"Финансовая газета", N 41, 2001

Вопрос: Как учитывать приобретенные трудовые книжки на предприятии? Облагается ли налогом с продаж стоимость трудовой книжки, удержанная из зарплаты работника?

Ответ: В соответствии со ст.39 КЗоТ РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Согласно п.1 Постановления Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При учете приобретенных бланков трудовых книжек и решении вопросов, связанных с порядком их хранения, следует руководствоваться Постановлением N 656, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162 (в ред. от 19.10.1990).

Отражение на счетах бухгалтерского учета приобретения бланков трудовых книжек зависит от источника, на который будут списываться затраты на их приобретение. Если трудовые книжки будут выдаваться работникам бесплатно, то расходы, связанные с приобретением бланков трудовых книжек, будут рассматриваться расходами по обычным видам деятельности на основании п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н. В бухгалтерском учете расходы, связанные с управлением производством, учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной Приказом Минфина СССР от 01.11.1991 N 56, по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" (для торговых предприятий - по дебету счета 44 "Издержки обращения"; по новому Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, - по дебету счета 44 "Расходы на продажу"). Если приобретаются трудовые книжки в количестве, превышающем необходимое для выдачи вновь поступившим работникам, то запасные трудовые книжки не могут быть отнесены на расходы текущего отчетного периода, а отражаются в качестве расходов будущих периодов с отражением на счете 31 "Расходы будущих периодов" (по новому Плану счетов - счет 97 "Расходы будущих периодов") в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". По мере выдачи трудовых книжек, приобретенных ранее, расходы по их приобретению списываются с кредита счета 31 (97) в дебет счета 26 (для торговых предприятий - счета 44).

Суммы НДС, предъявленные организацией - продавцом трудовых книжек и уплаченные ей, подлежат вычетам на основании ст.171 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). В соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты предоставляются после принятия на учет указанных товаров (в данном случае - бланков трудовых книжек) при наличии соответствующих первичных документов. Основным документом для принятия предъявленных сумм налога к вычету является счет - фактура (п.1 ст.169 НК РФ).

Согласно п.7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, вносятся в приходно - расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия по форме, прилагающейся к данной Инструкции. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (п.7.2 Инструкции).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

Пример. Предприятие приобрело бланки трудовых книжек на сумму 1200 руб., в том числе НДС 200 руб., и в полном объеме выдало (оформило) работникам. В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи (по старому и новому Планам счетов):

Д-т 26 (44), К-т 60 - 1000 руб. - отражены расходы по приобретению трудовых книжек,

Д-т 19, К-т 60 - 200 руб. - отражена сумма НДС по приобретенным трудовым книжкам,

Д-т 006 - 1200 руб. - приобретенные книжки приняты к учету как бланки строгой отчетности,

Д-т 60, К-т 51 - 1200 руб. - произведена оплата трудовых книжек,

Д-т 68, К-т 19 - 200 руб. - предъявлена к вычету сумма НДС,

К-т 006 - 1200 руб. - списаны трудовые книжки.

Если предполагается компенсация стоимости бланков трудовых книжек работниками, то произведенные расходы не являются расходами предприятия, а перевыставляются работникам с использованием счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Поскольку в данном случае компенсация работниками стоимости бланков трудовых книжек не является доходом организации, а представляет собой только суммы возмещения расходов, понесенных организацией в интересах работников, суммы такой компенсации не подлежат обложению налогом с продаж, так как отсутствует факт реализации их сотрудникам предприятия.

Пример. Предприятие приобрело бланки трудовых книжек на сумму 1200 руб., в том числе НДС 200 руб., расходы по которым компенсируются работниками. Записи по счетам бухгалтерского учета приводятся по старому и новому Планам счетов.

Д-т 76, К-т 51 - 1200 руб. - оплачены бланки трудовых книжек,

Д-т 006 - 1200 руб. - трудовые книжки приняты к учету как бланки строгой отчетности,

Д-т 73, К-т 76 - 1200 руб. - отражена задолженность работников перед предприятием,

Д-т 50, К-т 73 - 1200 руб. - погашена работниками задолженность за трудовые книжки,

К-т 006 - 1200 руб. - списаны трудовые книжки.

Подписано в печать С.Липатников

10.10.2001 ЗАО "Прима - аудит"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——