"Финансовая газета", N 5, 2000

ПОДГОТОВКА К ГОДОВОМУ ОТЧЕТУ

Расчеты с подотчетными лицами

Характер нарушения: к авансовым отчетам по командировкам за границу Российской Федерации прикладывают документы на иностранном языке.

Что нарушено: Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изменениями от 24.07.1998).

Комментарий. Согласно пп.9 разд.2 Приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Данная норма также отражена в ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изменениями от 24.07.1998).

По мнению налоговых органов, командированное лицо должно привезти из командировки нотариально заверенную документацию на русском языке.

Характер нарушения: исправления в авансовых отчетах и документах, приложенных к ним.

Что нарушено: Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Комментарий. Исправления в первичных документах (кроме банковских и кассовых) можно производить с согласия лиц, составивших и подписавших эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Характер нарушения: на предприятии производится выдача подотчетных денежных средств работникам, не отчитавшимся по предыдущим суммам.

Что нарушено: п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Кассовые операции

Характер нарушения: отсутствие подписей руководителя главного бухгалтера на расходных кассовых ордерах на выплату заработной платы и авансов.

Что нарушено: п.7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п.14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. При отсутствии подписей должностных лиц документ не имеет юридической силы. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (платежных ведомостях) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на кассовых ордерах не обязательна, а подпись главного бухгалтера обязательна. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Характер нарушения: отсутствие подписи кассира на расходном кассовом ордере.

Что нарушено: п.20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. После выдачи денег на расходных кассовых ордерах ставится подпись кассира. При отсутствии подписи кассира сумма, указанная в расходном ордере, считается не выданной из кассы, следовательно, при проведении инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Расходные кассовые ордера, не подписанные кассиром, не должны приниматься к учету.

Характер нарушения: отсутствие даты выдачи денежных средств на расходных кассовых ордерах.

Что нарушено: п.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) и п.2.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Комментарий. Первичные документы, не содержащие обязательных реквизитов (наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители, наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и подписи этих лиц), не должны приниматься к учету.

Характер нарушения: исправления даты получения в расходных кассовых ордерах.

Что нарушено: п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) и п.4.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Комментарий. Подчистки, помарки или исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются. Следовательно, с исправлениями они считаются недействительными.

Характер нарушения: несоответствие даты выписки расходных кассовых ордеров дате получения денег.

Что нарушено: п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Характер нарушения: выдача заработной платы из выручки без согласования с банком.

Что нарушено: п.7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда и другие цели. Если предприятие не имеет постоянной денежной выручки, выдача заработной платы должна производиться только после получения наличных денег из учреждения банка.

Характер нарушения: Непроведение инвентаризации денежных средств в кассе.

Что нарушено: п.37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40) и п.3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

Комментарий. Отсутствует контроль за наличием и движением денежных средств в кассе со стороны руководителя и главного бухгалтера.

Характер нарушения: выдача заработной платы по доверенностям, оформление которых не соответствует установленным требованиям (например, в доверенности не указаны паспортные данные и адреса доверителя и получателя денег).

Что нарушено: п.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) и п.2.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Комментарий. Все первичные документы, в том числе и доверенность, должны содержать обязательные реквизиты (наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, наименования должностных лиц, ответственных за совершение операции, и подписи этих лиц). Кроме того, в доверенности на получение денежных средств должны быть указаны паспортные данные получателя денег и лица, доверяющего получить деньги.

Характер нарушения: в расходных кассовых ордерах полученную сумму прописью указывает кассир.

Что нарушено: п.15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Характер нарушения: в расходных кассовых ордерах отсутствуют паспортные данные получателей денежных средств.

Что нарушено: п.15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Характер нарушения: прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы не погашены штампом "оплачено", "получено".

Что нарушено: п.20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

Комментарий. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "оплачено", "получено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Подписано в печать

28.01.2000

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——