"Бухгалтерский учет", N 1, 1999

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Основным требованием, предъявляемым к бухгалтерской отчетности, является ее достоверность (реальность статей). Поэтому перед составлением годовой отчетности организациям всех форм собственности следует провести сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств по состоянию на 1 января 1999 г.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации проводится в соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон), которым определены цели инвентаризации имущества и обязательств организации, случаи проведения обязательных инвентаризаций и порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, а механизм ее проведения раскрывается в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 N 49. Данным документом при проведении инвентаризации должны руководствоваться организации всех форм собственности в той его части, в которой содержащиеся в нем правила не противоречат п.п.1 - 3 ст.12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона.

Должностным лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета в организации, необходимо помнить, что в соответствии с действующим законодательством налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка. В данном случае, на наш взгляд, таким нарушением является невыполнение требования Закона в части проведения инвентаризаций.

Инвентаризацию необходимо проводить для:

- выявления фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете);

- сопоставления полученных данных с данными бухгалтерского учета (выявление излишков и недостач);

- проверки полноты и правильности отражения в учете стоимости товарно - материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных счетах и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих платежей и других статей баланса.

Кроме того, инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращают такие негативные явления, как хищения имущества работниками организации.

Организациям дано право самостоятельно определять количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень проверяемого имущества (все это должно раскрываться в учетной политике организации), кроме случаев, установленных п.2 ст.12 Закона, когда проведение инвентаризации обязательно.

В организации создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию, на которую возлагают организационно - контрольные функции по проведению проверок и инвентаризаций. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества на предприятиях создают рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждает руководитель организации приказом, который подлежит регистрации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Документальное оформление результатов инвентаризации. Организации всех форм собственности должны использовать следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241:

форма N инв-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

форма N инв-2 "Инвентаризационный ярлык";

форма N инв-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей";

форма N инв-4 "Акт инвентаризации товаров отгруженных";

форма N инв-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение";

форма N инв-6 "Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути";

форма N инв-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

форма N инв-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

форма N инв-15 "Акт инвентаризации наличия денежных средств";

форма N инв-16 "Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности";

форма N инв-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

приложение к форме N инв-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

форма N инв-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств";

форма N инв-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей".

Требования, предъявляемые к заполнению инвентаризационных описей. По результатам инвентаризации имущества составляют инвентаризационные описи установленной формы на основании следующих требований:

- заполнение осуществляется либо при помощи компьютерной техники, либо ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;

- наименования инвентаризируемых ценностей и объектов и их количество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

- на каждой странице инвентаризационной описи проставляют прописью число порядковых номеров товарно - материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на другой странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) приведены данные об этих ценностях;

- допущенные ошибки должны быть исправлены во всех экземплярах описей: неправильные записи зачеркиваются и сверху проставляются правильные;

- исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально - ответственными лицами с указанием даты исправления;

- незаполненные строки на последних листах описей должны быть прочеркнуты;

- описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально - ответственные лица.

Сличительные ведомости. Если в ходе проведения инвентаризации будут выявлены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием имущества), то бухгалтерия организации составляет соответствующие сличительные ведомости. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Обнаруженные в ценах, таксировке и подсчетах ошибки подлежат исправлению путем зачеркивания неправильной записи и проставления над ней правильной. Исправления должны быть подписаны всеми членами комиссии и материально - ответственными лицами.

Стоимость излишков и недостач товарно - материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.

По ценностям, принадлежащим другим организациям, составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей представляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Контрольные проверки инвентаризации. Контрольные поверки правильности проведения инвентаризации следует проводить по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.), где проводилась инвентаризация, с участием членов инвентаризационной комиссии и материально - ответственных лиц. Особо тщательно должны быть проверены наиболее необходимые и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель организации должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившего нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольной проверки инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (см. образец).

Образец

Наименование организации__________________________________________

Акт

Контрольной проверки инвентаризации ценностей

на________________________________________________________________

(указывается место проведения инвентаризации (склад, цех, участок

и пр.))

Инвентаризация ценностей проводилась на_________________ комиссией

в составе:

Председатель______________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Члены комиссии____________________________________________________

(должности, фамилии, имена, отчества)

Контрольной проверкой, проведенной________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

в присутствии членов инвентаризационной комиссии установлено:

I. По инвентаризационной описи значится в наличии_________________

___________________________________________наименований имущества

на сумму_______________ руб.____________ коп.

II. Результаты проверки:

     
   —————T———————————T———————————————T———————————————T———————————————¬
   |N   |Наимено—   |Значится       |  Фактическое  |   Результаты  |
   |по  |вание      |по инвентариза—|    наличие    |    проверки   |
   |опи—|ценностей, |ционной описи  |               |   + (более),  |
   |си  |подвергших—|               |               |   — (менее)   |
   |    |ся проверке|               |               |               |
   +————+———————————+——————T———T————+——————T———T————+——————T———T————+
   |    |           |коли— |це—|сум—|коли— |це—|сум—|коли— |це—|сум—|
   |    |           |чество|на |ма  |чество|на |ма  |чество|на |ма  |
   +————+———————————+——————+———+————+——————+———+————+——————+———+————+
   |  1 |     2     |   3  | 4 |  5 |   6  | 7 |  8 |   9  | 10| 11 |
   L————+———————————+——————+———+————+——————+———+————+——————+———+—————
   

Итого

Подписи:

лица, проводившего контрольную проверку __________________________

председателя инвентаризационной комиссии _________________________

членов инвентаризационной комиссии _______________________________

Регулирование выявленных при инвентаризации имущества расхождений. Порядок регулирования расхождений, выявленных при инвентаризации имущества, достаточно четко определен п.3 ст.12 Закона. Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);

недостача имущества и потери от его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена.

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации товарно - материальных ценностей как составляющих значительную часть имущества организации.

Требования, предъявляемые к инвентаризации ТМЦ. При проведении инвентаризации товарно - материальных ценностей (ТМЦ) необходимо помнить, что:

- инвентаризации подвергаются не только собственные ТМЦ, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально - ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

- если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;

- проверка фактического наличия имущества должна производиться только при обязательном участии материально - ответственных лиц (при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации).

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие ТМЦ должно определяться путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуре части этих ценностей.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально - ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально - ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей в первом помещении вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

1) происходит смена материально - ответственных лиц;

2) поступают товарно - материальные ценности;

3) возникает необходимость отпуска ТМЦ.

В этих случаях поступают следующим образом:

при смене материально - ответственных лиц лицо, принявшее ценности, расписывается в инвентаризационных описях в их получении, а сдавшее - в их сдаче;

при поступлении ТМЦ они принимаются материально - ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии: заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, поступившие во время инвентаризации" и приходуются после инвентаризации. В описи следует указать дату поступления товарно - материальных ценностей, наименование поставщика, дату и номер сопроводительного документа, а также наименование товара, его количество, цену и сумму;

при необходимости отпуска ТМЦ в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации материально - ответственному лицу может быть разрешен их отпуск в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Ценности, выбывшие в период проведения инвентаризации, заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

Инвентаризация материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Инвентаризации подлежат также товарно - материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении на предприятии, но принадлежащие другим организациям. На такие ценности инвентаризационная комиссия составляет отдельную инвентаризационную опись по форме N инв-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение" со ссылкой на документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение.

Сведения о товарах и материалах, хранящихся на складах других организаций, заносят в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. При этом в описи должно быть указано: наименование ценностей, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата сдачи на хранение, место хранения, номера и даты документов. В дальнейшем при получении от организаций, на ответственном хранении которых находятся ценности, копий инвентаризационных описей инвентаризационная комиссия сопоставляет данные о фактическом наличии ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.

Документальное оформление инвентаризации ТМЦ. Данные о фактическом наличии товарно - материальных ценностей заносят в опись формы N инв-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей" по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

В случаях когда по условиям организации производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать материальные ценности и записать данные о них в инвентаризационную опись, используется форма N инв-2 "Инвентаризационный ярлык" (заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными товарно - материальными ценностями). На основании данных формы N инв-2 заполняют инвентаризационную опись товарно - материальных ценностей.

Оформление результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей. По результатам работы инвентаризационной комиссии составляется протокол, в котором должны быть отражены результаты проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно - материальных ценностей.

Кроме того, в протоколе приводят сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц. Комиссия делает выводы о результатах инвентаризации ценностей и дает предложения об устранении выявленных недостатков, зачете недостач и излишков по пересортице.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения при условии, что они имелись за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, по одним и тем же товарно - материальным ценностям одного и того же наименования и в тождественных количествах. При наличии пересортицы материально - ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии свои объяснения.

Бухгалтерские записи по учету результатов

инвентаризации производственных запасов

Пример. В результате инвентаризации было выявлено: излишки МБП на сумму 1000 тыс. руб. и недостача материалов в сумме 1200 руб.

Ситуация 1 - виновные установлены.

Ситуация 2 - виновные не установлены.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:

     
   ————T——————————————————————————T—————————T———————————————————————¬
   | N |        Содержание        |  Сумма, |Корреспондирующие счета|
   |п/п|         операции         |тыс. руб.|       (субсчета)      |
   |   |                          |         +———————————T———————————+
   |   |                          |         |    Д—т    |    К—т    |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   | 1 |На сумму:                 |         |           |           |
   |   |выявленных МБП            |   1000  |     12    |     80    |
   |   |недостающих материалов    |   1200  |     84    |     10    |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   | 2 |Ситуация 1                |         |           |           |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   |   |Отнесено на виновных лиц  |   1200  |     73    |     84    |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   |   |Производится удержание из |   1000  |     70    |     73    |
   |   |оплаты труда              |         |           |           |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   |   |Внесено в кассу, на рас—  |    200  |   50, 51  |     73    |
   |   |четный счет               |         |           |           |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   |   |Ситуация 2                |         |           |           |
   +———+——————————————————————————+—————————+———————————+———————————+
   |   |Списание убытков от недо— |   1200  |     80    |     84    |
   |   |стачи                     |         |           |           |
   L———+——————————————————————————+—————————+———————————+————————————
   

Подписано в печать А.В.Луговой

15.12.1998 Главный бухгалтер

ООО "ЖЕНЕР"

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——