"Аудиторские ведомости", N 2, 1999

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ АУДИТ:

КОНТРОЛЬ СБЫТА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Содержание элементов организационной модели аудирования эффективности (организационной целесообразности) процедур контроля сбыта готовой продукции зависит от конкретных условий реализации. Представленный ниже вариант модели соответствует следующим определяющим условиям: вид договора - договор поставки; покупатель - потребитель, юридическое лицо, негосударственная организация; вид отгрузки - доставка продукции автотранспортом организации - изготовителя; порядок расчетов - оплата продукции покупателем определена условиями коммерческого кредита формы "открытый счет" (погашение дебиторской задолженности покупателя частями в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции). Предлагаемая организационная модель аудиторской оценки эффективности процедуры внутреннего контроля реализации готовой продукции (основные объекты, параметры и методика управленческого аудирования) представлена в соответствии c отдельными этапами (стадиями) процесса реализации <*>. Необходимо заметить, что аспекты аудирования контрольных моментов особых (нестандартных) ситуаций в процедурах реализации (например, таких, как кредитование покупателей сверх установленных рамок или возврат недоброкачественной продукции и получение претензий покупателей) в представленную модель не включены.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Понятие "реализация" здесь трактуется более широко, нежели в зарубежной специальной литературе, где погашение дебиторской задолженности покупателей за отгруженную продукцию в понятие "реализация" не включено, а рассматривается как элемент понятия "цикл получения доходов". Наш же упрощенный подход к более широкой трактовке обусловлен принятым в отечественной теории учета укрупненным делением хозяйственного процесса промышленного предприятия на три стадии: снабжение, производство, реализация (сбыт).

Получение заказов на поставку продукции

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля заказов потребителей на поставку продукции.

Критерии эффективности: поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов (в файлах заказов) и группируются по определенным критериям рыночного сегментирования. Заказы, поступившие от субъектов рынка, устанавливающих хозяйственные связи с организацией впервые, группируются отдельно. При получении заказов соответствующим должностным лицом (например, начальником бюро формирования портфеля заказов отдела сбыта) осуществляется контроль за наличием таких признаков (параметров контроля), как разборчивая подпись и указание должности (полномочий) лица, составившего документ (заказ); четкий оттиск печати организации - заказчика; точное (четкое) указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; конкретность (достаточная определенность) намерений заказчика, выраженная во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки и т.д.); достаточная определенность намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия (к исполнению); обращение к конкретному юридическому лицу - потенциальному исполнителю заказа (в заказе должно быть указано полное наименование организации, которой он адресован, т.е. он не должен быть безличным обращением). Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа. Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи. Заказ направляется для дальнейшего, более глубокого анализа (рассмотрения) только при отсутствии отклонений от вышеуказанных параметров. Все заказы вместе со спецификациями (приложениями) в порядке их группировки нумеруются (с занесением номеров заказов в книгу или файл их регистрации) и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов вместе со спецификациями (приложениями) передаются должностным лицам, принимающим решения по поводу возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита (такими лицами могут быть, например, начальники отделов сбыта и финансового либо их заместители).

Методика управленческого аудирования: наблюдение за осуществлением процедур контроля заказов ответственными за это работниками (ответственность определена должностными инструкциями); осуществление методами проверки документов выборочного контроля заказов (документов, в которых выражены заказы) на предмет их соответствия вышеотмеченным параметрам; выбор определенного периода (например, прошлый месяц) для подтверждения полноты регистрации поступивших заказов за данный период; сканирование заказов, поступивших за выбранный период на предмет недостающих номеров; сверка номеров данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге (файле) регистрации заказов.

Анализ возможности предоставления

коммерческого кредита

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля финансовой устойчивости, кредитоспособности и деловой порядочности (надежности) заказчиков.

Критерии эффективности: при принятии решения должностными лицами, ответственными за предоставление коммерческого кредита, о необходимости проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится работа по получению необходимых для этого данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). Для определения тенденций финансовых коэффициентов (в том числе с учетом сезонного фактора) и годовые, и квартальные финансовые отчеты запрашиваются за последние 2 - 3 года. В целях контроля также запрашиваются нотариально удостоверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации заказчика. Кроме того, должны быть выяснены (подтверждены) полномочия лиц, подписавших заказ. Работники бюро анализа финансово - хозяйственной деятельности (бюро финансового анализа) финансового отдела осуществляют контроль финансовой состоятельности и кредитоспособности заказчика методом анализа его финансовых (балансовых) отчетов. Для подтверждения финансовой устойчивости и кредитоспособности они должны руководствоваться следующими критериями.

1. Показатели (условия) финансовой устойчивости: а) суммарная величина запасов и НДС по приобретенным ценностям (сумма строк 210 и 220 актива баланса) не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость); б) суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов - не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе); в) значение коэффициента текущей ликвидности - не менее 2; г) значение коэффициента автономии - не менее 0,5; д) значение коэффициента обеспеченности собственными средствами - не менее 0,1.

2. Показатели кредитоспособности: а) значение общего показателя ликвидности баланса - не менее 1; б) значение коэффициента абсолютной ликвидности - в пределах от 0,2 до 0,7; в) значение коэффициента срочной ликвидности - не менее 1.

Банковскими и аудиторскими справками, отзывами других поставщиков заказчика, а также иными возможными материалами (данные из неформальных источников и т.п.) должна быть подтверждена его деловая порядочность (надежность как контрагента по договору).

Методика управленческого аудирования: 1) выбор для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализ материалов, на основе которых была установлена финансовая устойчивость, кредитоспособность и деловая порядочность заказчиков; 2) оценка необходимости, достаточности и истинности данных материалов; 3) проведение выборочного анализа финансовой устойчивости с целью подтверждения качества анализа, выполненного специалистами организации.

Подготовка договоров поставки

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля проектов договоров поставки.

Критерии эффективности: проект договора поставки готовится на основе образцов примерных договоров поставки, составленных в предусмотренной законодательством форме для различных отраслей промышленности, и с учетом условий конкретного заказа и приложений (спецификаций). В процессе подготовки и согласования с заказчиком проекта договора поставки определенными работниками по установленному порядку осуществляется контроль его содержания по следующим основным параметрам: четкое и полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий; четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; четкое описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию; достаточно подробное описание пункта "приемка товара"; максимально конкретное определение условий применения санкций за ненадлежащее исполнение договорных условий; описание способов обеспечения платежных обязательств покупателя; максимально конкретное описание условий изменения цены и предоставления скидок; указание срока исполнения обязательств по договору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции); описание возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу (например, только документальное оформление согласия сторон); указание сумм и сроков коммерческого кредита, не превышающих лимит дебиторской задолженности, установленный заказчику; четкое описание порядка согласования разногласий; однозначное определение того, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов; соответствие цен на продукцию утвержденному прейскуранту; правильность расчета сумм; четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию; четкое определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке; взаимоувязанность календарных графиков отгрузок и оплаты (в части соблюдения лимита коммерческого кредитования) и их правильная временная последовательность; четкое описание требований конфиденциальности информации по договору; описание особенностей согласования возникающих в ходе исполнения договора вопросов или организационных моментов (предварительный контроль готовности к отгрузкам и т.д.), порядка поддержания связи между сторонами (указание должностных лиц, уполномоченных давать информацию и решать вопросы по договору, сроки (время) и способы связи и т.д.), а также механизма периодической сверки взаимных обязательств в процессе исполнения договора в целях текущего (промежуточного) контроля исполнения обязательств; взаимоувязанность всех отраженных в проекте договора сведений.

Методика управленческого аудирования: 1) выбор для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализ соответствующих им договоров поставки на предмет их соответствия вышеназванным параметрам; 2) уточнение причины выявленных отклонений.

Заключение договоров поставки

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля представителей организаций - покупателей, предъявляющих свои полномочия на подписание договоров поставки; процедуры контроля подписей представителей организаций - покупателей и оттисков печатей организаций - покупателей на договорах поставки.

Критерии эффективности: определенное должностное лицо (например, начальник договорно - правового бюро отдела сбыта) методом нормативной проверки документов осуществляет контроль на предмет наличия у представителя (представителей) организации - покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий. Такие полномочия подтверждаются паспортом и соответствующей надлежащим образом оформленной доверенностью (желательно, чтобы она была завизирована у нотариуса). Доверенность должна быть подписана руководителем и скреплена круглой печатью организации - покупателя. В доверенности обязательно должны быть указаны дата выдачи, срок действия, ФИО, должность и заверенный образец подписи лица, которому выдана доверенность; объем полномочий по доверенности. Если представителем организации - заказчика является ее директор, то его полномочия по заключению договора и их объем должны быть подтверждены выпиской из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении с указанием соответствующих полномочий. Заключение договора возможно только при отсутствии отклонений от указанных параметров контроля полномочий. Должностным лицом, подписывающим договор поставки от организации (имеется в виду организация - изготовитель), осуществляется контроль: подписи представителя организации - покупателя на предмет ее разборчивости, полноты и соответствия образцу подписи в доверенности; оттиска печати организации - покупателя на предмет его четкости и действительного соответствия организации - покупателю (ее наименованию). Если текст договора занимает нескольких страниц, то они должны быть прошиты, заклеены и удостоверены подписями и печатями сторон. Один экземпляр заключенного договора поставки отдается представителю организации - покупателя, другой экземпляр регистрируется и хранится в канцелярии организации (по установленному порядку регистрации, учета и хранения документальных материалов текущего архива). Копия заключенного договора поставки передается в договорно - правовое бюро отдела сбыта, где техником бюро также регистрируется и подшивается в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя. При этом все существенные данные договора поставки (параметры поставок, расчетов и т.д.) также учитываются в системно построенных форматах (формулярах, файлах) указанного досье.

Досье на покупателя (заказчика) формируется под руководством начальника договорно - правового бюро (либо иного должностного лица) и представляет собой выраженную в утвержденной форме внутреннего учета (здесь форма учета - определенным образом выраженная система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные формуляры) определенным образом структурированную совокупность всех имеющихся данных о покупателе (заказчике), включая: все реквизиты покупателя (заказчика), включая его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты; данные по его должностным лицам, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров (т.е. влияющих на закупки); дата и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния (кредитоспособности) и надежности (деловой порядочности); данные по всем заключенным с покупателем договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию; данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов); данные по сверкам дебиторской задолженности (по данным, полученным из расчетного бюро финансового отдела); данные по спорам (в части претензионной и судебной работы); статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные данные по аспектам договорных взаимоотношений. Такое досье служит для контроля покупателя на предмет его надежности, кредитоспособности (финансовой состоятельности), соблюдения им договорной дисциплины, а также для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией (изготовителем). Досье (или база данных) должно регулярно пополняться в соответствии с новыми сведениями о клиенте. Начальник договорно - правового бюро должен осуществлять контроль на предмет соблюдения порядка ограниченного доступа к документам, материалам и файлам, образующим вышеуказанное досье, а также обеспечить их сохранность.

После заключения (подписания) договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации - покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя.

Методика управленческого аудирования: 1) выбор для примера нескольких еще не исполненных заказов на существенную сумму и анализ документов, удостоверяющих полномочия представителей организаций - покупателей (заказчиков), подписавших соответствующие договоры поставки, на предмет их достаточности и истинности; 2) контроль соответствующих договоров поставки на предмет наличия следующих признаков: подпись представителя покупателя, полная и разборчивая, соответствует образцу подписи в доверенности; оттиск печати организации - покупателя четкий и действительно соответствует организации - покупателю (ее наименованию).

Подготовка к поставке продукции

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля выписанных ТТН (типовая межведомственная форма N 1-т).

Критерии эффективности: выписка ТТН и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля "разделение обязанностей") производится разными должностными лицами. Выписанные экземпляры ТТН регистрируются в специальном журнале (регистре) или файле. Должностным лицом, санкционирующим отгрузку (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом), по установленному порядку осуществляется контроль выписанных ТТН на предмет правильности их оформления (заполнения реквизитов), взаимосвязи указанных данных, точности подсчета указанных данных (арифметическая проверка), соответствия указанных цен условиям договора (спецификациям, приложениям) и прейскуранту организации, соответствия характеристик продукции (артикул, наименования изделий, количество и т.д.) и других указанных данных условиям договора (спецификациям) и календарным планам (графикам) отгрузок. Кроме того, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом (должностное лицо, санкционирующее отгрузку) производит контрольное сличение суммы, указанной в ТТН, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

Методика управленческого аудирования: выбор примера из ТТН и осуществление контроля на предмет наличия следующих признаков (параметры контроля): все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и номер; все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и являются верными; указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложений) и взаимоувязаны; цены соответствуют прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; лимит дебиторской задолженности (параметры коммерческого кредита), установленный покупателю (по условиями договора), не превышен; на всех экземплярах каждой ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом (либо иного должностного лица, по установленному порядку санкционирующего отгрузку).

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля формирования партий отправки и их погрузки в автотранспортное средство.

Критерии эффективности: все экземпляры выписанной ТТН передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки (в соответствии с указанными в ТТН характеристиками), формирование грузовых единиц (укладывание продукции в тару, на товароноситель) и их соответствующую маркировку. По прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия прибывшего под погрузку автомобиля параметрам данной поставки. Кроме того, заведующий складом путем экспертной оценки, осмотра и сопоставления осуществляет контроль прибывшего под погрузку автомобиля на предмет его надлежащего санитарного состояния и наличия необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транспортировке. Проверяется соблюдение правил затаривания (пакетирования), соответствие подготовленной партии отправки количеству, качеству и комплектности, указанным в ТТН, а также наличие надлежащей (четкой, соответствующей отгрузочным документам) маркировки грузовых единиц и надлежащего (целостность и т.д.) состояния тары и упаковки. При отсутствии отклонений заведующий складом организует процесс погрузки подготовленной к отправке партии продукции (грузовых единиц) в автомобиль. Погрузочные работы осуществляются с помощью погрузочных механизмов и вспомогательного персонала склада (разнорабочих, стропильщиков). В процессе выполнения погрузочных работ заведующий складом вышеуказанными методами (фактического контроля) осуществляет контроль на предмет исправности работы погрузочных механизмов и соблюдения вспомогательным персоналом техники безопасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов. Принимающий груз водитель - экспедитор также осуществляет контроль на предмет соответствия характеристик отгружаемой в автомобиль продукции соответствующим данным ТТН, исправности тары, наличия надлежащей маркировки грузовых единиц, соблюдения правил погрузки и крепления груза. После осуществления погрузки заведующий складом в соответствующих разделах ТТН проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и своей подписью с указанием ФИО и должности. Принявший груз водитель - экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр ТТН остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции (тары, товароносителей) из подотчета.

Методика управленческого аудирования: наблюдение за вышеописанными процедурами внутреннего контроля.

Учет и фактурирование поставки

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля реализации (сбыта) готовой продукции.

Критерии эффективности: при получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления отдела сбыта в журнале (регистре, файле) ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные: наименование покупателя; дата и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок); дата выписки и номер соответствующей ТТН; дата и время (при указании точного времени) фактического осуществления отгрузки; фактические данные по отгрузке (по данным 3-го экз. ТТН) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции; дата и время возвращения автомобиля в организацию после отгрузки (дата и время регистрации отгрузки). По данным вышеуказанного регистра начальником бюро оперативного управления составляются и ежедневно передаются в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки). Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах: по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям (получателям); по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров (или его разнарядок); по объему (в натуральных измерителях) отгруженной продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации - изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затраченного на погрузочно - разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой - разгрузкой), непосредственно транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту) на основе ежедневных отчетов, полученных из бюро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, поступивших из договорно - правового бюро отдела сбыта, подготавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно - календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок). Отчеты представляются по установленной форме, т.е. представляют собой системно построенные и в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности, в которых указаны плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности (например, объект отчетности - продажи, предметы отчетности - продажи в разрезе видов продукции, рыночных сегментов и т.п.). Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом анализирует полученные отчеты (рапорты), определяет причины отклонений, виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта (вышеуказанные отчеты, а также данные по выявленным причинам отклонений, виновникам и принятым мерам) начальнику отдела сбыта. Начальник отдела сбыта анализирует полученную информацию, принимает меры в пределах своей компетенции (в том числе по выявленным виновникам) и представляет вышеуказанные отчеты и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер на рассмотрение дирекции организации на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. На данных совещаниях по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения.

Методика управленческого аудирования: наблюдение за подготовкой первичной отчетности по сбыту ответственными за это работниками; опрос руководства отдела сбыта на предмет наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений (мер).

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля фактурирования поставок.

Критерии эффективности: на основании полученного от водителя - экспедитора экземпляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии (при отсутствии в структуре бухгалтерии данного учетного подразделения учет расчетов с покупателями осуществляет работник общей группы или расчетной группы в зависимости от структуры бухгалтерского аппарата) выписывается счет - фактура в 2 экземплярах. Первый экземпляр не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции представляется покупателю (если до конца налогового отчетного периода осталось менее 10 дней, то необходимо составить и передать счет - фактуру покупателю в данном отчетном периоде); счет - фактура подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом (как должностным лицом, санкционирующим отгрузку) и скрепляется печатью организации. Второй экземпляр счета - фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов - фактур). Перед подписанием счета - фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов (логическая, формальная, арифметическая, по взаимосвязи, по хронологии, по содержанию) и встречной проверки документальных данных осуществляют контроль на предмет верного указания реквизитов (включая объем сделки в натуральном и стоимостном выражении) и следующих дополнительных данных: серия, номер и дата выписки ТТН; дата (и при соответствующих договорных условиях точное время) отгрузки; номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции; количество грузовых мест (единиц). При этом данные счета - фактуры сверяются с данными ТТН и условиями договора (заказа). Бланки счетов - фактур должны быть заранее пронумерованы (по два экземпляра с одинаковым номером). Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером. Счет - фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете. На основе выписанных счетов - фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах (файлах) ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции. Построение аналитического учета должно обеспечить получение данных по объемам реализации в разрезе видов продукции, географических регионов сбыта, группам покупателей (рыночным сегментам). На основе выписанного счета - фактуры работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии заполняет регистры (файлы) аналитического учета покупателей, т.е. регистрирует дебиторскую задолженность покупателей. Указанным работником также ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета - фактуры. Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов - фактур и ведения книги продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое уполномоченное директором организации должностное лицо (внутренний аудитор, внутренний ревизор).

Методика управленческого аудирования: наблюдение за подготовкой счетов - фактур, выбор для примера ряда заказов на существенную сумму и сканирование соответствующих им ТТН и счетов - фактур на предмет недостающих (пропущенных) номеров в целях проверки полноты учета отгрузок; контроль методом сверки документов счетов - фактур на предмет соответствия указанных в них данных (цены, продукция и т.д.) данным ТТН и условиям договоров (заказов); подтверждение цены по утвержденному перечню цен (прейскуранту); контроль счетов - фактур на предмет их заполнения в соответствии с действующими правилами; проверка проводок в Главной книге и точности счетов покупателей; согласование данных книги аналитического учета с синтетическими счетами в Главной книге; сверка даты зафиксированных операций по реализации с датами счетов - фактур и ТТН (отгрузочных документов); проверка правильности ведения книги продаж.

Погашение дебиторской задолженности покупателей

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля оплаты продукции покупателями.

Критерии эффективности: ежедневно работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела получает из банка выписки с расчетного счета (банковские извещения), где указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие от покупателей за день денежные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела осуществляет контроль на предмет полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.). В случае обнаружения отклонений работник бюро банковских и кассовых операций оперативно разрешает все возникшие вопросы совместно с соответствующими работниками банка. Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела ведет оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками). На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Им также ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований - поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин. Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов - фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями - поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных). Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела представляет начальнику расчетного бюро ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения. Начальником расчетного бюро устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел; несвоевременное предоставление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований - поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов - фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник расчетного бюро финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет - фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения) указывает установленные причины и выявленных виновников.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.). Кроме того, по данным вышеуказанных ежедневных отчетов экономиста по расчетам с покупателями (а также других оперативных отчетов по поступлению (по поступлению, не относящемуся к реализации готовой продукции) и по выбытию денежных средств, представленных соответствующими подчиненными работниками) начальник расчетного бюро составляет и представляет начальнику финансового отдела отчеты о движении денежных средств в разрезе определенных отчетных периодов.

Отчеты о движении денежных средств (в разрезе установленных отчетных периодов), а также докладные записки с расшифровкой отклонений, указанием их причин, виновников и принятых мер начальник финансового отдела представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. При этом, если финансовый отдел не может своими силами устранить отклонения, начальник финансового отдела подготавливает и на указанных оперативных совещаниях представляет дирекции организации свои предложения по устранению отклонений с привлечением соответствующих подразделений организации (соответственно их компетенции). Данные из финансового отдела оперативно передаются в договорно - правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей. Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями). Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет определить, уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полно ли и своевременно ли погашена задолженность; верны ли записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей), а также выявить не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и соответственно неучтенные поставки). Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Методика управленческого аудирования: выбор примера журнала (ведомости) денежных поступлений (или ежедневного отчета о поступлении денежных средств от покупателей). Для этого следует сравнить данные банковских извещений и подтверждающих их документов с итоговыми данными в регистрах учета, а также проверить проводки по счетам Главной книги; оценка построения (структуры) регистров расчетов с покупателями по вышеописанным критериям; наблюдение за подготовкой ежедневных отчетов о поступлении денежных средств от покупателей, а также оценка структуры данных отчетов на предмет полноты и необходимости отражаемой информации; опрос руководства финансовой службы на предмет основных причин невыполнения планов денежных поступлений от покупателей; контроль регистров аналитического учета расчетов с покупателями на предмет превышения критического уровня дебиторской задолженности (установленного согласно категории риска заказа) и при обнаружении отклонений выяснение их причины.

Объект управленческого аудирования: процедуры контроля дебиторской задолженности покупателей.

Критерии эффективности: в целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного бюро финансового отдела ежемесячно производится выверка задолженности покупателей. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Данные выверки проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета). Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), является методом дополнительного оперативного упреждающего (упреждающего неплатежи) контроля платежной дисциплины покупателей. Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам), с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты (и при почасовых графиках отгрузок точное время) совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов - фактур), а также по согласованию с начальником договорно - правового бюро отдела сбыта данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей). В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10 дней со дня получения акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в соответствующей картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности. Первый экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом). Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрирует дату и точное время его отправления. Покупатель (имеется в виду организация - покупатель) должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить акт (или возражения к акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица. Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к акту) также регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения.

Могут быть получены ответы, содержащие признание долга полностью или частично, а также отказ признать (или выверить) задолженность. Может и совсем не быть ответа. В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставятся в известность начальник финансового отдела и начальник договорно - правового бюро отдела сбыта. Начальник финансового отдела представляет информацию по данному отклонению заместителям директора по экономическим и коммерческим вопросам (дирекции организации) на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. Заместитель директора по коммерческим вопросам (либо другое должностное лицо, уполномоченное директором организации) по согласованию с начальником юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров). В случае если ответа на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки по установленному порядку не получено, выясняются причины этого. Если получен отказ выверить задолженность, эта информация оперативно передается дирекции организации для принятия соответствующих решений. При отсутствии связи с организацией - должником (покупателем) выясняются причины этого (в частности, проверяется, не ликвидирована ли данная организация). Если в результате сбора соответствующей информации выясняется, что организация - должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный, а в тех случаях, если подходит к концу предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленную продукцию (согласно Указу Президента Российской Федерации от 20.12.1994 N 2204 этот срок составляет три месяца с момента фактической отгрузки продукции), - судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров. Если организация - должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации - должника в соответствии с п.8 ст.63 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация). Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списанию принимает (санкционирует списание) руководитель (директор) организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных начальником отдела сбыта необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации - должника (покупателя).

Если организация - должник (покупатель) не ликвидирована, то далее возможны следующие варианты процедур:

- неистребованная дебиторская задолженность покупателя - та, по которой не приняты все возможные меры к ее взысканию, т.е. либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования споров - по санкции главного бухгалтера списывается на убытки (не уменьшая финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли) организации по истечении 4 месяцев со дня фактического осуществления отгрузки;

- истребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст.196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года).

При этом как истребованная, так и неистребованная дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Методика управленческого аудирования: выбор примеров счетов покупателей, в том числе подтверждение дебетовых записей счетами - фактурами и кредитовых записей по документам на денежные поступления или приказами о списании кредита; выявление просроченных счетов дебиторов (при их наличии) и опрос руководителей финансовых служб на предмет принятых мер по взысканию задолженности; наблюдение за процедурами ежемесячной выверки дебиторской задолженности покупателей (отправка покупателям актов сверки и т.д.); выбор примеров из не подтвержденных покупателями актов сверки дебиторской задолженности и выяснение у руководства финансовой службы принятых мер по данным отклонениям; установка по датам отправки двух экземпляров актов сверки дебиторской задолженности (хранящихся в отдельной картотеке до получения ответов покупателей) просрочки ответов покупателей и выяснение у работников финансовой службы причины данного отклонения; подтверждение списанной безнадежной дебиторской задолженности необходимой документацией (документы, подтверждающие ликвидацию организации должника, соответствующие распоряжения руководителя организации); контроль за списанием неистребованной задолженности.

Подписано в печать В.В.Бурцев

05.02.1999 Аудитор ЗАО "Ин - аудит"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——