"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 37, 1999

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Порядок хранения документов бухгалтерского учета определен Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.1998). Так, ст.17 определено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988) (с изменениями от 27.06.1996), установлены следующие сроки хранения:

     
   ——————T——————————————————————————————T——————————T————————————————¬
   |Номер|       Вид документов         |   Срок   |   Примечание   |
   |ста— |                              | хранения |                |
   |тьи  |                              |документов|                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 303 |Бухгалтерские отчеты и балансы|          |                |
   |     |организаций и объяснительные  |          |                |
   |     |записки к ним:                |          |                |
   |     |годовые                       |  10 лет  |                |
   |     |квартальные                   |   3 года |При отсутствии  |
   |     |                              |          |годовых — 10 лет|
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 305 |Передаточные, разделительные, |  10 лет  |                |
   |     |ликвидационные балансы и при— |          |                |
   |     |ложения, объяснительные       |          |                |
   |     |записки к ним                 |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 310 |Первичные документы и приложе—|   5 лет  |В случае возник—|
   |     |ния к ним, зафиксировавшие    |          |новения споров, |
   |     |факт совершения хозяйственной |          |разногласий,    |
   |     |операции и явившиеся основани—|          |следственных и  |
   |     |ем для  бухгалтерских записей |          |судебных дел —  |
   |     |(кассовые, банковские докумен—|          |сохраняются до  |
   |     |ты, извещения банков и пере—  |          |вынесения окон— |
   |     |водные требования, выписки    |          |чательного реше—|
   |     |банков, наряды на работу, та— |          |ния             |
   |     |бели, акты о приеме, сдаче и  |          |                |
   |     |списании имущества и материа— |          |                |
   |     |лов, квитанции и накладные по |          |                |
   |     |учету товарно — материальных  |          |                |
   |     |ценностей, авансовые отчеты и |          |                |
   |     |др.)                          |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 311 |Лицевые счета:                |          |                |
   |     |а) рабочих и служащих         |75 лет —  |"В" — возраст   |
   |     |                              |"В"       |лица к моменту  |
   |     |                              |          |окончания дела  |
   |     |б) получателей пенсий и госу— |   5 лет  |После прекраще— |
   |     |дарственных пособий           |          |ния выплаты по— |
   |     |                              |          |собий и пенсий; |
   |     |                              |          |для единовремен—|
   |     |                              |          |ных пособий —   |
   |     |                              |          |1 год           |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 312 |Расчетные (расчетно — платеж— |   5 лет  |При отсутствии  |
   |     |ные) ведомости                |          |лицевых счетов —|
   |     |                              |          |75 лет          |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 313 |Инвентарные карточки и книги  |   3 года |После ликвидации|
   |     |учета основных средств        |          |основных средств|
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 314 |Доверенности на получение де— |   3 года |                |
   |     |нежных сумм и товарно — мате— |          |                |
   |     |риальных ценностей (в том     |          |                |
   |     |числе аннулированные доверен— |          |                |
   |     |ности)                        |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 315 |Гарантийные письма            |   3 года |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 316 |Учетные регистры (главная     |   5 лет  |В случае возник—|
   |     |книга, журналы — ордера, раз— |          |новения споров, |
   |     |работочные таблицы и др.)     |          |разногласий,    |
   |     |                              |          |следственных и  |
   |     |                              |          |судебных дел —  |
   |     |                              |          |сохраняются до  |
   |     |                              |          |вынесения  окон—|
   |     |                              |          |чательного      |
   |     |                              |          |решения         |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 317 |Вспомогательные и контрольные |   5 лет  |В случае возник—|
   |     |книги, журналы, картотеки,    |          |новения споров, |
   |     |кассовые книги, оборотные     |          |разногласий,    |
   |     |ведомости                     |          |следственных и  |
   |     |                              |          |судебных  дел — |
   |     |                              |          |сохраняются до  |
   |     |                              |          |вынесения окон— |
   |     |                              |          |чательного      |
   |     |                              |          |решения         |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 318 |Книги учета депонированной за—|   5 лет  |                |
   |     |работной платы, журналы реги— |          |                |
   |     |страции исполнительных листов |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 319 |Журналы, книги регистрации    |   5 лет  |                |
   |     |счетов,  кассовых ордеров,    |          |                |
   |     |доверенностей, платежных      |          |                |
   |     |поручений и др.               |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 320 |Отчеты, сведения о поступле—  |   5 лет  |                |
   |     |нии, расходовании и остатках  |          |                |
   |     |драгоценных металлов, алмазов |          |                |
   |     |и изделий из них              |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 321 |Сведения о расходовании       |          |                |
   |     |кредитов:                     |          |                |
   |     |а) годовые                    |   5 лет  |                |
   |     |б) квартальные                |   3 года |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 322 |Сведения об учете фондов,     |          |                |
   |     |лимитов заработной платы и    |          |                |
   |     |контроле за их распределением,|          |                |
   |     |о расчетах по перерасходу и   |          |                |
   |     |задолженности по  заработной  |          |                |
   |     |плате, об удержании из зара—  |          |                |
   |     |ботной платы, из средств соци—|          |                |
   |     |ального страхования, о выплате|          |                |
   |     |отпускных и выходных пособий  |          |                |
   |     |и др.                         |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 323 |Документы (протоколы заседаний|   3 года |В случае возник—|
   |     |инвентаризационных комиссий,  |          |новения споров, |
   |     |инвентарные описи, акты,      |          |разногласий,    |
   |     |сличительные ведомости) об    |          |следственных и  |
   |     |инвентаризации                |          |судебных дел —  |
   |     |                              |          |сохраняются до  |
   |     |                              |          |вынесения окон— |
   |     |                              |          |чательного      |
   |     |                              |          |решения         |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 324 |Документы (копии отчетов, вы— |До минова—|Не менее 5 лет  |
   |     |писки из протоколов, заключе— |ния надоб—|                |
   |     |ния) о выплате пособий, пен—  |ности     |                |
   |     |сий, листков нетрудоспособно— |          |                |
   |     |сти по государственному       |          |                |
   |     |социальному страхованию       |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 325 |Исполнительные листы          |До минова—|Не менее 5 лет  |
   |     |                              |ния надоб—|                |
   |     |                              |ности     |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 326 |Поручения — обязательства за  |До минова—|Не менее 5 лет  |
   |     |товары, полученные в кредит,  |ния надоб—|                |
   |     |переписка по оформлению пору— |ности     |                |
   |     |чений — обязательств          |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 327 |Справки, представляемые в бух—|До минова—|Не менее 5 лет  |
   |     |галтерию на оплату учебных от—|ния надоб—|                |
   |     |пусков, получение льгот по    |ности     |                |
   |     |налогам и др.                 |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 328 |Документы (справки, акты, обя—|До минова—|Не менее 5 лет  |
   |     |зательства, переписка) по де— |ния надоб—|                |
   |     |биторской задолженности, недо—|ности     |                |
   |     |стачах, растратах, хищениях   |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 329 |Документы (протоколы, акты,   |До пере—  |                |
   |     |отчеты) о переоценке основных |оценки    |                |
   |     |фондов                        |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 330 |Акты, ведомости  переоценки и |До пере—  |                |
   |     |определения износа основных   |оценки    |                |
   |     |средств                       |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 331 |Паспорта зданий, сооружений и |   3 года |После ликвидации|
   |     |оборудования                  |          |основных средств|
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 332 |Переписка о паспортизации     |   5 лет  |                |
   |     |зданий и сооружений           |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 335 |Переписка о финансово — хозяй—|   3 года |                |
   |     |ственной деятельности (об уче—|          |                |
   |     |те фондов, о наложении и взы— |          |                |
   |     |скании штрафов, о приеме,     |          |                |
   |     |сдаче, списании материальных  |          |                |
   |     |ценностей и др.)              |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 336 |Акты проверки кассы, правиль— |   5 лет  |                |
   |     |ности взимания налогов и др.  |          |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 337 |Договоры, соглашения (хозяйст—|   5 лет  |После истечения |
   |     |венные, операционные, трудовые|          |срока действия  |
   |     |и другие)                     |          |договора,       |
   |     |                              |          |соглашения      |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 338 |Реестры договоров             |   3 года |                |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 339 |Договоры о материальной ответ—|   5 лет  |После увольнения|
   |     |ственности                    |          |материально     |
   |     |                              |          |ответственного  |
   |     |                              |          |лица            |
   +—————+——————————————————————————————+——————————+————————————————+
   | 340 |Образцы подписей (материально |          |                |
   |     |ответственных лиц)            |          |                |
   L—————+——————————————————————————————+——————————+—————————————————
   

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Следует иметь в виду, что в соответствии с требованиями п.21 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) при хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, определен порядок текущего хранения документов. Так, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Подписано в печать Материалы рубрики

10.09.1999 "В помощь бухгалтеру"

подготовлены экспертной группой

Международного еженедельника

"Финансовая газета"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——