"Консультант Бухгалтера", N 1, 1999

МЕХАНИЗМЫ КОНТРОЛЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

ПОКУПАТЕЛЕЙ

В настоящей статье кратко освещаются отдельные механизмы внутреннего контроля дебиторской задолженности покупателей, позволяющие минимизировать риски ее недопустимого увеличения или непогашения.

Основным механизмом контроля формально установленного оптимального уровня дебиторской задолженности может служить ее лимитирование по покупателям. При этом лимит задолженности должен устанавливаться по сумме и сроку. Это особенно необходимо для предприятий, где отсутствует автоматизация учета и сальдо по дебиторам подсчитывается бухгалтерами лишь в конце месяца, что влечет риск несвоевременного обнаружения (или необнаружения) нежелательного уровня задолженности. Возникает вопрос - по каким критериям производится лимитирование? По нашему мнению, для определения параметров дебиторской задолженности покупателей (или, точнее, параметров коммерческого кредитования <*>) целесообразно проводить ранжирование покупателей (заказчиков) по категориям риска.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Здесь будем иметь в виду предоставление коммерческого кредита формы "открытый счет" (погашение дебиторской задолженности покупателя частями - в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).

Ранжирование покупателей (заказчиков) по категориям риска (например, классы заказов по рискам: высокий, средний, низкий или др.) целесообразно производить начальнику договорно - правового бюро отдела сбыта (как лицу, ведущему досье <**> на покупателей) по разработанному алгоритму на основе следующих условий:

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Досье на покупателя (заказчика) представляет собой выраженную в утвержденной форме внутреннего учета определенным образом структурированную совокупность всех имеющихся данных о покупателе (заказчике).

а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию (на основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам - критериям рыночного сегментирования (география, размеры организации, отраслевая принадлежность и др.); при этом если ранее конкретный заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, т.е. если, по сути, является совершенно "новым" контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой заказчиков (покупателей), к которой он отнесен в соответствии с определенными критериями рыночной сегментации);

б) наличие и содержание первичной информации (материалов) о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций, кредитные рейтинги специализированных агентств, данные из неформальных источников и т.д.).

Каждому покупателю (заказчику) в соответствии с категорией риска его заказа устанавливаются параметры коммерческого кредита, т.е. определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Установление параметров кредитования целесообразно возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе "Положения о сбытовой политике". Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам должно входить в компетенцию заместителя директора по экономическим вопросам. При составлении проекта договора поставки начальник договорно - правового бюро (при участии в соответствующих расчетах начальника экономического бюро отдела сбыта) должен предусмотреть в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности (общая сумма отгруженной по договору (и с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции минус общая сумма оплаченной по договору (и с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции на календарную дату) не превышала установленный данному заказчику критический уровень дебиторской задолженности. Кроме того, должностное лицо, санкционирующее отгрузку (например, им может быть заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом) производит контрольное сличение суммы, указанной в выписанной ТТН (в отгрузочных документах), с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (т.е. если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением договорно - правового бюро.

Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом - фактурой покупателю целесообразно высылать "напоминание об оплате", где указываются следующие данные: номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и/или дополнений), общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). Данное "напоминание об оплате" составляется тем же работником, который ответственен за выписку счетов - фактур, и подписывается главным бухгалтером. "Напоминание об оплате" создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Один из наиболее действенных методов внутреннего контроля дебиторской задолженности - метод первичной отчетности. В целях комплексного представления о контроле дебиторской задолженности методами первичной отчетности кратко осветим основные аспекты с позиции требований к отдельным работникам предприятия, т.е. укажем основные требования к порядку контроля дебиторской задолженности, которые должны быть отражены в должностных инструкциях соответствующих работников.

Вести оперативный учет и методом документальной сверки осуществлять контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела (другого аналогичного структурного подразделения). На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований - поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов - фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями - поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных).

Также экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела должен представлять начальнику расчетного бюро ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Начальником расчетного бюро устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел; несвоевременное представление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований - поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов - фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник расчетного бюро финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет - фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).

Данные по оплате из финансового отдела должны оперативно передаваться в договорно - правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры ко взысканию.

Еще одним эффективным приемом контроля за дебиторской задолженностью являются периодические сверки с покупателями. При этом ежемесячная выверка задолженности покупателей производится начальником расчетного бюро финансового отдела. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются Акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Данные выверки проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета). Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), является методом дополнительного оперативного упреждающего (упреждающего неплатежи) контроля платежной дисциплины покупателей.

Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам) с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты (и, при почасовых графиках отгрузок, точное время) совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов - фактур), а также по согласованию с начальником договорно - правового бюро отдела сбыта данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей). В Акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки составляется в 2-х экземплярах: 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной (соответствующей) картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности; 1-й экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом экономистом по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируются дата и точное время его отправления.

Покупатель (имеется в виду организация - покупатель) должен в течение 10-ти дней со дня получения указанного Акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить Акт (или возражения к Акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный ответ (подтвержденный Акт сверки либо возражения к Акту) также регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения. Могут быть получены ответы, содержащие признание долга полностью или частично, а также отказ признать (или выверить) задолженность. Также может и совсем не быть ответа.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставится в известность начальник финансового отдела, а также начальник договорно - правового бюро отдела сбыта. Начальник финансового отдела представляет информацию по данному отклонению заместителям директора по экономическим и коммерческим вопросам (дирекции организации) на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. Заместитель директора по коммерческим вопросам (либо другое должностное лицо, уполномоченное директором организации) по согласованию с начальником юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

В случае если ответ на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получен, соответствующими работниками (по установленному порядку) выясняются причины непредоставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность.

При получении отказа выверить задолженность материалы об этом оперативно передаются дирекции организации для принятия соответствующих решений.

При отсутствии связи с организацией - должником (покупателем) выясняются причины этого (в частности, выясняется, не ликвидирована ли она).

Если в результате сбора соответствующей информации выясняется, что организация - должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный, а в тех случаях, если подходит к концу предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленную продукцию (согласно Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. N 2204 равен трем месяцам с момента фактической отгрузки продукции), - судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.

Если организация - должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации - должника, в соответствии с п.8 ст.63 ГК РФ может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).

Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списания принимает (санкционирует списание) руководитель (директор) организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных начальником отдела сбыта необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации - должника (покупателя).

Списание дебиторской задолженности обязательно оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия.

Если организация - должник (покупатель) не ликвидирована, то далее возможны следующие варианты процедур.

1. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя (та, по которой не приняты все возможные меры к ее взысканию, т.е. либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования споров) по санкции главного бухгалтера списывается на убытки (не уменьшая финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли) организации по истечении 4-х месяцев со дня фактического осуществления отгрузки.

2. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст.196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года).

При этом как истребованная, так и неистребованная дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Подписано в печать В.В.Бурцев

16.12.1998

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——