"Финансовая газета", N 36, 1999

ЕСЛИ БУХГАЛТЕР ОШИБСЯ

Проводя проверку правильности формирования затрат, следует особое внимание уделить документальному оформлению расходов, включаемых в затраты

Характер нарушения: необоснованное отнесение представительских расходов в состав затрат.

Что нарушено: Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утв. Постановлением Правительства РФ от 5 августа 1992 г. N 552) (с изменениями от 26 июня, 1 июля, 20 ноября 1995 г., 21 марта, 14 октября, 22 ноября 1996 г., 11 марта, 31 декабря 1997 г., 27 мая, 5, 6, 11 сентября 1998 г.);

Письмо Госналогслужбы России от 27 октября 1998 г. N ШС-6-02/768 "Методические рекомендации по отдельным вопросам налогообложения прибыли";

Письмо Минфина России от 6 октября 1992 г. N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" (с изменениями от 29 апреля 1994 г., 19 октября 1995 г.).

Комментарий: согласно пп."и" п.2 Положения в себестоимость продукции включаются затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) и ревизионной комиссии организации (представительские расходы).

В Письме Минфина России N 94 указано, что к представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности предприятия.

Справочно: в соответствии с Письмом Госналогслужбы России от 27.10.1998 (п.12) для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества.

Характер нарушения: необоснованное включение в себестоимость стоимости консультационных и информационных услуги, не оформленных соответствующими документами (договорами, актами выполненных работ (оказанных услуг) либо недооформленными документами:

акты выполненных работ (оказанных услуг) не содержат обязательные реквизиты, в частности не указано, конкретно какие информационные или консультационные услуги оказаны, нет подписей и печатей заказчика и т.д.;

по актам не представляется возможным определить производственную необходимость услуг (в акте указано только то, что услуги выполнены в полном объеме и претензий друг к другу стороны не имеют).

Что нарушено: Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утв. Постановлением Правительства РФ от 5 августа 1992 г. N 552);

Письмо Госналогслужбы России от 8 ноября 1995 г. N 01-2-10/8;

п.2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.);

п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н);

п.2.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Комментарий: пп."и" п.2 Положения о составе затрат и Письмом Госналогслужбы России N 01-2-10/8 предусмотрено, что в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты по оплате консультационных, информационных услуг, связанных с управлением производством. Что касается оформления первичных документов, принимаемых к учету, то следует руководствоваться требованиями, изложенными в вышеуказанных нормативных документах.

Основным требованием, которое указано в нормативных документах, является то, что все первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) код формы;

в) дату составления документа;

г) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) содержание хозяйственной операции;

е) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

з) личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Следовательно, неправильно оформленные акты выполненных работ (оказанных услуг) не могут быть приняты для отражения данных операций в учете тем более для включения указанных услуг в себестоимость продукции.

Характер нарушения: включение в себестоимость расходов по рекламе без оправдательных документов.

Что нарушено: Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н);

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.).

Комментарий: в соответствии с п.7 Положения от 26.12.1994, п.12 Положения от 29.07.1998 и ст.9 Федерального закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

При отсутствии первичных оправдательных документов данные расходы не представляется возможным включить в себестоимость продукции.

Характер нарушения: нарушение методологии учета расходов будущих периодов.

Что нарушено: Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий (утв. Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. N 56) (с изменениями от 28 декабря 1994 г., 28 июля 1995 г., 27 марта 1996 г., 17 февраля 1997 г.).

Комментарий: согласно Инструкции счет 31 "Расходы будущих периодов" предназначен для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам. В частности, на этом счете могут быть отражены расходы, связанные с горно - подготовительными работами; подготовительными к производству работами в сезонных отраслях промышленности; освоением новых предприятий, производств, установок и агрегатов; рекультивацией земель; неравномерно производимым в течение года ремонтом основных средств (когда предприятием не создается соответствующий резерв или фонд); взносом арендной платы за последующие периоды и др.

Сроки, в течение которых такие расходы подлежат списанию на издержки производства (обращения) или другие источники, регулируются законодательными и другими нормативными актами.

Кроме того, следует учесть, что счет 31 включается в налогооблагаемую базу по налогу на имущество.

Характер нарушения: ежемесячно начисляются резервы без указания в учетной политике, какие резервы создает организация и какие размеры отчислений применяются.

Что нарушено: Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий (утв. Приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. N 56) (с изменениями от 28 декабря 1994 г., 28 июля 1995 г., 27 марта 1996 г., 17 февраля 1997 г.).

Комментарий: в соответствии с Инструкцией счет 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей" предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в установленном порядке в целях равномерного включения расходов и платежей в издержки производства или обращения. В частности, на этом счете могут быть отражены суммы:

предстоящей оплаты отпусков (включая отчисления на социальное страхование и обеспечение) работников;

на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;

производственных затрат по подготовительным работам в сезонных отраслях промышленности;

предстоящих затрат по ремонту основных средств;

предстоящих затрат по ремонту предметов проката;

затрат по возведению временных (титульных) зданий и сооружений.

Порядок резервирования сумм за счет издержек производства и обращения регулируется соответствующими законодательными и другими нормативными актами.

Резервирование тех или иных сумм отражается по кредиту счета 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей" в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или издержек обращения.

Фактические расходы и платежи, на которые был ранее образован резерв, относятся в дебет счета 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей" в корреспонденции, в частности, со счетами 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы заработной платы работникам за время отпуска и ежегодного вознаграждения за выслугу лет, 23 "Вспомогательные производства" - на стоимость ремонта основных средств, произведенного цехами (мастерскими) предприятия, и др.

Правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. и при необходимости корректируется.

Характер нарушения: необоснованно производится выдача спецодежды отделу охраны (ВОХР).

Что нарушено: Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (утв. Постановлением Минтруда России от 30.12.1997 N 69).

Комментарий: Постановлением Минтруда России утвержден перечень профессий и должностей, которым предусмотрена выдача средств индивидуальной защиты. В этом перечне не предусмотрена выдача спецодежды лицам, занимающимся охраной предприятия (кроме сторожа).

Подписано в печать

03.09.1999

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——