"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 51, 1999

ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ

УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Учетная политика - это выбранная предприятием совокупность способов ведения бухгалтерского учета. В настоящее время она формируется на основе Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98), утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н. На каждом участке бухгалтерского учета выбирают один из нескольких способов его ведения.

Нет смысла записывать в учетной политике формулировки из нормативных актов по участкам учета, которые не имеют вариантов. Так, нет необходимости подробно указывать, как может исчисляться НДС при строительстве объекта хозяйственным способом. В этом случае существует только один вариант исчисления НДС, и он подробно описан в Письме Минфина России от 12.11.1996 N 96 "О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с налогом на добавленную стоимость и акцизами".

Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики в нее включают соответствующий способ исходя из ПБУ 1/98 и иных положений по бухгалтерскому учету. Например, ни в одном нормативном акте не предусмотрен принцип распределения НДС, уплаченного за основные средства, нематериальные активы и МБП, предприятиями, занимающимися несколькими видами деятельности, в том числе и не облагаемыми НДС. Предприятие может само решить, скажем, что НДС, уплаченный за приобретаемые активы, будет списываться пропорционально полученной выручке.

Учетная политика организации формируется главным бухгалтером предприятия и утверждается руководителем. Основные моменты, на основании которых формируется учетная политика:

имущественная обособленность (активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации, а также других организаций);

непрерывность деятельности (организация будет продолжать свою деятельность в будущем и у нее не будет намерений и необходимости в ликвидации или в существенном сокращении деятельности, и следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке);

последовательность применения учетной политики (принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому);

временная определенность факторов хозяйственной деятельности (факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами).

Изменение учетной политики организации возможно только в следующих случаях:

изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа предполагает более достоверное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

существенного изменения условий деятельности (реорганизация, смена собственников, изменение видов деятельности и т.п.).

Если на предприятии возникают новые факты хозяйственной деятельности, то новшества, вносимые в учетную политику, не считаются изменениями. В этом случае издается приказ о внесении в учетную политику дополнений. Например, предприятие раньше не имело нематериальных активов и соответственно в учетной политике не было о них упоминания. Когда предприятие приобретет нематериальный актив, возникнет необходимость внести дополнение в учетную политику.

При формировании учетной политики утверждаются:

рабочий план счетов бухгалтерского учета предприятия, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

методы оценки активов и обязательств;

правила документооборота и технология обработки учетной информации;

порядок контроля за хозяйственными операциями;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов разрабатывается на основе действующего Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий, утвержденного Приказом Минфина СССР от 01.11.1991 N 56 (с последующими изменениями и дополнениями), в зависимости от специфики деятельности предприятия. Так, организация, занимающаяся торговой деятельностью, для учета производственных расходов должна применять счет 44 "Издержки обращения", а производственное предприятие - счет 20 "Основное производство".

Формы первичных учетных документов. С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

учет сельскохозяйственной продукции и сырья;

учет труда и его оплаты;

учет основных средств и нематериальных активов;

учет материалов;

учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

учет работ в капитальном строительстве;

учет работы строительных машин и механизмов;

учет работ в автомобильном транспорте;

учет результатов инвентаризации;

учет кассовых операций;

учет торговых операций.

Если предприятие применяет самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, то они должны быть утверждены в учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации на предприятии регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Предприятие может самостоятельно устанавливать сроки проведения и количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных по законодательству), перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

Технология обработки учетной информации. Здесь оговариваются способы и формы ведения бухгалтерского учета:

формы бухгалтерского учета для организаций малого предпринимательства;

мемориально - ордерная;

журнально - ордерная;

журнал - главная;

машинно - ориентированная.

Правила документооборота. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Покажем на конкретном примере стоматологической клиники "Зуболит", что представляет собой график документооборота предприятия.

Образец приказа по утверждению графика документооборота

Общество с ограниченной ответственностью "Зуболит"

Приказ N 2

г. Москва 5 января 1999 г.

Приказываю:

1. Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота:

Исполнительный директор - до 5 числа каждого месяца сдает отчет о движении денег в кассе фирмы генеральному директору;

до 5 числа каждого месяца предоставляет для утверждения договоры и контракты с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и т.п. документы генеральному директору;

1 числа каждого месяца сдает табель рабочего времени главному бухгалтеру;

до 5 числа каждого месяца сдает документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца главному бухгалтеру;

еженедельно сдает отчет о работе клиники генеральному директору.

Главный бухгалтер - до 15 числа каждого месяца подает генеральному директору данные о прибыли, полученной за месяц, и налогах с реализации;

до 30 числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора.

Администраторы - ежедневно оповещают врачей о записанных на прием пациентах;

еженедельно сдают отчет о своей работе исполнительному

директору;

1 числа каждого месяца сдают отчет об использовании бланков строгой отчетности главному бухгалтеру;

еженедельно сдают отчет кассира главному бухгалтеру (по кассовой книге).

Старшая медсестра - до 3 числа каждого месяца сдает отчет о движении медикаментов и инструментов на фирме главному бухгалтеру;

до 3 числа первого месяца квартала сдает отчет об остатках медикаментов в кабинетах главному бухгалтеру;

до 3 числа каждого месяца сдает сводные заявки на медикаменты и инструменты исполнительному директору.

Медсестры - 1 числа каждого месяца сдают отчеты об остатках медикаментов в кабинетах старшей медсестре;

1 числа каждого месяца сдают заявки на медикаменты и инструменты старшей медсестре.

Главный врач - до 5 числа каждого месяца сдает данные для медицинской статистики исполнительному директору.

Врачи - еженедельно предоставляют медицинские карты главному врачу.

2. Все отчеты сдаются по строго установленной форме. Ответственность за разработку форм несут ответственные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера.

3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ООО "Зуболит"

В.В.Протезов

Приложение: график документооборота

График документооборота

"Утверждаю"

     
                              —————————————————————¬      Генеральный  
            ————————————————> |Генеральный директор|      директор
   Бухгал—  |                 L—————————————————————    Протезов В.В.
   терская  |      Еженедельный  / \  / \ Отчет о
   отчет—   |      отчет о работе |    |  движении
   ность —  |      клиники —      |    |  денег в
   до 15 и  |      понедельник    |    |  кассе — до 5
   30       |                     |    |  Договоры
            |                     |    |  и т.п. — до 5
            |                     |    |  
   —————————+¬Табель рабоче———————+————+———¬Медицинская ста—————————¬
   | Главный |го времени — 1|Исполнительный|тистика — до 5  |Главный|
   |бухгалтер| <————————————+   директор   | <——————————————+  врач |
   L—————————— <—————————¬  L———————————————                L————————
   

/ \ ¦ / \ / \ / \

Отчет о ¦ ¦ ¦ ¦Еженедельный ¦Меди-

движении ¦ Документы на новых ¦ ¦отчет о своей ¦цинс-

медика- ¦ сотрудников - до 5 ¦ ¦работе - по суб. ¦кие

ментов и ¦ -----------+---------- ¦ ¦карты

инстру- ¦ ¦до 3 еже- ¦ Отчет об ис- ¦ ¦

ментов ¦ ¦месячно ¦ пользовании ¦ ¦

¦ ¦ ¦ бланков стро-¦ ¦

Отчет об ¦ ¦ ¦ гой отчетнос-¦ ¦

остатках ¦ ¦до 3 ¦ ти - 1 ¦ ¦

медика- ¦ ¦1 раз ¦ ¦ ¦

ментов в ¦ ¦в квартал ¦ Отчет касси- ¦ ¦

кабинетах¦ ¦ ¦ ра - ежене- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ дельно ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

     
   —————————+—+¬         |               |                    |
   |  Старшая  | Сводные заявки на меди— | Запись пациентов — |по
   | медсестра | каменты и инструменты — |      ежедневно     |пят—
   L———————————— до 3 еженедельно        |                    |ницам
           / \           |        ———————+———————¬         ———+——¬
   Отчеты по|            L————————+Администраторы+———————> |Врачи|
   остаткам |                     L———————————————         L——————
   

медика- ¦

ментов и ¦

инстру- ¦

ментов ¦до 1 ежемесячно

¦

Заявки на¦

медика- ¦

менты и ¦

инстру- ¦

менты ¦до 1 ежемесячно

     
   —————————+——¬
   | Медсестры |
   L————————————
   

В руководство клиники входят:

генеральный директор, осуществляющий общее руководство;

исполнительный директор, осуществляющий всю организационную работу (кадры, снабжение и т.п.);

главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет на предприятии;

главный врач, осуществляющий помимо непосредственных обязанностей по организации медицинского процесса ведение медицинской статистики;

старшая медсестра, осуществляющая помимо непосредственных обязанностей по руководству сестринским персоналом учет медикаментов и инструментов на предприятии;

администраторы (выполняют также функции кассиров).

Подписано в печать И.Б.Ланина

17.12.1999 Аудитор

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——