"Бухгалтерский учет", N 11, 1999

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТНЕСЕНИЯ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

При осуществлении хозяйственной деятельности у предприятий нередко возникает необходимость проведения деловых встреч с партнерами по бизнесу. При этом принимающая сторона оплачивает, как правило, основную часть расходов по проведению таких мероприятий.

В связи с этим возникают вопросы, связанные с правильным оформлением и учетом при налогообложении производимых при этом представительских расходов.

Для правильного отражения в бухгалтерском учете и отнесения в целях налогообложения на себестоимость производимых расходов следует учитывать требования следующих нормативных документов:

- Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 05.08.1992 N 552 (в редакции последующих изменений и дополнений);

- Письмо Минфина России от 06.10.1992 N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" в ред. Письма Минфина России от 29.04.1994 N 56 и Приказа Минфина России от 19.10.1995 N 115.

Согласно Письму Минфина России от 06.10.1992 N 94 представительскими расходами, связанными с коммерческой деятельностью, являются затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с:

проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников);

транспортным обеспечением вышеуказанных лиц;

посещением ими культурно - зрелищных мероприятий;

буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы;

оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Приведенный выше перечень затрат предприятий, относящихся к представительским расходам, является закрытым и, следовательно, не подлежит расширительному трактованию.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, приведенным в таблице.

Принимающей стороной должны быть составлены программа деловой встречи, списки участников, определены размеры затрат, связанных с ее проведением.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности предприятия.

Нормативы для исчисления предельных размеров

представительских расходов в год

     
   ——————————————————————————————T——————————————————————————————————¬
   | Объем выручки от реализации |        Предельные размеры        |
   |   продукции (работ, услуг)  |    представительских расходов,   |
   |     или иной показатель,    |  принимаемых при налогообложении |
   | используемый при определении|              прибыли             |
   |финансового результата, в год|                                  |
   |        (включая НДС)        |                                  |
   +—————————————————————————————+——————————————————————————————————+
   |до 2 млн руб. включительно   |0,5% от объема                    |
   +—————————————————————————————+——————————————————————————————————+
   |от 2 млн руб. до 50 млн руб. |10 тыс. руб. + 0,1% от объема,    |
   |включительно                 |превышающего 2 млн руб.           |
   +—————————————————————————————+——————————————————————————————————+
   |свыше 50 млн руб.            |58 тыс. руб. + 0,02% от объема,   |
   |                             |превышающего 50 млн руб.          |
   L—————————————————————————————+———————————————————————————————————
   

Оправдательными документами могут служить договоры со сторонними организациями на предоставление соответствующего рода работ, услуг с оформленными в установленном порядке актами сдачи - приемки работ (услуг); платежные поручения; счета с указанием видов расходов в натуральном и стоимостном выражении; чеки контрольно - кассовых машин при оплате наличными деньгами, позволяющие точно определить характер и размер произведенных затрат, их соответствие и отношение к проводимому мероприятию; другие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы.

После проведения деловой встречи, в ходе которой производились представительские расходы, должен быть в установленном порядке составлен акт с указанием даты и места проведения встречи, ее программы, а также участников принимающего предприятия и принимаемой стороны.

Подпунктом "и" п.2 Положения о составе затрат предусмотрено включение в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) и ревизионной комиссии предприятия (представительские расходы).

Руководствуясь вышеуказанным Положением, расходы предприятий, связанные с приемом и обслуживанием представителей других организаций, включая иностранные, - представительские расходы, подлежащие в целях налогообложения отнесению на затраты, - должны осуществляться на территории Российской Федерации по месту нахождения принимающей стороны, которая является организатором таких встреч, по нормам, установленным Письмом Минфина России от 06.10.1992 N 94 (в редакции последующих изменений и дополнений).

Расходы по приему представителей других организаций, производимые представителем предприятия, находящимся в служебной командировке за границей, не могут быть отнесены в уменьшение налогооблагаемой базы.

Не подлежат включению в состав представительских расходов затраты принимающего предприятия, связанные с приездом и отъездом, а также проживанием в гостиницах представителей принимаемой стороны.

Представительские расходы предприятия при отнесении их в целях налогообложения на себестоимость продукции (работ, услуг) являются нормируемыми затратами. Следовательно, представительские расходы, превышающие предельные размеры, установленные Письмом Минфина России от 06.10.1992 N 94 (в редакции последующих изменений и дополнений), осуществляются за счет прибыли предприятия, остающейся в его распоряжении.

Если подотчетным лицом предприятия получены денежные средства на проведение мероприятий, связанных с организацией и приемом представителей других фирм, прибывших для переговоров с целью поддержания взаимовыгодного сотрудничества, то после окончания мероприятия им должен быть составлен авансовый отчет об израсходованных суммах с обязательным приложением первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Авансовый отчет в этом случае является основанием для списания задолженности с подотчетного лица. Суммы произведенных подотчетным лицом расходов, не подтвержденных первичными документами, подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход физического лица, получившего подотчетные суммы, на основании ст.ст.2 и 7 Закона РФ от 07.12.1991 N 1998-1 "О подоходном налоге с физических лиц" (в редакции последующих изменений и дополнений).

Расходы на проведение презентаций, юбилеев, праздничных мероприятий не относятся к представительским и не подлежат в целях налогообложения включению в себестоимость продукции (работ, услуг), а осуществляются за счет прибыли предприятия, остающейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Представительские расходы в бухгалтерском учете предприятия отражаются по счету 26 "Общехозяйственные расходы". Сумма произведенных представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.

Подписано в печать Г.А.Грузина

20.10.1999 Советник налоговой службы

III ранга

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——