"Налоговый вестник", N 1, 1999

ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ЭЛЕМЕНТ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета и, как следствие, исчисление налогооблагаемой базы во многом определяется содержанием первичных документов, в которых фиксируется факт их совершения.

На сегодняшний день к оформлению первичных документов и регистров бухгалтерского учета предъявляются достаточно четкие требования.

В частности, ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусматривает, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетная политика предприятия - это выбранная им совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности (см. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия", утвержденное Приказом Минфина России от 28.07.1994).

К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы и приемы.

Более подробно разделы учетной политики рассматриваются в Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, новая редакция которого вступает в силу с 1 января 1999 г. и предусматривает правила документооборота и технологию обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

Имеет смысл сравнить требования к формированию учетной политики в обеих редакциях Положения.

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   | Положение о бухгалтерском| Положение по ведению бухгалтерского |
   |    учете и отчетности    |  учета и бухгалтерской отчетности в |
   |  в Российской Федерации, |  Российской Федерации, утвержденное |
   |   утвержденное Приказом  |       Приказом Минфина России       |
   |     Минфина России от    |          от 29.07.1998 N 34н        |
   |      26.12.1994 N 170    |                                     |
   +——————————————————————————+—————————————————————————————————————+
   |Организация,  осуществляя |Принятая организацией учетная полити—|
   |постановку бухгалтерского |ка  утверждается  приказом  или  иным|
   |учета:                    |письменным распоряжением руководителя|
   |самостоятельно устанавли— |организации.                         |
   |вает организационную фор— |При  этом утверждаются:              |
   |му  бухгалтерской работы  |рабочий  план  счетов  бухгалтерского|
   |исходя из вида  организа— |учета, содержащий применяемые в орга—|
   |ции  и конкретных условий |низации счета,  необходимые для веде—|
   |хозяйствования;           |ния  синтетического  и аналитического|
   |определяет в  установлен— |учета;                               |
   |ном порядке форму и мето— |формы первичных  учетных  документов,|
   |ды  бухгалтерского учета, |применяемых  для  оформления  хозяйс—|
   |а также технологию  обра— |твенных операций,  по которым не пре—|
   |ботки учетной информации; |дусмотрены  типовые  формы  первичных|
   |разрабатывает     систему |учетных документов, а также формы до—|
   |внутрипроизводственного   |кументов для внутренней бухгалтерской|
   |учета, отчетности и конт— |отчетности;                          |
   |роля;                     |методы оценки  отдельных  видов  иму—|
   |формирует в установленном |щества и обязательств;               |
   |порядке  свою учетную по— |порядок проведения     инвентаризации|
   |литику по другим вопросам |имущества и обязательств;            |
   |                          |правила документооборота и технология|
   |                          |обработки учетной информации;        |
   |                          |порядок контроля   за  хозяйственными|
   |                          |операциями,  а также другие  решения,|
   |                          |необходимые  для  организации бухгал—|
   |                          |терского учета                       |
   L——————————————————————————+——————————————————————————————————————
   

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Следует обратить особое внимание на ужесточение требований к оформлению первичных документов с 1 января 1999 г.

Они изложены в Порядке поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным Постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.1998 N 57а.

Указанным Постановлением предусмотрено, что внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемент учетной политики производится с начала финансового года.

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

- по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

- по учету труда и его оплаты;

- по учету материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;

- по учету работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

- по учету работы строительных машин и механизмов;

- по учету результатов инвентаризации;

- по учету кассовых и торговых операций.

Маловероятна, однако не исключена возможность разногласий с контролирующими органами о правомерности принятия или непринятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления Правительства РФ.

Во избежание подобных разногласий следует уже на этапе формирования учетной политики на 1999 г. проанализировать существующий документооборот и применяемые формы первичных документов и учетных регистров с целью приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов - это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (см. Постановление Правительства РФ от 06.03.1998 N 283 "Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности").

Необходимость адекватной трансформации бухгалтерского учета и документооборота как элемента системы учета вызвана, прежде всего, изменением системы общественных отношений, а также гражданско - правовой среды жизнедеятельности всех хозяйствующих субъектов.

Так, система бухгалтерского учета, существовавшая в условиях планируемой экономики, была обусловлена общественным характером собственности и потребностями государственного управления экономикой. Главным потребителем информации, формирующейся в системе бухгалтерского учета, выступало государство в лице отраслевых министерств и ведомств и планирующих, статистических и финансовых органов. Действовавшая система государственного финансового контроля решала задачи выявления отклонений от предписанных моделей хозяйственного поведения организаций.

Именно в целях изменения такого положения дел разработана Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности.

В целях обеспечения поставленных задач в Программе предлагается, в частности, "пересмотреть первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и иные документы, относящиеся к унифицированным системам бухгалтерской учетной и отчетной документации".

Примерный план работы предприятия по приведению в соответствие с требованиями законодательства существующих схем документооборота и применяемых форм первичных документов и учетных регистров.

1. Подготовка, издание и доведение до персонала предприятия распоряжения руководителя о проведении мероприятий по внедрению единой системы документооборота.

2. Ознакомление административно - управленческого персонала предприятия с требованиями российского законодательства в сфере документального оформления хозяйственных операций.

3. Составление (или анализ имеющейся) организационно - функциональной структуры предприятия.

4. Установление функциональной и линейной подчиненности подразделений предприятия.

5. Анализ существующих положений (регламентов) о подразделениях на предмет их соответствия фактическому положению дел, внесение изменений в положения или их разработка в случае отсутствия.

6. Составление схем существующих информационных потоков и схем документооборота на предприятии.

7. Анализ информационных потоков и схем документооборота на предмет выявления дублирующих потоков информации или недостающих информационных связей.

8. Сбор, систематизация и анализ применяемых в настоящее время на предприятии форм первичных документов.

9. Установление принадлежности (сопоставление) применяемых форм документов соответствующим разделам бухгалтерского (управленческого, финансового и налогового) учета.

10. Сопоставление применяемых форм документов формам, предусмотренным нормативными документами.

11. Внесение дополнительных (недостающих) реквизитов в применяемые формы или введение в делопроизводство недостающих форм документов.

12. Составление, утверждение и доведение до персонала "Альбома унифицированных форм первичных документов" как элемента учетной политики, единого для всех филиалов и структурных подразделений предприятия и, в случае необходимости, инструкций по их применению.

13. Составление и доведение до персонала графиков документооборота на основе унифицированных форм документов.

14. Корректировка имеющихся на предприятиях (или разработка новых) должностных инструкций персонала, отвечающего за составление, обработку и контроль прохождения (принятия к учету) первичных документов.

15. Организация и проведение ознакомительных семинаров для персонала филиалов и структурных подразделений предприятия.

16. Контроль применения унифицированных форм документов и соблюдения графиков документооборота.

17. Сбор и анализ информации о возможных нарушениях, искажениях и ошибках.

18. Принятие соответствующих решений о внесении изменений (дополнений) в принятую схему документооборота, должностные инструкции персонала, прочую организационно - распорядительную документацию на предприятии.

При организации движения первичных документов на предприятии можно воспользоваться:

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105;

- Решением Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.1996 "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета", которое увеличило обязательный минимальный срок хранения бухгалтерских документов до пяти лет;

- Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-97. Дата введения - 1 июля 1998 г.

Стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), которые фиксируют административные и организационные решения, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятия.

Подписано в печать И.Д.Юцковская

25.12.1998 Старший эксперт ООО "ФБК"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——