необходимости, по формам, установленным самой организацией (в приказе об учетной политике), позволяет принимать эффективные управленческие решения. Практика составления внутренней отчетности в странах с развитой рыночной экономикой давно стала общепринятой, в России же отсутствуют не только такая традиция, но и рекомендации компетентных органов исполнительной власти.
   Тем не менее полная свобода и самостоятельность в этой области могут сослужить службу экономическим субъектам, обеспечивая им возможность выбора форм и периодичности внутренней отчетности в соответствии со спецификой их деятельности.
   По нашему мнению, целесообразно построить систему внутренней отчетности по центрам ответственности организации. Под центром ответственности принято понимать структурное подразделение, возглавляемое руководителем, контролирующим в определенной для данного подразделения степени затраты, доходы и средства, инвестируемые в это подразделение. Существуют четыре типа центров ответственности: центры затрат, центры прибыли, центры доходов и центры инвестиций.
   В центре затрат руководитель отвечает лишь за понесенные расходы. Центры ответственности по расходам располагаются в сфере управления производством, техническим обеспечением и ремонтом и представляют собой, обычно, отдельные цеха. По показателям затрат строится и внутренняя отчетность подразделения — измерение других результатов деятельности невозможно или нецелесообразно.
   Руководитель центра прибыли отвечает за доходы и затраты своего подразделения. Центры прибыли располагаются в сфере управления финансами и экономикой организации и совпадают со структурными подразделениями, занимающимися этими проблемами. Отчетность этих центров ответственности предназначена для определения прибыли от их деятельности за каждый период и выявление резервов ее повышения.
   Центры ответственности по доходам включают управление маркетингом и коммерческое управление организации. Руководители этих подразделений отвечают за доходы и дают отчет о получаемых доходах, не обращая внимания на понесенные издержки, так как они практически неуправляемы в данной сфере.
   Наконец, центры инвестиций — это подразделения предприятия, руководители которых контролируют свои затраты и доходы, а также следят за эффективностью использования средств, инвестированных в их подразделения. Центры инвестиций включают управление техническим развитием и управление по работе с персоналом.
   Четкое определение состава центров ответственности позволяет более результативно внедрять сквозную систему внутренней отчетности на предприятии.
   Периодичность внутренней отчетности определяется только динамичностью деятельности каждого центра ответственности и сроками принятия управленческих решений.
   Вся внутренняя отчетность для достижения ее максимальной эффективности должна строиться на определенных принципах подачи информации, к которым (в общем виде) можно причислить:
   — адресность и конкретность отчета;
   — оперативность;
   — возможность выявления на основе данных отчета динамики содержащихся в нем показателей (в форме могут присутствовать не только отчетные, но и расчетные данные: темп роста, темп прироста, динамика структуры затрат, доходов, прибыли и т.п.);
   — относительная стабильность формы отчета;
   — сопоставимость отчетных данных с данными планов (бюджетов).
   Последнее требование особенно важно вследствие того, что отчет о фактической хозяйственной ситуации в подразделении в отрыве от плановых величин несет гораздо меньшую смысловую нагрузку, чем во взаимоувязке с ними.
   В свете этого при разработке форм внутренней отчетности большое значение приобретают структурные характеристики соответствующих бюджетов подразделений и предприятия в целом.
   Примерная система бюджетов предприятия предложена в Методических рекомендациях по реформе предприятий (организаций), утвержденных Приказом Минэкономики России от 01.10.1997 N 118.
   
   Примерная система бюджетов предприятия
     
   ————————————T————————————————————————————————————————————T———————¬
   |  Бюджеты  |  Размер бюджетов структурных подразделений | Итого |
   |           +——————————————T——————————————T——————————————+сводный|
   |           |производствен—|функциональные|непромышленная| бюджет|
   |           |ные подразде— |    службы    |    группа    |       |
   |           |ления (цеха)  |              |              |       |
   |           +————T————T————+————T————T————+————T————T————+       |
   |           |  1 |  2 |  3 |  4 |  5 |  6 |  7 |  8 |  9 |       |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Фонд оплаты|ФОТ1|ФОТ2|ФОТ3|ФОТ4|ФОТ5|ФОТ6|ФОТ7|ФОТ8|ФОТ9| SUMФОТ|
   |труда      |    |    |    |    |    |    |    |    |    |       |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Материаль— | МЗ1| МЗ2| МЗ3| МЗ4| МЗ5| МЗ6| МЗ7| МЗ8| МЗ9| SUMМЗ |
   |ные затраты|    |    |    |    |    |    |    |    |    |       |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Энергопо—  | ЭП1| ЭП2| ЭП3| ЭП4| ЭП5| ЭП6| ЭП7| ЭП8| ЭП9| SUMЭП |
   |требление  |    |    |    |    |    |    |    |    |    |       |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Амортизация| А1 | А2 | А3 | А4 | А5 | А6 | А7 | А8 | А9 |  SUMА |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Прочие рас—| ПР1| ПР2| ПР3| ПР4| ПР5| ПР6| ПР7| ПР8| ПР9| SUMПР |
   |ходы       |    |    |    |    |    |    |    |    |    |       |
   +———————————+————+————+————+————+————+————+————+————+————+———————+
   |Итого      |SUM1|SUM2|SUM3|SUM4|SUM5|SUM6|SUM7|SUM8|SUM9| SUMБП |
   |           +————+————+————+————+————+————+————+————+————+       |
   |Бюджет под—| Бюджеты цехов|Бюджеты функ— |Бюджеты непро—|       |
   |разделений |              |циональных    |мышленной     |       |
   |           |              |служб         |группы        |       |
   +———————————+——————————————+——————————————+——————————————+———————+
   |Кредитный  |                                            | SUMКБ |
   |бюджет     |                                            |       |
   +———————————+————————————————————————————————————————————+———————+
   |Налоговый  |                                            | SUMНБ |
   |бюджет     |                                            |       |
   +———————————+————————————————————————————————————————————+———————+
   |Итого свод—|Сводный бюджет по составу затрат равен свод—| SUMСБ |
   |ный бюджет |ному бюджету структурных подразделений плюс |       |
   |           |кредитный и налоговый бюджеты               |       |
   L———————————+————————————————————————————————————————————+————————
   

Ежемесячный бюджет, а следовательно, и внутренний отчет подразделения по фонду оплаты труда может иметь следующую форму:

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |                          |      Бюджет (отчет) ФОТ затрат      |
   |                          +———————————T————————————T————————————+
   |                          |    план   |    факт    | отклонение |
   |                          +—————T—————+—————T——————+—————T——————+
   |                          |еже— |  на |еже— |с на— |еже— |с на— |
   |                          |днев—|месяц|днев—|чала  |днев—|чала  |
   |                          |но   |     |но   |месяца|но   |месяца|
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Основная зарплата         |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Дополнительная зарплата   |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Премиальные выплаты       |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Итого                     |     |     |     |      |     |      |
   L——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+———————
   

Бюджет и отчет о материальных затратах предлагается составлять по следующей форме:

     
   ——————————————————————T——————————————————————————————————————————¬
   |                     |    Бюджет (отчет) материальных затрат    |
   |                     +———————————T————————————T—————————————————+
   |                     |    план   |    факт    |отклонение (+, —)|
   |                     +—————T—————+—————T——————+————————T————————+
   |                     |еже— |  на |еже— |с на— |ежеднев—|с начала|
   |                     |днев—|месяц|днев—|чала  |но      | месяца |
   |                     |но   |     |но   |месяца|        |        |
   +—————————————————————+—————+—————+—————+——————+————————+————————+
   |Нормы расхода сырья, |     |     |     |      |        |        |
   |комплектующих, мате— |     |     |     |      |        |        |
   |риалов на производст—|     |     |     |      |        |        |
   |венную программу     |     |     |     |      |        |        |
   |структурного подраз— |     |     |     |      |        |        |
   |деления              |     |     |     |      |        |        |
   L—————————————————————+—————+—————+—————+——————+————————+—————————
   

Бюджет и отчет о потреблении энергии может иметь следующую форму:

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |                          |  Бюджет (отчет) потребления энергии |
   |                          |    на производственную программу    |
   |                          +———————————T————————————T————————————+
   |                          |    план   |    факт    | отклонение |
   |                          +—————T—————+—————T——————+—————T——————+
   |                          |еже— |  на |еже— |с на— |еже— |с на— |
   |                          |днев—|месяц|днев—|чала  |днев—|чала  |
   |                          |но   |     |но   |месяца|но   |месяца|
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Электроэнергия            |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Тепловая энергия          |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Вода, воздух, пар и т.д.  |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Итого                     |     |     |     |      |     |      |
   L——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+———————
   

Бюджет и отчет по амортизации, расходам на ремонт и реновацию основных средств предлагается составлять по следующей форме:

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |                          | Бюджет (отчет) амортизации, ремонта |
   |                          |             и реновации             |
   |                          +———————————T————————————T————————————+
   |                          |    план   |    факт    | отклонение |
   |                          +—————T—————+—————T——————+—————T——————+
   |                          |еже— |  на |еже— |с на— |еже— |с на— |
   |                          |днев—|месяц|днев—|чала  |днев—|чала  |
   |                          |но   |     |но   |месяца|но   |месяца|
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Амортизационные отчисления|     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Капитальный ремонт        |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Текущий ремонт            |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Реновация (в том числе    |     |     |     |      |     |      |
   |вложения во внеоборотные  |     |     |     |      |     |      |
   |активы)                   |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Итого                     |     |     |     |      |     |      |
   L——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+———————
   

Бюджет и отчет о прочих расходах предлагается составлять по следующей форме:

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |                          |    Бюджет (отчет) прочих расходов   |
   |                          +———————————T————————————T————————————+
   |                          |    план   |    факт    | отклонение |
   |                          +—————T—————+—————T——————+—————T——————+
   |                          |еже— |  на |еже— |с на— |еже— |с на— |
   |                          |днев—|месяц|днев—|чала  |днев—|чала  |
   |                          |но   |     |но   |месяца|но   |месяца|
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Командировочные расходы   |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Транспортные расходы      |     |     |     |      |     |      |
   |и т.д.                    |     |     |     |      |     |      |
   +——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+——————+
   |Итого                     |     |     |     |      |     |      |
   L——————————————————————————+—————+—————+—————+——————+—————+———————
   

В то же время при разработке отчетов структурных подразделений и служб предприятий нет необходимости руководствоваться принципом декомпозиции, который заключается в том, что каждый бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня, то есть бюджеты цехов являются "вложенными" в бюджет производства, бюджеты производства конкретизируют сводный (комплексный) бюджет. В отчетности подразделений акцент может быть сделан на показатели, специфические для управления именно этим подразделением.

     
   ——————————————————¬   ——————————————————————¬    ————————————————¬
   |Запасы готовой   |   |Руководитель органи— |    |Центры доходов:|
   |продукции, сырья,|   |зации, центры ответ— |    |состояние дого—|
   |комплектующих,   |   |ственности: система  |    |ворных отноше— |
   |оборот тары. Сто—+——>|экономических норма— |<———+ний и сбыта    |
   |имость основных  |   |тивов и пороговых от—|    |               |
   |производственных |   |клонений финансовых  |    |               |
   |фондов           |   |показателей          |    |               |
   L————————T—————————   L——————————T———————————    L———————T————————
   

L------------------¬ ¦ ------------------ ———— \ / \ / \ /

     
   —————————————————¬    ——————————————————————¬    ————————————————¬
   | Центры затрат: |    |Центры доходов и рас—|    |Центры расхо—  |
   | закупки сырья и+———>|ходов: выполнение    |<———+дов: расходы на|
   |  комплектующих |    |производственной про—|    |капитальный и  |
   |                |    |граммы               |    |текущий ремонт |
   L—————————————————    L——————————T———————————    L————————————————
   

\ /

     
                         ——————————————————————¬
                         |Центры расходов и    |
                         |прибыли: калькуляция |
                         |цеховой себестоимос— |
                         |ти, отчет по фонду   |
                         |оплаты труда         |
                         L——————————T———————————
   

\ /

     
                         ——————————————————————¬
                         |Центры расходов и    |
                         |прибыли: издержки,   |
                         |выполнение смет обще—|
                         |хозяйственных расхо— |
                         |дов и расходов на    |
                         |продажу              |
                         L——————————T———————————
   

\ /

     
                         ——————————————————————¬
                         |Центры прибыли: от—  |
                         |четность о прибылях и|
                         |убытках от различных |
                         |видов деятельности   |
                         L——————————————————————
   

/ \

¦

\ /

     
   —————————————————¬    ——————————————————————¬    ————————————————¬
   | Центры прибыли:|    |Центры прибыли: ба—  |    |Центры прибыли:|
   |отчет по налогам+———>|ланс                 |<———+отчеты о стра— |
   |                |    |                     |    |ховании        |
   L—————————————————    L——————————T———————————    L————————————————
   

\ /

     
   —————————————————¬    ——————————————————————¬    ————————————————¬
   |Центры прибыли и|    |Центры доходов и при—|    |Центры прибыли |
   |инвестиций: от— |<——>|были: отчеты о денеж—|<——>|и инвестиций:  |
   |чет об использо—|    |ных потоках          |    |отчеты по кре— |
   |вании инвестиций|    |                     |    |дитам и займам |
   L—————————————————    L——————————————————————    L————————————————
   

Внутренняя отчетность в целом должна способствовать проведению аналитической работы на предприятии и принятию управленческих решений по следующим основным направлениям.

В зависимости от уровня пользователя внутренней отчетности форма ее должна изменяться: руководители низового звена получают наиболее детальные отчеты о подразделении, находящемся в их ведении; чем выше статус пользователя, тем более общие сведения содержатся в поступающей ему внутренней отчетности и тем шире круг подразделений, участвующих в ее формировании. Это связано с уровнем управленческих решений, которые приходится принимать внутренним пользователям отчетности. Чем ближе характер решений к стратегическому, тем обобщеннее исходные данные, и наоборот - чем более выражена тактическая составляющая управленческого решения, тем детальнее информация.

В свете этого сводный внутренний отчет, поступающий на стол директора без дополнительного запроса, может иметь примерно следующую структуру (в разрезе основных статей):

     
   ————————————————————————————T————————————————————————————————————¬
   |           Доходы          |               Расходы              |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Доходы от обычных видов де—|Расходы по обычным видам деятельнос—|
   |ятельности — согласно      |ти:                                 |
   |разд.II ПБУ 9/99           |— материальные затраты;             |
   |                           |— затраты на оплату труда;          |
   |                           |— амортизация;                      |
   |                           |— прочие затраты                    |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Операционные доходы:       |Операционные расходы:               |
   |— поступления, связанные с |— расходы, связанные с предоставле— |
   |предоставлением за плату во|нием за плату во временное пользова—|
   |временное пользование (вре—|ние (временное владение и пользова— |
   |менное владение и пользова—|ние) активов организации;           |
   |ние) активов организации;  |— расходы, связанные с предоставле— |
   |— поступления, связанные с |нием за плату прав, возникающих из  |
   |предоставлением за плату   |патентов на изобретения, промышлен— |
   |прав, возникающих из патен—|ные образцы и другие виды интеллек— |
   |тов на изобретения, промыш—|туальной собственности;             |
   |ленные образцы и другие ви—|— расходы, связанные с участием в   |
   |ды интеллектуальной соб—   |уставных капиталах других организа— |
   |ственности;                |ций;                                |
   |— поступления, связанные с |— расходы, связанные с продажей, вы—|
   |участием в уставных капита—|бытием и прочим списанием основных  |
   |лах других организаций     |средств и иных активов, отличных от |
   |(включая проценты и иные   |денежных средств (кроме иностранной |
   |доходы по ценным бумагам); |валюты), товаров, продукции;        |
   |— прибыль, полученная орга—|— проценты, уплачиваемые организаци—|
   |низацией в результате сов— |ей за предоставление ей в пользова— |
   |местной деятельности (по   |ние денежных средств (кредитов, зай—|
   |договору простого товари—  |мов);                               |
   |щества);                   |— расходы, связанные с оплатой ус—  |
   |— поступления от продажи   |луг, оказываемых кредитными органи— |
   |основных средств и иных ак—|зациями;                            |
   |тивов, отличных от денежных|— отчисления в оценочные резервы,   |
   |средств (кроме иностранной |создаваемые в соответствии с прави— |
   |валюты), продукции, това—  |лами бухгалтерского учета (резервы  |
   |ров;                       |по сомнительным долгам, под обесце— |
   |— проценты, полученные за  |нение вложений в ценные бумаги      |
   |предоставление в пользова— |и др.), а также резервы, создаваемые|
   |ние денежных средств орга— |в связи с признанием условных фактов|
   |низации, а также проценты  |хозяйственной деятельности;         |
   |за использование банком де—|— прочие операционные расходы       |
   |нежных средств, находящихся|                                    |
   |на счете организации в этом|                                    |
   |банке                      |                                    |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Внереализационные доходы:  |Внереализационные расходы:          |
   |— штрафы, пени, неустойки  |— штрафы, пени, неустойки за наруше—|
   |за нарушение условий дого— |ние условий договоров;              |
   |воров;                     |— возмещение причиненных организаци—|
   |— активы, полученные без—  |ей убытков;                         |
   |возмездно, в том числе по  |— убытки прошлых лет, признанные в  |
   |договору дарения;          |отчетном году;                      |
   |— поступления в возмещение |— суммы дебиторской задолженности,  |
   |причиненных организации    |по которой истек срок исковой дав—  |
   |убытков;                   |ности, других долгов, нереальных для|
   |— прибыль прошлых лет, вы— |взыскания;                          |
   |явленная в отчетном году;  |— курсовые разницы;                 |
   |— суммы кредиторской и де— |— сумма уценки активов;             |
   |понентской задолженности,  |— перечисление средств (взносов,    |
   |по которым истек срок иско—|выплат и т.д.), связанных с благо—  |
   |вой давности;              |творительной деятельностью, расходы |
   |— курсовые разницы;        |на осуществление спортивных меропри—|
   |— сумма дооценки активов;  |ятий, отдыха, развлечений, мероприя—|
   |— прочие внереализационные |тий культурно—просветительского ха— |
   |доходы                     |рактера и иных аналогичных меропри— |
   |                           |ятий;                               |
   |                           |— прочие внереализационные расходы  |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Чрезвычайные доходы: по—   |Чрезвычайные расходы: расходы, воз— |
   |ступления, возникающие как |никающие как последствия чрезвычай— |
   |последствия чрезвычайных   |ных обстоятельств хозяйственной дея—|
   |обстоятельств хозяйственной|тельности (стихийного бедствия, по— |
   |деятельности (стихийного   |жара, аварии, национализации иму—   |
   |бедствия, пожара, аварии,  |щества и т.п.).                     |
   |национализации и т.п.):    +————————————————————————————————————+
   |страховое возмещение, стои—|Убыток (в случае превышения расходов|
   |мость материальных ценнос— |над доходами)                       |
   |тей, остающихся от списания|                                    |
   |непригодных к восстановле— |                                    |
   |нию и дальнейшему использо—|                                    |
   |ванию активов, и т.п.      |                                    |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |                           |Справочно — суммы уплаченных налогов|
   L———————————————————————————+—————————————————————————————————————
   

6. ДОКУМЕНТЫ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности. К ним относятся денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.

Законодательством установлен особый порядок их приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы", и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Материально ответственным лицом за хранение денежных документов является кассир организации.

Бланки строгой отчетности - это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению процессов составления документов, их унификации и стандартизации. К бланкам строгой отчетности согласно Плану счетов относятся квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи под отчет.

Формы бланков строгой отчетности для отдельных видов деятельности утверждены следующими нормативными документами:

- услуги предприятий бытового обслуживания с выездом к заказчику - Письмами Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33 и от 11.04.1997 N 16-00-27-15;

- услуги предприятий почтовой связи при производстве мелкого ремонта с выездом к заказчику, почтово-телеграфные услуги и услуги междугородной связи - Письмом Минфина России от 29.11.1993 N 16-16-84, Приказом Минфина России от 29.12.2000 N 124н;

- услуги медицинских учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-35;

- услуги ветеринарных учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина России от 26.05.1995 N 16-00-30-46;

- услуги санитарно-эпидемиологических учреждений с выездом к заказчику - Письмом Минфина России от 11.05.1995 N 16-00-30-40;

- услуги по обеспечению передвижными уличными туалетами - Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33;

- услуги ломбардов - Письмом Минфина России от 20.04.1995 N 16-00-30-33;

- услуги парков (садов) культуры и отдыха - Письмами Минфина России от 14.09.1995 N 16-00-30-67 и от 22.11.1996 N 16-00-30-63;

- санаторно-курортное обслуживание - Приказом Минфина России от 10.12.1999 N 90н;

- экскурсионное обслуживание - Приказом Минфина России от 25.02.2000 N 20н;

- туристические услуги - Письмами Минфина России от 16.06.1994 N 16-30-65 и от 26.03.1996 N 16-00-30-19;

- банковские услуги по приему наличности от физических лиц (для Сбербанка России) - Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 59н;

- услуги перевозчика на воздушном транспорте - Письмом Минфина России от 29.05.1998 N 16-00-27-23;

- гостиничное обслуживание - Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121;

- услуги по техническом обслуживанию автотранспортных средств - Письмом Минфина России от 11.04.1997 N 16-00-27-15;

- услуги по закупке у населения драгоценных металлов и драгоценных камней, а также сельскохозяйственной продукции - бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;

- услуги учреждений кино и кинопроката, театрально-зрелищных предприятий, концертных организаций и филармоний, цирковых предприятий, зоопарков, музеев, планетариев, библиотек, спортивных сооружений, спортивных, музыкальных, художественных и хореографических, клубных учреждений - бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены;

- услуги выставочного характера - бланки строгой отчетности для данной деятельности не утверждены.

Предприятия, для которых бланки строгой отчетности не утверждены, могут самостоятельно их разработать, утвердить приказом руководителя и отразить в приказе об учетной политике организации для применения и отражения в бухгалтерском учете. Если же форма бланка унифицирована, она является обязательной к применению.

Среди документов строгой отчетности особо выделяются бланки ценных бумаг. Постановлением Правительства РФ от 03.06.1992 N 376 "Об упорядочении производства бланков ценных бумаг в Российской Федерации" устанавливаются порядок и условия выдачи лицензий на производство и ввоз на территорию Российской Федерации бланков ценных бумаг. Лицензированию подлежит производство бланков акций, облигаций, депозитных и сберегательных сертификатов, бланков других документов, выпускаемых как ценные бумаги в соответствии с действующим законодательством. Лицензия на производство бланков ценных бумаг выдается Минфином России полиграфическим и другим предприятиям, имеющим полиграфическое производство и обладающим законченным циклом производства бланков ценных бумаг по форме, предусмотренной законодательством. Минфин России имеет право приостановить или прекратить действие лицензии в случае установления фактов производства бланков ценных бумаг с нарушениями правил.

Действия предприятий, их должностных лиц, нарушающих правила производства бланков ценных бумаг, влекут за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. Так, согласно ст.327 УК РФ эти деяния наказываются ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет, а совершенные неоднократно - лишением свободы на срок до четырех лет. Использование бланка, изготовленного с нарушениями правил, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда, или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Согласно Письму Минфина России от 16.05.1994 N 5-1-04 (Приложение N 5) технические требования к изготовлению бланков ценных бумаг и их реквизитам устанавливаются с учетом срока обращения, номинала, а также вида ценных бумаг (именные, ордерные или на предъявителя). Бланки ценных бумаг должны быть надежно защищены от подделки, поэтому печатное изображение, бумага, краска должны иметь элементы защиты.

Данным Письмом предусмотрены также требования, предъявляемые к бланкам акций, сертификатов акций, облигаций, векселей, депозитных и сберегательных сертификатов.

Технические требования к изготовлению бланков ценных бумаг устанавливаются с учетом срока обращения, номинала, а также вида ценных бумаг (именных, ордерных или на предъявителя).

1. Общие требования к бланкам ценных бумаг. Бланки ценных бумаг должны быть надежно защищены от подделки, поэтому печатное изображение, бумага, краска должны нести в себе элементы защиты.

Бланки ценных бумаг (за исключением чеков и акций с купонами) должны иметь формат А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Бланки акций с купонами должны иметь формат А4 + А4; А4 + 1/2 А4; А5 + А5 или А5 + 1/2 А5.

Чеки должны иметь формат, кратный формату А-П2, но не менее А-П6 (135 x 72 мм).

Печатные реквизиты (основные сюжетные изображения, портреты, фоновая защитная сетка, серийный номер) должны быть четкими, одинакового тона, без заваленных или забитых краской пробельных участков. Тон краски, размер полей во всех экземплярах, принадлежащих одному тиражу, должны быть одинаковыми. Косина полей, дробление изображений при печати не допускаются. Гильошированные узоры должны быть непрерывными на протяжении всего сюжета. Перекрестья линий гильоширных элементов и сеток не должны иметь утолщений (узлов).

Для именных ценных бумаг ирисовая печать предпочтительна, а для предъявительских и ордерных - обязательна.

2. Бумага. Ценные бумаги должны изготавливаться на бумаге массой 80 - 120 г/кв. м. Чеки допускается изготавливать на бумаге массой 60 - 80 г/кв. м.

Бумага не должна содержать оптические отбеливатели (бланкофоры), то есть не должна иметь свечения (видимой люминесценции) под действием ультрафиолетового излучения.

В состав бумаги должно входить хлопковое или льняное волокно в количестве, определяемом видом и сроком действия ценной бумаги.

Ценные бумаги, ограниченные сроком действия до одного года и номиналом до 50 000 руб., должны изготавливаться на бумаге, содержащей 10 - 25% хлопкового или льняного волокна.

Ценные бумаги сроком действия свыше одного года и номиналом свыше 50 000 руб. должны изготавливаться на бумаге, содержащей 25 - 50% хлопкового или льняного волокна.

Бумага должна содержать не менее двух видов волокон, контролируемых в видимой или иных областях спектра. Допустима замена одного из видов волокон на другие виды включений: конфетти, полимерные нити, капсулированный люминофор. Не допускается применение специальных волокон, имеющих видимую люминесценцию голубого цвета под действием ультрафиолетового излучения.

Бумага должна иметь водяной знак, обладающий выраженной контрастностью, обеспечивающей его надежный визуальный контроль.

Запрещается использовать для изготовления ценных бумаг бумагу с водяным знаком потребительского назначения (исключение составляют чеки, которые могут изготавливаться на бумаге без водяного знака с обязательным включением в бумагу или в краску реактивных химических веществ).

Для предъявительских или ордерных ценных бумаг должен применяться индивидуальный двутоновый водяной знак либо изготовителя ценных бумаг, либо эмитента.

3. Краски. Для печатания ценных бумаг, кроме технологически обоснованных полиграфических красок, должны применяться специальные краски, обладающие видимой люминесценцией (кроме голубого цвета) в ультрафиолетовом излучении.

Допускается применение красок, обладающих магнитными или электропроводными свойствами либо визуализуемых в невидимой области спектра.

Печать должна быть выполнена полиграфическими красками, колористические особенности которых затрудняют их воспроизведение известными фотографическими и репрографическими методами.

Добавки в краску должны препятствовать цветоделению.

4. Способы печатания. Для изготовления бланков ценных бумаг (в том числе допечатывания полуфабрикатов) могут применяться следующие виды печати: металлографская, офсетная (все разновидности), высокая, орловская. Каждый бланк должен быть отпечатан не менее чем двумя видами печати.

Бланки именных ценных бумаг должны быть отпечатаны офсетной и высокой (серия и номер) печатью. Взамен офсетной печати допускается использование металлографской печати.

Бланки предъявительских и ордерных ценных бумаг должны быть отпечатаны металлографской и высокой (серия и номер) печатью. Допускается изготовление этих бумаг офсетным способом.

При офсетном способе изготовления предъявительских и ордерных ценных бумаг они должны обладать высокозащищенными трудновоспроизводимыми признаками подлинности.

5. Защита бланков ценных бумаг от подделки. Помимо элементов защиты, перечисленных в п.п.1 - 4 (например, высокое качество печати, ирисовая печать, водяные знаки, ферромагнитные краски), возможно применение кинеграмм, голограмм, портретов.

Бланк ценных бумаг должен иметь не менее трех различных по форме и рисунку гильоширных элементов, одни из которых имеют позитивное, а другие негативное исполнение линий.

Фон бланка должен быть изготовлен из двух фоновых сеток, наложенных друг на друга, одна из которых имеет нерегулярную структуру графических элементов.

Цветовая гамма фоновых сеток должна защищать их от фоторазделения.

Обязательной является запечатка фоновыми сетками лицевой и оборотной сторон бланков ценных бумаг независимо от того, изготавливаются они предприятием - изготовителем полностью или в процессе дооформления полуфабрикатов. Исключение составляют стороны бланков полуфабрикатов, имеющие фоновую сетку.

Фоновые сетки по своим размерным характеристикам и цвету не должны копироваться и сканироваться.

Толщина линий гильошей, рамок и сеток не должна превышать позитивно 40 - 70 микрон, негативно - 50 - 90 микрон.

При наличии микротекста, исполненного способом металлографии, толщина линии должна быть не более 20 микрон с высотой букв 200 микрон.

Микротекст, исполненный офсетным способом, в позитивном исполнении должен иметь высоту шрифта 200 - 250 микрон, в негативном - 250 - 300 микрон.

Бланки ценных бумаг для каждого эмитента должны иметь индивидуальный дизайн. В случае использования унифицированных полуфабрикатов индивидуализация достигается текстовым содержанием, нумерацией, элементами химической защиты и применением индивидуальных гильоширных элементов.

В качестве дополнительных способов и методов защиты ценных бумаг могут применяться:

в металлографской печати - скрытое изображение (в рамках, в розетках);

в высокой печати - печать флуоресцентными, электропроводными или магнитными красками серии и номера;

в офсетной печати - скрытое изображение (в рамках, розетках);

металлизированные флуоресцентные ("серебряные") краски;

невидимые элементы, флуоресцирующие в ИК-лучах.

Предъявительские и ордерные ценные бумаги дополнительно должны обладать высокозащищенными трудновоспроизводимыми признаками подлинности, информация о которых является коммерческой тайной. В связи с этим она представляется в Комиссию Минфина России для оценки уровня защищенности этих признаков по закрытым каналам связи как информация строго конфиденциальная.

Бланки ценных бумаг в соответствии с действующим законодательством должны иметь следующие реквизиты бланков:

акций - фирменное наименование акционерного общества и его местонахождение; наименование ценной бумаги - "акция", ее порядковый номер, дата выпуска; вид акции (простая или привилегированная) и ее номинальная стоимость, имя держателя; размер уставного фонда акционерного общества на день выпуска акций, а также количество выпускаемых акций; срок выплаты дивидендов; подпись председателя правления акционерного общества, место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

сертификатов акций - фирменное наименование эмитента, статус эмитента и его местонахождение; наименование ценной бумаги - "сертификат акций", ее порядковый номер, количество акций, номинальная стоимость; категория акций, наименование (имя) владельца; ставка дивиденда (привилегированной акции); подписи двух ответственных лиц общества, печать общества; условия обращения; наименование и местонахождение регистратора бумаг; наименование банка или агента (на обороте), место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

облигаций - фирменное наименование эмитента и его местонахождение; наименование ценной бумаги - "облигация", наименование (имя) держателя, ее порядковый номер, номинальная стоимость, дата выпуска; вид облигации (закладная, облигация без обеспечения, конвертируемая облигация); общая сумма выпуска, процентная ставка; условия и порядок выплаты процентов; условия и порядок погашения, место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

векселей:

- простого векселя - наименование "вексель"; простое и ничем не обусловленное обещание уплатить определенную сумму; указание срока платежа; указание места, в котором должен быть совершен платеж; наименование того, кому или по приказу кого платеж должен быть совершен; указание даты и места составления векселя; подпись того, кто выдает документ (векселедателя), место печати; предприятие - изготовитель;

- переводного векселя - наименование "вексель"; простое и ничем не обусловленное предложение уплатить определенную сумму; наименование того, кто должен платить (плательщика); указание срока платежа; указание места, в котором должен быть совершен платеж; наименование того, кому или по приказу кого платеж должен быть совершен; указание даты и места составления векселя; подпись того, кто выдает вексель (векселедателя); место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг;

депозитных и сберегательных сертификатов - наименование "депозитный (или сберегательный) сертификат"; указание на причину выдачи сертификата (внесение депозита или сберегательного вклада); место для проставления даты внесения депозита или сберегательного вклада; размер депозита или сберегательного вклада или место для проставления суммы, безусловное обязательство банка вернуть сумму, внесенную в депозит или на вклад; место для проставления даты востребования бенефициаром суммы по сертификату; место для проставления ставки процента за пользование депозитом или вкладом; место для проставления суммы причитающихся процентов; наименование и адрес банка - эмитента, место печати; предприятие - изготовитель бланков ценных бумаг.

Реквизиты бланков других ценных бумаг устанавливаются в соответствии с действующим законодательством.

7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения.

Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, и другие.

Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07.1993 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.

Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.

Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2000 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (см. таблицу) <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Не приводится.

Комментируя приведенную таблицу, отметим, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка "ЭПК" означает, что такие документы подлежат экспертизе специальной экспертно-проверочной комиссией, так как часть их может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

По истечении сроков хранения в архивах организаций источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих срок хранения с отметкой "ЭПК", должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. При этом в соответствии со ст.171 УПК РСФСР при производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Новое налоговое законодательство (ст.ст.89, 94 НК РФ) определяет порядок выемки документов при осуществлении выездной налоговой проверки. Таковая может производиться только при наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены; выемка этих документов производится в порядке, предусмотренном ст.94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

Выемка документов может производиться только на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) соответствующего налогового органа.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

Выемка документов и предметов осуществляется в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого осуществляется выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно. При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 НК РФ.

Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

В случае если для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть веские основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

При проведении камеральной проверки выемка документов исключена, и если она все же производится налоговым инспектором, это является нарушением действующего законодательства, а именно ст.88 НК РФ. Проведение камеральной налоговой проверки предусматривает право налогового органа на истребование документов, которое производится в соответствии со ст.93 НК РФ.

Истребование документов у проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) возможно, если документы необходимы для проверки. Лицо, которому адресовано требование о представлении документов, обязано направить или выдать их налоговому органу в пятидневный срок. Документы представляются в виде заверенных должным образом копий. Истребование подлинников документов недопустимо.

Отказ налогоплательщика (плательщика сбора или налогового агента) от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ. И только в случае такого отказа должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, осуществляет выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст.94 НК РФ.

Если права налогоплательщика, в том числе в связи с изъятием документов, нарушены, необходимо решать спорные вопросы в вышестоящих инстанциях, в судах общей юрисдикции и арбитражах.

8. ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Бухгалтеры часто делают ошибки в документах бухгалтерского учета на всех стадиях его ведения. Очевидно, что последствия ошибок весьма плачевны, так как если они не выявлены своевременно, то допущенная неточность искажает учетные и отчетные данные.

Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, можно классифицировать по пяти основаниям:

- по умыслу (вольные, умышленные и невольные, неумышленные);

- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);

- по последствиям (локальные и транзитные);

- по значимости (значимые и незначимые);

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в разноске);

- по содержанию (по полноте, достоверности, периодизации, корреспонденции, оценке, представлению).

Рассмотрим эти классификации подробнее.

По умыслу выделяют вольные, то есть намеренные, "ошибки", возникающие по злой воле работников.

По причинам возникновения все ошибки имеют три источника: утомление - человек не может не делать ошибок: чем больше он устает, тем больше ошибается; небрежность - совершенно очевидно, что степень аккуратности у разных людей различна и тот, у кого ее меньше, больше склонен к небрежности и, соответственно, больше ошибается в работе; неисправность техники - следствие иногда чрезмерного доверия работника к компьютеру.

По последствиям выделяют локальные (допущенная ошибка не влечет автоматически за собой последующих ошибок) и транзитные [допущенная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в товарном отчете была допущена ошибка в стоимости товара, она автоматически может быть повторена во всех документах, в которых должна фигурировать эта стоимость)]. Транзитные ошибки опаснее, так как в большей степени, чем локальные (местные), искажают данные счетоводства.

По значимости следует различать две группы ошибок: значимые, то есть такие, которые могут повлиять на принятие решений, и незначимые, то есть такие, которые не могут повлиять на принимаемые решения. При обнаружении существенной ошибки документ может быть признан недействительным.

По месту возникновения различают ошибки в тексте - эти ошибки исправляются зачеркиванием неправильного текста и записью правильного - корректурный способ, при этом лица, подписавшие документ, должны подписать и исправления; ошибки в числах - такие ошибки встречаются в бухгалтерских документах чаще, и существуют специальные правила их нахождения; ошибки в разноске - пропуск или повтор при переписывании.

По содержанию выделяются ошибки по полноте, достоверности, периодизации, корреспонденции, оценке и представлению.

Ошибки по полноте - это скорее халатность, чем злоупотребление. Их суть сводится к тому, что часть фактов (ситуаций) не получила отражения и в целом ситуация теперь отражена в учете неадекватно. Например, на предприятии используются машины, но их не отразили в учете; в магазине продаются товары, но их не оприходовали; на фабрику привезли материалы, но их не записали в регистры (или их не приходуют вообще, или ссылаются на то, что в накладных нет цен, и т.п.); можно выявить незафиксированную кредиторскую задолженность.

Ошибки по достоверности имеют место в случае, если в учете фиксируется то, что отсутствует в реальной жизни. Например, бухгалтер получает документы на поставку товаров, отражает их в учетных регистрах, но на самом деле эти товары не поступали; выписывается наряд на работы, которые не проводились; выставляется на оплату счет за услуги, которые не оказывались, и т.д.

Ошибки названных видов выявляются при инвентаризации.

Ошибки в периодизации возникают вследствие нарушения принципа идентификации, то есть представляют собой отражение фактов хозяйственной жизни не в том отчетном периоде, к которому их нужно было отнести.

Ошибки в бухгалтерской корреспонденции означают, что факты хозяйственной жизни фиксируются бухгалтером не на тех счетах, которые предопределены принятым планом счетов, а на другом счете (счетах). Такая ошибка может исказить финансовый результат, структуру средств и источников, но не может ни при каких обстоятельствах исказить сами учетные объекты.

Ошибки в оценке очень распространены. Они связаны с выбором оценки, определением цены, начислением амортизации, резервов, с неверным выбором коэффициентов переоценки, подсчетом курсовых разниц и т.д. Эти ошибки позволяют манипулировать стоимостным выражением средств и источников, но не влияют на средства в их натуральном выражении. Устанавливаются такие ошибки путем экспертной оценки. Сложность заключается в том, что эти оценки в значительной степени носят субъективный характер.

Ошибки представления по типу сходны с ошибками в бухгалтерской корреспонденции, но означают неправильное представление данных вследствие нарушения условий этого представления. Например, дебиторская и кредиторская задолженность взаимопогашаются; допускаются искажения при выделении средств и источников из самостоятельного баланса в баланс отдельный и т.п. Здесь искажаются не сами факты, но их представление.

Ошибку в документах бухгалтерского учета найти иногда довольно трудно. Для этого разработаны специальные приемы, среди которых:

- суммирование ряда чисел с последующим вычитанием из получившейся суммы всех слагаемых - если результат вычитания равен нулю, ошибки в сумме нет;

- нахождение разности между несовпадающими итогами, которая будет указывать на величину ошибки;

- пунктирование, "открыживание" чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют или знак "крыжа" (W), или "птичку" (V), затем отыскивают эту же сумму в дебетуемом счете и ставят тот же знак, далее - в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результатов, то ее повторяют, причем проставляют уже второй "крыж" (W), там же делают отметку на "птичке" (V);

- проверка порядка чисел в документе (количество нулей в числе);

- контроль пропуска нулей в середине числа;

- контроль пропуска в конце или середине числа значащих цифр;

- контроль на наличие ошибки записи в графах "рубли", "копейки";

- проверка: не переставлены ли цифры в числе.

При обнаружении ошибок в первичных документах, учетных регистрах или бухгалтерской отчетности возникает необходимость исправления неверных данных.

Группа первичных документов, содержащих описание хозяйственных операций, сопряженных с движением наличных или безналичных денежных средств, - кассовые и банковские документы - исправлению не подлежат, что закреплено положениями ст.9 Закона о бухгалтерском учете и рядом подзаконных актов. Такие документы подлежат полному переоформлению.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься при выполнении следующих условий (п.5 ст.9 Закона о бухгалтерском учете):

- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление необходимо согласовать с участниками хозяйственных операций;

- исправление должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы;

- должна быть указана дата внесения исправлений.

Согласно Положению о документах и документообороте ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, также должна быть проставлена дата исправления.

Отражение внесенных исправлений на счетах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

- неправильно сделанная в предыдущем периоде запись сторнируется и производится правильная запись;

- производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах;

- делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета в то состояние, какое было бы при изначально правильном отражении операции (по ошибкам прошлых лет).

Исправление первичных учетных документов и записей на счетах должно сопровождаться бухгалтерской справкой.

Пример. Вносятся исправления в авансовый отчет, содержащий арифметическую ошибку и, как следствие, неверно отраженный в учете.

ООО "Карусель"

Бухгалтерская справка от 15 ноября 2001 г.

В авансовом отчете Иванцова У.Е. N 289 от 19 марта 2001 г. обнаружена арифметическая ошибка: при определении перерасхода подотчетной суммы вместо 78 руб. 90 коп. указано 50 руб. 90 коп.

Ошибка исправлена 15 ноября 2001 г. в авансовом отчете и журнале регистрации хозяйственных операций за ноябрь 2001 г. дополнительной записью:

Дебет счета 71 Кредит счета 70 - на сумму 28 руб. 90 коп.

Бухгалтер /подпись/ Королева И.Н.

Если ошибка обнаружена в учетном регистре, составленном вручную, причем до проставления итогов, ее исправление осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах. После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным) (Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Минфином СССР 08.03.1960, в ред. Письма Минфина СССР от 12.01.1983 N 4).

В бухгалтерских отчетах и балансах не должно быть подчисток и помарок. В случае исправления ошибок делаются соответствующие оговорки, которые заверяют лица, подписавшие отчет и баланс.

При выявлении в отчетности текущего года при проверках и инвентаризациях искажений отчетных данных, включая приписки, исправления производятся в отчетах за тот отчетный период (квартал и т.д.), в котором были допущены приписки и другие искажения, а также в нарастающих итоговых данных (с начала квартала, года) отчета, составленного за отчетный период, в котором были допущены приписки и другие искажения, и во всех последующих отчетах.

Если исправление отчетных данных вызывает необходимость изменения системных показателей бухгалтерского учета (себестоимости, финансовых показателей и др.), исправление отчетных данных как текущего, так и прошлого года производится в первом же отчете после обнаружения приписок или других искажений в отчетности, причем исправления вносятся в данные за отчетный период (квартал, с начала года). Если не установлен период совершения приписки или искажения, исправление отчетных данных также производится в первом отчете после обнаружения приписки или искажения в отчетности.

В случаях установления налоговыми органами в ходе проверки годового бухгалтерского отчета преднамеренного укрытия доходов или их занижения в результате отнесения на издержки производства не связанных с ним затрат, исправление в бухгалтерский учет и отчетность по финансовым результатам за прошлый год не вносится, а отражается в текущем году как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном периоде в корреспонденции со счетами, по которым допущены искажения. Исправления неправильного исчисления затрат на производство, допущенного в результате искажения распределения отклонений фактической себестоимости сырья и материалов от их плановой себестоимости (транспортно-заготовительных расходов) или несвоевременного (излишнего) отражения затрат, производятся записями по дебету соответствующих счетов в корреспонденции со счетом 99 "Прибыли и убытки".

Если в затраты на производство продукции включены расходы, подлежащие отнесению в соответствии с действующим законодательством за счет прибыли, остающейся у предприятия, либо других источников, или излишне начислены амортизационные отчисления, исправления осуществляются путем уменьшения соответствующего источника на сумму указанных расходов (отчислений) в корреспонденции с кредитом счета 99 "Прибыли и убытки".

9. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Первичные документы, являющиеся единственным основанием для отражения фактов хозяйственной деятельности в учете, должны храниться особенно тщательно, так как их отсутствие влечет негативные последствия в отношениях с контрагентами, собственниками, работниками, контролирующими органами.

Если документы по каким-либо причинам утрачены - пропали или погибли, руководитель организации должен принять необходимые меры по их восстановлению.

Порядок действий в подобной ситуации определен Положением о документах и документообороте.

Во-первых, при установлении факта отсутствия документа руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документа. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Приказ о создании комиссии может выглядеть следующим образом:

Пример.

20 ноября 2001 г. ООО "Темпера"

Приказ N 23

В связи с выявлением факта отсутствия в организации документов на отгрузку партии продукции ЗАО "Грин" за 17 января 2001 г. приказываю:

1) назначить комиссию по расследованию причин отсутствия документов в составе:

председатель комиссии: Долганов П.В. - главный бухгалтер;

члены комиссии: Петрашевский Д.О. - начальник отдела продаж;

Симонова Н.Д. - помощник бухгалтера;

2) комиссии в 15-дневный срок с момента подписания настоящего приказа выявить причины утраты документов и принять меры к их восстановлению;

3) ответственность за исполнение приказа возложить на председателя комиссии Долганова П.В.

Генеральный директор _ /подпись/_ Головин А.Д.

Комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение пропавших документов.

После выявления причин утраты документов следует этап их восстановления; в случае, приведенном в нашем примере, необходимо обращение к контрагенту с просьбой помочь в восстановлении утерянных документов.

Контрагенту может быть направлено письмо следующего содержания:

Пример.

Генеральному директору ЗАО "Грин"

Синтепонову З.Б.

исх. N 118 от 27 ноября 2001 г.

17 января 2001 г. нами была отпущена ЗАО "Грин" партия готовой продукции. К сожалению, документы на отпуск продукции на сторону нами утрачены. Прошу оказать помощь в восстановлении документов и выслать дубликаты имеющихся у Вас экземпляров этих документов.

Заранее благодарен за помощь.

Генеральный директор _ /подпись/ _ Головин А.Д.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации, если таковая имеется.

Форма акта свободная, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение, о результатах расследования; к акту должны прилагаться объяснительные записки опрошенных ответственных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Очевидно, что установленная процедура достаточно трудоемка и зачастую не соблюдается на практике. Если пропажа документов обнаружена в течение отчетного периода, к которому они относятся, принято выписывать утраченный документ заново, избегая формальностей. Однако если создавшееся положение не позволяет избежать процедуры восстановления, лучше провести ее по всем правилам, чтобы документы не были в дальнейшем признаны недействительными.

10. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ

НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ

Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения требований, предъявляемых к его оформлению, которые перечислены ниже и соответствуют ГОСТ 6.10.4-84.

Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74, а информация закодирована согласно общесоюзным классификаторам технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

Документ на машинном носителе или машинограмма должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

- наименование документа;

- дату изготовления документа;

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.

Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначения объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" и наименование населенного пункта, где находится организация.

Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.

Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

Важно помнить, что согласно ГОСТ Р 6.30-97 идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

11. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии, можно разделить по степени охвата на три основные группы: "коробочный" продукт, программный комплекс и интегрированный программный комплекс. К первой группе относятся стандартные программные продукты, не требующие затрат на внедрение, - они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя. Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учета, а также предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия. Наконец, интегрированный программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности предприятия, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. Стоит ли говорить, что стоимостные характеристики этих программных продуктов прямо пропорциональны их сложности и радиусу охвата учетных задач. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности.

Несколько сложнее обстоит дело с автоматизацией первичного документооборота. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике, благодаря применению автоматизированных систем управления документами можно сэкономить до 30 - 40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

Потребность в отдельном механизме для работы с электронными документами возникла в результате широкого использования компьютерной техники при решении прикладных организационно-управленческих и учетных задач. Согласно аналитическим данным в настоящее время основными сферами применения компьютеров считаются систематизированное хранение, автоматическая обработка и вывод данных различного вида по требованию пользователя. Однако если использовать только средства операционной системы, невозможно решить задачи, касающиеся работы с информацией. Например, в организации потребовалось уточнить подробности договора, который существует в электронном виде на диске офисного компьютера. Если название файла с договором неизвестно, избежать утомительного перебора всех файлов можно лишь с помощью системы управления документооборотом.

Трудность работы в этом случае заключается в том, что в описании файлов отсутствуют сведения о содержании хранимых текстов. Кроме названия документов, должны иметься реквизиты, по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Полезно также иметь возможность контекстного поиска, когда документы ищутся по слову или словосочетанию, взятому из просматриваемого текста. Поиск документов по реквизитам и контекстный поиск должны быть предусмотрены системой автоматизированного управления документооборотом.

При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы:

- преобразования бумажного документа в электронный;

- хранения и поиска электронных документов (электронный архив);

- автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление).

Для преобразования бумажных документов в электронные необходимы устройство, называемое сканером, и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Сканер создает файл - графический образ документа, а система распознавания преобразует изображение в текст, с которым можно работать в текстовом редакторе. Большинство современных документов содержит сложносоставной текст (с графическими элементами и т.д.), то есть путем простого набора с клавиатуры исходную структуру восстановить сложно или невозможно. Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Процесс преобразования документов в электронную форму средствами OCR-системы необходимо интегрировать с их регистрацией средствами системы управления документами. В этом случае можно избежать ручной обработки поступающих документов на стыке двух систем. Таким образом, бумажный документ можно преобразовать в электронный внутри системы управления документами, не прибегая к вызову внешних приложений.

Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).

Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая регистрация электронных документов предприятия - система создает базу данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема используется практически всеми системами управления документооборотом.

Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы при этом могут находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом скорость поиска в системе не уменьшается.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета/Интранета, контроля за исполнением документов.

Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели.

Пересылка документов может проводиться как по локальным (внутри организации), так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация о всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете/Интранете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Одним из основных требований, предъявляемых к современной автоматизированной системе управления документооборотом, является обеспечение логично организованного информационного пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в Интернете и т.д.

Интерфейс системы управления документооборотом на компьютере весьма важен как с практической, так и с психологической точки зрения. Если исполнитель комфортно чувствует себя, работая с программой, имеет возможность наглядно представить себе ее структуру и потенциал, его работоспособность растет, а вероятность ошибки или неисполнения задачи снижается. Существуют определенные стандарты, тесно связанные с развитием интерфейса современных программ и средств управления документооборотом. Наиболее удобный стандарт - виртуальный рабочий стол с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п.

Полное соответствие между объектами системы автоматизации и операционной системы необязательно и, более того, не всегда удобно. При использовании системы управления документооборотом возможности представления документов значительно расширены. Например, один документ системы может содержать несколько файлов, что обеспечивает наглядное и полное восприятие информации. В составной документ могут входить текст, графика и видеофайлы, представленные в различных форматах.

Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности.

Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск). Существенно улучшает характеристики системы возможность поиска по сочетаниям слов в названии или тексте документа, по его статусу (действует, не действует, утратил силу, действует применительно к определенному периоду времени). Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

С внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован. Автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение.

Полноценная система управления документооборотом предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической полнотекстовой индексацией (регистрацией) каждого. Ввод документов в систему может производиться из различных источников: с диска, со сканера, из Интернета, с клавиатуры.

Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). При этом существенно повысить ценность системы автоматизации документооборота может удобный и доступный пользователю блок редактирования шаблонов документов. Документы могут также создаваться автоматически с заполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.

Для системы управления документооборотом необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTR. Нужно иметь возможность прямого импорта и экспорта документов из/в клиентские программы, работающие с этими ресурсами. Так, использование программ электронной почты системами управления документооборотом стало фактически стандартом.

В число интегрируемых сред должны также входить текстовый редактор (как правило, MS Word), программа оптического распознавания текстов (одна из самых распространенных - CuneiForm), различные сервисные программы типа архиваторов. Необходимо иметь возможность отправки документов на печать непосредственно из среды системы без промежуточного экспорта в текстовый или графический редактор.

В организации с большим количеством компьютеризованных рабочих мест следует вести делопроизводство с передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по принципу "клиент-сервер". Следовательно, в системе должны быть предусмотрены защита данных, разграничение и ранжирование доступа к документам с разных рабочих станций, централизованное управление электронным архивом.

Если система в дополнение к режиму "клиент-сервер" реализует персональный режим работы, это только расширяет возможности ее использования.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации и т.д.

12. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Для руководителя и главного бухгалтера экономического субъекта немаловажно осознание того факта, что документация, создаваемая или используемая на предприятии, является одной из разновидностей ресурсов организации. Такой взгляд позволяет органично перейти к понятию "информационные ресурсы", что, в свою очередь, влечет обращение к таким экономическим категориям, как собственность на ресурсы, пользование и распоряжение ими.

Информационные ресурсы организации представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Согласно Закону об информации они являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы Российской Федерации и защищаются законом наряду с другими ресурсами. По отношению к информационным ресурсам организация может выступать как в качестве собственника, так и в качестве пользователя.

Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

- порядок документирования информации;

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

- категорию информации по уровню доступа к ней;

- порядок правовой защиты информации.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Отношения, касающиеся прав собственности на информационные ресурсы, регулируются гражданским законодательством Российской Федерации.

Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.

Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них. Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. Так, в ПБУ 14/2000 определено, что исключительное авторское право на базы данных относится к разряду нематериальных активов организации, а следовательно, подлежит постановке на учет на счете 04 "Нематериальные активы" в оценке в соответствии с требованиями разд.II этого же документа. Отметим также, что единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект, то есть в данном случае совокупность прав, возникающих из права собственности на одну базу данных. Основным признаком, по которому один инвентарный объект отличается от другого, служит выполнение им самостоятельной функции в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо использовании для управленческих нужд организации.

Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

- назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;

- устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

- определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производной продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.

Организации обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов (ст.8 Закона об информации).

Перечни представляемой в обязательном порядке документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждаются Правительством РФ.

К государственным информационным ресурсам относятся:

- ресурсы, создаваемые для обеспечения деятельности органов государственной власти и вырабатываемые в результате этой деятельности;

- ресурсы, создаваемые негосударственными организациями по заказам и в интересах органов государственной власти.

При этом, исходя из структуры органов государственной власти, к первой группе государственных информационных ресурсов можно отнести сведения, предназначенные для обеспечения деятельности различных уровней государственной власти:

- Президента Российской Федерации;

- Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Правительства РФ;

- судебных органов Российской Федерации;

- федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации;

- органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

На современном этапе развития к приоритетным государственным информационным ресурсам Президент Российской Федерации своим Решением от 23.11.1995 N Пр-1694 отнес:

- правовую информацию, связанную с построением правового государства;

- информацию о деятельности органов государственной власти, в том числе о бюджетных расходах, обеспечивающую возможность демократического контроля их деятельности;

- информацию о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, санитарно-эпидемиологическую и др., необходимую для обеспечения безопасного существования граждан, населения в целом, а также функционирования производственных объектов;

- открытую информацию о предприятиях и организациях, поставляемую ими в соответствии с законодательством в государственные органы;

- информацию, составляющую научный потенциал и культурное наследие общества (просветительскую, научно-техническую, литературно-художественную, музейную, архивную и пр.).

Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций.

Порядок обязательного представления (получения) информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации устанавливается и осуществляется в соответствии с законодательством об этих категориях информации.

При регистрации юридических лиц регистрационные органы обязаны обеспечить их перечнями представляемых в обязательном порядке документов и адресами их представления. Перечень представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юридического лица (положению о нем).

Необеспечение регистрационными органами регистрируемых юридических лиц перечнем представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления не является основанием для отказа в регистрации. Должностные лица регистрационных органов, виновные в необеспечении регистрируемых юридических лиц перечнями представляемых в обязательном порядке документов с адресами их представления, привлекаются к дисциплинарной ответственности вплоть до снятия с должности.

Документы, принадлежащие физическим и юридическим лицам, могут включаться по желанию собственника в состав государственных информационных ресурсов по правилам, установленным для включения документов в соответствующие информационные системы.

Особо отметим, что информация о гражданах (персональные данные), образующаяся в деятельности организаций, является конфиденциальной в силу Закона об информации.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Юридические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Применительно к информационным ресурсам, по отношению к которым организация является пользователем, заметим, что все пользователи: граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения - обладают равными правами на доступ к государственным информационным ресурсам и не обязаны обосновывать перед владельцем этих ресурсов необходимость получения запрашиваемой ими информации (ст.12 Закона об информации). Исключение составляет информация с ограниченным доступом.

Доступ юридических лиц к государственным информационным ресурсам является основой осуществления общественного контроля за деятельностью органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных, политических и иных организаций, а также за состоянием экономики, экологии и других сфер общественной жизни.

Владельцы информационных ресурсов обеспечивают пользователей (потребителей) информацией из информационных ресурсов на основе законодательства, уставов указанных органов и организаций, положений о них, а также договоров на услуги по информационному обеспечению.

Информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована ими для создания производной информации в целях ее коммерческого распространения с обязательной ссылкой на источник информации.

Источником прибыли в этом случае является результат вложенных труда и средств при создании производной информации, но не исходная информация, полученная из государственных ресурсов.

Порядок получения пользователем информации (указание места, времени, ответственных должностных лиц, необходимых процедур) определяется собственником или владельцем информационных ресурсов.

Перечни информации и услуг по информационному обеспечению, сведения о порядке и условиях доступа к информационным ресурсам предоставляются пользователям владельцами информационных ресурсов и информационных систем бесплатно.

Органы государственной власти и организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов, обязаны обеспечить условия для оперативного и полного предоставления пользователю документированной информации в соответствии с обязанностями, установленными уставами (положениями) этих органов и организаций.

Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней определяются органами государственной власти, ответственными за определенные вид и массивы информации, в соответствии с их компетенцией либо непосредственно ее собственником в соответствии с законодательством.

В обязанности органов государственной власти и органов местного самоуправления входит создание доступных для каждого информационных ресурсов по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а также в пределах их компетенции осуществление массового информационного обеспечения пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес. Отказ в доступе к таким информационным ресурсам может быть обжалован в суд.

Организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на основаниях, предусмотренных федеральными законами.

Отказ владельца информационных ресурсов субъекту в доступе к информации о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов определяются ст.15 Закона об информации. Так, владелец информационных ресурсов обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством Российской Федерации или собственником этих информационных ресурсов.

Владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

13. ПУБЛИЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИЯ,

СОСТАВЛЯЮЩАЯ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Владелец информации, стремясь защитить ее от несанкционированного использования, может перестать руководствоваться не только целесообразностью, но и нарушать законность.

Данные бухгалтерского учета и связанная с ними информация могут представлять интерес как для легальных, так и для нелегальных ее пользователей. Не секрет, что зачастую информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. Обладатель информации может принимать меры к охране ее конфиденциальности. Правоотношения, связанные со служебной и коммерческой тайной, регулируются ГК РФ (в частности, ст.139) и другими федеральными законами.

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 определен Перечень сведений конфиденциального характера. К ним относятся:

1) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

2) сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

3) служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна);

4) сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

5) сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

6) сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Пункт 5 вышеприведенного Перечня касается соблюдения коммерческой тайны. К коммерческой тайне относятся:

- сведения о структуре производства, производственных мощностях, типах и размещении оборудования, запасах товарно-материальных ценностей;

- сведения о применяемых оригинальных методах управления организацией;

- сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по коммерческим, производственным, научно-техническим и другим вопросам;

- сведения о планах расширения или свертывания производства отдельных видов продукции;

- сведения о планах инвестиций, закупок, продаж;

- сведения о результатах совещаний руководства;

- сведения о состоянии расчетов организации;

- сведения о финансовом состоянии организации;

- сведения об оригинальных методах и результатах маркетинговых исследований;

- сведения о контрагентах и конкурентах, не содержащиеся в общедоступных источниках;

- сведения о подготовке, ходе и результатах переговоров с партнерами;

- сведения, конфиденциальность которых определена в договорах (соглашениях, контрактах);

- идеи НИОКР;

- техническая документация и технологические условия к разрабатываемым проектам;

- сведения о коммерческой тайне организаций-партнеров, предоставленные на доверительной основе или в ходе совместных проектов. Например, коммерческий представитель в силу ст.184 ГК РФ обязан сохранять в тайне ставшие ему известными сведения о торговых сделках даже после их завершения;

- сведения о личности или имуществе, представленные страховщику (ст.946 ГК РФ);

- тайна банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст.857 ГК РФ);

- налоговая тайна, которую составляют любые полученные налоговым органом, органами налоговой полиции, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

об идентификационном номере налогоплательщика;

о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

представляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о взаимном сотрудничестве между налоговыми (таможенными) или правоохранительными органами (в части сведений, предоставленных этим органам).

Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами налоговой полиции, органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

К разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу производственной или коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу налогового органа, органа налоговой полиции, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей (ст.102 НК РФ);

- содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности (п.4 ст.10 Закона о бухгалтерском учете).

Этот список может быть дополнен и другими положениями или скорректирован собственниками информации, однако имеется также набор сведений, которые в силу закона не могут составлять коммерческую тайну предпринимателя или организации. К таковым Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 относит:

- учредительные документы и устав организации;

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (свидетельство о регистрации, лицензии, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему России;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

- документы об уплате налогов и обязательных платежах;

- сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства Российской Федерации и размерах причиненного при этом ущерба;

- сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Государственным и муниципальным предприятиям до и в процессе их приватизации также запрещено относить к коммерческой тайне данные:

- о размерах имущества предприятия и его денежных средствах;

- о вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий, в процентные облигации и займы, в уставные фонды совместных предприятий;

- о кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства Российской Федерации и заключенных им договоров;

- о договорах с негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

Отметим также, что с момента принятия арбитражным судом решения о признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства сведения о финансовом состоянии должника прекращают относиться к категории сведений, носящих конфиденциальный характер либо являющихся коммерческой тайной. Это положение закреплено ст.98 Федерального закона от 08.01.1998 N 6-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)".

Исходя из этого, а также из общеюридического принципа, гласящего, что все, что прямо не запрещено законом, - разрешено, руководство фирмы может самостоятельно определять перечень сведений, относящихся к коммерческой тайне, включив в него виды данных по своему усмотрению из числа не запрещенных законодательством. Такой перечень целесообразно оформить приказом по организации и довести до сведения всех сотрудников. Трудовой договор с работником, который по долгу службы имеет доступ к служебной или коммерческой тайне организации, может содержать в разделе "Обязанности работника" требование о неразглашении этих сведений (ст.15 КЗоТ РФ).

Государство в лице законодателя стремится дать организации (предпринимателю) инструменты защиты принадлежащей ей документированной информации, а также предусматривает ответственность за нарушение коммерческой тайны. Так, например, ст.10 Закона РФ от 22.03.1991 N 948-1 "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках" относит получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца к формам недобросовестной конкуренции. Действует также Закон об информации, определяющий права собственника информации на ее защиту и механизмы защиты, в том числе с помощью государственных институтов.

Нормативно-правовые документы предусматривают ответственность лиц, незаконными методами получивших информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну; работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну; контрагентов, сделавших то же вопреки гражданско-правовому договору. Все эти лица в силу ст.139 ГК РФ обязаны возместить нанесенный владельцу сведений ущерб.

Должностные лица, которые по роду своей профессиональной деятельности имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну коммерческих и некоммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, несут имущественную ответственность за ее разглашение. Так, сотрудники федерального антимонопольного органа (территориального органа) несут административную ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере до 80 МРОТ согласно ст.25 Федерального закона от 22.03.1991 N 948-1, если эти деяния не влекут иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

В соответствии с положениями ст.122 НК РФ поступившие в налоговые органы, органы налоговой полиции, органы государственных внебюджетных фондов или таможенные органы сведения, составляющие налоговую тайну, имеют специальный режим хранения и доступа. Доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну, имеют должностные лица по перечням, определяемым соответственно МНС России, органами государственных внебюджетных фондов, ФСНП России и ГТК России.

Утрата документов, содержащих составляющие налоговую тайну сведения, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

Как неправомерное разглашение сведений, так и непредставление необходимой информации могут стать поводом для привлечения виновных к уголовной или административной ответственности. Уголовная ответственность за незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, предусмотрена ст.183 УК РФ, согласно которой:

1) собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений - наказывается штрафом в размере от ста до двухсот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет;

2) незаконные разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, без согласия их владельца, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, - наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере до пятидесяти МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца либо без такового.

Статья 41.4 КоАП РСФСР гласит: ответственность за непредставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за выполнением коллективных договоров, соглашений, влечет наложение штрафа на лиц, виновных в непредставлении информации, в размере до трех минимальных размеров оплаты труда.

Говоря о доступности общественно значимой информации, необходимо отметить, что согласно ст.16 Закона о бухгалтерском учете акционерные общества открытого типа, банки и другие кредитные организации, страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды, создающиеся за счет частных, общественных и государственных средств (взносов), обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июня года, следующего за отчетным.

Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и их представительства и филиалы на территории субъектов Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования, а также иные организации, установленные законодательством, обязаны публиковать квартальную бухгалтерскую отчетность.

Публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в СМИ, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо в распространении брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность, а также в ее передаче территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации для представления заинтересованным пользователям.

14. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Одной из главных задач документирования хозяйственной деятельности организации является подтверждение наличия и состояния ее имущества и обязательств.

Определяющее значение в этой сфере имеет проведение инвентаризаций, в ходе которых и формируются документы, содержащие оценку имущества и обязательств на момент инвентаризации, которые обеспечивают достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем и утверждаются приказом об учетной политике организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Напомним, что проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Проведение инвентаризации всегда сопряжено с оформлением большого набора документов по формированию инвентаризационной комиссии, учету процесса и результатов инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации своим приказом.

Пример.

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0317018|
                                                            +———————+
                    ООО "Зукер и Ко"                по ОКПО |       |
   ________________________________________________         +———————+
                       организация                          |       |
                                                            L————————
   

склад N 2

___________________________

структурное подразделение

     
                                   ————————————————T————————————————¬
                                   |Номер документа|Дата составления|
                                   +———————————————+————————————————+
                                   |       15      |   22.10.2001   |
                                   L———————————————+—————————————————
   

Приказ (постановление, распоряжение)

о проведении инвентаризации

Для проведения инвентаризации готовой продукции на складе N 2

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

Председатель комиссии: Гл. бухгалтер Горобец И.И.

_____________ ______________________

должность фамилия, имя, отчество

Члены комиссии: Бухгалтер Торопов Н.Д.

_____________ ______________________

должность фамилия, имя, отчество

Гл. экономист Завьялова И.К.

_____________ ______________________

должность фамилия, имя, отчество

Аудитор ЗАО "КЛН" Никитина В.П.

_________________ ______________________

должность фамилия, имя, отчество

Инвентаризации подлежит готовая продукция на складе N 2

_____________________________________

наименование имущества, обязательства

К инвентаризации приступить "23" октября 2001 г.

_______

и окончить "25" октября 2001 г.

_______

Причина инвентаризации смена материально ответственного лица

_____________________________________

контрольная проверка,

______________________________________________________

смена материально ответственных лиц, переоценка и т.д.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию не позднее

"28" октября 2001 г.

_______

Руководитель Ген. директор Донбасов С.А.

_____________ _________ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сам процесс проведения инвентаризации и оформления ее результатов также сопровождается обязательным оформлением первичных учетных документов по каждой группе инвентаризируемого имущества и обязательств. Перечень ныне действующих форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (в ред. Постановления Госкомстата России от 27.03.2000 N 26) и включает следующие документы:

     
   —————————T————————————————————————————————————————————————T——————¬
   |  Номер |               Наименование формы               |Формат|
   |  формы |                                                |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—1   |Инвентаризационная опись основных средств       |  2А4 |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—1а  |Инвентаризационная опись нематериальных активов |  2А4 |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—2   |Инвентаризационный ярлык                        |  Б5  |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—3   |Инвентаризационная опись товарно—материальных   |  2А4 |
   |        |ценностей                                       |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—4   |Акт инвентаризации товарно—материальных ценнос— |  А4  |
   |        |тей отгруженных                                 |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—5   |Инвентаризационная опись товарно—материальных   |  2А4 |
   |        |ценностей, принятых на ответственное хранение   |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—6   |Акт инвентаризации товарно—материальных ценнос— |  2А4 |
   |        |тей, находящихся в пути                         |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—8   |Акт инвентаризации драгоценных металлов и изде— |  2А4 |
   |        |лий из них                                      |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—8а  |Инвентаризационная опись драгоценных металлов,  |  2А4 |
   |        |содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сбороч— |      |
   |        |ных единицах (узлах), оборудовании, приборах и  |      |
   |        |других изделиях                                 |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—9   |Акт инвентаризации драгоценных камней, природных|  2А4 |
   |        |алмазов и изделий из них                        |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—10  |Акт инвентаризации не законченных ремонтом ос—  |  А4  |
   |        |новных средств                                  |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—11  |Акт инвентаризации расходов будущих периодов    |  А4  |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—15  |Акт инвентаризации наличных денежных средств    |  А5  |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—16  |Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков |  2А4 |
   |        |документов строгой отчетности                   |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—17  |Акт инвентаризации расчетов с покупателями, по— |  А4  |
   |        |ставщиками и прочими дебиторами и кредиторами   |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |Приложе—|Справка к акту инвентаризации расчетов с покупа—|  А4  |
   |ние к   |телями, поставщиками и прочими дебиторами и кре—|      |
   |форме   |диторами                                        |      |
   |ИНВ—17  |                                                |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—18  |Сличительная ведомость результатов инвентариза— |  А4  |
   |        |ции основных средств                            |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—19  |Сличительная ведомость результатов инвентариза— |  2А4 |
   |        |ции товарно—материальных ценностей              |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—22  |Приказ (постановление, распоряжение) о проведе— |  А4  |
   |        |нии инвентаризации                              |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—23  |Журнал учета контроля за выполнением приказов   |  2А4 |
   |        |(постановлений, распоряжений) о проведении ин—  |      |
   |        |вентаризации                                    |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—24  |Акт о контрольной проверке правильности проведе—|  2А4 |
   |        |ния инвентаризации ценностей                    |      |
   +————————+————————————————————————————————————————————————+——————+
   |ИНВ—25  |Журнал учета контрольных проверок правильности  |  2А4 |
   |        |проведения инвентаризаций                       |      |
   L————————+————————————————————————————————————————————————+———————
   

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Рассмотрим некоторые особенности документирования инвентаризации отдельных активов и обязательств организации. Так, при инвентаризации основных средств до начала проведения проверки рекомендуется проконтролировать:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, которые характеризуют их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установила, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

а) наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;

б) правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

При инвентаризации фактического наличия ценных бумаг необходимо проверить:

а) правильность оформления ценных бумаг;

б) реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

в) сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

г) своевременность и полноту отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, должны быть при инвентаризации подтверждены документами.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, осуществляться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.

Забракованные детали в описи незавершенного производства не включаются; по ним составляются отдельные описи.

По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг).

По незавершенному капитальному строительству в описях указываются наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п.

При этом проверяется:

а) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

б) состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.

По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организации) в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными в организации расчетами и учетной политикой.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации резервов предстоящих расходов проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина России и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.

Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования.

Резервы, созданные на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, уточняются в порядке, аналогичном для резерва на предстоящую оплату отпусков работникам. В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет может не быть, если эта выплата производится до истечения отчетного года.

В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения, а в случае недоначисления делается дополнительная запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения.

При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств (включая арендованные объекты) следует иметь в виду, что излишне зарезервированные суммы в конце года сторнируются.

В случаях, предусмотренных отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), когда окончание ремонтных работ по объектам с длительным сроком их производства происходит в следующем за отчетным году, остаток резерва на ремонт основных средств не сторнируется. По окончании ремонта излишне начисленная сумма резерва относится на финансовые результаты отчетного периода.

В случае если в организации с сезонным характером производства сумма расходов на обслуживание производства и управление им, включенная в фактическую себестоимость выпущенной продукции по установленным в организации нормам, превышает фактические затраты, образовавшаяся разница резервируется как предстоящие расходы. Инвентаризационная комиссия проверяет обоснованность расчета и при необходимости может предложить скорректировать нормы затрат. Остатка на конец года по этому резерву не должно быть.

Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного у организации, применяющей метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

При образовании других разрешенных в установленном порядке резервов на покрытие каких-либо других предполагаемых расходов и убытков инвентаризационная комиссия проверяет правильность их расчета и обоснованность на конец отчетного года.

Сличительные ведомости формы ИНВ-18, ИНВ-19 составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 26.12.1994 N 170, в следующем порядке:

- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или на увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В случаях когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

15. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Движение документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) должно регламентироваться графиком (п.5.1 Положения о документах и документообороте).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. пример, приведенный ниже).

Пример.

График документооборота

по ЗАО "Производитель - М"

_______________________

Утверждено приказом N 17 от "14" января 2001 г.

__ ____ ______ __

     
   ———————T—————————————————————————————————T—————————————————————————————T——————————T——————————¬
   |Наиме—|        Создание документа       |      Проверка документа     | Обработка| Передача |
   |нова— |                                 |                             | документа|  в архив |
   |ние   +—————T——————T——————T——————T——————+——————T————————T—————T———————+————T—————+————T—————+
   |доку— |ко—  |ответ—|ответ—|ответ—|срок  |ответ—|кто     |по—  |срок   |кто |срок |кто |срок |
   |мента |ли—  |ствен—|ствен—|ствен—|испол—|ствен—|пред—   |рядок|пред—  |ис— |ис—  |ис— |пе—  |
   |      |чест—|ный за|ный за|ный за|нения |ный за|ставляет|пред—|ставле—|пол—|пол— |пол—|ре—  |
   |      |во   |выпис—|оформ—|испол—|      |про—  |        |став—|ния    |няет|нения|няет|да—  |
   |      |эк—  |ку    |ление |нение |      |верку |        |ления|       |    |     |    |чи   |
   |      |земп—|      |      |      |      |      |        |     |       |    |     |    |     |
   |      |ляров|      |      |      |      |      |        |     |       |    |     |    |     |
   +——————+—————+——————+——————+——————+——————+——————+————————+—————+———————+————+—————+————+—————+
   |Требо—|  2  |цех   |ОМТС  |склад |ежед— |бух—  |1 экз. —|при  |еже—   |бух—|еже— |бух—|по   |
   |ва—   |     |      |бух—  |      |невно |галте—|цех;    |отче—|дневно |гал—|днев—|гал—|исте—|
   |ние...|     |      |галте—|      |(до   |рия   |2 экз. —|те   |(до    |те— |но   |те— |чении|
   |      |     |      |рия   |      |10 ча—|      |склад   |при  |17 ча— |рия |     |рия |квар—|
   |      |     |      |      |      |сов)  |      |        |реес—|сов)   |    |     |    |тала |
   |      |     |      |      |      |      |      |        |тре  |       |    |     |    |     |
   +——————+—————+——————+——————+——————+——————+——————+————————+—————+———————+————+—————+————+—————+
   |      |     |      |      |      |      |      |        |     |       |    |     |    |     |
   L——————+—————+——————+——————+——————+——————+——————+————————+—————+———————+————+—————+————+——————
   

Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и т.п. и пересматриваться по мере изменения этих показателей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

16. ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации.

Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся на предприятии системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем.

Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. Тогда средняя скорость документооборота может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Очевидно, что ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому является положительной тенденцией, при этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен плохой продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Измерение объема документооборота интересно на уровне отдельных подразделений, для чего можно составить матрицу с приведенной ниже примерной структурой.

Пример.

     
   ———————————T————————T———————T——————T——————T——————T———————T———————¬
   |Получатель|Дирекция|Бухгал—|Эконо—|Отдел |Произ—|Служба |Отдел  |
   |  данных  |        |терия  |мичес—|кадров|водст—|снабже—|марке— |
   |          |        |       |кий   |      |венный|ния    |тинга  |
   |          |        |       |отдел |      |отдел |       |       |
   |          |        |       |      |      |      |       |       |
   | Источник |        |       |      |      |      |       |       |
   |  данных  |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Дирекция  |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Бухгалте— |        |       |      |      |      |       |       |
   |рия       |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Экономи—  |        |       |      |      |      |       |       |
   |ческий от—|        |       |      |      |      |       |       |
   |дел       |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Отдел кад—|        |       |      |      |      |       |       |
   |ров       |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Производ— |        |       |      |      |      |       |       |
   |ственный  |        |       |      |      |      |       |       |
   |отдел     |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Служба    |        |       |      |      |      |       |       |
   |снабжения |        |       |      |      |      |       |       |
   +——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+———————+
   |Отдел мар—|        |       |      |      |      |       |       |
   |кетинга   |        |       |      |      |      |       |       |
   L——————————+————————+———————+——————+——————+——————+———————+————————
   

Эта матрица позволяет выявить наиболее загруженные в информационном обороте службы организации, и ее данные могут стать основанием для более детального анализа форм и номенклатуры используемых документов с целью их упрощения и оптимизации.

Интересен также анализ сложившейся системы документооборота с точки зрения распространения информации по вертикальным и горизонтальным каналам коммуникаций. Вертикальными принято называть информационные потоки, направленные как вниз по иерархической лестнице организации - от руководителя к исполнителям различных уровней, так и вверх - обратная связь исполнителей с инстанцией, дающей распоряжения. Горизонтальные информационные каналы предназначены для обмена информацией между различными несоподчиненными подразделениями. Здесь целесообразно обратить внимание на возникающие перед информационным потоком преграды, искажения вследствие неэффективной или необоснованной фильтрации данных.

Так, степень шумов в информационных каналах, создаваемых вследствие наличия преград на пути движения документированной информации, можно косвенно оценить по запаздыванию документов, например проанализировать, насколько актуальна информация, получаемая руководителем о событиях в низовом звене, получаемая с опозданием на несколько часов или дней; может ли быть принята как руководство к действию в отделе снабжения информация, полученная от отдела сбыта и содержащая претензии заказчика к качеству исходного сырья, или новая партия сырья такого же качества уже закуплена и т.д.

Фильтрация информации, которая всегда присутствует при ее прохождении, связана с субъективными характеристиками исполнителя, формирующего тот или иной документ. Поэтому если форма документа, подлежащего заполнению, допускает двойственность отражения информации, это создает опасность того, что личные представления исполнителя о существенности сведений о хозяйственной операции будут доминировать над объективной потребностью в информации. Тогда пользователь данных получит не достоверную и достаточную информацию о ситуации, а изложение субъективного представления о ней. Если такие случаи имеют место в организации, необходим пересмотр форм документов, допускающих неэффективную фильтрацию информации: реквизиты должны быть сформулированы таким образом, чтобы их заполнение не допускало вариативности. Кроме того, косвенным подтверждением неэффективной фильтрации информации может служить систематическое выявление в ходе инвентаризаций отклонений фактического состояния и наличия имущества и обязательств организации от учетных данных.

Наконец, если система документооборота на предприятии автоматизирована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эффект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения документов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осуществление документооборота, степень высвобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.

В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекомендуется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 26.09.1995 N 56. Приведем отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную:

     
   ————————————————T—————————————————————T——————————————————T———————¬
   |  Наименование |   Содержание работ  | Единица измерения|Норма— |
   |  видов работ  |                     |                  |тивы   |
   |               |                     |                  |време— |
   |               |                     |                  |ни,    |
   |               |                     |                  |мин.   |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет наличия   |Выписка данных о на— |инвентаризационная|    3  |
   |основных       |личии основных       |ведомость или ин— |       |
   |средств при    |средств в инвентари— |вентарная карточка|       |
   |проведении ин— |зационной ведомости  |учета, 1 позиция  |       |
   |вентаризации   |основных средств     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет движения  |Ведение картотеки ос—|карточка, 1 запись|10 — 25|
   |основных       |новных средств и учет|в ведомость, мемо—|       |
   |средств:       |их движения в оборот—|риальный ордер    |       |
   |а) вновь выст— |ной ведомости по уче—|                  |       |
   |роенных;       |ту движения основных |                  |       |
   |б) безвозмездно|средств. Анализ полу—|                  |       |
   |полученных;    |ченных результатов в |                  |       |
   |в) изготовлен— |мемориальном ордере  |                  |       |
   |ных хозяйствен—|соответствующей формы|                  |       |
   |ным способом   |                     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет операций  |Запись в накопитель— |ведомость, 1 пози—|   15  |
   |по выбытию и   |ную ведомость (мемо— |ция               |       |
   |перемещению ос—|риальный ордер) по   |                  |       |
   |новных средств |каждому документу    |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет износа ос—|Составление оборотной|запись в книгу,   |   15  |
   |новных средств |ведомости по износу  |1 позиция         |       |
   |               |основных средств. За—|                  |       |
   |               |пись суммы износа в  |                  |       |
   |               |мемориальном ордере, |                  |       |
   |               |в книге "Журнал—глав—|                  |       |
   |               |ная"                 |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет оприходо— |Отражение поступления|книга учета, 1 по—|   20  |
   |вания готовых  |готовых изделий и    |зиция             |       |
   |изделий и про— |продукции, переданной|                  |       |
   |дукции, пере—  |из производства на   |                  |       |
   |данной из про— |склад. Ведение книги |                  |       |
   |изводства на   |складского учета го— |                  |       |
   |склад          |товых изделий. Сверка|                  |       |
   |               |данных бухгалтерского|                  |       |
   |               |и складского учета   |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет реализации|Оприходование готовых|карточка, 1 пози— |   15  |
   |готовых изделий|изделий и продукции  |ция               |       |
   |и продукции    |подсобных хозяйств с |                  |       |
   |подсобных хо—  |помощью актов приемки|                  |       |
   |зяйств         |или других докумен—  |                  |       |
   |               |тов. Аналитический   |                  |       |
   |               |учет по наименованию,|                  |       |
   |               |количеству, стоимости|                  |       |
   |               |и местам хранения на |                  |       |
   |               |карточках соответ—   |                  |       |
   |               |ствующих форм        |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет корректи— |Корректировка плано— |карточка          |   15  |
   |ровки разницы  |вой себестоимости в  |                  |       |
   |между плановой |конце года до факти— |                  |       |
   |и фактической  |ческой себестоимости |                  |       |
   |себестоимостью |на сумму реализован— |                  |       |
   |               |ной продукции. Расчет|                  |       |
   |               |экономии плановой се—|                  |       |
   |               |бестоимости          |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет получения |Аналитический учет   |журнал, 1 позиция | 4 — 6 |
   |от поставщика  |оборудования и строи—|                  |       |
   |оборудования и |тельных материалов по|                  |       |
   |строительных   |наименованиям матери—|                  |       |
   |материалов для |алов, количеству и   |                  |       |
   |строительства, |стоимости на карточ— |                  |       |
   |приобретения   |ках соответствующей  |                  |       |
   |животных для   |формы, приобретенного|                  |       |
   |откорма, мате— |молодняка по видам и |                  |       |
   |риалов и про—  |возрастным группам в |                  |       |
   |дуктов питания |книгах учета животных|                  |       |
   |               |соответствующей фор— |                  |       |
   |               |мы, продуктов питания|                  |       |
   |               |в оборотных ведомос— |                  |       |
   |               |тях                  |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет списания  |Списание оборудова—  |карточка, книга   |    6  |
   |оборудования,  |ния, строительных ма—|учета, 1 позиция  |       |
   |строительных   |териалов, материалов |                  |       |
   |материалов, ма—|длительного пользова—|                  |       |
   |териалов дли—  |ния. Учет недостачи и|                  |       |
   |тельного поль— |потерь материалов и  |                  |       |
   |зования, списа—|продуктов питания    |                  |       |
   |ние недостач и |согласно актам списа—|                  |       |
   |потерь материа—|ния или другим доку— |                  |       |
   |лов за счет уч—|ментам               |                  |       |
   |реждения       |                     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет прямых    |Аналитический учет по|многографные кар— |   20  |
   |расходов по    |научно—исследователь—|точки, 1 позиция  |       |
   |производству   |ским и конструктор—  |                  |       |
   |продукции и по |ским работам ведется |                  |       |
   |выполнению на— |по темам и статьям   |                  |       |
   |учно—исследо—  |расходов на много—   |                  |       |
   |вательских и   |графных карточках    |                  |       |
   |конструкторских|                     |                  |       |
   |работ          |                     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет выдачи со |Регистрация докумен— |журнал, 1 позиция |    5  |
   |склада материа—|тации на отпуск со   |                  |       |
   |лов и спецобо— |склада материалов и  |                  |       |
   |рудования на   |спецоборудования на  |                  |       |
   |производство   |производство продук— |                  |       |
   |продукции и вы—|ции и выполнение на— |                  |       |
   |полнение науч— |учно—исследователь—  |                  |       |
   |но—исследова—  |ских работ. Отражение|                  |       |
   |тельских работ |отпуска материалов в |                  |       |
   |по хоздоговорам|журнале учета матери—|                  |       |
   |               |алов. Сверка данных  |                  |       |
   |               |бухгалтерского и     |                  |       |
   |               |складского учета     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет начисления|Обработка первичных  |ведомость, 1 пози—| 3 — 30|
   |заработной пла—|документов. Удержание|ция               |       |
   |ты производ—   |начисленного аванса, |форма отчетности  |   30  |
   |ственному пер— |составление расчетных|1 позиция         |       |
   |соналу, адми—  |ведомостей заработной|                  |       |
   |нистративно—   |платы по всем катего—|                  |       |
   |управленческому|риям промышленно—    |                  |       |
   |и обслуживающе—|производственного    |                  |       |
   |му персоналу   |персонала: начисление|                  |       |
   |               |премий, расчет оплаты|                  |       |
   |               |отпусков, расчет     |                  |       |
   |               |листков нетрудоспо—  |                  |       |
   |               |собности, учет удер— |                  |       |
   |               |жаний по исполнитель—|                  |       |
   |               |ным листам, учет вы— |                  |       |
   |               |дачи депонированной  |                  |       |
   |               |заработной платы,    |                  |       |
   |               |учет фонда заработной|                  |       |
   |               |платы                |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет распреде— |Расчет суммы наклад— |ведомость, 1 пози—|   15  |
   |ления накладных|ных расходов, отраже—|ция               |       |
   |расходов по от—|ние бухгалтерских    |                  |       |
   |дельным видам  |операций по учету и  |                  |       |
   |производства и |распределению наклад—|                  |       |
   |заказам        |ных расходов в ведо— |                  |       |
   |               |мостях и мемориальных|                  |       |
   |               |ордерах соответствую—|                  |       |
   |               |щей формы            |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет реализации|Отражение бухгалтер— |ведомость, мемори—|    5  |
   |услуг, оказан— |ских операций по уче—|альный ордер,     |       |
   |ных производс— |ту реализации услуг, |1 позиция         |       |
   |твенными мас—  |оказанных производс— |                  |       |
   |терскими       |твенными мастерскими,|                  |       |
   |               |в ведомостях и мемо— |                  |       |
   |               |риальном ордере соот—|                  |       |
   |               |ветствующей формы    |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет счетов на |Обработка документов,|мемориальный ор—  |   10  |
   |оплату постав— |служащих основанием  |дер, 1 позиция    |       |
   |щику за матери—|для осуществления    |                  |       |
   |альные ценнос— |различных операций с |                  |       |
   |ти, оборудова— |поставщиками за мате—|                  |       |
   |ние, строитель—|риальные ценности,   |                  |       |
   |ные материалы  |оборудование, строи— |                  |       |
   |для нового     |тельные материалы для|                  |       |
   |строительства и|нового строительства |                  |       |
   |оказания услуг |и оказание услуг.    |                  |       |
   |               |Формирование оборотов|                  |       |
   |               |по счетам и расчетов |                  |       |
   |               |с дебиторами и креди—|                  |       |
   |               |торами в мемориальном|                  |       |
   |               |ордере соответствую— |                  |       |
   |               |щей формы            |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет счетов,   |Формирование оборот— |ведомость, 1 пози—|    5  |
   |отражающих     |ных ведомостей по    |ция               |       |
   |удержание нало—|счетам, отражающим   |                  |       |
   |гов в бюджет   |расчеты с бюджетом по|                  |       |
   |               |удержанным суммам на—|                  |       |
   |               |логов                |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет поступле— |Аналитический учет   |карточка, 1 пози— |   10  |
   |ния средств на |поступлений средств  |ция               |       |
   |расчетные счета|на текущие счета ор— |                  |       |
   |               |ганизации            |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет расчетов с|Обработка документов,|ведомость, мемори—|    7  |
   |поставщиками,  |служащих основанием  |альный ордер,     |       |
   |подрядчиками и |для осуществления    |1 позиция         |       |
   |заказами за вы—|расчетных операций с |                  |       |
   |полненные рабо—|поставщиками, подряд—|                  |       |
   |ты и оказанные |чиками, заказчиками  |                  |       |
   |услуги         |за выполненные работы|                  |       |
   |               |и оказанные услуги.  |                  |       |
   |               |Формирование оборотов|                  |       |
   |               |по указанным счетам. |                  |       |
   |               |Ведение учета расче— |                  |       |
   |               |тов с поставщиками,  |                  |       |
   |               |подрядчиками и заказ—|                  |       |
   |               |чиками за выполненные|                  |       |
   |               |работы и оказанные   |                  |       |
   |               |услуги в мемориальном|                  |       |
   |               |ордере соответствую— |                  |       |
   |               |щей формы            |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет расчетов с|Обработка авансовых  |мемориальный ор—  |    5  |
   |подотчетными   |отчетов, выписка кас—|дер, авансовый от—|       |
   |лицами         |совых ордеров. Форми—|чет, 1 позиция    |       |
   |               |рование оборотов по  |                  |       |
   |               |счету, отражающему   |                  |       |
   |               |расчеты с подотчетны—|                  |       |
   |               |ми лицами в мемори—  |                  |       |
   |               |альных ордерах соот— |                  |       |
   |               |ветствующей формы    |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет расчетов с|Обработка документов,|мемориальный ор—  |    8  |
   |различными де— |служащих основанием  |дер, 1 позиция    |       |
   |биторами и кре—|для осуществления    |                  |       |
   |диторами       |расчетных операций с |                  |       |
   |               |дебиторами и кредито—|                  |       |
   |               |рами. Формирование   |                  |       |
   |               |оборотов по счетам,  |                  |       |
   |               |отражающим расчеты с |                  |       |
   |               |дебиторами и кредито—|                  |       |
   |               |рами. Ведение учета  |                  |       |
   |               |на мемориальных орде—|                  |       |
   |               |рах соответствующей  |                  |       |
   |               |формы                |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет расчетов с|Составление ведомос— |мемориальный ор—  |    5  |
   |рабочими, слу— |тей по начислению    |дер, 1 позиция    |       |
   |жащими и сти—  |взносов, пособий,    |                  |       |
   |пендиатами     |стипендий в установ— |                  |       |
   |               |ленном порядке, в ус—|                  |       |
   |               |тановленные сроки.   |                  |       |
   |               |Учет расходов в мемо—|                  |       |
   |               |риальных ордерах со— |                  |       |
   |               |ответствующей формы  |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет реализации|Обработка соответ—   |мемориальный ор—  |    6  |
   |продукции изде—|ствующей документации|дер, 1 позиция    |       |
   |лий и выполнен—|по сдаче продукции.  |мемориальный ор—  |    4  |
   |ных работ:     |Отражение бухгалтер— |дер, 1 позиция    |       |
   |а) производ—   |ских операций по уче—|                  |       |
   |ственных (учеб—|ту реализации продук—|                  |       |
   |ных) мастерс—  |ции. Сверка бухгал—  |                  |       |
   |ких;           |терского и складского|                  |       |
   |б) подсобных   |учета                |                  |       |
   |(учебных) сель—|                     |                  |       |
   |ских хозяйств; |                     |                  |       |
   |в) научно—ис—  |                     |                  |       |
   |следовательских|                     |                  |       |
   |работ по дого— |                     |                  |       |
   |ворам          |                     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет прибылей и|Формирование данных  |ведомость, 1 пози—|    6  |
   |убытков        |по расчету сумм при— |ция               |       |
   |               |былей (убытков). Под—|                  |       |
   |               |готовка данных к за— |                  |       |
   |               |полнению форм отчет— |                  |       |
   |               |ности                |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Учет забалансо—|                     |ведомость, 1 пози—|   20  |
   |вых счетов     |                     |ция               |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Оформление пла—|Сдача платежных доку—|1 оформление пла— |   20  |
   |тежных докумен—|ментов, соответствую—|тежных документов |       |
   |тов в банке    |щая их обработка, по—|в банке           |       |
   |               |лучение копий из от— |                  |       |
   |               |делений банка        |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Выдача ценных  |Запись по каждому    |1 выдача ценных   |   10  |
   |документов     |кассовому ордеру в   |документов        |       |
   |               |кассовую книгу. Выда—|                  |       |
   |               |ча ценных документов.|                  |       |
   |               |Сдача отрывных листов|                  |       |
   |               |в бухгалтерию для    |                  |       |
   |               |учетов бланков стро— |                  |       |
   |               |гой отчетности       |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Составление    |Внесение в данную    |1 кассовый отчет  |   30  |
   |ежедневного    |форму отчета всей не—|                  |       |
   |кассового отче—|обходимой информации |                  |       |
   |та             |                     |                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Бухгалтерская  |Составление отчета по|1 проводка        |   15  |
   |отчетность     |соответствующей форме|                  |       |
   +———————————————+—————————————————————+——————————————————+———————+
   |Составление    |Составление Главной  |1 проводка        |   20  |
   |Главной книги  |книги за отчетный пе—|                  |       |
   |               |риод                 |                  |       |
   L———————————————+—————————————————————+——————————————————+————————
   

Подписано в печать

01.02.2002

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——