"Финансовая газета", N 38, 2000

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ

НА ПРЕДПРИЯТИИ

Учет труда и заработной платы на предприятиях основывается на первичных документах, формируемых в кадровой службе предприятия.

I. Учет возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда требует обязательного присутствия блока юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающий полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы.

1. Штатное расписание.

2. Табель учета рабочего времени (сведения об отсутствии на работе, опозданиях, работе в режиме неполного рабочего дня и др.). Этот документ необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно.

3. Пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

3.1. Личное заявление работника с визой руководителя;

3.2. Приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении;

3.3. Справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем подоходного налога). В случае непредоставления такой справки - письменное объяснение причины. При отсутствии справки и объяснения на должностных лиц предприятия может быть наложено административное взыскание за нарушение законов о бухгалтерском учете и подоходном налоге;

3.4. Трудовая книжка с записью о приеме на работу.

4. Пакет документов на увольнение:

4.1. Личное заявление на увольнение с визой руководителя;

4.2. Приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

4.3. Второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

4.4. Копия всей трудовой книжки с последней записью об увольнении.

В случае отсутствия вышеупомянутых документов проверяющие органы имеют полное основание считать, что заработная плата данным лицам начислена необоснованно и соответственно не может быть отнесена на расходы предприятия.

II. При оформлении льгот по подоходному налогу также необходимо помнить о том, что на предприятии должны присутствовать все необходимые документы по личному составу, подтверждающие право на получение таких льгот. К ним относятся следующие документы.

1. Трудовая книжка сотрудника.

2. На иждивенцев:

2.1. На детей в возрасте до 18 лет. Основание - личное заявление работника, копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная в установленном порядке (нотариально или предприятием на основании подлинника), или сведения из отдела кадров, копия свидетельства о браке;

2.2. Женщинам, находящимся по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет. Основание - те же документы и дополнительно - выписка из приказа с места постоянной работы о предоставлении отпуска без оплаты на этот срок;

2.3. На студентов дневных форм обучения в возрасте до 24 лет. Основание - те же документы, что и на детей в возрасте до 18 лет, и дополнительно - справка из вуза через каждые полгода о сдаче сессии и о том, что данное лицо является студентом.

Обнаруженное при проверке отсутствие или ненадлежащее оформление приведенных выше документов дает налоговым органам право считать, что льготы использованы необоснованно. В этом случае сумма подоходного налога подлежит пересчету без учета этих льгот и начисляются штрафные санкции.

III. Слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе как финансовой службы, так и всего предприятия. Следствием этого является несвоевременность и / или неправильность оплаты труда сотрудников, оплаты больничных листов, подготовки документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых результатов работы предприятия в целом.

IV. При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей КЗоТ РФ и правильном их применении.

V. Не следует забывать, что существуют органы, призванные контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации о труде. В связи с этим документы по личному составу привлекают внимание инспекторов труда - сотрудников Федеральной инспекции труда при Минтруде России (Рострудинспекция), органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Рострудинспекция и подведомственные ей государственные инспекции труда образуют единую систему надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации о труде и охране труда на предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности. Рострудинспекция и подведомственные ей государственные инспекции труда осуществляют свою деятельность во взаимодействии с федеральными надзорами, органами прокуратуры, другими федеральными органами исполнительной власти, правовой и технической инспекциями труда объединений профессиональных союзов.

Ниже приводится список обязательных документов, необходимых для документационного обеспечения работы с персоналом, а также предъявляемых при проведении комплексной проверки Рострудинспекцией трудового законодательства Российской Федерации на предприятии.

1. Структура и штатное расписание предприятия.

2. Правила внутреннего трудового распорядка.

3. Положение о персонале.

4. Положение о кадровой службе.

5. Номенклатура дел кадровой службы.

6. Положения о структурных подразделениях.

7. Должностные инструкции.

8. Положение об аттестационной комиссии.

9. Личные дела сотрудников.

10. Личные дела уволенных.

11. Приказы по личному составу и по отпускам.

12. Приказы по основной деятельности.

13. Трудовые договоры.

14. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

15. Книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам).

16. Трудовые книжки.

17. Личные карточки формы Т-2.

18. Договоры о материальной ответственности.

19. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

20. Табели учета рабочего времени.

21. Графики отпусков.

22. Листки временной нетрудоспособности и др.

Государственным правовым инспекторам труда предоставлено право беспрепятственно посещать в любое время суток предприятия в целях осуществления надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о труде и охране труда.

Помимо наложения штрафных санкций (в размере до 100 минимальных размеров оплаты труда) руководители государственных инспекций труда имеют право направлять в соответствующие правоохранительные и судебные органы информацию, исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, принимать обязательные для исполнения решения о приостановке работы предприятий, на которых выявлены нарушения (ст.244 КЗоТ РФ).

VI. Документирование информации согласно требованиям Федерального закона от 24.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово - хозяйственной деятельности предприятия подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Штраф до семидесяти минимальных окладов предусмотрен за утрату материалов по личному составу.

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

В заключение отмечу, что наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между администрацией и сотрудниками предприятия, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций.

Подписано в печать В.Чвягина

20.09.2000 Генеральный директор

Международного Консалтингового

Центра "Профи Элит"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——