"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 52, 2001

УЧЕТ И СОХРАННОСТЬ КАБЕЛЬНОЙ ПРОДУКЦИИ

(Окончание. Начало см. "Финансовая газета.

Региональный выпуск", N 40, 2001)

Нормирование отпуска кабеля

На основании утвержденных директорами по направлению планов работ устанавливаются лимиты отпуска кабеля филиалам на производство работ по текущей эксплуатации, текущему ремонту и капитальному ремонту на следующий квартал по маркам кабеля.

На основании подготовленного отделом ГУ и утвержденного директором по направлению плана работ по капитальному строительству и особо сложным видам капитального ремонта, выполняемых ремонтным подразделением (или сторонними организациями), устанавливаются лимиты отпуска кабеля в разрезе марок по каждому филиалу.

Первый экземпляр направляется в ОМТС (далее на центральный склад ГУ), второй экземпляр - главным инженерам филиалов и ремонтному подразделению.

Установленные для каждого филиала лимиты отпуска кабеля (в метрах) не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, передаются в ОМТС и главным инженерам филиалов. ОМТС контролирует отпуск кабеля филиалу в течение квартала в пределах установленных лимитов.

Суммарный объем получаемого филиалом кабеля на квартал согласно полученным лимитам распределяется службами главных инженеров филиала между ЛКЦ (или аналогичными цехами и подразделениями) и проставляется в лимитно - заборных картах на отпуск кабеля в производство, подготовленных нормировщиками инженерной службы узла (ЛКЦ).

На основании установленных лимитов отпуска кабеля на филиал главные инженеры устанавливают лимиты отпуска кабеля в производство (в ЛКЦ) в разрезе марок и проставляют данные в лимитно - заборных картах.

Лимитно - заборные карты, выписанные отдельно на каждый ЛКЦ, передаются начальникам ЛКЦ и служат основанием для получения ими кабеля со склада филиала.

Отпуск кабеля для ликвидации аварий

Нормы аварийного запаса на центральном складе ГУ по всем типам и емкостям кабеля устанавливаются директором по направлению на следующий отчетный год. Поддержание аварийного запаса в соответствии с утвержденными нормами входит в компетенцию ОМТС.

Отпуск кабеля с центрального склада ГУ филиалам для ликвидации аварий производится на основании сигнальных требований - накладных на внутреннее перемещение, представленных в отделы ГУ в двух экземплярах узлом, на территории которого произошла авария. На основании указанного требования - накладной и данных компьютерной программы специалист отдела ГУ проверяет правильность расчета затребованного кабеля, оформляет разнарядку на его отпуск и передает требование и разнарядку в ОМТС. По этим документам материально ответственное лицо филиала получает кабельную продукцию на центральном складе ГУ. Первый экземпляр требования - накладной остается на центральном складе, второй экземпляр передается в бухгалтерию узла для отражения в бухгалтерском учете.

При выполнении внеплановых работ сигнальные требования - накладные на внутреннее перемещение кабеля следует оформлять аналогичным образом. В таком случае для подтверждения разрешения на отпуск кабеля следует получить визу директора по направлению.

Документооборот при осуществлении поставок кабеля

и его распределении между подразделениями

ОМТС

Счет на предоплату поступает к начальнику ОМТС и передается директору по направлению для утверждения. После утверждения директором по направлению расчетные документы передаются в планово - экономическое управление для утверждения оплаты, а затем в бухгалтерию для оплаты.

Счет - фактура, выставленный поставщиком, передается ответственным лицом ОМТС в бухгалтерию ГУ вместе с материальным отчетом и сопроводительными документами поставщика.

Для получения кабеля со склада поставщика представителю ОМТС бухгалтерией выдается доверенность, на основании которой представитель ОМТС получает кабель от поставщика, пересчитывая его при получении, и сопровождает кабель до центрального склада ГУ. В случае доставки кабеля поставщиком на центральный склад, кабель принимает кладовщик. Кладовщик центрального склада ГУ после пересчета полученного кабеля передает данные о фактической поставке в ОМТС. Ответственное лицо ОМТС сопоставляет полученные фактические данные с плановыми и данными сопроводительных документов (накладных). В случае выявления расхождений кладовщик (представитель склада) ставит об этом в известность начальника ОМТС (ответственное лицо ОМТС) при помощи служебной записки.

Приемка и оприходование кабеля и тары на центральном складе ГУ осуществляются заведующим складом (кладовщиком) путем составления приходных ордеров, выписываемых на основании расчетных и других сопроводительных документов. В случае несоответствия поступивших материалов по параметрам, указанным в документах поставщика, т.е. ассортименту, качеству или количеству, заведующий складом (кладовщик) составляет акт о приемке материалов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно - транспортных накладных) заведующий складом (кладовщик) обязан произвести регистрацию полученного кабеля в карточках складского учета (форма N М-17) в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки кабеля.

Отпуск кабеля на склады филиалов осуществляется по инициативе начальников филиалов. При отпуске кабеля с центрального склада ГУ на склады филиалов сотрудник ОМТС сверяет данные плана поставок на филиал и фактически требуемые представителем филиала объемы кабеля с учетом его ассортимента, а также контролирует процесс отпуска кабеля в пределах лимитов, установленных для филиала.

При получении кабеля представители филиалов расписываются в накладных на внутреннее перемещение материалов, оформляемых кладовщиком центрального склада ГУ. Одновременно заведующий центральным складом ГУ (кладовщик) производит записи в карточке складского учета о расходе кабеля.

При плановых поставках с центрального склада ГУ в адрес сторонних организаций ответственное лицо ОМТС заблаговременно на основе плана поставок выписывает накладные на отпуск материалов на сторону. За один день до дня отгрузки кабеля с центрального склада ГУ в адрес сторонних организаций накладные передаются на центральный склад ГУ.

В накладных на отпуск материалов на сторону заполняются все реквизиты, цена кабеля проставляется на основании плановых цен на соответствующую номенклатуру материалов, утвержденных планово - экономическим отделом ГУ. Плановая цена используется исключительно для накладных на отпуск материалов на сторону при производстве работ подрядчиком из материалов заказчика.

Склады филиалов и ремонтного подразделения

На складе филиала назначается ответственное лицо - представитель склада, формирующее запасы в соответствии с планом поставок и отслеживающее своевременность и комплектность поставок.

По прибытии на центральный склад ГУ представитель склада филиала предъявляет доверенность на получение кабеля, подписанную главным бухгалтером филиала, и расписывается в накладной на внутреннее перемещение материалов, выдаваемой кладовщиком центрального склада ГУ.

Кабель поступает на склад филиала, пересчитывается вторично кладовщиком и приходуется путем оформления приходного ордера. Кладовщик склада филиала учитывает с целью контроля и отслеживания движения поступивший и выбывший кабель в карточках складского учета материалов.

Начальники ЛКЦ владеют информацией о плановых поставках и прибывают на склад филиала для получения кабеля с лимитно - заборными картами. Кладовщик склада филиала при учете отпуска кабеля в адрес ЛКЦ использует лимитно - заборные карты, выписанные службой главного инженера филиала. Начальники ЛКЦ узлов подписывают лимитно - заборные карты, находящиеся на складе филиала на отпуск кабеля в производство, кладовщик склада филиала визирует лимитно - заборные карты ЛКЦ. Кладовщик склада филиала производит записи в карточках складского учета материалов об отпуске кабеля в ЛКЦ.

ЛКЦ узлов

Начальник ЛКЦ предъявляет лимитно - заборную карту на получение кабеля кладовщику склада филиала, который подписывает документ. Начальник ЛКЦ расписывается в получении кабеля на лимитно - заборной карте кладовщика. Начальники ЛКЦ ведут учет кабеля на основании лимитно - заборных карт.

Итоговые результаты, их получение и обработка

Плановые отчеты

Для своевременного получения и обработки данных по учету кабеля устанавливаются две отчетные даты, которые являются ориентиром для заведующего центральным складом и складской службы филиала к сдаче отчетов в бухгалтерию.

Отчет кладовщика центрального склада или склада филиала, представляемый еженедельно в бухгалтерию, должен содержать:

материальный отчет;

накладные, акты приемки и другие документы, полученные от поставщиков при поставках на центральный склад ГУ с целью формирования информации о входящем потоке кабеля;

документы (накладные на внутреннее перемещение, требования - накладные) на отпуск кабеля в адрес филиалов (или лимитно - заборные карты на отпуск кабеля в адрес ЛКЦ), накладные на отпуск материалов на сторону при схеме поставок с центрального склада поставщикам напрямую.

Для формирования плана поставок на следующий квартал и своевременной подготовки лимитов отпуска кабеля необходимо получить информацию о движении и запасах кабеля до начала следующего квартала.

С учетом этого 15 числа последнего месяца текущего квартала в эксплуатационный отдел ГУ и в ОМТС должна поступить вся необходимая информация из бухгалтерий филиалов и бухгалтерии ГУ о движении кабеля за квартал на 15 число (включительно) последнего месяца текущего квартала. Документы от филиалов, не заверенные в установленном порядке главным бухгалтером и начальником филиала, не принимаются к рассмотрению.

Получив документы, сотрудники ГУ имеют возможность провести сравнительный анализ плановых и фактических показателей движения и остатков кабеля за пять дней, выполнить дополнительные корректировки к лимитам отпуска кабеля на филиалы в следующем отчетном периоде.

На складе филиала заблаговременно собираются копии лимитно - заборных карт ЛКЦ, подписанные начальниками ЛКЦ, и формируется пакет документов собственной складской службы. В стандартный пакет входят копии следующих документов:

материальных отчетов за текущий квартал;

накладных с центрального склада на приход кабеля;

лимитно - заборных карт на отпуск кабеля со склада филиала в адрес ЛКЦ или ремонтного подразделения;

карточек складского учета с информацией об остатках кабеля на дату запроса, позволяющих контролировать достоверность данных лимитно - заборных карт;

актов приемки.

Используя полученную информацию, ответственное лицо ОМТС имеет возможность оценить оборот кабеля на центральном складе ГУ и на складах филиалов.

На основании полученных данных логистик ОМТС формирует карту движения и запасов кабеля, планирует остатки на следующий период.

По состоянию на 1 число месяца, являющегося началом нового отчетного периода (квартала), оригинальные лимитно - заборные карты прошедшего квартала от начальников ЛКЦ (аналогичных цехов) передаются в бухгалтерию филиалов.

Внеплановые отчеты

С целью повышения эффективности учета кабеля в течение квартала складская служба филиала и начальники ЛКЦ обязаны представлять в оперативном порядке информацию о движении и запасах кабеля по запросу ОМТС не позже 2 дней, следующих за днем фактического получения запроса. Запрос подписывается начальником ОМТС и высылается в адрес главных инженеров филиалов. Запрос в филиале регистрируется в журнале входящих документов с проставлением даты и времени получения. Запрос подписывает главный инженер филиала и передает его в складскую службу филиала.

Подписано в печать М.Семченко

26.12.2001 Главный бухгалтер ОАО "ПТС"

г. Санкт - Петербург

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——