"Финансовая газета", N 46, 1999

ГОТОВИМСЯ К СОСТАВЛЕНИЮ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ:

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в табл. 1.

Таблица 1

График документооборота

по _____________________________

(предприятию, учреждению)

Утвержден приказом N ___ от "__" _________ 1999 г.

     
   ———————————————————————————————————————T——————————————————————————————T——————————T——————————¬
   |          Создание документа          |      Проверка документа      | Обработка| Передача |
   |                                      |                              | документа|  в архив |
   +————T————T——————T——————T——————T———————+——————T—————————T—————T———————+————T—————+————T—————+
   |наи—|ко— |ответ—|ответ—|ответ—|срок   |ответ—|кто пред—|поря—|срок   |кто |срок |кто |срок |
   |ме— |ли— |ствен—|ствен—|ствен—|испол— |ствен—|ставляет |док  |пред—  |ис— |ис—  |ис— |ис—  |
   |но— |чес—|ный за|ный за|ный за|нения  |ный за|         |пред—|ставле—|пол—|пол— |пол—|пол— |
   |ва— |тво |выпис—|оформ—|испол—|       |про—  |         |став—|ния    |ня— |нения|няет|нения|
   |ние |эк— |ку    |ление |нение |       |верку |         |ления|       |ет  |     |    |     |
   |до— |зем—|      |      |      |       |      |         |     |       |    |     |    |     |
   |ку— |пля—|      |      |      |       |      |         |     |       |    |     |    |     |
   |мен—|ров |      |      |      |       |      |         |     |       |    |     |    |     |
   |та  |    |      |      |      |       |      |         |     |       |    |     |    |     |
   |    |    |      |      |      |       |      |         |     |       |    |     |    |     |
   +————+————+——————+——————+——————+———————+——————+—————————+—————+———————+————+—————+————+—————+
   |Тре—|  2 |  Цех |ОМ СТ,|Склад |Еже—   |Бух—  |1 экз. — |При  |Еже—   |Бух—|Еже— |Бух—|Еже— |
   |бо— |    |      |бух—  |      |дневно |галте—|цех      |отче—|дневно |гал—|днев—|гал—|днев—|
   |ва— |    |      |гал—  |      |(до ...|рия   |2 экз. — |те   |(до ...|те— |но   |те— |но   |
   |ние |    |      |терия |      |час.)  |      |склад    |При  |час.)  |рия |     |рия |     |
   |    |    |      |      |      |       |      |         |реес—|       |    |     |    |     |
   |    |    |      |      |      |       |      |         |тре  |       |    |     |    |     |
   L————+————+——————+——————+——————+———————+——————+—————————+—————+———————+————+—————+————+——————
   

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204) (см. табл. 2).

Таблица 2

     
   ——————————T——————————T—————————————T———————————————T—————————————¬
   |Наимено— |   Форма  |Должностные  |Должностные    |Срок состав— |
   |вание    |          |лица, ответ— |лица, подписы— |ления и пред—|
   |документа|          |ственные за  |вающие доку—   |ставления в  |
   |         |          |составление  |мент           |бухгалтерию  |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Приходный|   КО—1   |Главный спе— |Главный бухгал—|По мере полу—|
   |кассовый |          |циалист с    |тер или его за—|чения денеж— |
   |ордер    |          |возложением  |меститель      |ных средств  |
   |         |          |обязанностей |               |             |
   |         |          |кассира      |               |             |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Расходный|   КО—2   |Должностные  |Руководитель,  |В установлен—|
   |кассовый |          |лица согласно|главный бухгал—|ные сроки    |
   |ордер    |          |должностным  |тер или его за—|             |
   |         |          |обязанностям |меститель      |             |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Приказ о |   Т—1    |Специалист по|Руководитель   |По мере под— |
   |приеме   |          |кадрам       |               |писания      |
   |(перево— |          |             |               |             |
   |де) на   |          |             |               |             |
   |работу   |          |             |               |             |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Приказ о |    Т—8   |             |               |             |
   |прекраще—|          |             |               |             |
   |нии тру— |          |             |               |             |
   |дового   |          |             |               |             |
   |договора |          |             |               |             |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Авансовый|          |Подотчетное  |Руководитель,  |В течение    |
   |отчет    |          |лицо         |главный бухгал—|трех дней    |
   |         |          |             |тер            |после приезда|
   |         |          |             |               |из команди—  |
   |         |          |             |               |ровки или    |
   |         |          |             |               |проведения   |
   |         |          |             |               |приема       |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Договор о|Приложение|Начальник    |Руководитель,  |По мере воз— |
   |полной   |N 2 к По— |расчетно —   |главный бухгал—|ложения обя— |
   |матери—  |становле— |финансового  |тер            |занностей    |
   |альной   |нию Гос—  |отдела —     |               |кассира      |
   |ответст— |комитета  |главный бух— |               |             |
   |венности |Совета Ми—|галтер       |               |             |
   |         |нистров по|             |               |             |
   |         |труду и   |             |               |             |
   |         |социальным|             |               |             |
   |         |вопросам и|             |               |             |
   |         |Секретари—|             |               |             |
   |         |ата ВЦСПС |             |               |             |
   |         |от        |             |               |             |
   |         |28.12.1977|             |               |             |
   |         |N 447/24  |             |               |             |
   +—————————+——————————+—————————————+———————————————+—————————————+
   |Счета —  |В соответ—|Ответственный|Начальник отде—|По мере офор—|
   |фактуры  |ствии с   |исполнитель  |ла             |мления сче—  |
   |         |Постанов— |             |               |тов — фактур |
   |         |лением    |             |               |             |
   |         |Правитель—|             |               |             |
   |         |ства РФ от|             |               |             |
   |         |29.07.1996|             |               |             |
   |         |N 914 и от|             |               |             |
   |         |02.02.1998|             |               |             |
   |         |N 108     |             |               |             |
   L—————————+——————————+—————————————+———————————————+——————————————
   

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Подписано в печать

12.11.1999

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——