"Консультант Бухгалтера", N 10, 2001

НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО

ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

Командировочные расходы объективно существуют практически в каждой организации. Командировочные расходы нередко составляют значительные суммы. Они внимательно проверяются работниками контролирующих органов, так как влияют на исчисление таких налогов, как налог от фактической прибыли, НДС, ЕСН. Ошибки, выявляемые при проверке авансовых отчетов командированных лиц, затрагивают, с одной стороны, организацию (в части начисления налогов и финансовых санкций), а с другой стороны, влекут определенные последствия для конкретных работников (в части начисления налога с дохода физического лица).

При проверках традиционно вскрываются две проблемы: неправильное или неполное документальное оформление командировочных расходов и неправильное их отражение в бухгалтерском учете. И тот, и другой вопрос требуют особого разговора в связи с опубликованием Постановления Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 26) и переходом на новый План счетов.

Постановлением N 26 утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В соответствии с Постановлением N 26 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

1. N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

2. N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

3. N Т-10 "Командировочное удостоверение";

4. N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п.2 Постановления N 26).

Постановление N 26 издано 6 апреля 2001 г., по заключению Минюста России (Письмо от 27 апреля 2001 г. N 07/4328-ЮД) в государственной регистрации не нуждается.

Срок введения в действие данного документа, носящего межведомственный характер, может быть определен в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти". В частности, документы, имеющие межведомственный характер, через 10 дней после их государственной регистрации должны быть официально опубликованы. После этого их можно применять в работе. Постановление N 26 издано 6 апреля 2001 г., заключение Минюста России о том, что оно не нуждается в государственной регистрации, датировано 27 апреля 2001 г. Публикация данного документа осуществлена в последнюю неделю мая 2001 г. (еженедельник "Экономика и жизнь", N 21). Заметим, что еженедельник "Экономика и жизнь" Указом Президента РФ N 763 не отнесен к официальным печатным органам, в которых печатаются нормативные документы. Поэтому можно предположить, что Постановление N 26 вступило в силу с 1 июня 2001 г.

Документальное оформление Приказа (распоряжения)

о направлении работника в командировку

(форма N Т-9) и Приказа (распоряжения) о направлении

работников в командировку (форма N Т-9а)

Форма N Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма N Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются лишь тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма N Т-9а оформляется на нескольких лиц (комиссию, бригаду), направляемых в командировку. В приказе (распоряжении) указывается фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением N 26 не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия.

Небольшое предприятие может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов.

Крупные предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица.

Пример N 1. ООО "Строитель", находящееся в Санкт - Петербурге, направляет в командировку в Москву, в ООО "Поставщик" сотрудника договорного отдела - менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки устанавливается продолжительностью 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов), с 18.06.2001 по 22.06.2001 и полностью оплачивается за счет средств ООО "Строитель".

Работник кадровой службы ООО "Строитель" должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма N Т-9).

Унифицированная форма N Т-9

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301022|
                                                            +———————+
                    ООО "Строитель"                 по ОКПО |       |
   ________________________________________________         L————————
   

наименование организации

     
                                         ————————————————T——————————¬
                                         |Номер документа|   Дата   |
                                         +———————————————+——————————+
                   Приказ                |      001      |18.06.2001|
               (распоряжение)            L———————————————+———————————
   

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
            Иванова Алексея Александровича          |      032      |
   ________________________________________________ L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

менеджера

__________________________________________________________________

наименование профессии (должности)

договорного отдела ООО "Строитель" (г. Санкт - Петербург)

__________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

РФ, г. Москва, ООО "Поставщик"

__________________________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

     
             ————————¬
   Сроком на |   5   | календарных дней
             L————————
   

с "18" июня 2001 года по "22" июня 2001 года

______ ______

с целью заключить договор поставки продукции производственного

__________________________________________________________

назначения

__________________________________________________________________

ООО "Строитель"

Командировка за счет средств _____________________________________

Основание: служебное задание N 001 от 18.06.2001

_______________________________________________________

служебное задание, другое основание (номер, дата)

директор Петров В.В.

Руководитель организации _________ _______ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

июня

С приказом (распоряжением) __________________ "18" _____ 2001 года

подпись работника

ознакомлен

При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п. оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

Пример N 2. ООО "Строитель", находящееся в Санкт - Петербурге, направляет в командировку в Москву, на ООО "Поставщик" инженера по материально - техническому снабжению Кольцова Н.П. и менеджера договорного отдела Иванова А.А. с целью доставить на предприятие продукцию производственного назначения по договору поставки.

Срок командировки устанавливается продолжительностью 3 дня, с 23.07.2001 по 25.07.2001 и полностью оплачивается за счет средств ООО "Строитель".

Работник кадровой службы ООО "Строитель" должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

Унифицированная форма N Т-9а

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301023|
                                                            +———————+
                    ООО "Строитель"                 по ОКПО |       |
   ________________________________________________         L————————
   

наименование организации

     
                                         ————————————————T——————————¬
                                         |Номер документа|   Дата   |
                                         +———————————————+——————————+
                   Приказ                |      002      |23.07.2001|
               (распоряжение)            L———————————————+———————————
   

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

     
   ———————————————————————T————————————————————————T————————————————¬
   |Фамилия, имя, отчество|Кольцова Николая Павло— |Иванова Алексея |
   |                      |вича                    |Александровича  |
   +——————————————————————+————————————————————————+————————————————+
   |Табельный номер       |           032          |       035      |
   +——————————————————————+————————————————————————+————————————————+
   |Структурное подразде— |плановый отдел          |плановый отдел  |
   |ление                 |                        |                |
   +——————————————————————+————————————————————————+————————————————+
   |Профессия (должность) |Инженер по материально —|Менеджер        |
   |                      |техническому снабжению  |                |
   +——————T———————T———————+————————————————————————+————————————————+
   |Коман—|место  |страна,|РФ, г. Москва           |РФ, г. Москва   |
   |диров—|назна— |город  |                        |                |
   |ка    |чения  +———————+————————————————————————+————————————————+
   |      |       |органи—|ООО "Поставщик"         |ООО "Поставщик" |
   |      |       |зация  |                        |                |
   |      +———————+———————+————————————————————————+————————————————+
   |      |дата   |начала |23.07.2001              |23.07.2001      |
   |      |       +———————+————————————————————————+————————————————+
   |      |       |оконча—|25.07.2001              |25.07.2001      |
   |      |       |ния    |                        |                |
   |      +———————+———————+————————————————————————+————————————————+
   |      |срок (календар—|3 (три) дня             |3 (три) дня     |
   |      |ные дни)       |                        |                |
   |      +———————————————+————————————————————————+————————————————+
   |      |цель           |Доставить на предприятие (в ООО "Строи—  |
   |      |               |тель") продукцию производственно — техни—|
   |      |               |ческого назначения                       |
   +——————+———————————————+————————————————————————T————————————————+
   |Командировка за счет  |ООО Строитель"          |ООО "Строитель" |
   |средств               |                        |                |
   |                      |                        |                |
   +——————————————————————+————————————————————————+————————————————+
   |С приказом (распоряже—|                        |                |
   |нием) ознакомлен      |                        |                |
   |подпись работника     |Кольцов Н.П.            |Иванов А.А.     |
   |Дата                  |23 июля 2001 г.         |23 июля 2001 г. |
   L——————————————————————+————————————————————————+—————————————————
   

Основание: служебное задание N 002 от 23.07.2001

_______________________________________________________

служебное задание, другое основание (номер, дата)

директор Петров В.В.

Руководитель организации __________ _______ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах N N Т-9 и Т-9а указывается служебное задание (форма N Т-10а).

Оформление служебного задания для направления

в командировку и отчета о его выполнении

(форма N Т-10а)

Унифицированная форма N Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.

С точки зрения хронологии событий, сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него издание приказа и выписка командировочного удостоверения (форма N Т-10) не должны производиться.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с "Командировочным удостоверением" (форма N Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс).

Проверка авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно - платежных документов и качества их оформления проводится работником бухгалтерии.

Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняется руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания и применяется унифицированная форма N Т-10а.

Пример N 3. Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А. - менеджера договорного отдела ООО "Строитель" (г. Санкт - Петербург), который направлялся в командировку в Москву, на ООО "Поставщик" с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки устанавливается продолжительностью 5 дней, с 18.06.2001 по 22.06.2001 (включая время в пути) и полностью оплачивался за счет средств ООО "Строитель".

Унифицированная форма N Т-10а

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301025|
                                                            +———————+
                    ООО "Строитель"                 по ОКПО |       |
   ________________________________________________         L————————
   

наименование организации

     
                                         ————————————————T——————————¬
                                         |Номер документа|   Дата   |
                                         +———————————————+——————————+
              Служебное задание          |      001      |18.06.2001|
       для направления в командировку    L———————————————+———————————
   

и отчет о его выполнении

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
            Иванова Алексея Александровича          |      032      |
   ________________________________________________ L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

     
   ———————————T———————T——————————————————————————————————————————————————————T————————¬
   |Структур— |Профес—|                     Командировка                     |Основа— |
   |ное под—  |сия,   +——————————————T—————————————————————T——————T——————————+ние     |
   |разделение|разряд,|Место назначе—|         Дата        |Срок  |Организа— |        |
   |          |(долж— |чения         |                     |(ка—  |ция — пла—|        |
   |          |ность),+—————T————————+——————————T——————————+лен—  |тельщик   |        |
   |          |класс  |Стра—|Органи— |  Начала  | Окончания|дарные|          |        |
   |          |(кате— |на,  |зация   |          |          |ни)   |          |        |
   |          |гория) |город|        |          |          |      |          |        |
   |          |квали— |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |фикации|     |        |          |          |      |          |        |
   +——————————+———————+—————+————————+——————————+——————————+——————+——————————+————————+
   |     1    |   2   |  3  |    4   |     5    |     6    |   7  |     8    |    9   |
   +——————————+———————+—————+————————+——————————+——————————+——————+——————————+————————+
   |ООО "Стро—|Менед— |Рос— |ООО "По—|18.06.2001|22.06.2001|   5  |ООО "Стро—|Гаран—  |
   |итель"    |жер до—|сия, |ставщик"|          |          |(Пять)|итель"    |тийное  |
   |          |говор— |Моск—|        |          |          |      |          |письмо  |
   |          |ного   |ва   |        |          |          |      |          |ООО "По—|
   |          |отдела |     |        |          |          |      |          |ставщик"|
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   |          |       |     |        |          |          |      |          |        |
   L——————————+———————+—————+————————+——————————+——————————+——————+——————————+—————————
   

     
   ————————————————————————————————T————————————————————————————————¬
   |     Содержание задания (цель) |  Краткий отчет о выполнении    |
   |                               |          задания               |
   +———————————————————————————————+————————————————————————————————+
   |         10                    |               11               |
   +———————————————————————————————+————————————————————————————————+
   |1. Заключить  договор  поставки|1. Заключен   договор   поставки|
   |продукции     производственного|продукции производственного наз—|
   |назначения  на  ООО "Поставщик"|начения   с   ООО    "Поставщик"|
   |(г. Москва) для ООО "Строитель"|(г. Москва)  для ООО "Строитель"|
   |(г. Санкт — Петербург)         |(г.  Санкт — Петербург) N 516 от|
   |                               |19.06.2001                      |
   L———————————————————————————————+—————————————————————————————————
   

начальник

планового

Руководитель отдела Семенова Л.П. Иванов А.А.

структурного _________ _______ ___________ Работник ___________

подразделения должность подпись расшифровка подпись

подписи

директор Петров В.В.

Руководитель организации _________ _______ ___________________

должность подпись расшифровка подписи

Заключение о выполнении задания

Задание выполнено полностью

__________________________________________________________________

начальник планового

Руководитель структурного отдела Семенова Л.П.

подразделения ___________________ _______ ____________

должность подпись расшифровка

подписи

"23" июня 2001 года

______

Оформление командировочного удостоверения

(форма N Т-10)

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Пример N 4. Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А. - менеджера договорного отдела ООО "Строитель" (г. Санкт - Петербург), который находился в командировке в г. Москве, на ООО "Поставщик" с 18.06.2001 по 22.06.2001.

Так как командировочное удостоверения во время командировки должно находится у командированного лица, все начальные сведения заполняются сотрудником кадровой службы предприятия, направляющего Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет то предприятие, куда командированное лицо направлялось.

Унифицированная форма N Т-10

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301024|
                                                            +———————+
                    ООО "Строитель"                 по ОКПО |       |
   ________________________________________________         L————————
   

наименование организации

     
                                         ————————————————T——————————¬
                                         |Номер документа|   Дата   |
                                         +———————————————+——————————+
                                         |       15      |18.06.2001|
        Командировочное удостоверение    L———————————————+———————————
   

     
                                                    ————————————————¬
                                                    |Табельный номер|
                                                    +———————————————+
                 Иванова Алексея Александровича     |      032      |
   Работник _______________________________________ L————————————————
   

фамилия, имя, отчество

менеджер

__________________________________________________________________

наименование профессии (должности)

договорного отдела ООО "Строитель" (г. Санкт - Петербург)

__________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

командируется в РФ, г. Москву, на ООО "Поставщик"

__________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

для заключения договора поставки продукции производственного

_____________________________________________________________

цель командировки

назначения

__________________________________________________________________

на 3 (Три) дней (не считая времени нахождения в пути)

_________

с "19" июня 2001 года по "21" июня 2001 года

______ ______

Действительно по предъявлении паспорта.

директор Петров В.В.

Руководитель организации __________ _______ ____________________

должность подпись расшифровка подписи

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из Санкт - Петербурга Прибыл в Москву

_______________________ _______________________

"18" июня 2001 года "19" июня 2001 года

______ ______

директор ООО "Строитель" директор ООО "Поставщик"

________________________ _______ ________________________ _______

должность подпись должность подпись

Петров В.В. Самойлов А.К.

________________________________ ________________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из Москвы Прибыл в Санкт - Петербург

_______________________ _______________________

"21" июня 2001 года "22" июня 2001 года

______ ______

директор ООО "Поставщик" директор ООО "Строитель"

________________________ _______ ________________________ _______

должность подпись должность подпись

Самойлов А.К. Петров В.В.

________________________________ ________________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Отражение в учете расходов

на служебные командировки

В зависимости от цели каждой конкретной командировки возможны несколько вариантов по отнесению командировочных расходов на счета бухгалтерского учета.

Все командировочные расходы первоначально можно разделить на расходы производственного и непроизводственного назначения.

Коммерческие предприятия, имеющие своей целью извлечение прибыли, относят командировочные расходы, связанные с производством и реализацией продукции, на счета учета затрат, формируя себестоимость для целей учета (а после корректировки на установленные нормы - для целей налогообложения). "Производственный" характер командировки должен иметь документальные доказательства: во-первых, круг решаемых вопросов объективно должен быть связан с основной производственной деятельностью предприятия, во-вторых, командировочное задание должно быть выполненным.

Например, заключение договора поставки продукции производственного назначения (например, водонагревательных приборов для цеха основного производства) предполагает включение понесенных расходов в ходе командировки на себестоимость. Заключение аналогичного договора поставки продукции (водонагревательных приборов) для находящегося на балансе детского сада предполагает "непроизводственный" характер командировочных расходов.

Если командировочное задание по вине работника не выполнено либо выполнено не полностью, о чем свидетельствует форма N Т-10а, то руководитель организации вправе не подтверждать полностью целесообразность расходов по авансовому отчету, либо подтверждать их частично (например, на 30%). Это влечет за собой невозмещение или только частичное возмещение понесенных командировочных расходов. Если руководителем будет принято решение возместить командировочные расходы в случае, если командировочное задание не выполнено, источником финансирования таких расходов себестоимость быть не может.

По действующему (по новому) Плану счетов в бухгалтерском учете наиболее часто выполняются следующие проводки:

дебет счетов 07 "Оборудование к установке", 08 "Капитальные вложения" ("Вложения во внеоборотные активы"), 10 "Материалы" кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - отражены командировочные расходы подотчетного лица, связанные с приобретением оборудования, вложениями во внеоборотные активы, приобретением материалов (например, приобретение основного средства);

дебет счета 20 "Основное производство" или дебет счета 23 "Вспомогательные производства" кредит счета 71 - отражены командировочные расходы подотчетного лица для нужд основного производства;

дебет счета 25 "Общепроизводственные расходы" или дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71 - отражены командировочные расходы подотчетного лица общепроизводственного или общехозяйственного характера (например, участие в учебных семинарах);

дебет счета 28 "Брак в производстве" кредит счета 71 - отражены командировочные расходы подотчетного лица, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

дебет счета 41 "Товары" кредит счета 71 - отражены командировочные расходы, связанные с приобретением товаров;

дебет счета 43 "Коммерческие расходы" (44 "Расходы на продажу") кредит счета 71 - отражены командировочные расходы подотчетного лица, связанные с продажей товаров или готовой продукции. В составе расходов на продажу можно учитывать командировочные расходы при поездках с целью заключения хозяйственных договоров, изучения рынков сбыта, для участия в выставках - ярмарках с образцами продукции и т.п.;

дебет счета 80 "Прибыли и убытки" (91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы") кредит счета 71 - отражены командировочные расходы, связанные с получением внереализационных или операционных доходов (например, служебная командировка для заключения договора о предоставлении за плату во временное владение или пользование активов организации и т.п.).

Кроме того, по дебету счета 91, субсчет 2, отражаются командировочные расходы непроизводственного характера (например, служебная поездка с целью проверки деятельности объектов социально - культурной сферы). Такого рода расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Подписано в печать Л.П.Борисов

10.09.2001

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——