"Налоговые известия Московского региона", N 11, 2000

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Для систематизации и учета дел в бухгалтерии составляется номенклатура дел, которая является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Разработка номенклатуры, как правило, происходит в IV квартале и с начала следующего года вводится в действие.

При составлении номенклатуры удобно использовать следующий порядок.

I. Выявить все исполняемые в бухгалтерии документы.

II. Составить заголовки - краткие и точные для более быстрого поиска нужного документа.

III. Определить сроки хранения документов:

- документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, - в течение 3 календарных лет (ст.87 НК РФ);

- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность - в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет;

- рабочий план счетов и другие документы учетной политики, программы машинной обработки данных (с указанием срока их использования) - не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз.

Документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело.

IV. Систематизировать заголовки с учетом степени важности документов и их взаимосвязи.

Например:

1. Дела с организационно - распорядительной документацией вышестоящих органов (постановления, приказы, инструкции и т.д.).

2. Дела с организационными документами самой организации:

2.1. Уставные документы.

2.2. Положения о структурных подразделениях организации.

2.3. Штатное расписание.

2.4. Другие приказы и распоряжения.

3. Распорядительные документы организации:

3.1. Приказ об утверждении учетной политики.

3.2. Приказ, устанавливающий перечень материально ответственных лиц.

3.3. Приказ об утверждении списка лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

3.4. Приказы о назначении инвентаризационных комиссий.

3.5. Иные приказы.

4. Плановые и отчетные документы:

4.1. Бухгалтерские отчеты (годовые, квартальные и т.д.).

4.2. Учетные регистры.

4.3. Первичные учетные документы.

4.4. Акты документальных проверок финансово - хозяйственной деятельности.

4.5. Переписка (с банками, БТИ и т.д.).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, помещаются вместе. Приложения помещаются вместе с остальными документами. Документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики в дело не подшиваются.

В случае появления новых документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится новое дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на несколько томов. В конце года количество томов по каждому делу подсчитывается и записывается в отдельную графу номенклатуры.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться внутренняя опись, которая помещается в начале дела и в которую вписывается каждый новый документ.

Для предприятий, сдающих документы в госархивы, номенклатура дел согласовывается с соответствующей архивной службой.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней стенке шкафа, где хранятся дела.

Подписано в печать Е.А.Бессараб

10.11.2000

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——