"Бухгалтерский учет", N 24, 2001

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРИИ

Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.

Автор предлагаемой Вам статьи считает целесообразным для четкой организации делопроизводства разделить его на участки, так как вряд ли найдется область деятельности организации, которую не надо отражать в учете.

Первичные документы

Согласно п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаются организацией, должны содержать обязательные реквизиты.

Госкомстат России разрабатывает формы унифицированных первичных документов. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

График документооборота

Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Номенклатура дел

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Порядок хранения и уничтожения первичных документов

и учетных регистров

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы по учетной политике, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Росархив 06.10.2000 утвердил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Эти сроки распространяются на все организации независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные или муниципальные архивы или же нет (п.2.4 Указаний по применению Перечня).

Срок хранения документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия совместно с делопроизводственной службой, созданная в организации. Она же определяет и порядок уничтожения документов. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а также представители архивного учреждения.

Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают документы без согласования с архивными организациями.

Составляются описи документов для постоянного хранения и уничтожения. Уничтожение оформляется актом.

Оформление типичных ситуаций с помощью

унифицированных форм первичных документов

Рассмотрим типичные ситуации и виды унифицированных первичных документов при их оформлении.

Госкомстат России выпустил типовые унифицированные формы первичных документов.

Организация может создавать новые образцы. При этом в них следует внести все необходимые реквизиты и утвердить приказом.

Учет труда и его оплаты (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

В организации должно быть штатное расписание (ф. Т-3). В соответствии со штатным расписанием или изменением к нему осуществляется прием на работу.

Прием на работу. При оформлении работника издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1 или Т-1а). На основании приказа заполняется личная карточка (ф. Т-2 или Т-2 ГС).

Для учета работника, правильного исчисления налога на доходы физических лиц с заработной платы и представления сведений о начисленной ему заработной плате в Пенсионный фонд и налоговые органы необходимо иметь:

- паспортные данные, адрес местожительства с указанием почтового индекса;

- заявление об уменьшении дохода на сумму расходов на детей и иждивенцев с приложением документов, подтверждающих данную льготу;

- присвоенный ИНН;

- персонифицированный номер в Пенсионном фонде.

Перевод на другую работу, направление в командировку, поощрение, предоставление отпуска, увольнение. В случае перевода работника на другую работу внутри организации издается приказ (распоряжение) по ф. Т-5 или Т-5а.

Если работник направляется в командировку, то издается приказ (распоряжение) по ф. Т-9 или Т-9а. Ему выдается командировочное удостоверение по ф. Т-10 и оформляется по ф. Т-10а служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

В случае поощрения работника издается приказ по ф. Т-11 или Т-11а.

Для предоставления отпуска оформляется график отпусков и издается приказ (распоряжение) по ф. Т-6 или Т-6а.

Если работник увольняется, то издается приказ (распоряжение) по ф. Т-8 или Т-8а.

Учет использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).

Для учета загруженности рекомендуется применять табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (ф. Т-12 или Т-13).

При расчете заработной платы используются расчетная ведомость (ф. Т-51), расчетно - платежная ведомость (ф. Т-49), платежная ведомость (ф. Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а).

Для учета начисленного вознаграждения на каждого сотрудника заводится лицевой счет (ф. Т-54, Т-54а).

При предоставлении отпуска составляется "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику" (ф. Т-60).

При увольнении составляется "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" (ф. Т-60).

При выполнении работ по трудовому договору заполняется "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы" (ф. Т-73).

Учет основных средств и нематериальных активов (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Приемка и списание основных средств осуществляются по следующим унифицированным формам:

акт (накладная) приемки - передачи основных средств (ф. ОС-1);

акт приемки - сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (ф. ОС-3);

акт на списание основных средств (ф. ОС-4а);

акт на списание автотранспортных средств (ф. ОС-4);

инвентарная карточка учета основных средств (ф. ОС-6);

акт о приемке оборудования (ф. ОС-14);

акт приемки - передачи оборудования в монтаж (ф. ОС-15);

акт о выявленных дефектах оборудования (ф. ОС-16).

Для учета нематериальных активов используется "Карточка учета нематериальных активов" (ф. НМА-1).

Учет материалов (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

В зависимости от рода операции по учету, движению или выбытию материалов оформляются следующие унифицированные формы:

доверенность (ф. М-2 или М-2а);

приходный ордер (ф. М-4);

акт о приемке материалов (ф. М-7);

лимитно - заборная карта (ф. М-8);

требование - накладная (ф. М-11);

накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15);

карточка учета материалов (ф. М-17);

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. М-35).

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно - строительных работ (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100).

Выполненные работы оформляются актом о приемке выполненных работ (ф. КС-2) и справкой о стоимости выполненных работ и затрат (ф. КС-3), в журнале учета выполненных работ (ф. КС-6а).

В зависимости от объекта строительства и вида выполненных работ оформляются:

акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (ф. КС-8);

акт о разборке временных (нетитульных) сооружений (ф. КС-9);

акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений (ф. КС-10);

акт о приостановлении строительства (ф. КС-17);

акт о приостановлении проектно - изыскательских работ по неосуществленному строительству (ф. КС-18).

Учет кассовых операций (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (с изменениями от 03.05.2000 N 36)).

Ведение кассовых операций определено Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (с изменениями от 26.02.1996). Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1) и расходными кассовыми ордерами (ф. КО-2).

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

В организации ведется кассовая книга (ф. КО-4).

В случае наличия в штате кассира передача ему денежных средств оформляется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

Учет результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности (унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (с изменениями от 03.05.2000 N 36)).

При проведении инвентаризации необходимо пользоваться следующими унифицированными формами первичных документов:

инвентаризационная опись основных средств (ф. ИНВ-1);

инвентаризационная опись нематериальных активов (ф. ИНВ-1а);

инвентаризационный ярлык (ф. ИНВ-2);

инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей (ф. ИНВ-3);

акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных (ф. ИНВ-4);

инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. ИНВ-5);

акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути (ф. ИНВ-6);

акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. ИНВ-8) инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а);

акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (ф. ИНВ-9);

акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. ИНВ-10);

акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. ИНВ-11);

акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. ИНВ-15);

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. ИНВ-16);

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. ИНВ-17);

приложение к ф. ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. ИНВ-18);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей (ф. ИНВ-19);

приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22);

журнал учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-15);

акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (ф. ИНВ-24);

журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (ф. ИНВ-25);

ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). Новая форма введена Постановлением Правительства РФ от 27.03.2000 N 26.

Подписано в печать Т.И.Потемкина

29.11.2001 Ведущий специалист

ООО "Юридическая фирма

"ИнСпэйс Консалтинг"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——